Seja para uma reunião ou para o gerenciamento de tarefas da equipe, você precisa de documentação para saber qual trabalho precisa ser feito, quem é responsável por executá-lo, quando vence e muito mais. Baixe nosso modelo gratuito de itens de ação para Excel e torne rápida e fácil a identificação e execução de tarefas após reuniões ou sempre que houver trabalho a ser feito.
O que é um item de ação?
Um item de ação é uma tarefa que precisa ser concluída. Como qualquer tarefa, um item de ação tem escopo limitado e leva, no máximo, algumas semanas para ser concluído. Os itens de ação geralmente surgem de uma reunião em que pequenas tarefas aparecem durante a discussão.
Um item de ação em sua forma mais básica é dividido em três componentes: quem, o quê e quando.
- Quem: a pessoa responsável por executar o item de ação
- O quê: uma breve descrição do que deve ser feito
- Quando: o prazo
O modelo de itens de ação é semelhante à lista de tarefas ou a um calendário de atividades: a diferença é que a lista de itens de ação pode entrar em maiores detalhes e também acompanhar o trabalho à medida que avança pelo seu ciclo de vida.
Se você quiser colaborar nos seus itens de ação e acompanhar o progresso, os custos e os recursos, evolua para um software de gerenciamento de projetos. O ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que conecta sua lista de tarefas a painéis de controle ao vivo, gráficos de Gantt e muito mais. Prefere continuar com uma lista de tarefas? Nossa visualização em lista também permite colaborar com todos da equipe em tempo real para concluir as tarefas mais rapidamente. Além disso, monitore o percentual concluído de cada tarefa, veja sua prioridade, datas de vencimento e adicione anexos sem sair da lista.
Por que você precisa de um modelo de itens de ação
Nosso modelo de itens de ação captura todas as informações necessárias para responder ao quem, o quê e quando da tarefa. O modelo também pode entrar em mais detalhes sobre a importância da tarefa, os possíveis problemas e como resolvê-los caso surjam.
Novamente, se você estiver em uma reunião e uma tarefa aparecer, nosso modelo de itens de ação está lá para que você possa definir o objetivo final e as etapas necessárias para alcançá-lo. O modelo também permite priorizar as tarefas se houver um grande número de itens. Depois de definir o básico, você pode usar o modelo para identificar os recursos necessários. Há colunas para monitorar, avaliar e atualizar para garantir que o trabalho esteja sendo realizado em tempo hábil.
Quando usar um modelo de itens de ação
Este modelo de itens de ação é uma ferramenta ideal para ter com você durante uma reunião, quando novas tarefas surgem através da discussão. Use-o para coletar essas novas tarefas como uma lista de verificação para garantir que não sejam esquecidas e sejam concluídas.
Mas este modelo pode ser usado para qualquer coisa que envolva a execução de uma tarefa. Pode ser usado como uma lista pessoal do trabalho que você tem a fazer, ou pode ser aplicado como uma lista de tarefas em um projeto. Embora neste último caso um software de gerenciamento de projetos seja mais dinâmico, se você não tiver essa ferramenta, um modelo de itens de ação pode organizar o trabalho do seu projeto.
Quem deve usar um modelo de itens de ação?
Este modelo pode ser usado por qualquer pessoa, do responsável pela ata ao gerente de projeto. O uso do modelo muda, no entanto, à medida que as tarefas são executadas. Nesse momento, o proprietário de cada tarefa individual é responsável por usar o modelo e atualizar seu progresso.
Mas não há uma regra rígida aqui. O modelo também pode ser mantido pelo gerente de projeto ou por alguém que trabalhe sob sua supervisão. À medida que as tarefas são atualizadas, eles podem reportar a essa pessoa, que então atualiza o modelo. Isso deve manter todos dentro do cronograma.
Como usar o modelo de itens de ação do ProjectManager
Nosso modelo gratuito de itens de ação para Excel é fácil de usar e tem todos os campos que você precisa preencher para garantir que capture e conclua suas tarefas. Também é completamente personalizável, para que você possa adicionar ou excluir o que precisar ou não precisar.
Projeto
A parte superior do modelo identifica o projeto, o descreve e anota quem é o gerente de projeto. A informação é importante para ajudar a acompanhar o trabalho, especialmente se sua organização estiver trabalhando em um programa ou portfólio de projetos.
Detalhes do item de ação
O núcleo deste modelo está abaixo das informações do projeto. É dividido em uma linha para cada um dos itens de ação e depois em colunas para identificar aspectos específicos dos itens de ação. Há um ID do item de ação, que facilita a referência posterior, bem como a data em que o item de ação foi aberto e uma descrição do trabalho a ser feito.
Responsável
Em seguida, há espaço para identificar a quem o item de ação foi atribuído. Esta é a pessoa encarregada de concluir o trabalho. Você pode adicionar em qual departamento ela trabalha, o que é especialmente útil em uma organização grande.
Prioridade
Em seguida, há um menu suspenso de prioridade, para que você saiba quais itens precisam ser concluídos imediatamente. Esta coluna é codificada por cores para se destacar.
Instruções
O que vem a seguir são as instruções para executar a tarefa. Deve ser uma explicação breve. Pode ser passo a passo, mas você não quer se perder em detalhes desnecessários. Lembre-se, os itens de ação não são projetos completos. Se necessário, você pode desenvolver um plano de ação.
Problemas
As próximas colunas tratam de quaisquer problemas que possam surgir durante a execução da tarefa. Sempre há um risco e aqui é onde capturá-lo. Uma coluna lista o problema e a próxima captura como resolvê-lo. Quando o problema é resolvido, a coluna final é onde inserir essa data.
Status
Há também um espaço para anotar a data em que o item de ação é encerrado. Você pode adicionar o percentual concluído e há um menu suspenso onde pode anotar o status. Você pode alterar o status entre mais de uma dúzia de opções ou criar o seu próprio. Por fim, há um espaço para adicionar notas que não sejam adequadas para nenhuma das outras colunas.
Como usar o modelo de itens de ação com o ProjectManager
Os itens de ação são tarefas e as tarefas são executadas como parte de um plano que atribui, acompanha e reporta o progresso da realização desse trabalho. Depois de iniciar seu modelo de itens de ação, você pode levá-lo ao próximo nível com o ProjectManager, uma ferramenta premiada que organiza seu trabalho para maior produtividade.
Liste os itens de ação em diferentes visualizações de projeto
O modelo gratuito de itens de ação é uma ótima ferramenta, mas estática. Com nosso software, você pode criar e trabalhar em suas tarefas em um gráfico de Gantt, lista de tarefas ou quadro kanban. Em todas essas visualizações de projeto, você pode integrar sua equipe e atribuir a eles o item de ação. Além disso, é fácil importar sua lista de itens de ação existente para a ferramenta e começar imediatamente.
Acompanhe o status dos itens de ação no painel de controle
Uma vez atribuídos, você pode acompanhar o progresso e o desempenho do responsável pelo item de ação. Como nossa ferramenta é baseada em nuvem, assim que alguém atualiza seu status, esses dados ficam instantaneamente disponíveis em todo o software. Use o painel de controle em tempo real para acompanhar o progresso em alto nível, com métricas como tempo, variação e muito mais.
Colabore com sua equipe com software baseado em nuvem
Os itens de ação não são realizados isoladamente. Com nossa plataforma colaborativa, todos podem se comunicar e trabalhar melhor juntos. Os usuários podem anexar arquivos e imagens, comentar no item de ação e até mesmo marcar pessoas que não estão atribuídas ao item de ação e trazê-las para a conversa.
Outros modelos para ajudar com os itens de ação
Se você ainda não está pronto para evoluir para um software de gerenciamento de projetos, oferecemos dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos que podem ajudá-lo a gerenciar seus itens de ação. Experimente os modelos a seguir para concluir seus itens de ação antes de seus prazos.
Modelo de plano de projeto
Executar um plano de ação requer um plano. Com o modelo gratuito de plano de projeto, você pode listar seus itens de ação e gerenciar os recursos necessários para concluí-los. Agende seu trabalho para concluí-lo antes do prazo. Liste premissas e restrições, escopo, marcos e muito mais.
Modelo de plano de ação
Semelhante ao modelo de itens de ação, o modelo gratuito de plano de ação fornece uma estrutura para descobrir como concluir esses itens de ação. O modelo permite ordenar seus itens de ação e evitar perder etapas críticas necessárias para concluí-los.
Modelo de lista de tarefas
Se seus itens de ação não são tão complexos, você pode usar nosso modelo gratuito de lista de tarefas para concluí-los. Este modelo ajuda a organizar seu trabalho e manter tudo em um só lugar. Ele permite priorizar esse trabalho, adicionar as datas de vencimento e nada é mais satisfatório do que riscar uma tarefa depois de concluída.
Conteúdo relacionado sobre itens de ação
Obtenha ajuda para planejar e executar seus itens de ação visitando nossa extensa biblioteca de recursos de gerenciamento de projetos. Temos centenas de artigos de blog, vídeos e guias para orientá-lo em todas as suas dúvidas sobre gerenciamento de projetos. Aqui estão algumas seleções.
- Como elaborar um plano de ação (com exemplo incluído)
- 9 exemplos de planos de ação em diferentes setores (com modelos gratuitos)
- 9 planilhas Excel essenciais para rastreamento de tarefas, custos e tempo
- 6 modelos de plano para começar seu projeto da forma certa
- 8 etapas para um melhor gerenciamento de problemas
O ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que mantém você no controle dos seus itens de ação, permitindo planejar, monitorar e reportar seu progresso. Com recursos para gerenciar custos, equipes e todos os recursos do projeto, é a única ferramenta que você precisará para concluir seu trabalho no prazo. Veja por que dezenas de milhares de equipes já usam nosso software com este teste gratuito de 30 dias.