Les chefs de projet se demandent souvent s’ils mesurent les bonnes choses dans un projet. Il est difficile de savoir combien de temps consacrer à l’évaluation des performances passées et combien de temps à maintenir le travail en mouvement.
Bien sûr, il existe de nombreux indicateurs du succès d’un projet, mais que devez-vous mesurer pendant que le projet est en cours ?
À différents moments du projet, vous souhaitez évaluer cinq points : le calendrier, la qualité, les coûts, la satisfaction des parties prenantes et la performance par rapport au dossier commercial. Vous devriez le faire de façon informelle de toute façon. Une évaluation formelle du projet est utile à la fin d’une phase ou d’une étape, car elle peut vous donner une indication claire de la façon dont le projet se déroule par rapport aux estimations initiales. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour accorder (ou refuser) l’approbation de passer au prochain bloc de travail.
Examinons les sept points que vous devriez évaluer.
1. Référence du calendrier
Le succès en gestion de projet est souvent déterminé par le respect du calendrier de projet initial. Les chefs de projet expérimentés savent à quel point c’est difficile, mais c’est un peu plus facile si vous évaluez continuellement vos progrès au fur et à mesure. Vous mettrez à jour votre calendrier de projet régulièrement — je recommande au moins chaque semaine. L’évaluation du calendrier est quelque chose que vous pouvez faire de façon plus formelle à la fin de l’étape ou de la phase, ou dans le cadre d’un rapport mensuel à votre groupe de parties prenantes senior ou au Comité de projet. Il est facile de mettre à jour votre calendrier de projet si vous le créez sur un diagramme de Gantt en ligne, où les tâches et les délais sont transformés en calendriers visuels.
Examinez vos principaux jalons et vérifiez s’ils tombent toujours aux mêmes dates que vous aviez initialement convenu. Calculez le glissement, le cas échéant, et l’impact que cela aura sur l’ensemble de votre calendrier de projet.
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2. Assurance qualité
La fin d’une phase de projet est un bon moment pour une revue qualité. Vous pouvez vérifier à la fois la qualité de vos pratiques de gestion de projet — suivez-vous le processus de gestion du changement à chaque fois, etc. — et aussi les livrables.
Une revue qualité peut évaluer si ce que vous faites répond aux normes définies dans vos plans qualité. Mieux vaut le savoir maintenant avant que le projet n’aille trop loin, car il pourrait être trop tard pour y faire quoi que ce soit à ce moment-là.
Il est utile d’avoir un logiciel de gestion de projet pour vous assurer que vous cochez tout ce dont vous avez besoin lors de la revue qualité. ProjectManager dispose d’une vue feuille qui surpasse les autres. Plus qu’une simple liste de tâches, notre outil peut attribuer des tâches, joindre des fichiers et même vous montrer le pourcentage d’achèvement pour chaque élément de votre revue qualité. Notre outil basé sur le cloud connecte tout le monde dans votre équipe en temps réel, ce qui facilite le processus de revue qualité. Essayez gratuitement ProjectManager aujourd’hui.
3. Budget du projet
De nombreux dirigeants considèrent la gestion des coûts comme l’une de leurs priorités les plus élevées dans un projet, il est donc crucial d’évaluer les performances financières du projet. Comparez vos dépenses réelles actuelles à votre budget de projet à ce stade. S’il y a des écarts, cherchez à les expliquer. Vous pouvez utiliser un tableau de bord de projet pour vérifier vos dépenses réelles en temps réel.
Vous voudrez également regarder vers l’avenir et réestimer le budget jusqu’à la fin du projet. Comparez-le également à votre estimation initiale et assurez-vous qu’il est suffisamment proche pour que votre équipe de direction estime que le travail est sur la bonne voie. Si vos prévisions augmentent trop, c’est un signe que vos dépenses seront hors de contrôle à la fin du projet — encore une fois, mieux vaut le savoir maintenant.
4. Satisfaction des parties prenantes
Votre équipe élargie — vos parties prenantes — est essentielle pour accomplir une grande partie du travail, il vaut donc la peine de prendre de leurs nouvelles. Découvrez comment elles se sentent par rapport au projet en ce moment et ce que vous pourriez faire différemment.
Il s’agit d’une mesure difficile à documenter statistiquement, bien que rien ne vous empêche de leur demander une note sur 10. Même si vous évaluez leur satisfaction de façon subjective, c’est tout de même un exercice utile. Si vous remarquez que les parties prenantes ne sont pas pleinement engagées, vous pouvez mettre en place des plans pour les mobiliser efficacement afin d’essayer d’influencer leur comportement.
5. Performance par rapport au dossier commercial
Enfin, vous voudrez revenir au dossier commercial et voir ce que vous aviez initialement convenu. Comment se présente votre projet ? Vérifiez que les bénéfices sont toujours réalistes et que le problème commercial que ce projet était censé résoudre existe toujours. Cela arrive — des équipes de projet travaillent sur des initiatives qui semblent excellentes, mais au moment où elles sont terminées, l’environnement commercial a évolué et le projet est devenu redondant. Personne ne s’est donné la peine de vérifier le dossier commercial pendant le cycle de vie du projet et personne ne s’est donc rendu compte que le travail n’était plus nécessaire.
Ne travaillez pas sur quelque chose que personne ne veut ! Vérifiez régulièrement le dossier commercial et évaluez-le à la lumière des objectifs commerciaux actuels.
Vous pouvez ajouter d’autres éléments à cette liste. En fait, elle doit refléter ce qui est important pour vous et votre équipe — vous devez évaluer les choses qui comptent, alors n’hésitez pas à ajouter des éléments supplémentaires ou à supprimer ceux qui vous préoccupent moins.
6. Retour sur investissement (ROI)
C’est un outil puissant pour mesurer le succès d’un projet car il quantifie les bénéfices financiers générés par rapport aux coûts du projet. Définissons d’abord comment calculer le pourcentage de ROI.
ROI = (bénéfice net / investissement total) x 100
Plus le ROI est élevé, plus le projet est réussi. Avant le début du projet, établissez des métriques de référence pour les indicateurs de performance clés (KPI), car cela permet une comparaison plus précise une fois le projet terminé. Une fois qu’il est terminé, mesurez les bénéfices financiers tels que l’augmentation des revenus, la réduction des coûts ou l’amélioration de l’efficacité. Un ROI positif signifie que le projet a généré un profit, tandis qu’un ROI négatif signifie que le projet a entraîné une perte.
7. Impact à long terme du projet
L’impact à long terme d’un projet peut également déterminer son succès. Pensez au-delà de l’impact immédiat des livrables et considérez les effets durables et la valeur générée au fil du temps. Les projets à fort impact à long terme peuvent améliorer la réputation et la crédibilité de l’organisation.
Examinez les métriques du projet qui décrivent l’influence soutenue du projet, telles que l’augmentation de la part de marché sur plusieurs années, la croissance des revenus, l’amélioration des taux de rétention des clients ou l’augmentation de la productivité des employés. Idéalement, un système de suivi sera en place pour suivre ces métriques sur 3 à 5 ans.
Modèles pour vous aider à mesurer le succès d’un projet
Le succès d’un projet doit être tangible, les équipes ont donc besoin des bons outils pour capturer les données en cours de route. Voici quelques outils de premier plan qui peuvent déterminer si un projet a réussi.
Modèle de tableau de bord KPI
Un modèle de tableau de bord KPI offre une représentation centralisée et visuelle des métriques de projet critiques telles que les coûts, les budgets, la charge de travail, les coûts de main-d’œuvre, l’utilisation des équipements et plus encore. Tous les KPI clés du projet sont regroupés dans un seul tableau de bord pour faciliter la compréhension des données et des tendances. Les chefs de projet et les parties prenantes clés peuvent consulter ces tableaux de bord tout au long des projets pour repérer les problèmes avant qu’ils ne deviennent préjudiciables et voir ce qui doit être modifié dans le projet.
Modèle de diagramme de Gantt
Un diagramme de Gantt est l’un des outils les plus essentiels pour maintenir les calendriers de projet sur la bonne voie. Un autre outil pour mesurer le succès d’un projet est un modèle de diagramme de Gantt. Il aide à suivre visuellement les tâches du projet et décrit la durée du projet. La représentation visuelle du calendrier du projet du diagramme de Gantt aide à repérer les chevauchements de tâches et les goulots d’étranglement potentiels. À partir de là, apportez des ajustements au calendrier pour maintenir le projet sur la bonne voie.
Modèle d’analyse des parties prenantes
Un modèle d’analyse des parties prenantes est également indispensable pour mesurer le succès d’un projet car il contient les détails dont les équipes ont besoin pour mieux communiquer avec les parties prenantes. Comme les parties prenantes ont un intérêt direct dans le projet, il est important de comprendre leurs attentes afin de les gérer et de leur fournir les informations dont elles ont besoin tout au long du projet.
Modèle de clôture de projet
Un projet n’est pas réussi s’il n’est pas correctement clôturé. Utilisez un modèle de clôture de projet pour finaliser et clôturer formellement un projet, en capturant les informations essentielles du projet pour référence future. Cela peut inclure les informations générales du projet, l’acceptation des livrables, les informations budgétaires planifiées vs réelles, les ressources, la satisfaction des parties prenantes et un rapport de projet final.
Effectuer une évaluation du projet à la fin
Lorsque votre projet est terminé, vous voudrez effectuer une évaluation complète et finale. Cela pourrait faire partie d’une revue des leçons apprises, mais c’est généralement différent. Une revue des leçons apprises est l’endroit où toutes les parties prenantes du projet commentent ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Vous en tirez des messages clés et des tâches pour améliorer la façon dont les projets sont livrés à l’avenir. C’est une partie essentielle de la clôture du projet, mais ce n’est pas une évaluation formelle.
Connexe : Modèle de leçons apprises
Une évaluation de projet porte sur des chiffres. Lors d’une évaluation de projet, vous examinez :
- Calendrier
- Qualité
- Coûts
- Satisfaction des parties prenantes
- Performance par rapport au dossier commercial
Cela vous semble familier ? Oui, c’est la même liste de sujets que vous évaluez tout au long du projet. Tout ce que vous allez évaluer à la fin doit également être évalué pendant le cycle de vie du projet, sinon vous risquez de ne pas atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.
Vous pouvez inclure votre évaluation finale de fin de projet dans votre document de clôture de projet. Notez à quel point vous étiez proche de vos délais, budget et objectifs de qualité initiaux. Ajoutez quelques phrases pour décrire si vos évaluations ont montré que les parties prenantes étaient satisfaites du résultat final et si le projet a répondu aux besoins décrits dans le dossier commercial.
Outils logiciels pour gérer le succès du projet
Si vous avez besoin d’aide pour déterminer ce qui est important, les logiciels de gestion de projet peuvent aider au suivi. ProjectManager dispose d’un tableau de bord en direct pour surveiller les progrès et les performances. N’utilisez pas d’outils inférieurs qui vous obligent à configurer votre tableau de bord. Le nôtre est prêt à l’emploi dès que vous vous connectez. Il capture également des données en temps réel pour une prise de décision plus éclairée.
Comment utiliser ProjectManager pour mesurer le succès
ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous fournit de nombreux outils pour suivre le succès de vos projets. Nos outils les plus utiles et les plus visuels pour mesurer le succès sont nos tableaux de bord en temps réel. Chaque projet ou portefeuille de projets dispose d’un tableau de bord qui affiche les métriques clés en temps réel. Cela signifie que lorsque votre équipe met à jour ses tâches, votre tableau de bord de projet se met à jour sous vos yeux. C’est idéal pour donner aux parties prenantes et aux membres de l’équipe un aperçu en direct de l’avancement de votre projet.
Rapports de projet en un clic pour refléter les progrès
Bien sûr, il est difficile de battre un rapport de statut pour mesurer votre succès. Les rapports de statut sont un élément de base de la gestion de projet pour avoir un aperçu détaillé de la façon dont votre plan de projet se déroule.
ProjectManager vous permet de créer des rapports de statut, et des dizaines d’autres rapports de projet, en un seul clic. Cela peut économiser beaucoup de temps aux gestionnaires en ce qui concerne la paperasse, leur donnant plus de temps pour prendre des décisions de projet impactantes.
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Les évaluations de projet reposent en grande partie sur la disponibilité de bonnes données, vous avez donc besoin d’un outil de gestion de projet qui vous permet de surveiller votre projet tout au long de son cycle de vie. ProjectManager dispose d’une suite d’outils de tableau de bord, de tâches, de ressources et de reporting qui aident à rendre l’évaluation de votre projet rapide et simple. Démarrez votre essai gratuit aujourd’hui.