Hacer suposiciones suele estar mal visto. Sin embargo, en la gestión de proyectos, los supuestos de proyecto son esenciales para planificar un proyecto. Pero, ¿en qué se diferencian los supuestos de proyecto de las suposiciones que suelen llevarnos a conclusiones erróneas en la vida diaria?
Veamos cómo se definen los supuestos de proyecto en la gestión de proyectos y por qué son tan importantes. Después aprenderemos qué es un registro de supuestos de proyecto y cómo los supuestos se diferencian de las restricciones y los riesgos. Incluso incluiremos un ejemplo de supuestos de proyecto para mayor claridad.
¿Qué son los supuestos de proyecto?
Un supuesto de proyecto se utiliza en la planificación de proyectos para definir un factor que se considera verdadero, real o seguro, incluso si no existe evidencia que lo demuestre. Es necesario asumir ciertas verdades para poder avanzar con la planificación del proyecto.
Eso no significa que todos los supuestos de proyecto sean correctos; algunas veces lo son y otras no. Por eso, cuando se establece un supuesto de proyecto, es necesario tener mucho cuidado y analizarlo bien.
Un supuesto en la gestión de proyectos puede ser un evento o circunstancia que se espera que ocurra durante el ciclo de vida del proyecto. Puede entenderse como una estimación fundamentada. Los directores de proyectos suelen tener años de experiencia y haber aprendido lecciones de proyectos anteriores. Eso le da más credibilidad a sus supuestos que a los de alguien con menos experiencia.
La planificación de un proyecto se basa en muchos supuestos. Cuanto más razonables sean esos supuestos, mejor será el proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos online que le ayuda a convertir supuestos en un plan de proyecto viable. Nuestros diagramas de Gantt interactivos organizan las tareas, vinculan dependencias para evitar retrasos e incluso permiten filtrar la ruta crítica. Luego puede establecer una línea base para monitorear las variaciones del proyecto en tiempo real y mantenerse dentro del cronograma. Comience hoy mismo gratis con ProjectManager.
¿Por qué son importantes los supuestos de proyecto?
Los supuestos de proyecto son importantes porque no se puede avanzar sin ellos. Simplemente no hay forma de comprobar todo en un plan de proyecto. Se estiman costos, duración y muchos otros elementos. Los supuestos abren la puerta al proyecto y a su planificación.
Al identificar los supuestos de proyecto, es posible comprender mejor si los objetivos y actividades del proyecto son realistas y alcanzables dentro del plazo disponible. El análisis de supuestos forma parte de la gestión de riesgos del proyecto.
Si analiza los supuestos de proyecto y se demuestra que son incorrectos, tendrá que revisar el plan de proyecto. Por eso los supuestos de proyecto deben identificarse, monitorearse y gestionarse durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Ventajas y desventajas de los supuestos de proyecto
Los supuestos de proyecto son una parte inevitable del proceso de planificación de proyectos y la clave está en minimizar su impacto. El objetivo es intentar convertir los supuestos en hechos conocidos lo más rápido posible. Veamos algunas de las ventajas y desventajas que deben considerarse.
Ventajas de los supuestos de proyecto
Una ventaja de los supuestos de proyecto es que permiten que los proyectos avancen en entornos de incertidumbre. Incluso cuando no se dispone de toda la información, los supuestos ofrecen una base para la planificación y la toma de decisiones. También pueden ayudar a poner en marcha los proyectos al proporcionar un marco para las actividades iniciales; no existe una “parálisis por análisis” que impida que los equipos avancen mientras continúan recopilando más información.
Como mencionamos anteriormente, los supuestos de proyecto respaldan la gestión de riesgos. Proporcionan estructura, ya que los supuestos pueden tratarse como riesgos potenciales. También permiten que los proyectos sean más flexibles porque se entiende que algunos aspectos del proyecto no se comprenden por completo.
Desventajas de los supuestos de proyecto
Por otro lado, los supuestos de proyecto no siempre son correctos. Si resultan ser incorrectos, pueden provocar retrasos en el proyecto, cambios en el alcance y sobrecostos. Cuantos más supuestos haya en un proyecto, mayor será el riesgo de inexactitudes.
Si los supuestos no se comunican a todos los interesados del proyecto, pueden generarse malentendidos y conflictos. Si existen diferentes interpretaciones de los supuestos, pueden surgir problemas. Por último, los supuestos pueden crear dependencias que no se comprenden completamente, lo que puede ocasionar problemas a medida que el proyecto evoluciona.
¿Quién es responsable de los supuestos de proyecto?
Normalmente, varios interesados clave son responsables de los supuestos de proyecto, pero el director de proyectos asume la responsabilidad principal. Ayuda a identificar, documentar y gestionar los supuestos y es responsable de mantener actualizado el registro de supuestos. También debe comunicar todos los supuestos relevantes a los interesados para garantizar que todos comprendan su impacto potencial.
El equipo del proyecto también aporta su experiencia para identificar posibles supuestos, proporcionando información sobre su validez y posible impacto. En algunos proyectos, los interesados, incluidos el patrocinador del proyecto, el cliente y los expertos en la materia, también aportan su opinión. Ellos son responsables de validar los supuestos relacionados con sus áreas de experiencia.
¿Cómo crear un registro de supuestos de proyecto?
Para identificar, monitorear y gestionar los supuestos, es necesario crear un registro de supuestos de proyecto. Este es un elemento clave para crear el plan de proyecto y revisarlo durante el transcurso del proyecto.
Es durante la fase de inicio de un proyecto cuando el director de proyectos crea el registro de supuestos. Este sirve de base para redactar el acta de constitución del proyecto. Aquí se establecerán supuestos de alto nivel. Los supuestos basados en tareas, que se consideran de menor nivel, se elaboran durante la ejecución del proyecto.
Aunque el registro de supuestos de proyecto se crea en una etapa temprana del proyecto, debe revisarse y actualizarse periódicamente. De esta manera, se pueden cerrar los supuestos incorrectos y continuar monitoreando los que siguen activos.
Al crear un registro de supuestos, asegúrese de incluir lo siguiente para cada supuesto.
- La fecha en que se registra el supuesto
- La categoría a la que pertenece, como presupuesto, programación, etc.
- El nombre y la descripción del supuesto
- El impacto del supuesto, como alto, medio o bajo
- El nivel de incertidumbre del supuesto, de alto a medio o bajo
- Asignar un responsable del supuesto
- Definir un plan de acción para mitigar el impacto si el supuesto resulta ser verdadero
- Establecer la fecha de la próxima revisión del supuesto
- Indicar el estado del supuesto, como cerrado o abierto
Ejemplos de supuestos de proyecto
Hemos analizado los supuestos y su importancia para la planificación de proyectos. Son una parte tan importante de la planificación que es necesario mantener un registro de supuestos de proyecto. También hemos explicado cómo los supuestos de proyecto comparten similitudes con las restricciones y los riesgos del proyecto, así como sus diferencias.
Antes de concluir, veamos algunos ejemplos. Los ejemplos de supuestos de proyecto ayudan a llevar las definiciones abstractas al mundo real, que es donde existen dentro de un proyecto. Veamos rápidamente algunos de los supuestos que pueden surgir durante la gestión de un proyecto.
Uno de los supuestos que puede hacerse es que se contará con todos los recursos necesarios para completar el proyecto dentro del plazo establecido. Esto incluye miembros del equipo con las habilidades necesarias, equipos, materiales, etc. Tal vez se esté asumiendo que esos miembros del equipo estarán disponibles y no de vacaciones. También se puede asumir que el cronograma del proyecto no coincidirá con un feriado importante que pueda interrumpir la producción.
Podría tratarse de algo aparentemente trivial, como asumir que todos los interesados asistirán a las reuniones. Esto puede no parecer un gran problema, pero si no conoce las expectativas de los interesados, no tendrá toda la información necesaria para planificar adecuadamente.
Otro supuesto es que el equipo disponible está en buenas condiciones de funcionamiento. Debe mantenerse y estar listo para poder, por ejemplo, fabricar esos productos que el mercado necesita desesperadamente. Pero si la maquinaria necesita reparación o reemplazo, no podrá satisfacer esa demanda antes que sus competidores.
También están los proveedores. Si trabaja en construcción, necesita que los materiales estén en el sitio según lo programado. Probablemente tenga buenas relaciones con los vendedores y proveedores, y se espera que entreguen según lo acordado. Pero si no lo hacen, el proyecto probablemente no cumplirá con la fecha límite, lo que podría generar un efecto dominó que definitivamente no desea.
Supuestos de proyecto vs. restricciones del proyecto
Los supuestos de proyecto son solo uno de los muchos elementos que un director de proyectos debe considerar al desarrollar el plan de proyecto. Veamos otros aspectos que un director de proyectos debe identificar al inicio del proyecto para poder entregarlo con éxito.
Como hemos explicado, un supuesto de proyecto es aquello que se considera verdadero dentro de un proyecto. Puede tratarse de un evento o circunstancia que probablemente ocurra durante el ciclo de vida del proyecto. El director de proyectos puede hacer este tipo de supuestos porque cuenta con experiencia, puede investigar datos históricos y consultar a expertos.
Una restricción del proyecto es una limitación para el proyecto. Puede tratarse de cualquier elemento, desde el presupuesto hasta el cronograma y los recursos necesarios para ejecutar el proyecto. Según la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK) del Project Management Institute, existen seis restricciones en los proyectos: alcance, calidad, cronograma, presupuesto, recursos y riesgos.
Al igual que los supuestos de proyecto, estas restricciones se identifican al inicio del proyecto y crean los límites dentro de los cuales se ejecutará. Normalmente, existen dos tipos de restricciones. Las restricciones empresariales son cuestiones de alto nivel que dependen de la organización. Es poco común que estas restricciones cambien. Las restricciones técnicas son aquellas que limitan las opciones de diseño. Son fijas y cualquier cambio en ellas afectará el plan de proyecto.
La diferencia es que los supuestos se consideran verdaderos, mientras que las restricciones son verdaderas. Los supuestos tienden a ser positivos para el proyecto, mientras que las restricciones no. Si un supuesto resulta ser falso, puede afectar negativamente al proyecto, mientras que las restricciones falsas son beneficiosas.
Supuestos de proyecto vs. riesgos del proyecto
Está claro que los supuestos de proyecto implican algo que se espera que ocurra. Puede verse el riesgo del proyecto de manera similar. Los riesgos pueden ser positivos o negativos, pero también son supuestos. Si un riesgo realmente ocurre en el proyecto, deja de ser un riesgo y se convierte en un problema o incidente que debe resolverse o aprovecharse.
Sin embargo, aunque los supuestos de proyecto y los riesgos del proyecto son similares, no son lo mismo. La diferencia radica en el punto de vista. Si ocurre un riesgo, el proyecto se verá afectado positiva o negativamente. En cambio, si un supuesto no se cumple durante el ciclo de vida del proyecto, el proyecto se verá afectado.
ProjectManager ayuda a monitorear los supuestos de proyecto
Para evitar supuestos incorrectos, necesita un software de gestión de proyectos que pueda monitorear datos en tiempo real. ProjectManager es un software de gestión de proyectos online que permite monitorear los supuestos de proyecto en tiempo real. Esto permite a los directores de proyectos tomar decisiones más acertadas. Además, nuestras herramientas de gestión de riesgos le ayudan a identificar, monitorear y mitigar riesgos en sus proyectos.
Monitoree en tiempo real con paneles en vivo
Los directores de proyectos deben revisar el progreso y el desempeño durante todo el ciclo de vida del proyecto. Nuestros paneles en tiempo real les ofrecen una vista de alto nivel cuando la necesiten. No requieren configuración y nuestra herramienta recopila y calcula automáticamente seis métricas del proyecto que se muestran en gráficos y diagramas fáciles de entender.
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Se asume que los recursos rendirán según lo esperado. Si detecta un problema de carga de trabajo en el panel en tiempo real, simplemente cambie al gráfico de carga de trabajo. Está codificado por colores, lo que facilita ver quién está sobreasignado y quién necesita más trabajo. Luego puede equilibrar la carga de trabajo del equipo directamente desde el gráfico. Así de simple.
Nuestra herramienta también facilita ver la disponibilidad del equipo al programar tareas, monitorear el tiempo que dedican a esas tareas con hojas de tiempo seguras y brindarles una plataforma colaborativa para compartir archivos, comentar y trabajar mejor en conjunto. El único supuesto que puede dar por verdadero es que ProjectManager le ayudará a entregar un proyecto exitoso.
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