La gente parece haber escrito sobre la planeación desde que comenzó a escribir. No es una sorpresa. Ningún proyecto, ya sea ensamblar un transbordador espacial o preparar la cena, se realiza correctamente sin un plan de proyecto.
Todo director de proyectos, líder de equipo o persona exitosa conoce la importancia de la planeación. Sin embargo, aunque tener un plan es muy importante, no es lo único que se debe hacer. A veces es fácil entusiasmarse demasiado con un proyecto, lo que puede hacer que se descuiden buenas prácticas como crear un plan de gestión de proyectos completo o usar un software de planeación de proyectos.
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Frases sobre planeación
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1. “Los planes tienen poca importancia, pero la planeación es esencial.” – Winston Churchill
Puede parecer que el ex primer ministro del Reino Unido está hablando de lo mismo. Pero los planes y la planeación son diferentes. Los planes de trabajo pueden cambiar muchas veces, pero comprender la importancia de la planeación es lo que realmente importa. Al planear un proyecto, no se trata solo de una idea, sino de un objetivo específico, medible, alcanzable y con un plazo definido, que ha sido analizado junto con los recursos necesarios para lograrlo y una proyección de los costos que implicará. Nadie entiende esto mejor que Churchill, quien lideró a su país durante la Segunda Guerra Mundial y ganó contra todo pronóstico.
2. “Cuanto más tiempo pases pensando en lo que debiste haber hecho… más tiempo valioso pierdes planeando lo que puedes y harás.” – Lil Wayne
Un gerente de proyectos quizás no piense que puede aprender algo práctico de un rapero, pero siempre es bueno mantener la mente abierta. Lil Wayne tiene razón. Pensar constantemente en un proyecto te dejará exactamente donde estás y, eventualmente, cualquier oportunidad que existía desaparecerá. La planeación implica pensar con un objetivo específico en mente y una forma práctica de alcanzarlo. Esa es la diferencia entre la fantasía y la realidad.
3. “Pocas personas tienen un siguiente paso; viven al día sin un plan y siempre están al final de su camino.” – Ralph Waldo Emerson
El poeta y ensayista no es precisamente conocido por tener una mentalidad empresarial. Prefería sentarse en la naturaleza. Pero eso no significa que los directores de proyectos y sus equipos no puedan aprender de las reflexiones que hacía sentado sobre un tronco. Es cierto, la mayoría de las personas y los proyectos fallidos van de una cosa a otra sin un plan claro. Es como intentar llegar a un destino sin un mapa. Nunca lo lograrás.
4. “Cada minuto que dedicas a la planeación ahorra 10 minutos en la ejecución; esto te da un retorno de energía del 1,000 %.” – Brian Tracy
Brian Tracy es autor y conferencista motivacional, lo que quizá no sea precisamente una gran recomendación en esta era de influencers compitiendo por nuestra atención. Sin embargo, lo que dice tiene sentido, especialmente para los directores de proyectos. La planeación ahorra tiempo. Muchas personas sienten la necesidad de lanzarse de inmediato, como si un proyecto fuera una piscina y no tuviera sentido entrar poco a poco. Pero eso es un error. La planeación prepara un proyecto para el éxito. Solo reemplaza retorno de energía por retorno de inversión y lo entenderás.
5. “Estoy preparado para lo peor, pero espero lo mejor.” – Benjamin Disraeli
El político y autor británico definió la planeación de proyectos tan bien como cualquiera. La razón de ser de un proyecto es alcanzar una meta u objetivo. Nadie inicia un proyecto pensando que va a fracasar. Todos esperan lo mejor. Pero un director de proyectos inteligente entiende que siempre existen riesgos, por lo que crear un plan de acción es esencial para prepararse ante ellos.
6. “Siempre puedes modificar un gran plan, pero nunca podrás expandir uno pequeño. No creo en los planes pequeños. Creo en planes lo suficientemente grandes para enfrentar una situación que ahora mismo ni siquiera podemos prever.” – Harry S. Truman
El presidente que llevó a Estados Unidos a la victoria al final de la Segunda Guerra Mundial conocía bien los grandes planes. Uno de los más grandes fue el Proyecto Manhattan. Independientemente de lo que se piense sobre sus resultados, probablemente no exista un plan más grande concebido por el ser humano, y fue ejecutado con éxito (aunque Japón podría tener otra opinión). Lo que todos pueden aceptar es que los planes deben ser lo suficientemente grandes para abarcar el alcance del proyecto. Pensar en pequeño solo reducirá los resultados.
7. “No podemos obligar a las personas; debemos dirigir su desarrollo.” – Henry Gantt
Si ese apellido te resulta familiar, probablemente eres director de proyectos. Henry Gantt es, efectivamente, el hombre que inventó la herramienta de planeación más utilizada en la gestión de proyectos, el diagrama de Gantt. Debe saber bastante sobre planeación de proyectos. Su frase no trata directamente sobre crear un plan de proyecto, pero no hace falta ser un genio para entender que las personas alcanzan sus metas cuando son guiadas por un plan, preferiblemente representado en un diagrama de Gantt.
8. “Si el plan A no funciona, el alfabeto tiene 25 letras más… 204 si estás en Japón.” – Claire Cook
La escritora y conferencista motivacional Claire Cook expuso una verdad sobre la planeación de proyectos: nada sale exactamente según lo planeado. Pero un plan de proyecto es solo el comienzo. No es un documento grabado en piedra. Está abierto a cambios conforme las fuerzas internas y externas exigen un cambio de planes. Aferrarse a un plan únicamente porque es el plan del proyecto llevará al fracaso. Lo que Cook quiere decir es que hay que identificar riesgos y estar preparado para adaptarse.
9. “No conviene dejar un dragón vivo fuera de tus cálculos si vives cerca de uno.” – J.R.R. Tolkien
Esta frase sobre planeación de Tolkien en el clásico de fantasía El Hobbit logra lo que hacen todas las buenas citas: hablarle al lector en muchos niveles. Por supuesto, es una pieza de diálogo que impulsa la historia. Pero Tolkien no solo habla de tierras imaginarias. También se refiere a la necesidad de identificar riesgos en cualquier plan bien elaborado.
10. “Al no prepararte, te estás preparando para fracasar.” – Benjamin Franklin
Siempre se puede contar con los Padres Fundadores de Estados Unidos para obtener grandes frases, y pocos superan a Benjamin Franklin. Él recopiló muchas de ellas en su Old Farmer’s Almanac, y algunas probablemente terminaron influyendo en documentos fundamentales de gobierno. Liberar a un país del dominio de una gran potencia requiere mucha planeación, y Franklin sabía que ese era el primer paso hacia el éxito.
11. “Sin saltos de imaginación o sueños, perdemos la emoción de las posibilidades. Después de todo, soñar es una forma de planificación.” – Gloria Steinem
A veces olvidamos que un plan es simplemente un documento que da estructura a una idea. Pero sin esa visión que pone el plan en marcha, no tiene sentido seguir adelante. La ícono feminista Gloria Steinem entiende que antes de que exista un plan, existe un sueño. Ese siempre es el primer paso de cualquier plan.
12. “Dame seis horas para cortar un árbol y pasaré las primeras cuatro afilando el hacha.” – Abraham Lincoln
Ningún presidente enfrentó un desafío tan grande como Abraham Lincoln. Si no hubiera dedicado tiempo a planear y acomodar cuidadosamente piezas sensibles, probablemente hoy viviríamos en un país muy diferente. Nunca subestimes el tiempo y el esfuerzo necesarios para realizar la debida diligencia antes de actuar.
13. “Si no sabes hacia dónde vas, terminarás en otro lugar.” – Yogi Berra
De la boca de los jugadores de béisbol suelen salir grandes enseñanzas. El término “Yogi-ismos” se creó para describir los malapropismos y comentarios ingeniosos involuntarios de Berra. Pero no son solo frases graciosas. Por simple que parezca esta afirmación, pocas cosas son más ciertas.
14. “El momento de reparar el techo es cuando el sol está brillando.” – John F. Kennedy
El presidente John Kennedy llenó a Estados Unidos de esperanza, y luego todos sabemos lo que ocurrió. Pero cuando todavía existía ese sentimiento de optimismo sobre el futuro, Kennedy dejó claro que cualquier futuro que tuviéramos por delante dependía de lo que hiciéramos para prepararnos.
15. “Cuanto más tiempo pases pensando en lo que debiste haber hecho… más tiempo valioso pierdes planeando lo que puedes y harás.” – Lil Wayne
El hip-hop aborda prácticamente cualquier tema, así que era cuestión de tiempo para que un rapero como Lil Wayne hablara sobre preocupaciones relacionadas con la gestión de proyectos. Aunque es importante aprender de los errores, también es fácil quedar atrapado en el “juego de culpas”. Identifica dónde fallaste, levántate y vuelve a intentarlo.
16. “Se necesita la misma energía para desear que para planear.” – Eleanor Roosevelt
La primera dama Eleanor Roosevelt toca un punto importante en esta frase sobre planificación. Ella entiende la capacidad humana de desear algo intensamente y esperar que, por algún golpe de suerte o destino, llegue por sí solo. Pero las cosas rara vez caen del cielo y, cuando lo hacen, quizá no sean exactamente lo que quieres. Planea y lo conseguirás.
17. “Inclínate hacia la acción: hagamos que algo suceda ahora. Puedes dividir ese gran plan en pequeños pasos y dar el primero de inmediato.” – Indira Gandhi
La política y estadista india habría sido una excelente directora de proyectos. Ella entendía que los grandes proyectos están formados por pequeñas acciones concretas. Los planes se dividen en fases llamadas hitos, que a su vez están compuestas por tareas, y así es como las cosas se logran.
18. “A menos que exista compromiso, solo hay promesas y esperanzas, pero no planes.” – Peter F. Drucker
El autor y educador Peter Drucker dice que no puede existir un plan sin el compromiso de todas las partes involucradas. Eso incluye desde los interesados hasta los miembros del equipo. El líder del proyecto debe motivar y lograr que todos se comprometan; de lo contrario, el plan no servirá de nada.
19. “Hacer un plan sin las herramientas adecuadas es como hacer espagueti sin una olla.” – ProjectManager
Puede que esta frase nos la hayamos inventado. Pero dale tiempo. Seguro algún día estará al nivel de Lincoln, Sócrates y Martha Stewart como una cita legendaria y muy repetible. ¿Por qué? ¡Porque es verdad!
Hay un significado importante detrás de ella: la planeación es solo un acto abstracto hasta que ejecutas el plan. Si no tienes una olla, o herramientas de gestión de proyectos, entonces tu espagueti, o tu proyecto, no se va a completar.
Los planes son complicados, como las recetas. Hay muchos ingredientes que debes controlar y colocar en el orden correcto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que ayuda a organizar el trabajo. Su diagrama de Gantt en línea transforma una lista de tareas en un cronograma dentro de una línea de tiempo del proyecto, con hitos y dependencias entre tareas enlazadas para que todo funcione según lo planeado.
20. “Un hombre que no planea a largo plazo encontrará problemas en su puerta.” – Confucio
Pocas personas han tenido una influencia tan grande sobre tantos individuos como el filósofo chino Confucio. No es difícil entender por qué, con frases tan sabias como esta. La planeación es esencial para la supervivencia de todo, desde un proyecto hasta una persona. Todos debemos planear o enfrentar grandes riesgos.
21. “Planea siempre con anticipación. No estaba lloviendo cuando Noé construyó el arca.” – Richard Cushing
Richard Cushing, prelado estadounidense de la Iglesia Católica Romana, demuestra que independientemente de las creencias de cada persona, existe sabiduría en los textos religiosos. Esta frase sobre planificación es un ejemplo perfecto de la importancia de estar preparado.
22. “Alguien está sentado hoy a la sombra porque alguien plantó un árbol hace mucho tiempo.” – Warren Buffett
¿Quién entiende mejor la necesidad de prepararse para el futuro que un inversionista? ¿Y quién es mejor inversionista que Warren Buffett? Planea hoy y disfruta los beneficios mañana. Eso aplica tanto en los mercados financieros como en la construcción de un rascacielos. Toma tiempo, pero el esfuerzo da resultados.
23. “Nuestros objetivos solo pueden alcanzarse mediante el vehículo de un plan, en el cual debemos creer fervientemente y sobre el que debemos actuar con determinación. No existe otra ruta hacia el éxito.” – Pablo Picasso
Incluso las personas creativas, como el legendario maestro del arte moderno Pablo Picasso, sabían que la inspiración es solo una pequeña parte de cualquier esfuerzo. El proceso creativo consiste en planear, fallar y volver a planear. Pero esos planes están basados en la creencia de que funcionarán. Sin esa confianza, ningún plan superará los obstáculos que bloquean el avance de cualquier proyecto.
24. “Establecer una meta no es lo principal. Lo importante es decidir cómo la vas a alcanzar y mantenerte fiel a ese plan.” – Tom Landry
El entrenador miembro del Salón de la Fama del fútbol americano Tom Landry sabía bastante sobre cómo llevar a un equipo al éxito. Aunque anotar puntos es, por supuesto, la manera de lograrlo, decirlo es mucho más fácil que hacerlo. Un buen entrenador utiliza un plan para aprovechar el talento de su equipo y se mantiene fiel a él, a menos que sea necesario cambiarlo. Eso último Landry no lo dijo, pero yo sí.
25. “La buena fortuna es lo que ocurre cuando la oportunidad se encuentra con la planeación.” – Thomas Edison
Sí, a veces parece que el destino está de tu lado y que todo encaja perfectamente. Pero no puedes depender de la suerte. El inventor Thomas Edison entendía que, aunque la oportunidad es importante, si no estás preparado con un plan para aprovecharla, esa oportunidad pasará de largo.
26. “Solo porque hiciste un buen plan, no significa que eso sea lo que va a pasar.” – Taylor Swift
La cantante, compositora e ícono cultural Taylor Swift sabe que un buen plan es un buen inicio de proyecto. Pero si quieres terminar lo que comenzaste, quizás tengas que desechar ese plan y crear uno nuevo. Las cosas cambian, incluido tu plan.
27. “A menos que tengas metas definidas, precisas y claramente establecidas, no podrás alcanzar el máximo potencial que hay dentro de ti.” – Zig Ziglar
El conferencista motivacional Zig Ziglar dice que cuanto más claro sea tu enfoque, más cerca estarás de alcanzar tu objetivo. La planeación debe ser exhaustiva y considerar todos los recursos necesarios, el presupuesto y el tiempo requerido para completar el proyecto. Mientras más planeación hagas, mejores serán los resultados.
28. “Antes que cualquier otra cosa, la preparación es la clave del éxito.” – Alexander Graham Bell
Crear el teléfono requirió planeación. Alexander Graham Bell pudo haber tenido claro su objetivo, pero entendía la necesidad de prepararse para el proceso que lo llevaría hasta él.
29. “Para lograr grandes cosas, se necesitan dos cosas: un plan y no tener suficiente tiempo.” – Leonard Bernstein
Es gracioso porque es verdad. El compositor y director Leonard Bernstein sabía que los planes lo son todo; podemos hacerlos tan detallados como sea posible, pero el tiempo siempre terminará burlándose de ellos. Las cosas suceden y al tiempo no le importa.
30. “La razón por la que a todo el mundo le gusta planear es porque nadie tiene que hacer nada.” – Jerry Brown
Jerry Brown dirigió uno de los estados más grandes de Estados Unidos y una de las economías más grandes del mundo como gobernador de California. Probablemente vio muchas ideas dando vueltas sin convertirse nunca en acciones reales. Ese es un riesgo de la planeación del que todos deben ser conscientes: los planes son fundamentales, pero sin acción no significan nada.
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