Laden Sie unsere kostenlose Excel-Aufgabenverfolgungs-Vorlage herunter, um eine To-do-Liste, eine Aufgabenliste oder die Verwaltung eines Projekts zu starten. Sie enthält Spalten für geplante und tatsächliche Werte, mit denen Sie den Projektfortschritt im Verlauf messen können. Aufgabenverfolgung war noch nie so einfach wie mit dieser kostenlosen Microsoft Excel-Vorlage.
Um diese kostenlose Aufgabenverfolgungs-Vorlage herunterzuladen, klicken Sie auf das Bild.
Was ist eine Aufgabenverfolgungs-Vorlage?
Eine Aufgabenverfolgungs-Vorlage bietet eine strukturierte Möglichkeit, den Fortschritt von Aufgaben, Fristen, Verantwortlichkeiten und andere relevante Details zu überwachen. Sie stellt einen zentralen Ort zur Verfügung, um Aufgaben aufzulisten und zu organisieren.
Dadurch wird es einfacher, Fristen und den Status jeder Aufgabe zu verfolgen und sicherzustellen, dass diese rechtzeitig abgeschlossen werden. Verwenden Sie die Excel-Aufgabenverfolgungs-Vorlage, um klarzustellen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, und erleichtern Sie die Kommunikation im Team.
Warum Sie eine Aufgabenverfolgungs-Vorlage brauchen
Wenn Sie keine Aufgabenliste haben, können Sie nicht sagen, ob Ihr Projekt im Zeitplan liegt oder nicht. Die beste Projektplanung nützt nichts, wenn Sie keine Checkliste oder ein Aufgabenmanagementsystem zur Verfolgung der Aufgaben eingerichtet haben und nicht wissen, ob die Arbeit erledigt wird oder Teammitglieder zurückliegen.
Es gibt Hunderte von Aufgabenmanagement-Vorlagen online, und die meisten erfüllen denselben Zweck – auch wenn sie unterschiedliche Namen tragen.
Unsere kostenlose Aufgabenverfolgungs-Vorlage kann in jeder der folgenden Aufgabenmanagement-Formate verwendet werden.
- Projektaufgabenlisten-Vorlage
- Aufgabenverfolgungs-Vorlage
- Checklisten-Vorlage für Aufgaben
- Projektverfolgungs-Vorlage
- Aufgabenanalyse-Vorlage
Aufgabenmanagement ist der Prozess, mit dem Sie eine Aufgabe über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg verfolgen können. Dazu gehören Planung, Terminierung, Ausführung und Nachverfolgung der jeweiligen Aktivität. Eine Projektaufgabe muss von allen Seiten überwacht werden – dazu zählen Status, Priorität, Zeit, Ressourcen, Wiederholungen, Benachrichtigungen usw.
Aufgabenverfolgungs-Vorlagen sind nicht das einzige Werkzeug dafür. Um Aufgabenverfolgung und Aufgabenmanagement auf ein ganz neues Niveau zu heben, können Sie auch Projektverfolgungs-Software verwenden, die mit Funktionen für das Aufgabenmanagement ausgestattet ist – etwa Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Tools für die Echtzeit-Zusammenarbeit.
Wer sollte eine Excel-Aufgabenverfolgungs-Vorlage verwenden?
Rollen, die diese Excel-Aufgabenverfolgungs-Vorlage nutzen können, sind unter anderem Projektmanager, Teammitglieder, Betriebsleiter, Business-Analysten und sogar Stakeholder. Jede Rolle interagiert anders mit der Vorlage. Projektmanager füllen die Vorlage beispielsweise mit Aufgaben, weisen sie Teammitgliedern zu, legen Fristen fest und überwachen den Fortschritt. Sie können diese Excel-Vorlage für eine zentrale Projektübersicht und ein besseres Reporting nutzen.
Teammitglieder können ihre Aufgaben über die Vorlage erhalten, Notizen hinzufügen, organisiert bleiben und ihre Arbeitslast managen. Betriebsleiter können damit operative Aufgaben, Ressourcenzuweisungen und Wartungspläne verfolgen, während Stakeholder eine PDF-Version der Vorlage erhalten können, um Einblick in den Projektfortschritt zu bekommen.
Wie man eine Excel-Aufgabenverfolgungs-Vorlage verwendet
Zurück zur Nutzung dieser Projektaufgabenlisten-Vorlage: Sie ist recht selbsterklärend, aber ein kurzer Überblick über den Prozess schadet nie. Werfen wir einen Blick auf alle Spalten, die unsere Projektverfolgungs-Vorlage ausmachen.
- Aufgabenname / Beschreibung: Weisen Sie jeder Aufgabe einen eindeutigen Namen zu.
- Aufgabenabhängigkeit: Verwenden Sie einen Projektstrukturplan, um Abhängigkeiten zu identifizieren und den kritischen Pfad Ihres Projekts zu bestimmen.
- Aufgabenverantwortlicher: Jede Aufgabe benötigt einen Verantwortlichen, der für die Ausführung zuständig ist.
- Aufgabenpriorität: Sie den Projektstrukturplan und die Critical-Path-Methode, um die Priorität Ihrer Aufgaben festzulegen.
- Fälligkeitsdaten: Definieren Sie Start- und Enddaten jeder Aufgabe. Dafür müssen Sie die Dauer der Aufgaben vorab schätzen, zum Beispiel mit Projektmanagement-Methoden wie der PERT-Analyse.
- Aufgabenstatus: Das Hauptziel der Aufgabenverfolgung ist, den Status der Aufgaben zu überwachen und festzustellen, ob sie verzögert, pausiert oder erfolgreich abgeschlossen wurden.
- Notizen: Fügen Sie zusätzliche Informationen oder Kommentare zur Aufgabe hinzu.
Mehrere Ansichten
Projekt-Stakeholder sind nicht die einzigen, die von unserem Aufgabenmanagement-Tool profitieren. Teams brauchen nicht jedes Detail des Gantt-Diagramms. Sie wollen wissen, welche Aufgaben sie erledigen müssen und bis wann. Die Kanban-Board-Ansicht ist eine visuelle Darstellung des Workflows, bei der Karten die Aufgaben und Spalten die To-do-Listen der einzelnen Produktionsphasen darstellen.
Aufgaben können priorisiert werden, sodass Teams wissen, woran sie wann arbeiten müssen. Projektmanager können das Kanban-Board auch nutzen, um Transparenz im Aufgabenverfolgungsprozess zu schaffen und potenzielle Engpässe zu beseitigen, bevor sie den Projektzeitplan oder – schlimmer noch – den Projektplan beeinträchtigen.
Dies sind nur zwei Projektmanagement-Ansichten. Es gibt auch einen Projektkalender, der mehr ist als nur eine Sammlung von Terminen, sowie eine Aufgabenliste. Beide Ansichten werden automatisch mit allen anderen Projektmanagement-Tools aktualisiert, sobald neue Statusmeldungen eingetragen werden. Außerdem verfügen sie über dieselben Funktionen zur Aufgabenverfolgung wie die anderen Ansichten, sodass Teams so arbeiten können, wie es für sie am besten passt.
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