La programación del mantenimiento es un proceso mediante el cual se identifican posibles problemas y se determinan acciones para resolverlos. Una plantilla de programa de mantenimiento es un plan que incluye quién realizará el trabajo, qué trabajo se hará y dónde se llevará a cabo, entre otros detalles. Esto es fundamental para cualquier negocio que dependa de equipos o maquinaria para ofrecer productos o servicios.
Nuestra plantilla de programa de mantenimiento de equipos gratuita crea un plan de acción para ayudarte a controlar tus recursos y asegurarte de que estén completamente funcionales cuando los necesites. Descarga nuestra plantilla de programa de mantenimiento para Excel y mejora el rendimiento y la vida útil de tu equipo.
Para descargar esta plantilla gratuita de programa de mantenimiento, haz clic en la imagen.
¿Por qué necesitas una plantilla de programa de mantenimiento?
Una plantilla de programa de mantenimiento crea un proceso constante que asegura que el equipo funcione correctamente en todo momento. Esto evita reemplazos inesperados y averías que pueden generar retrasos en los plazos, entregas tardías, clientes insatisfechos y menor rentabilidad.
Además, usar una plantilla de programa de mantenimiento permite a los técnicos detectar problemas a tiempo. Esto evita largos periodos de inactividad no programada y permite realizar reparaciones en los momentos más adecuados. Un programa de mantenimiento garantiza que el trabajo se realice a tiempo y de manera regular. Organiza las tareas para mejorar la eficiencia, acelerar el flujo de trabajo, reducir costos y prevenir problemas.
El secreto de un programa de mantenimiento exitoso es la regularidad. Perderse entre el trabajo y olvidar el mantenimiento genera problemas. Usa un software de gestión de proyectos para evitar paradas no programadas y administrar tareas de mantenimiento. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios con tareas recurrentes que garantizan que el mantenimiento programado no se pase por alto. Convierte cualquier tarea en una tarea recurrente y agrega la recurrencia, ya sea diaria, semanal, mensual o anual. Luego utiliza distintas vistas del proyecto, como el tablero kanban, para dar seguimiento al progreso, mientras que las notificaciones por correo electrónico y en la aplicación aseguran que nunca pierdas un mantenimiento programado. Empieza hoy gratis con ProjectManager.
¿Cuándo usar esta plantilla de programa de mantenimiento?
Una plantilla de programa de mantenimiento preventivo debe utilizarse de manera regular, y la frecuencia del mantenimiento programado puede variar. A veces debe hacerse a diario, mientras que en otros casos se requiere mantenimiento semanal o mensual. Incluso hay situaciones en las que la maquinaria de producción solo necesita revisarse una vez al año.
La maquinaria o el equipo que se utilice tendrá instrucciones no solo sobre su uso, sino también sobre cómo mantenerlo. Asegúrate de seguir esas instrucciones. Si indican cada 90 días, entonces programa el mantenimiento cada tres meses. Ignorar las instrucciones del fabricante implica arriesgar averías o problemas mayores, lo cual terminará costando más que una breve pausa para el mantenimiento programado a largo plazo.
¿Quién debería usar esta plantilla de programa de mantenimiento?
La plantilla de programa de mantenimiento para Excel es una excelente herramienta para que la gerencia planifique el mantenimiento regular de la maquinaria. El gerente seguirá las instrucciones del fabricante en cuanto a la frecuencia del mantenimiento y luego asignará recursos para completar esas actividades de mantenimiento.
El equipo responsable del mantenimiento también utilizará esta plantilla de programa de mantenimiento preventivo para organizar su trabajo y asegurarse de que la maquinaria y el equipo estén listos cuando los necesiten. El mantenimiento programado no siempre se realiza internamente. Existen equipos de mantenimiento internos y también contratistas de mantenimiento que reciben el trabajo.
En resumen, las plantillas de programa de mantenimiento pasan por muchas manos. Por ejemplo, el gerente de la planta debe participar en programar el periodo óptimo de mantenimiento, cuando las máquinas puedan apagarse sin afectar negativamente la producción.
¿Qué incluye esta plantilla de programa de mantenimiento?
Una vez que descargues la plantilla de programa de mantenimiento gratuita para Excel, verás una lista de equipos parcialmente completada y más información. La plantilla de programa de mantenimiento preventivo es totalmente personalizable. Cualquiera puede agregar o eliminar columnas para ajustarlas a su programa de mantenimiento. El programa de mantenimiento incluye lo básico, que se detalla a continuación.
- Descripción del equipo: Cada línea identifica una pieza de equipo. Por ejemplo, agrega la ubicación de ese equipo si la instalación es grande.
- Condición: Esta columna identifica la condición del equipo. El menú desplegable está codificado por colores para facilitar la lectura de un vistazo. Las cuatro categorías son: bueno, regular, deficiente y malo.
- Frecuencia de mantenimiento (en días): La plantilla de programa de mantenimiento indica la frecuencia de mantenimiento para cada pieza de equipo. En la plantilla original esto se hace en días, aunque puede usarse meses si es necesario.
- Descripción de la actividad de mantenimiento: Cada equipo requiere un mantenimiento ligeramente diferente. Esta celda describe ese mantenimiento específico con suficiente detalle para que sea claro para la persona responsable.
- Repuestos, componentes u otros insumos: Algunas piezas deben reemplazarse periódicamente o requieren aceite u otro tipo de mantenimiento. En esta sección de la plantilla de programa de mantenimiento, enumera esos insumos.
- Responsable: Alguien será responsable del mantenimiento del equipo. Incluye a esa persona aquí.
- Fecha del último mantenimiento: Cuando el mantenimiento se haya completado, registra esa fecha aquí.
- Fecha del próximo mantenimiento: La fecha del próximo mantenimiento se registra aquí.
- Notas: Incluye cualquier información importante que no haya encajado en las secciones anteriores.
Beneficios de usar esta plantilla de programa de mantenimiento
Una plantilla de programa de mantenimiento preventivo es útil porque crea consistencia en el proceso de planificación del mantenimiento. Un programa de mantenimiento que siempre tiene el mismo formato es más fácil de leer y comprender. La consistencia en la documentación también ayuda a archivar la información.
Pero simplemente contar con un programa de mantenimiento ya es beneficioso. Para empezar, reduce el riesgo de averías que interrumpen las operaciones, lo cual es costoso. Otra razón relacionada con los costos de producción es que el mantenimiento prolonga la vida útil de los activos.
Al mantener un programa de mantenimiento regular, el equipo funciona de manera más eficiente. Cuanto menos se mantenga, menos óptimo será su rendimiento. Esto ralentiza la producción y probablemente genera problemas de calidad. El mantenimiento también mejora la eficiencia en la gestión de la fuerza laboral, ya que ofrece a los técnicos un cronograma claro y organizado para enfocarse en las tareas próximas sin ser interrumpidos constantemente por emergencias.
Finalmente, una plantilla de programa de mantenimiento mejora la gestión del presupuesto. Proporciona un mayor retorno de la inversión (ROI) de los activos y evita sanciones por incumplimiento. Planificar el mantenimiento ayuda a pronosticar los presupuestos con mayor precisión y permite a las empresas entender cuánto necesitan invertir en mantenimiento.
Cómo crear un programa de mantenimiento con ProjectManager
El software de gestión de proyectos puede ayudarte a gestionar tu programa de mantenimiento mejor que una plantilla estática. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios con funciones que te permiten planificar, gestionar y dar seguimiento al mantenimiento en tiempo real. Las tareas recurrentes son solo una parte de un conjunto más amplio de funciones para programar mantenimiento. Comienza con una prueba gratuita de 30 días de ProjectManager y sigue estos cinco pasos.
1. Lista las tareas de mantenimiento, fechas de vencimiento y duración
Comienza con el diagrama de Gantt. En el lado izquierdo hay una hoja de cálculo donde puedes enumerar todas las tareas de mantenimiento, una por fila. Luego agrega la fecha de inicio, la fecha de finalización y la duración. Esto se reflejará automáticamente en el lado derecho del diagrama de Gantt, que es una línea de tiempo visual que ofrece una vista general del programa de mantenimiento.
2. Asigna las tareas de mantenimiento a tu equipo
El Gantt también incluye una columna para asignar miembros del equipo a cada tarea. Al incorporar al equipo, define su disponibilidad, incluyendo PTO, vacaciones y días festivos globales, para facilitar la asignación de tareas.
3. Estima los costos
Otra columna del diagrama de Gantt captura el costo estimado del mantenimiento. Usa datos históricos y la opinión de tu equipo para obtener estimaciones precisas.
4. Configura tareas recurrentes
Abre una tarjeta de tarea desde el Gantt, el tablero kanban, el calendario, la hoja o la vista de lista para configurar cuándo quieres que la tarea vuelva a aparecer. Esto permite que el mantenimiento regular no se pase por alto. Como se mencionó antes, las notificaciones por correo electrónico y en la aplicación alertan a los usuarios cuando las tareas recurrentes vencen.
5. Define un nivel de prioridad
En la misma tarjeta de tarea, establece el nivel de prioridad para que el equipo de mantenimiento sepa qué tareas deben hacerse primero y cuáles pueden realizarse después. En la tarjeta también puedes adjuntar archivos e imágenes, agregar una descripción del trabajo, añadir etiquetas y más.
6. Da seguimiento a los costos de mantenimiento con tableros en tiempo real
Para asegurarte de que el mantenimiento se realice a tiempo y dentro del costo estimado, cambia al tablero en tiempo real. Este recopila datos en vivo y los muestra en gráficos fáciles de leer que muestran todo, desde tiempo hasta costos y carga de trabajo. A diferencia de herramientas básicas, no requiere una configuración larga o complicada.
Más plantillas gratuitas de planificación de mantenimiento
Si aún no estás listo para actualizar, ProjectManager tiene más de 100 plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que puedes usar para planificar, programar y dar seguimiento al trabajo de tu equipo. Aquí tienes algunas plantillas gratuitas relacionadas con la planificación del mantenimiento que puedes descargar.
Plantilla de orden de trabajo
Usa esta plantilla gratuita de orden de trabajo para Excel para crear y dar seguimiento a trabajos de mantenimiento. También funciona como factura cuando contratas trabajadores de mantenimiento externos. La plantilla gratuita describe el trabajo, las horas y la tarifa, todo en una sola hoja.
Plantilla de cronograma de producción
Un plan de mantenimiento debe funcionar en conjunto con un cronograma de producción. Usa esta plantilla gratuita de programa de producción para Excel para equilibrar la oferta y la demanda al producir un bien y programar tiempo para el mantenimiento necesario.
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