Le résumé de projet est votre argumentaire éclair. Il doit être assez court pour convaincre rapidement la direction de la validité et de la valeur de votre projet. C’est une seule page qui, bien rédigée, peut lancer le projet.
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Qu’est-ce qu’une fiche projet ?
Une fiche projet est une description synthétique du projet et une étape essentielle pour lancer toute initiative. Elle sert à convaincre la direction, mais aussi à aligner l’ensemble de l’équipe de projet sur les objectifs et les buts à atteindre.
Rester sur la bonne voie est essentiel pour livrer un projet réussi. Un logiciel de gestion de projet fournit les outils nécessaires pour mieux suivre les progrès. Par exemple, ProjectManager affiche toujours des données en temps réel, ce qui permet de prendre des décisions plus rapides. Nos tableaux de bord sont déjà configurés pour fournir des informations actualisées offrant une vue d’ensemble du projet. Des rapports en un clic peuvent être filtrés selon des détails spécifiques et partagés avec les parties prenantes afin de gérer leurs attentes. Visualisez tout ce qui se passe dans le projet : charge de travail, coûts, avancement des tâches, écarts, temps passé et plus encore. Voilà une véritable vue d’ensemble de projet.
La fiche projet doit tenir sur une seule page et ne pas être technique. Elle doit plutôt mettre en avant l’opportunité que le projet crée ou le problème qu’il résout. Les objectifs et les buts y sont définis, ainsi que les critères d’un livrable réussi. Elle inclut également une liste des risques et des hypothèses.
La fiche projet est préparée avant le démarrage et agit comme un résumé reprenant les points essentiels. Elle peut ensuite être utilisée tout au long du projet comme référence afin de garantir que tout le monde travaille vers les mêmes résultats finaux.
Pourquoi créer une fiche projet ?
Une fiche projet est utile à bien des égards. Tout d’abord, elle sert d’argumentaire auprès des décideurs de l’organisation qui ont le pouvoir de lancer le projet. Un projet nécessite souvent une grande quantité de documentation et de recherche. La fiche projet condense tout ce travail en un document court et facile à lire.
Même après l’approbation du projet, la fiche projet conserve toute sa valeur. Elle permet de simplifier les informations pour qu’elles soient rapidement comprises. Elle peut ensuite être utilisée pour mettre l’équipe de projet à jour.
Le chef de projet appréciera également le travail réalisé pour la fiche projet. Celle-ci lui offre un moyen simple de vérifier l’avancement et de s’assurer que toutes les attentes initiales sont respectées.
Utile pour le suivi des changements
En cas de modifications au cours de l’exécution du projet, la fiche projet peut être mise à jour afin de refléter les nouveautés. Ces ajustements sont alors documentés et faciles à partager, offrant un moyen simple d’informer votre équipe et les parties prenantes.
Une fois le projet terminé, la fiche projet constitue un excellent élément d’archive. Lorsque vous démarrez un projet similaire, vous pouvez consulter vos anciennes fiches projet pour exploiter des données historiques utiles à la vente ou à la gestion du nouveau projet.
Bonnes pratiques pour une fiche projet
Lors de la création d’une fiche projet, suivez quelques règles simples. D’abord, restez bref. Il s’agit d’une vue d’ensemble, pas d’une analyse détaillée. Par exemple, notre modèle de fiche projet comprend une courte introduction suivie de points clés résumant les informations principales.
D’autres documents de projet détaillent le contenu du projet, comme le cahier des charges. La fiche projet, quant à elle, met l’accent sur les raisons économiques ou stratégiques du projet. Elle doit donc se concentrer sur les opportunités ou les problèmes que le projet vise à résoudre.
Comme pour tout document destiné à un public non technique, évitez le jargon et les détails excessifs. Ce niveau de précision sera plus adapté lorsque vous dirigerez l’équipe. La fiche projet doit rester claire et concise. Utilisez des verbes d’action et des phrases courtes. Une mauvaise rédaction pourrait compromettre la réussite de votre projet.
Comment utiliser notre modèle de fiche projet
Tout projet nécessite beaucoup de documentation. Utiliser un modèle réduit considérablement le travail administratif et permet de se concentrer sur l’essentiel. Téléchargez notre modèle de fiche projet gratuit pour démarrer votre projet sur la voie du succès.
Détails d’identification
Le haut du modèle gratuit de fiche projet identifie le projet. Vous y trouverez un espace pour indiquer le nom du projet, le chef de projet, la personne ayant rédigé la fiche (et la date, car elle peut être mise à jour en cours de projet) ainsi que le commanditaire exécutif.
Dossier de justification
Sous ces informations principales se trouve le dossier de justification. Il s’agit d’un document qui expose la valeur du projet pour l’organisation. Sans entrer dans autant de détails que dans le document complet, vous pouvez y inclure une liste à puces des principaux avantages. Il est également utile de résumer le projet pour replacer ces bénéfices dans leur contexte.
Raison du projet
La section suivante permet d’aborder l’opportunité ou le problème à l’origine du projet. Une fois identifié, vous pouvez expliquer comment le projet exploitera cette opportunité ou apportera une solution au problème. Soyez bref mais percutant. L’objectif est de convaincre l’équipe de direction d’approuver le projet.
Objectifs et buts
Ensuite, décrivez les objectifs du projet. C’est ici que vous pouvez mettre en avant la valeur ajoutée du projet et la manière dont il renforcera la position de l’organisation sur le marché. Présentez ces avantages après une courte explication. N’oubliez pas que la fiche projet doit tenir sur une seule page : chaque mot compte, soyez percutant.
Portée du projet
Dans cette section, vous pouvez expliquer la portée du projet. Il est surtout important de montrer à la direction ce qui entre dans le périmètre du projet et ce qui en est exclu. Cela permet de dissiper les inquiétudes concernant le temps ou le budget alloué.
Livrables
Enfin, expliquez à quoi ressemblera la réussite du projet. Présentez les indicateurs utilisés pour mesurer cette réussite et vérifier si les livrables respectent les critères de qualité prévus, compte tenu des coûts et des délais. Chaque projet a besoin d’une ligne d’arrivée ; avant d’obtenir le financement et l’autorisation d’avancer, vous devrez définir ces critères de succès.
Comment ProjectManager aide à la planification de projet
Une fois le projet approuvé, il faut établir le plan pour atteindre le livrable final.
ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui vous aide à mieux planifier en organisant les tâches et les équipes. Une fois votre liste de tâches créée, vous pouvez importer un fichier Excel ou ajouter vos tâches manuellement dans notre vue de projet en diagramme de Gantt. Des modèles adaptés à différents secteurs sont également disponibles pour vous aider à démarrer.
En ajoutant la durée de chaque tâche, elles s’affichent automatiquement sur la chronologie visuelle. Vous pouvez aussi y associer des ressources et des coûts, ce qui vous permet de visualiser l’ensemble du projet en un seul endroit. Toutes les tâches ne se valent pas ; c’est pourquoi vous pouvez relier les quatre types de dépendances afin d’éviter les retards imprévus susceptibles de ralentir la production.
Impliquez ensuite votre équipe en lui envoyant un lien vers le projet. Vous pouvez définir des niveaux d’accès pour leur donner les droits nécessaires sans contrôle administratif. Attribuez les tâches, ajoutez des pièces jointes pour plus de clarté et utilisez la zone de description pour préciser les instructions. Fixez les échéances, les priorités et ajoutez des étiquettes personnalisées afin que l’équipe trouve rapidement ce dont elle a besoin.
Pour tenir vos parties prenantes informées, surveillez les progrès en temps réel grâce au tableau de bord, qui offre une vue d’ensemble des indicateurs clés du projet. Pour plus de détails, utilisez notre fonction de rapport en un clic pour générer des rapports sur l’état d’avancement, le temps, les coûts et plus encore. Ces rapports peuvent être filtrés selon vos besoins et partagés facilement.
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