Gestionar varios proyectos a la vez puede parecer un acto de malabarismo. Cada acción que se toma en un proyecto debe alimentar al siguiente con fluidez y precisión, y cuando se hace bien, un gestor de portafolio hábil puede lograr que parezca fácil. Pero si se cometen algunos errores importantes, bueno… todo puede venirse abajo.
Gestionar varios proyectos al mismo tiempo (también conocido como gestión de portafolios de proyectos) es una técnica que se puede desarrollar y perfeccionar. Los gestores de portafolio deben saber priorizar tareas dentro de los proyectos, monitorear el rendimiento del equipo y asignar los recursos de manera eficaz.
¿Cómo gestionar múltiples proyectos?
Lidiar con varios proyectos al mismo tiempo requiere una habilidad especial. El siguiente video con Jennifer Bridges, PMP, ofrece consejos y técnicas para mantener todas las piezas en movimiento.
Jennifer habla sobre los retos de trabajar en múltiples proyectos simultáneamente y ofrece consejos prácticos para gestionarlos con éxito.
- Define con detalle y anticipación los recursos necesarios para todos los proyectos antes de comenzarlos
- Establece un sistema para hacer seguimiento del proceso a lo largo del ciclo de vida del proyecto de cada uno
- Gestiona las dependencias y ten un mecanismo para registrar los cambios
Si planificas con anticipación, también podrás evitar estas trampas:
- No hacer seguimiento de las dependencias
- Sobreasignar o sobrecomprometer los recursos
- Redirigir recursos críticos a proyectos de mayor prioridad
- Establecer plazos poco realistas
- No cumplir con los objetivos financieros del proyecto
- No actualizar ni reestablecer las líneas base
- Prioridades o incentivos en conflicto
¿Quién es responsable de gestionar múltiples proyectos?
Cuando se trata de gestionar múltiples proyectos con éxito, hay varios roles involucrados en coordinar su ejecución.
Director de proyecto
La responsabilidad principal de un director de proyecto es gestionar proyectos individuales dentro de un programa o portafolio para alcanzar los objetivos del proyecto. Este rol planifica, ejecuta y cierra el proyecto específico, y puede coordinarse con otros directores de proyecto para alinear los esfuerzos con los objetivos generales del programa o portafolio. Este rol se enfoca en la toma de decisiones para entregar los objetivos del proyecto a tiempo, dentro del alcance y del presupuesto.
Director de programa
Un director de programa gestiona múltiples proyectos relacionados que forman parte de un programa. El programa está alineado con los objetivos estratégicos de la empresa. Es responsabilidad del director de programa coordinar las actividades y dependencias entre los proyectos para ayudar a cumplir los objetivos generales. Además de hacer seguimiento del tiempo y asignar recursos, también resuelve conflictos, reduce riesgos y mantiene la visión general más allá de los resultados individuales.
Gestor de portafolio de proyectos
El gestor de portafolio de proyectos también se encarga de la gestión de múltiples proyectos. Un portafolio puede incluir proyectos relacionados o no, pero todos deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la empresa. Este rol ayuda a seleccionar, priorizar y supervisar todos los proyectos dentro del portafolio. Utiliza la asignación de recursos y equilibra riesgos frente a beneficios para maximizar el rendimiento general de la organización.
Oficina de gestión de proyectos (PMO)
La oficina de gestión de proyectos ofrece estándares, gobernanza y supervisión para la gestión de múltiples proyectos dentro de una organización. Se asegura de que las prácticas de gestión estén estandarizadas y alineadas con los objetivos estratégicos. En cuanto a responsabilidades, la oficina brinda apoyo a directores de proyectos y de programas mediante procesos, herramientas y marcos de trabajo. También supervisa los proyectos existentes para asegurar que cumplan con las mejores prácticas y estándares de la organización.
Gerentes funcionales o jefes de departamento
Los gerentes funcionales y jefes de departamento lideran áreas específicas como marketing, TI y finanzas. Se aseguran de que sus equipos brinden el apoyo y la experiencia necesarios para diferentes proyectos sin comprometer la eficiencia del departamento. En algunos casos, también gestionan miembros del equipo que trabajan en más de un proyecto.
Gestor de recursos
Como su nombre indica, el gestor de recursos supervisa la gestión, asignación, y uso de recursos en múltiples proyectos, incluidos personas o equipos. Se encarga de garantizar que los equipos tengan el personal y los materiales necesarios para completar los proyectos a tiempo y cumpliendo con los estándares de calidad. Este rol equilibra las demandas de diferentes proyectos y gestiona los conflictos de recursos para reducir cuellos de botella y maximizar los beneficios obtenidos de los proyectos y programas.
Beneficios de ejecutar múltiples proyectos a la vez
Estos son solo algunos ejemplos de los beneficios de ejecutar y gestionar varios proyectos al mismo tiempo.
Mejor optimización de recursos
Cuando las organizaciones ejecutan varios proyectos a la vez, pueden utilizar mejor los recursos disponibles, como equipos, tecnología y personal. Esto mejora la eficiencia y reduce los tiempos muertos. También se aprovechan las economías de escala, lo que permite compartir recursos entre proyectos y reducir los costos por proyecto. Finalmente, la gestión de múltiples proyectos asegura que los recursos se utilicen al máximo sin sobrecargar a un solo proyecto.
Ejecución más rápida de iniciativas estratégicas
Gestionar múltiples proyectos también acelera el logro de los objetivos estratégicos, ya que se trabaja en varios componentes del plan general al mismo tiempo. Como resultado, la empresa puede avanzar hacia múltiples metas en paralelo y dividir grandes objetivos en proyectos más pequeños. Esto permite a los equipos trabajar con mayor eficiencia y entregar valor de forma incremental, sin tener que esperar a que se complete un proyecto antes de comenzar otro.
Contribuye al desarrollo de la madurez en gestión de proyectos
Cuando se ejecutan varios proyectos a la vez, la organización se expone a distintos desafíos, metodologías y flujos de trabajo. Con el tiempo, esto desarrolla habilidades avanzadas en gestión de proyectos, como la comunicación con interesados, la planificación de recursos y la gestión de riesgos. También fomenta la adopción de buenas prácticas y la estandarización, lo que facilita la gestión de portafolios más complejos en el futuro.
Diversificación del riesgo
Cuando las organizaciones gestionan múltiples proyectos simultáneamente, pueden distribuir sus recursos entre distintas iniciativas, lo que ayuda a reducir el riesgo. Por ejemplo, si un proyecto enfrenta retrasos, sobrecostos o problemas de mercado, otros proyectos pueden seguir generando valor. Esto reduce la dependencia del éxito de un solo proyecto y minimiza el riesgo general de fracaso.
15 Estrategias para gestionar múltiples proyectos
Cuando tienes más de un proyecto que gestionar, debes ser eficiente con tu tiempo o corres el riesgo de agotarte. Hay muchas tareas distintas que debes realizar, a menudo al mismo tiempo. Es posible lograrlo, por supuesto, pero requiere seguir algunos consejos.
1. Establece una oficina de gestión de proyectos (PMO)
Una oficina de gestión de proyectos tiene un alto nivel de control sobre los proyectos. Se comunica con los interesados y clientes, y define y mantiene los estándares de gestión de proyectos de la empresa. Contar con una PMO ayuda a asegurar que todos los proyectos se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto. Esta oficina puede ser interna o externa.
2. Usa software de gestión de proyectos
Contar con herramientas de gestión de proyectos da visibilidad a los gestores sobre todos los proyectos que administran. ProjectManager tiene funciones de gestión de portafolios de proyectos, como paneles de control, hojas de ruta y reportes de estado del portafolio. Estas funciones te dan visibilidad en tiempo real de todos tus proyectos, permiten equilibrar recursos entre ellos para aumentar la productividad y generan reportes para monitorear el progreso y el rendimiento, además de mantener informados a los interesados. Comienza con ProjectManager hoy de forma gratuita.
3. Establece un proceso de recepción de proyectos
Un proceso de recepción de proyectos es el conjunto de actividades mediante las cuales se presentan propuestas de proyecto a la oficina de gestión de proyectos (PMO) para su evaluación. La PMO revisa su alineación estratégica, rentabilidad potencial y riesgos.
4. Evita la superposición de recursos
Gestionar varios proyectos requiere muchos recursos. Estos deben asignarse con cuidado para evitar superposiciones. Si ocurre, puede afectar el cronograma, el presupuesto e incluso comprometer la rentabilidad o el éxito del proyecto.
El primer paso para evitar la superposición de recursos es establecer un criterio de priorización de proyectos que permita evaluar los distintos proyectos del portafolio y decidir dónde asignar primero los recursos limitados de la organización, como el personal, el equipo o la maquinaria.
5. Identifica la ruta crítica de cada proyecto
La ruta crítica es el menor tiempo posible necesario para completar el proyecto. Se determina identificando las tareas esenciales. Esto ayuda a los gestores a priorizar y equilibrar los recursos entre sus proyectos.
6. Forma el equipo adecuado para cada proyecto
Cada proyecto es distinto y debe contar con un equipo que refleje sus necesidades específicas. Asegúrate de reunir personas que puedan trabajar juntas y que además tengan las habilidades y la experiencia necesarias para ejecutar el proyecto correctamente.
7. Planifica con anticipación
Así como planificas un proyecto, debes planificar para varios. Lo último que quieres es comenzar la semana sin preparación y dejarte llevar. No importa qué tan bueno seas, todo puede salirse de control rápidamente por muchas razones, algunas fuera de tu control como los factores ambientales de la empresa. Por eso, haz planes semanales, revisa el trabajo pendiente y priorízalo. Conoce tus próximos plazos. Reúnete con tu equipo y los interesados. Es probable que cambie día a día, pero al menos tendrás una estructura.
8. Comunica con claridad
La comunicación es el corazón de cualquier proyecto. Tu plan, los informes de estado y muchas otras herramientas son medios de comunicación. Al gestionar múltiples proyectos, actúas como el centro entre diversos equipos e interesados, por lo que debes actualizarlos y dirigir a los equipos. Pero si lo haces (ya sea en persona, con un software o mediante documentación), debe ser claro. Recuerda que la comunicación también implica escuchar. Recibe retroalimentación y responde.
9. Revisa y ajusta
Los planes cambian. Surgen imprevistos. No puedes aferrarte al cronograma sin correr el riesgo de desviarte, exceder el presupuesto o comprometer la calidad. Así como lo harías al gestionar un solo proyecto—y con más razón si manejas varios a la vez—debes monitorear y revisar periódicamente el progreso y el rendimiento. Ten un plan para gestionar el cambio y ajusta el cronograma, los costos o el alcance según sea necesario.
10. Delega trabajo
Si tiendes a pensar que para que algo salga bien debes hacerlo tú mismo, deja esa mentalidad. No hay forma de que una sola persona gestione múltiples proyectos sin apoyo. Acepta ayuda y delega tareas que puedan ser asumidas por otros miembros del equipo. Hay mucho papeleo y otras tareas menores asociadas a la gestión de proyectos que pueden ser realizadas por otros. Supervísalas, sí, pero no te sobrecargues. Crear activos de procesos organizacionales puede ayudar a capacitar a otros en tareas administrativas del proyecto.
11. Mantente organizado
No uses notas adhesivas ni lleves tu cronograma en pedazos de papel. ¿Dónde están tus fechas y datos importantes? Deberían estar siempre a mano, preferiblemente en una herramienta de gestión de proyectos en línea que pueda alertarte automáticamente sobre los plazos próximos, reunir todos tus archivos en un solo lugar y ayudarte a planificar, programar, monitorear e informar sobre el proyecto.
12. Asegura la alineación estratégica del portafolio
No todos los proyectos que llegan serán adecuados para tu empresa. Es mejor tomarse el tiempo para verificar que el proyecto esté alineado con la estrategia del portafolio antes que asumir apresuradamente uno que no encaje. Para lograrlo, asegúrate de tener metas y prioridades claras a largo plazo y fomenta una cultura de alineación.
13. Documenta detalladamente la gestión de proyectos
Cuanto más detallada sea la documentación del proyecto, mayores serán las probabilidades de éxito a largo plazo del proyecto y del portafolio. Aunque la documentación es importante en proyectos individuales, se vuelve aún más crítica al gestionar múltiples proyectos. Algunos ejemplos incluyen el acta de constitución, el plan del proyecto, el documento de requisitos, el registro de riesgos o los informes de estado. Mantén todo actualizado y organizado durante el proyecto.
14. Establece criterios de priorización para la recepción de proyectos
Contar con una estrategia clara de selección y priorización de proyectos garantiza una asignación eficiente de recursos y que solo se ejecuten los proyectos más valiosos. Involucra a los interesados clave para entender qué es importante para ellos y para la organización. Además, define categorías de criterios que te permitan evaluar qué tan bien se alinea un proyecto con los objetivos organizacionales. Los sistemas de puntuación también son útiles para evaluar proyectos con base en estos criterios.
15. Usa una matriz de asignación de responsabilidades
Una matriz de asignación de responsabilidades (RAM), como una matriz RACI, permite definir claramente los roles y responsabilidades en todos los proyectos. Como resultado, cada miembro del equipo entiende mejor sus funciones específicas. Esto reduce la confusión y mejora la coordinación. En general, la gestión del proyecto será más eficiente.
16. Establece métricas e indicadores clave de gestión
Sin una forma de medir el éxito del proyecto, es imposible saber qué tan bien se ha gestionado. Algunos indicadores clave incluyen cumplimiento del cronograma, uso de recursos, variación de costos y satisfacción de los interesados. Estas métricas ayudan a identificar tendencias y a monitorear el progreso entre los distintos proyectos.
17. Establece buenas prácticas en la gestión de proyectos
Cuando se gestionan múltiples proyectos, es fundamental establecer buenas prácticas y pautas de gestión para que los equipos de proyecto entiendan lo que se espera de ellos y los estándares que deben seguir. Esto ayuda a fortalecer el nivel de madurez en gestión de proyectos dentro de la organización.
¿Qué herramientas puedes usar para gestionar múltiples proyectos?
Como mencionamos, el software de gestión de proyectos tiene herramientas diseñadas para planificar, gestionar y hacer seguimiento de proyectos tanto de forma individual como dentro de un programa o portafolio. Estas son algunas de las funciones que te ayudarán a gestionar múltiples proyectos de forma más eficaz.
Paneles de control del proyecto
Un panel de control del proyecto ofrece una vista general de alto nivel de los proyectos en los que estás trabajando. Incluye gráficos e indicadores clave de rendimiento (KPI) que permiten a los gestores asegurarse de que todos los proyectos están progresando según lo previsto.
Diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt tienen dos partes: a la izquierda, una hoja de cálculo; a la derecha, una línea de tiempo visual que refleja los datos. Esto ofrece una vista completa del proyecto en un solo lugar. Una hoja de ruta es un diagrama de Gantt con múltiples proyectos, lo que permite a los gestores compartir mejor los recursos y tomar decisiones más informadas sobre cómo gestionarlos.
Tableros kanban
Los tableros kanban visualizan el flujo de trabajo y muestran el ciclo de producción como columnas en un tablero virtual. Las tareas se representan mediante tarjetas que recopilan datos como instrucciones, responsables, prioridades y más. Esta herramienta fomenta la colaboración del equipo y brinda visibilidad a los gestores para resolver posibles cuellos de botella que puedan ralentizar el trabajo.
Informes del proyecto
Las funciones de informes ofrecen más detalle que los paneles y también pueden compartirse con interesados o clientes para mantenerlos informados sobre el progreso. Hay muchos tipos de informes, incluidos los informes de estado del portafolio, que recopilan datos de todos los proyectos durante un periodo determinado y ayudan a tomar decisiones más acertadas.
Gestionar múltiples tareas vs. gestionar múltiples proyectos
Gestionar un proyecto implica desarrollar un plan, programarlo, tener en cuenta riesgos y recursos, gestionar al equipo y controlar el presupuesto. Las tareas son menos complejas, pero también se benefician de cierta gestión.
Los proyectos, al igual que las tareas, tienen un inicio y un fin. Ambos suelen comenzar como una lista de tareas, pero mientras que una tarea puede completarse con una simple lista de pendientes, un proyecto requiere mayor coordinación. Debes estimar el costo y el tiempo necesarios para completar cada tarea.
De hecho, las tareas pueden analizarse individualmente, pero un proyecto debe estructurarlas. Deben priorizarse. Las tareas requieren recursos, y estos deben asignarse antes de comenzar el trabajo.
Por lo general, no harás un plan de gestión de riesgos para abordar unas cuantas tareas. Puede haber riesgos, claro, pero hay riesgos en todo. Sin embargo, un proyecto debe considerar todas las tareas dentro del contexto de los riesgos inherentes a su ejecución. Estos riesgos van más allá de la tarea en sí. El proyecto puede verse afectado por el clima, los suministros y más.
Aunque las tareas pueden parecer pequeños proyectos, difieren lo suficiente como para requerir un método de gestión distinto. A medida que los proyectos aumentan en complejidad, las tareas se mantienen relativamente iguales, ya que se dividen en partes pequeñas y manejables. Por eso, las listas de tareas y la priorización suelen ser suficientes para gestionarlas, mientras que los proyectos requieren una metodología más detallada.
Desafíos comunes al gestionar múltiples proyectos
No va a ser fácil, incluso si planificas y estás preparado. Gestionar múltiples proyectos es todo un reto. Los problemas que surgen al hacerlo forman un mundo paralelo a las buenas prácticas.
Falta de comunicación
Es obvio, pero vale la pena repetirlo: la comunicación puede hacer que un proyecto tenga éxito o fracase. Si no puedes explicar con claridad a tu equipo qué se debe hacer, vas a gastar más tiempo y dinero del necesario. Y si no puedes comunicar el estado del proyecto a los interesados, van a interrumpir la gestión adecuada del mismo.
Falta de confianza
Si no confías en tu equipo, ellos no confiarán en ti. Sin generar confianza dentro del proyecto, lo estás poniendo en riesgo. Esto tiene que ver con delegar. Si no compartes las responsabilidades del proyecto, las personas con las que trabajas van a sospechar que no confías en ellas. Aunque no sea cierto, estarás erosionando la moral y arriesgando el éxito de tus proyectos.
Falta de roles y responsabilidades definidos
Como en un solo proyecto—y aún más con varios—, si tu equipo no sabe quién hace qué, reinará el caos. Los proyectos deberían funcionar como una máquina, con cada miembro del equipo cumpliendo su rol como engranajes que se conectan para avanzar. Si no saben cuáles son sus funciones ni de qué son responsables, todo se traba rápidamente. Crear activos de los procesos organizacionales puede ayudar.
Mala planificación
Si no haces el trabajo previo a la ejecución del plan del proyecto, vas a tener que hacerlo durante la ejecución. Eso es una receta para el desastre. Cada proyecto que estás gestionando debe tener un plan de proyecto completo y, además, necesitas un plan para gestionar todos los proyectos a la vez. Es mucha planificación, pero no querrás hacerlo mientras estás gastando dinero y perdiendo tiempo.
Cómo gestionar múltiples proyectos con ProjectManager
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Gestiona los recursos
Haz que tu equipo trabaje de forma más productiva revisando la página de carga de trabajo. Consulta de un vistazo quién está sobrecargado y reasigna tareas desde la misma página para equilibrar el trabajo.
Informa a los interesados
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