Budget-Dashboard-Vorlage – Kostenloser Excel-Download

Ein Budget-Dashboard ist unverzichtbar für das Projektmanagement. Es bietet eine visuelle Darstellung des finanziellen Status eines Projekts und erleichtert so die Kostenverfolgung. Nutzen Sie diese kostenlose Budget-Dashboard-Vorlage für Excel, um schnell Einblicke zu gewinnen, die zu fundierteren Entscheidungen über die Projektfinanzen führen.

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*Kostenlose Budget-Dashboard-Vorlage für Excel*

Was ist ein Budget-Dashboard?

Ein Budget-Dashboard ist ein visuelles Werkzeug, das dabei hilft, die finanziellen Aspekte eines Projekts zu verfolgen und zu überwachen. Es zeigt wichtige budgetbezogene Kennzahlen an, wie geplante versus tatsächliche Kosten, Ausgaben und Prognosen, sodass Projektmanager schnell einschätzen können, ob ein Projekt seine finanziellen Grenzen einhält.

Dieses Tool stellt sicher, dass Ressourcen effizient eingesetzt werden, hebt mögliche Kostenüberschreitungen oder Verzögerungen hervor und unterstützt datenbasierte Entscheidungen, um das Projekt finanziell auf Kurs zu halten.

Allerdings ist ein Budget-Dashboard in Excel kein vollwertiger Ersatz für die Dashboard-Funktionen in Projektmanagement-Software, die Echtzeitdaten liefern kann. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement- und Portfoliomanagement-Software mit Budget-Dashboards in Echtzeit zur Überwachung einzelner Projekte, Programme oder sogar eines gesamten Projektportfolios. Teammitglieder können ihren Status überall und jederzeit aktualisieren – auch über unsere mobile App für Android und iOS. Dadurch werden die Dashboards, die Kosten, Zeit, Arbeitsauslastung und vieles mehr verfolgen, automatisch aktualisiert. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

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Wann sollte ein Budget-Dashboard verwendet werden?

Es gibt viele Gründe für den Einsatz eines Budget-Dashboards in Excel. Konzentrieren wir uns auf zwei davon: Projektmanagement und operatives Management.

Projektmanagement

Das Budget-Dashboard ist in mehreren wichtigen Projektphasen nützlich. Während der ersten Planungsphasen hilft es dabei, eine klare finanzielle Ausgangsbasis zu schaffen und sicherzustellen, dass das Budget mit den Projektzielen und dem Projektumfang übereinstimmt. Sobald das Projekt läuft, verfolgt es die tatsächlichen Kosten im Vergleich zum geplanten Budget und hebt potenzielle Kostenüberschreitungen hervor.

Bei Budgetanpassungen liefert ein Dashboard schnelle Einblicke, um fundierte Entscheidungen über die Umverteilung von Ressourcen oder die Anpassung von Zeitplänen zu treffen. Es dient auch als klare und zugängliche Möglichkeit, den Finanzstatus gegenüber Stakeholdern und dem oberen Management zu berichten.

Operatives Management

Hier hilft ein Budget-Dashboard dabei, den Ressourceneinsatz zu verfolgen und sicherzustellen, dass operative Aktivitäten im Budget bleiben, um die Kosteneffizienz zu optimieren. Es kann auch laufende Betriebskosten überwachen, Abweichungen identifizieren und schnell Korrekturmaßnahmen einleiten, wenn eine Abteilung ihre finanziellen Grenzen überschreitet.

Das Budget-Dashboard kann auch dabei helfen, künftige Ausgaben und operative Bedürfnisse vorauszuplanen, was zu langfristiger finanzieller Gesundheit und Nachhaltigkeit führt. Die regelmäßige Nutzung kann Bereiche mit Über- oder Unterausgaben aufzeigen und so kontinuierliche Verbesserungen der operativen Effizienz ermöglichen.

Warum diese Budget-Dashboard-Vorlage für Excel verwenden?

Ein Budget-Dashboard bietet mehrere wichtige Vorteile, insbesondere für Projektmanager und operative Teams, die jedoch besser mit einer Projektmanagement-Software bedient wären. Dennoch ermöglicht Excel eine vollständige Anpassung an die eigenen Bedürfnisse.

Viele Menschen sind bereits mit Excel vertraut, was die Lernkurve reduziert und es Benutzern ermöglicht, ihre Dashboards schnell einzurichten und zu verwalten, ohne spezielle Software oder Schulungen zu benötigen. Dies ist kostengünstig, da Excel wahrscheinlich Teil des Software-Pakets eines Unternehmens ist.

Excel ermöglicht es Benutzern, Daten aus verschiedenen Quellen, wie Buchhaltungssoftware oder Projektmanagement-Tools, einfach zu importieren und zu verknüpfen, sodass das Dashboard bei Eingang neuer Daten nahtlos aktualisiert werden kann. Dies muss natürlich manuell erfolgen und kostet Zeit.

Excel bietet je nach Kenntnisstand im Umgang mit Formeln eine gewisse Flexibilität, und Dateien können geteilt werden, obwohl sie für die Zusammenarbeit nicht ideal sind, da das Teilen zu zahlreichen kursierenden Versionen führen kann. Dennoch ist ein Budget-Dashboard unerlässlich, um Kosten zu überwachen und Projekte im Budget zu halten.

Was ist in dieser Budget-Dashboard-Vorlage für Excel enthalten?

Nach dem Herunterladen der kostenlosen Budget-Dashboard-Vorlage verfügen Benutzer über ein vollständig anpassbares Dokument. Sie können nach Belieben Elemente hinzufügen oder entfernen, um es besser an ihre Anforderungen anzupassen. Hier ist, was im Download enthalten ist.

Materialkosten

Dies sind die Ausgaben für Rohstoffe oder Verbrauchsmaterialien, die zur Durchführung eines Projekts oder zur Unterstützung des Betriebs erforderlich sind. Es handelt sich um die Kosten für greifbare Güter, die während der Produktion oder der Durchführung eines Projekts verbraucht oder verwendet werden. Das Budget-Dashboard enthält folgende Felder.

Artikelbeschreibung und Maßeinheit
Menge
Stückkosten

Arbeitskosten

Hier handelt es sich um die Ausgaben für die Arbeit, die von Mitarbeitern oder Auftragnehmern zur Durchführung eines Projekts oder zur Aufrechterhaltung des Betriebs erbracht wird. Diese Kosten umfassen typischerweise Gehälter und Löhne, Überstundenvergütung, Honorare für Auftragnehmer und Freiberufler, Sozialleistungen, Lohnsteuer sowie Schulungs- und Entwicklungskosten. Füllen Sie für diesen Abschnitt die folgenden Felder aus.

Name des Mitarbeiters
Rolle des Mitarbeiters
Geleistete Arbeitsstunden
Stundensatz

Ausrüstungskosten

Ausrüstungskosten sind die Ausgaben für die Beschaffung, Wartung und den Betrieb von Maschinen, Werkzeugen oder anderen physischen Anlagen, die für ein Projekt oder eine Operation erforderlich sind. Diese Kosten umfassen typischerweise Kauf, Miete, Wartung und Reparatur, Abschreibung und Betriebskosten. Benutzer füllen die folgende Tabelle aus.

Gerätebeschreibung
Menge
Kauf- oder Leasingkosten
Wartungskosten

Gemeinkosten

Dies sind die indirekten Ausgaben, die zur Unterstützung des Projekts oder Betriebs notwendig sind, aber nicht direkt mit einer bestimmten Aufgabe oder Aktivität verbunden sind. Diese Kosten sind in der Regel fest oder halbvariabel und werden auf das gesamte Projekt oder Unternehmen verteilt, wie Miete oder Leasingzahlungen, Nebenkosten, Verwaltungskosten, Versicherungen, Bürobedarf und -ausrüstung sowie Beratungshonorare. Füllen Sie folgende Felder aus.

Art der Gemeinkosten
Zurechnungsbasis
Gemeinkostenzurechnungssatz

Diagramm der Gesamtkosten

Alle diese Daten fließen in das Gesamtkostendiagramm ein und liefern eine Momentaufnahme der finanziellen Lage.

Diagramm der geplanten vs. tatsächlichen Kosten

Dieses Kreisdiagramm ist farblich codiert, um zu zeigen, wie viel geplant wurde, wie hoch die tatsächlichen Kosten sind und wie der Saldo ist.

Aufschlüsselung der geplanten vs. tatsächlichen Kosten

Dieses Diagramm ergänzt das Kreisdiagramm, liefert jedoch eine detailliertere Aufschlüsselung dieser Kosten.

Wie man ein Budget-Dashboard mit ProjectManager erstellt

Klingt das alles gut? Das ist es tatsächlich. Allerdings gibt es Nachteile bei der Verwendung eines Budget-Dashboards in Excel. Denken Sie daran: Excel-Tabellen erfordern viel von ihren Benutzern. Diese Zahlen werden nicht automatisch erfasst wie bei einer Projektmanagement-Software. Der Benutzer muss die Daten manuell eingeben, was nicht nur zeitaufwendig, sondern auch ungenau ist, da sich die Dinge schnell ändern. Sehen wir uns an, wie das Budget-Dashboard von ProjectManager Excel übertrifft, indem wir eines in der Software erstellen – das bedeutet einfach, eine kostenlose 30-Tage-Testversion zu starten, ohne Kreditkarte.

1. Öffnen Sie die Gantt-Diagramm-Ansicht

Sobald ein Projekt, einschließlich eines Budgets, erstellt wurde, wechseln Sie zur Ansicht des Gantt-Diagramms, einer der mehreren Projektansichten, die in unserer Software verfügbar sind. Die anderen Ansichten sind die Tabellenansicht (wie ein Gantt-Diagramm, aber ohne Zeitstrahl), das Kanban-Board, die Aufgabenliste und die Kalenderansicht.

2. Aufgaben auflisten

An diesem Punkt können Benutzer die Aufgaben manuell zum Gantt-Diagramm hinzufügen oder sie importieren. Unsere Software ermöglicht den Import von Excel-Tabellen, CSV- und Microsoft Project-Dateien.

3. Aufgaben Teammitgliedern zuweisen

Das Gantt-Diagramm ermöglicht die Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder. Für jedes Teammitglied kann der Stundensatz festgelegt werden. Eine Arbeitsauslastungsseite bietet einen farblich codierten Überblick über die Ressourcenzuteilung, sodass Projektmanager sehen können, wer überlastet oder unterbeschäftigt ist. Sie können dann die Arbeitsauslastung ausgleichen, um sicherzustellen, dass alle mit voller Kapazität arbeiten und Burnout vermeiden. Mit sicheren Stundenzetteln können Teams ihre Stunden überall und jederzeit erfassen, was auch einen Einblick in die Arbeitskosten bietet.

4. Die Kosten jeder Aufgabe schätzen

Durch die Addition der Arbeitskosten und anderer Nicht-Personal-Ressourcenkosten können Projektmanager prognostizieren, wie viel jede aufgelistete Aufgabe kosten wird. Dies ermöglicht eine genauere Schätzung des Projektbudgets.

Gantt-Diagramm mit Kosten in ProjectManager

5. Die tatsächlichen Kosten jeder Aufgabe bei Fertigstellung eingeben

Die geplanten Kosten sind nun in der Software hinterlegt. Wenn Teams ihren Status aktualisieren, werden die tatsächlichen Kosten im Gantt-Diagramm aktualisiert. Dies liefert die Daten, anhand derer unsere Software die geplanten versus tatsächlichen Kosten des Projekts vergleichen kann.

6. Das Budget mit dem Echtzeit-Dashboard von ProjectManager überwachen

Sobald eine Basislinie im Gantt-Diagramm festgelegt ist, aktualisiert sich die Software automatisch. Projektmanager können das Echtzeit-Dashboard öffnen, um einen Überblick über Projektkosten, Zeit, Arbeitsauslastung und mehr zu erhalten. Sie können auch anpassbare Berichte verwenden, um mehr Details zu erhalten und diese sogar mit Stakeholdern zu teilen, damit diese auf dem Laufenden bleiben.

Weitere kostenlose Budget-Vorlagen

Eine Budget-Dashboard-Vorlage ist nur eine von über 100 kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word, die helfen, jeden Aspekt eines Projekts in verschiedenen Branchen zu verwalten. Hier sind einige budgetbezogene Vorlagen.

Projektbudget-Vorlage

Laden Sie diese kostenlose Projektbudget-Vorlage für Excel herunter, um ein genaueres Budget für Projekte zu erstellen und es zu verfolgen, um das Budget einzuhalten. Unsere kostenlose Vorlage listet alle Projektaufgaben und Unteraufgaben auf und fügt Arbeits-, Material- und sonstige Kosten hinzu. Außerdem gibt es eine Spalte für tatsächliche Kosten, um zu sehen, ob diese mit den geplanten Kosten übereinstimmen.

Betriebsbudget-Vorlage

Ein Betriebsbudget hilft dabei, Einnahmen und Ausgaben über einen Zeitraum vorauszuplanen. Laden Sie diese kostenlose Betriebsbudget-Vorlage für Excel herunter, um einen detaillierten Blick auf das kommende Jahr oder Quartal zu erhalten und die Einnahmen und Ausgaben der Organisation für diesen Zeitraum präzise vorherzusagen.

Budgetvorschlag-Vorlage

Verwenden Sie diese kostenlose Budgetvorschlag-Vorlage für Excel, um alle Kosten eines bevorstehenden Projekts zu prognostizieren. Sie kann potenziellen Stakeholdern vorgelegt werden, um Finanzierung zu sichern. Bei Genehmigung verwenden Sie diese kostenlose Vorlage, um das Projektbudget zu erstellen.