El mantenimiento es una parte esencial de industrias como la construcción y la manufactura. Mantiene el equipo en condiciones óptimas de funcionamiento, lo que mejora la eficiencia y la calidad, y mantiene el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto. Un programa de mantenimiento asegura que esas tareas se realicen de manera regular.
Aprende cómo crear un programa de mantenimiento y descarga una plantilla gratuita de programa de mantenimiento para comenzar. Lee sobre los beneficios de un programa de mantenimiento eficaz y descubre cómo un plan de mantenimiento puede ayudar a una variedad de industrias.
¿Qué es la programación de mantenimiento?
La programación de mantenimiento es el proceso mediante el cual los departamentos de mantenimiento planifican, organizan y coordinan las actividades involucradas en el mantenimiento del equipo para garantizar que todo funcione correctamente.
¿Qué es un programa de mantenimiento?
Un programa de mantenimiento es un plan detallado que incluye el momento y la frecuencia de las actividades de mantenimiento para equipos, maquinaria e instalaciones dentro de una organización. Su propósito es asegurar que estos activos estén en condiciones óptimas de funcionamiento, reduciendo el tiempo de inactividad y extendiendo la vida útil del equipo. Incluye el inventario de activos, las actividades de mantenimiento, la frecuencia, el personal responsable, la documentación y la identificación de los recursos necesarios para realizar las tareas de mantenimiento.
Tener un programa de mantenimiento bien estructurado reduce el tiempo de inactividad no programado mediante la planificación proactiva y la asignación de recursos para las tareas de mantenimiento.
Implementar un programa de mantenimiento resolverá problemas antes de que corran el riesgo de provocar fallas en la maquinaria y detener la producción, lo que genera retrasos y costos adicionales. Además, un programa de mantenimiento puede extender la vida útil del equipo y aumentar su eficiencia operativa.
El software de gestión de proyectos puede ayudar a las organizaciones a cumplir con su programa de mantenimiento. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios con múltiples vistas que ayudan a mantener los programas de mantenimiento en marcha. Los diagramas de Gantt pueden programar tareas de mantenimiento, asignar recursos y rastrear costos. Configura tareas recurrentes para las actividades de mantenimiento. Las notificaciones por correo electrónico y dentro de la aplicación aseguran que nada se pase por alto. Comienza hoy gratis con ProjectManager.
Tipos de programas de mantenimiento
Existen muchos tipos de programas de mantenimiento. Cada uno cumple un propósito diferente según las necesidades de la organización, el equipo y los objetivos operativos. A continuación se presentan algunos de los tipos más comunes de programas de mantenimiento.
Programa de mantenimiento preventivo
Esto implica actividades de mantenimiento programadas regularmente para prevenir de manera proactiva fallas en el equipo, como realizar inspecciones rutinarias, lubricación, cambios de filtros y reemplazo de piezas según intervalos de tiempo, ya sean mensuales o trimestrales.
Programa de mantenimiento correctivo
Cuando el mantenimiento se realiza después de que ha ocurrido una falla, se denomina correctivo y busca restaurar el equipo a su condición operativa. Por ejemplo, reparar o reemplazar componentes dañados después de un mal funcionamiento del equipo.
Programa de mantenimiento predictivo
La condición del equipo, en lugar de un cronograma fijo, define las actividades en el mantenimiento predictivo. Se utilizan herramientas y técnicas de monitoreo para predecir cuándo debe realizarse el mantenimiento, como el análisis de vibraciones, la termografía y el análisis de aceite.
Programa de mantenimiento basado en la condición
Similar al mantenimiento predictivo, este se centra en datos en tiempo real y en el monitoreo de la condición del equipo para determinar cuándo debe realizarse el mantenimiento. Por ejemplo, monitorear temperatura, presión y niveles de desgaste solo debe activar acciones de mantenimiento cuando se alcanzan ciertos umbrales específicos.
Programa de mantenimiento basado en el tiempo
Esta es una estrategia de mantenimiento que implica realizar actividades de mantenimiento en intervalos regulares y predeterminados, sin importar la condición real del equipo. Está diseñada para prevenir fallas en los equipos y asegurar un rendimiento óptimo mediante el mantenimiento regular de maquinaria y sistemas según una línea de tiempo establecida.
¿Cómo hacer un programa de mantenimiento?
La programación de mantenimiento comienza con un programa de mantenimiento. Para crear un programa de mantenimiento eficaz y garantizar que el equipo sea revisado, mantenido y reemplazado según sea necesario, sigue estos cuatro pasos.
1. Haz una lista de todo el equipo que debe mantenerse
Para tener un programa de mantenimiento, primero, el equipo debe inventariarse. Esto implica inspeccionar minuciosamente la maquinaria y equipamiento utilizado en el proceso de producción y hacer una lista completa de todo para que nada se pase por alto. Asegúrate de que la lista de equipos esté completa. No dejes fuera nada que requiera mantenimiento regular. Esto ayudará a que la programación de mantenimiento sea más eficaz.
2. Identifica las actividades de mantenimiento
Una vez que se haya elaborado la lista de equipos y se haya incluido la maquinaria esencial, el siguiente paso es comprender las actividades necesarias para el programa de mantenimiento. Cada pieza de equipo tiene diferentes requisitos. Investígalos y agrégalos a la lista de equipos después de cada máquina. Esto incluye priorizar qué equipo tiene el mayor retorno de inversión o cuál se usa con mayor frecuencia, así como los costos de reparación o reemplazo. Una lista de verificación de estas actividades de mantenimiento agiliza la programación de mantenimiento.
3. Determina la frecuencia del mantenimiento
Programa inspecciones y mantenimiento según la frecuencia requerida para cada pieza de equipo. Es probable que haya actividades que deban realizarse diariamente, mientras que otras pueden esperar una semana o un mes, o pueden realizarse cuando sea necesario mediante una orden de trabajo. Esto puede incluir inspecciones, reparaciones y otras tareas de mantenimiento. Asegúrate de definir la frecuencia de mantenimiento para cada elemento de la lista de equipos.
4. Define las fechas de mantenimiento
Finalmente, para ejecutar el programa de mantenimiento, toda la información anterior debe calendarizarse. Esto incluye programar el programa de mantenimiento para asegurar que cada pieza de equipo reciba el mantenimiento que requiere con la frecuencia necesaria para que continúe funcionando como se espera. Este programa de mantenimiento debe supervisarse y ajustarse según sea necesario.
Ejemplo de programación de mantenimiento
Veamos un ejemplo de programación de mantenimiento en una planta de manufactura. El trabajo de mantenimiento se organiza en torno a varios equipos críticos: el compresor de aire, el generador eléctrico, el montacargas, la banda transportadora, el sistema HVAC, la caldera, el taladro industrial y el panel eléctrico principal.
Primero, se lista cada equipo; luego, se definen las actividades de mantenimiento, la frecuencia y las fechas del último y próximo servicio. El departamento de mantenimiento ya ha realizado esta planificación, como se muestra en la tabla. Para comprender mejor el proceso, nos centraremos en el compresor de aire industrial y el generador eléctrico, dos activos esenciales para mantener la producción estable.
El compresor de aire es fundamental para alimentar herramientas neumáticas y garantizar que las líneas de producción operen sin interrupciones. El generador eléctrico, por su parte, asegura la continuidad operativa en caso de fallas en la red, evitando paros costosos y retrasos en la fabricación.
Debido a su importancia, el equipo de mantenimiento ha establecido actividades específicas para cada uno. El compresor se revisa cada 30 días, lo que incluye limpieza de filtros, lubricación y pruebas de presión. El generador requiere un servicio más profundo cada 90 días, como cambio de aceite, inspección de cables y pruebas de carga.
Toda esta programación se integra en el calendario general de producción para minimizar interrupciones y garantizar que la planta opere con la máxima eficiencia. Mantener estos equipos en buen estado no solo evita tiempos muertos, sino que también protege la calidad del producto final y la satisfacción del cliente.
Plantilla de programa de mantenimiento
Si bien el software de gestión de proyectos es superior para gestionar la programación de mantenimiento en comparación con las hojas de cálculo de Excel, algunos necesitan probar otros métodos antes de darse cuenta de este hecho. Por lo tanto, esta plantilla gratuita de programa de mantenimiento para Excel puede ofrecer una herramienta práctica para crear un programa de mantenimiento y descubrir los pros y los contras de usar hojas de cálculo para la programación de mantenimiento.
Este programa de mantenimiento gratuito para Excel tiene todo lo necesario para la programación de mantenimiento. Hay una columna para enumerar el equipo, otra con un menú desplegable para identificar su condición y luego una columna para anotar la frecuencia del mantenimiento en días. La plantilla del programa de mantenimiento es totalmente personalizable y puede editarse fácilmente para agregar o eliminar columnas y adaptarse a cualquier plan de mantenimiento.
Beneficios de una programación de mantenimiento efectiva
Una programación de mantenimiento efectiva ayuda a las empresas a centrarse en el futuro y, al hacerlo, los posibles problemas que pueden interrumpir el trabajo se resuelven antes de que se conviertan en un inconveniente. Los breves intervalos de interrupción del trabajo valen la pena frente a los beneficios de la programación de mantenimiento.
Algunos de esos beneficios incluyen una mayor productividad, ya que el equipo siempre funciona de manera óptima y no se descompone inesperadamente. Esto también conduce a una mayor eficiencia operativa, permitiendo que el trabajo avance con mayor fluidez.
Otros beneficios incluyen una disminución en las piezas de repuesto. No hay razón para acumular piezas de repuesto con una programación de mantenimiento regular, porque esas piezas se reemplazan antes de que fallen. Esto también mejora el flujo de trabajo general, manteniendo a los equipos trabajando en lugar de esperar a que el equipo sea reparado.
La programación de mantenimiento regular significa menos lesiones y menos tiempo de inactividad, menos movimiento de recursos y menores costos de producción. Todo esto se combina en un proceso de producción más eficiente, manteniendo el equipo en funcionamiento y aprovechando al máximo los equipos, que pueden trabajar a capacidad.
¿Qué industrias pueden beneficiarse de la planificación de mantenimiento?
El mantenimiento suele considerarse un término elegante para lo que hace un conserje. Limpiar pasillos y baños es mantenimiento y es importante. Sin embargo, el campo es mucho más grande que una persona empujando un trapeador y un balde. De hecho, el mantenimiento es un gran negocio que se encuentra en muchas industrias.
Ya sea que una empresa tenga un departamento interno de mantenimiento o subcontrate el trabajo, se puede encontrar planificación de mantenimiento en industrias como la educación, la minería, la energía, las instalaciones, la atención médica y el almacenamiento y distribución. A continuación, se presentan dos industrias que se benefician de la planificación de mantenimiento, las cuales explicaremos con mayor detalle.
Construcción
La construcción trabaja con equipo pesado como grúas, excavadoras, niveladoras y bulldozers. Este equipo no solo es grande, sino también costoso y, por lo tanto, mantener estas máquinas en funcionamiento es una prioridad. La planificación de mantenimiento minimiza el tiempo de inactividad del equipo y mantiene en marcha las actividades del sitio de construcción.
También hay cuestiones de seguridad en un sitio de construcción que requieren un tipo de mantenimiento mediante inspecciones de protección. Esto maximiza la seguridad de los activos de construcción. Mantener un buen mantenimiento y monitorear regularmente el sitio y el equipo significa menos averías, emergencias y riesgos de accidentes.
Manufactura
La manufactura utiliza activos complejos y de gran tamaño. Este equipo a veces funciona de manera continua durante largos periodos, lo que afecta el rendimiento. La planificación de mantenimiento evita costosas fallas de equipo que detienen la producción. También permite que las máquinas funcionen por más tiempo, ya que reemplazarlas es costoso.
Programar el mantenimiento mantiene a todos atentos al mantenimiento próximo, lo cual puede incorporarse al programa para causar la menor interrupción posible. El mantenimiento preventivo también es clave, ya que evita fallas repentinas que son muy costosas. Tener un plan y un programa de mantenimiento significa menos tiempo de inactividad de los activos, lo que conduce a una mayor productividad y ganancias para los fabricantes.
Cómo ProjectManager ayuda con la programación de mantenimiento
Poder crear un programa de mantenimiento y gestionar esas actividades para asegurar que se realicen cuando se necesitan requiere más que una plantilla estática. La plantilla gratuita anterior puede ayudar, pero debe actualizarse manualmente, no es colaborativa y no recuerda al equipo de mantenimiento cuándo debe hacerse el trabajo. Sin embargo, un software de gestión de proyectos como ProjectManager sí puede hacerlo.
Las múltiples vistas del proyecto permiten que los gestores creen programas de mantenimiento en diagramas de Gantt, mientras que los equipos de mantenimiento usan tableros kanban o listas de tareas para completar sus actividades. Todas estas vistas están conectadas, así que si ocurre un cambio en una, todas se actualizan juntas.
Haz seguimiento de costos y utilización de recursos
El mantenimiento cuesta dinero y esos costos ya están contemplados en un presupuesto mayor. Para asegurarte de que el programa de mantenimiento no se exceda de ese presupuesto, usa los paneles en tiempo real para monitorear costos, tiempo y más. El panel o panel de portafolio puede recopilar automáticamente datos en vivo y mostrarlos en gráficos y tablas fáciles de leer. Usa las funciones de informes personalizables para obtener más detalles sobre variación, hojas de tiempo y carga de trabajo.
Equilibra la carga de trabajo del equipo
Gestionar recursos limitados para cumplir con todos los objetivos de un programa de mantenimiento es fundamental para una planificación de mantenimiento exitosa. Al incorporar al equipo de mantenimiento, configura su disponibilidad, como tiempo personal, vacaciones y feriados globales. Esto facilita asignarlos a las tareas. Ve a la página del equipo o al gráfico de carga de trabajo para obtener una vista general de la asignación de recursos del equipo. Si algunos están subasignados mientras otros están sobreasignados, equilibra su carga de trabajo directamente desde el gráfico y mantenlos trabajando a capacidad.
ProjectManager es un software en línea de gestión de proyectos y portafolios que conecta a los equipos, ya sea que estén en la oficina, en el sitio de trabajo o en cualquier otro lugar. Pueden compartir archivos, comentar a nivel de tarea y mantenerse actualizados con notificaciones por correo electrónico y dentro de la aplicación. Comienza hoy gratis con ProjectManager.