Se você quer obter melhores resultados da sua equipe e do seu trabalho, deve parar regularmente para refletir sobre o que foi aprendido ao final de cada projeto. Isso ajuda a identificar o que está funcionando bem e o que pode ser melhorado.

Para ajudar nesse processo, criamos um modelo de lições aprendidas para Excel. Ao final de cada projeto, preencha essa planilha e veja como um pouco de reflexão pode ajudar a alcançar melhores resultados no trabalho.

Para baixar este modelo gratuito de lições aprendidas para Excel, clique na imagem abaixo.

O que é um modelo de lições aprendidas?

Um modelo de lições aprendidas é uma ferramenta que ajuda as equipes de projeto a documentar o conhecimento obtido durante a execução de um projeto. Esse conhecimento inclui experiências positivas e negativas que ocorreram ao longo do projeto. Este modelo gratuito de lições aprendidas para Excel organiza essas experiências em acertos e problemas.

Vitória

Uma vitória é algo que aconteceu no seu projeto e resultou em um desfecho positivo, devendo ser incluído no seu Modelo de lições aprendidas para Excel. Talvez você tenha utilizado um novo software de gerenciamento de projetos colaborativo para organizar o projeto e sua equipe conseguiu concluir o trabalho muito mais rápido do que o habitual. Isso seria considerado uma vitória porque houve um resultado positivo.

As vitórias devem ser compartilhadas com outras pessoas da organização que possam se beneficiar desses aprendizados. Se o novo software de gerenciamento de projetos ajudou sua equipe, é provável que também ajude outras!

Problema

Um problema é algo que aconteceu no seu projeto e resultou em um desfecho negativo. Talvez você precisasse da equipe de TI para este projeto, mas ela estivesse ocupada, o que atrasou a data de início. Isso é considerado um problema porque impacta negativamente o andamento do trabalho.

Os problemas também devem ser incluídos no Modelo de lições aprendidas e discutidos com as partes interessadas do projeto, para que mudanças sejam feitas e o mesmo problema seja evitado no futuro. Neste exemplo, você poderia conversar com a gestão sobre a contratação de mais profissionais de TI para não precisar esperar que o suporte esteja disponível.

Embora esse modelo seja útil, você também pode usar um software de gerenciamento de projetos para acompanhar seus projetos em tempo real com mais eficiência. O painel em tempo real do ProjectManager ajuda a monitorar continuamente os dados do projeto em cada fase. Em poucos cliques, é possível criar relatórios e compartilhá-los com as partes interessadas para garantir que todos tenham as informações mais recentes. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente.

Quando você deve usar um modelo de lições aprendidas?

Um modelo de lições aprendidas deve ser utilizado ao final da fase de encerramento do projeto. Esse é o momento em que as equipes de gerenciamento de projetos conseguem obter mais informações, pois podem analisar o projeto de forma retrospectiva. O modelo de lições aprendidas se aplica a qualquer projeto, independentemente do seu porte ou complexidade, e também pode ser usado para análise de lacunas ou análise de causa raiz.

Alguns gerentes de projeto podem usar um relatório de lições aprendidas com mais frequência, como ao final de cada etapa do projeto ou sempre que um marco do projeto é alcançado. Isso cria um ambiente de melhoria contínua que ajuda a garantir o sucesso do projeto, sendo uma prática comum no gerenciamento de projetos lean, kanban e outras metodologias.

Como usar este modelo gratuito de lições aprendidas para Excel

Este modelo de lições aprendidas foi desenvolvido para ser utilizado sempre que a equipe do projeto alcançar um marco do projeto. Você pode usá-lo em um ponto de parada do projeto para analisar uma seção específica do trabalho ou aguardar a conclusão do projeto para avaliá-lo como um todo. Isso depende da duração e da complexidade do projeto, mas a maioria das pessoas utiliza este documento apenas uma vez, ao final do projeto.

1. A seção de informações do projeto

Nesta seção, você adicionará algumas informações sobre o projeto para que, caso este documento seja compartilhado, outras partes interessadas entendam a que ele se refere. Isso também é útil para que, ao consultar este documento no futuro, você se lembre de qual projeto se tratava.

• Data de hoje: Insira a data atual
• Nome do projeto: Dê um nome ao projeto para que ele possa ser identificado rapidamente
• Gerente de projeto: Insira o nome da pessoa responsável pelo projeto. Pode ser um gerente de projetos formal ou qualquer membro da equipe que seja o responsável pelo trabalho
• Observações: Este campo serve para adicionar qualquer informação relevante que você desejar
• Ideias: Nome do cliente, partes interessadas, resumo do projeto, orçamento, etc.

2. Registro das lições aprendidas

É aqui que você irá registrar o que foi aprendido durante o projeto. Neste modelo de lições aprendidas para Excel, adicionamos três exemplos de “lições aprendidas” para que você possa ver exatamente o que deve ser preenchido em cada campo. Veja o detalhamento abaixo:

• Vitória ou problema: Escolha entre VITÓRIA ou PROBLEMA para classificar a lição. Uma vitória é algo positivo que aconteceu, enquanto um problema é algo negativo.
• Descreva o que aconteceu: Use este campo para fornecer uma descrição detalhada da lição aprendida.
• Qual foi o impacto?: Aqui, descreva o resultado positivo ou negativo e o impacto gerado. Para uma vitória, explique o desfecho positivo obtido. Para um problema, descreva as consequências negativas causadas pela situação.

3. Avalie o impacto futuro e planeje itens de ação

Nesta etapa, você pode detalhar ainda mais o impacto das vitórias e dos problemas, bem como os itens de ação que deverão ser executados posteriormente.

• Como isso altera projetos futuros?: Neste campo, registre suas reflexões sobre como essa lição pode impactar trabalhos futuros. Considere como outras pessoas da organização podem se beneficiar desse aprendizado.
• Itens de ação: Adicione as ações práticas que serão tomadas para lidar com a vitória ou o problema identificado. Cada linha deve conter um item de ação, mesmo que seja algo simples como “monitorar para verificar se acontece novamente”. Esta é a parte mais importante do Modelo de lições aprendidas, pois define os passos que serão adotados para promover melhorias.

Por que usar este modelo de lições aprendidas?

Há uma citação famosa que diz: “Insanidade é fazer a mesma coisa repetidamente e esperar resultados diferentes.” Isso faz muito sentido no ambiente de trabalho, onde é comum ver equipes fazendo as coisas “porque sempre foi assim”. Depois, essas mesmas equipes se perguntam por que o resultado não foi melhor.

Vantagens de usar um modelo de lições aprendidas para Excel

Este modelo de lições aprendidas é uma excelente forma de documentar os aprendizados obtidos, evitando a repetição de erros, especialmente quando usado em conjunto com um software de relatórios. Essa prática também ajuda a promover mudanças em processos, equipes e sistemas para garantir que projetos futuros sejam mais bem-sucedidos do que os anteriores.

Os modelos de lições aprendidas também são uma fonte valiosa de informações ao planejar um projeto. A organização deve utilizá-los para contar com dados qualitativos e quantitativos de base sempre que um novo projeto ou programa for iniciado.

Desvantagens de usar um modelo de lições aprendidas para Excel

Como mencionado, um modelo de lições aprendidas é útil durante a fase de encerramento do projeto. No entanto, ele tem um propósito único, que é apenas documentar vitórias e problemas. Além disso, por ser um modelo em Excel, trata-se de um documento estático, que pode demandar tempo para atualização e ser difícil de compartilhar. A existência de várias cópias também pode gerar confusão na equipe.

Se você pretende gerenciar projetos de forma mais eficiente, o ideal é utilizar um software de gerenciamento de projetos que permita acompanhar tarefas, custos e colaborar com a equipe em tempo real. O ProjectManager oferece tudo isso e muito mais com gráficos de Gantt online, quadros kanban, calendários de projeto e painéis de controle. Com o ProjectManager, você pode usar seu Modelo de lições aprendidas para planejar novos projetos.

Transforme seu modelo de lições aprendidas em um plano de ação com o ProjectManager

Se você considera este modelo útil, também vai gostar das nossas ferramentas. Equipes do mundo todo usam nosso software de gerenciamento de projetos para se manter organizadas e aumentar a produtividade. Para identificar vitórias e problemas, é essencial monitorar e acompanhar o progresso à medida que ele acontece — algo que o ProjectManager faz por meio de painéis em tempo real. Você recebe feedback imediato sobre o andamento dos projetos, sem precisar esperar até o final para aprender lições valiosas.

O painel é uma visualização de alto nível do projeto, mas muitas vezes os problemas estão se formando abaixo da superfície e só aparecem quando já se tornaram um obstáculo. O ProjectManager oferece aos usuários ferramentas de acompanhamento de projetos que permitem analisar os dados em profundidade por meio de recursos de relatórios capazes de filtrar informações e exibir apenas o que é relevante. Esses relatórios são fáceis de compartilhar e arquivar no software, que conta com armazenamento ilimitado de arquivos.

A equipe do projeto reúne informações sobre o que funciona e o que não está funcionando diretamente na execução do trabalho. O ProjectManager oferece uma plataforma colaborativa que permite a todos comentar no nível da tarefa, incluindo o anexo de arquivos e imagens para documentar vitórias e problemas. A cada novo comentário, os membros relevantes são notificados por e-mail. Se for necessário envolver outro membro da equipe, basta marcá-lo. Simples assim.

ProjectManager é uma forma de aprender com as lições de projetos anteriores e manter dados históricos sempre acessíveis, mas é muito mais do que isso. Planeje, monitore e gere relatórios em todas as fases do projeto e registre lições aprendidas usando seu Modelo de lições aprendidas. Cadastre-se aqui para testar gratuitamente por 30 dias.