Ya sea que tu evento sea grande o pequeño, tendrá un costo. Para evitar gastos excesivos y prever un costo preciso del evento, necesitarás un presupuesto de evento. Nuestra plantilla gratuita de presupuesto de evento para Excel te ayuda a estimar el costo de cada aspecto de tu evento, desde el lugar hasta los ponentes. No te excedas del presupuesto: planifica con anticipación con nuestra plantilla gratuita de presupuesto de evento para Excel.
Para descargar esta plantilla gratuita de presupuesto de evento, haz clic en la imagen.
¿Qué es un presupuesto de evento?
Un presupuesto de evento es una estimación de los gastos involucrados en la creación de un evento. Proporcionará un costo para cada tarea en función de los recursos necesarios para completarla. Tener un presupuesto de evento te ayuda a calcular el costo del evento y luego te permite hacer seguimiento de esos costos mientras te preparas para el evento.
Es útil usar una estructura de desglose de trabajo para determinar todos los entregables del evento. De esta manera puedes asignar los recursos necesarios a las tareas que se necesitan para crear el entregable. Este es el punto de partida de un presupuesto de evento, pero también del cronograma del evento. Ambos son fundamentales cuando creas tu plan de evento.
El presupuesto del evento se crea antes del evento y a veces puede hacer que un organizador de eventos se dé cuenta de que el evento no es viable. El evento podría resultar demasiado costoso. Siempre es mejor descubrirlo antes de comenzar a invertir dinero en lo que será una causa perdida. Pero entraremos en más razones por las que necesitas una plantilla de presupuesto de evento en la siguiente sección.
Una vez que tengas el presupuesto del evento establecido, querrás añadirlo a un plan de evento. El software de gestión de proyectos te ayuda a organizar todas esas tareas y más. ProjectManager tiene potentes diagramas de Gantt que organizan tareas, vinculan los cuatro tipos de dependencias de tareas e incluso filtran por la ruta crítica para ayudarte a identificar tareas esenciales y no esenciales. Una vez que tengas tu plan programado, establece una línea base y podrás hacer seguimiento de tu presupuesto planificado y cronograma frente a tus costos reales y progreso para ayudarte a mantenerte dentro del presupuesto. Comienza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.
Por qué necesitas una plantilla de presupuesto de evento
Primero, explicaremos el beneficio de usar una plantilla de presupuesto de evento y luego entraremos en las razones más generales para usar un presupuesto de evento al planificar uno. Primero, una plantilla significa que el trabajo ya ha sido iniciado por ti. La plantilla de Excel tiene las fórmulas establecidas para sumar tus gastos y mostrarte el presupuesto y luego compararlo con tus costos reales para mantenerte dentro de ese presupuesto. Puedes archivar la plantilla de Excel y usarla como datos históricos cuando planifiques otro evento similar.
En términos generales, crear un presupuesto de evento hace varias cosas. Estimar el costo del evento te ayudará a determinar si el evento realmente debería realizarse. También puedes usar nuestra plantilla gratuita de presupuesto de evento para Excel para hacer seguimiento de tus costos mientras ejecutas el evento. Lo explicaremos más adelante, pero es una excelente herramienta para ayudarte a mantenerte dentro de tu presupuesto. Naturalmente, un presupuesto de evento pronosticará el costo del evento y también te dará una idea del dinero que podría generar, ayudándote a obtener la aprobación del evento. Es fácil añadir la plantilla gratuita a la propuesta del evento y crear una presentación convincente.
Cómo usar esta plantilla de presupuesto de evento
Una vez que descargues nuestra plantilla gratuita de presupuesto de evento para Excel, verás que está dividida en siete categorías de costos del evento. Pero la plantilla es completamente personalizable. Puedes añadir o eliminar categorías según lo consideres conveniente; nosotros simplemente añadimos las que generalmente corresponden a los gastos asociados con la gestión de un evento.
Categorías de costos del evento
Las categorías de costos del evento van desde los costos del local hasta el entretenimiento para los asistentes. Todas estas categorías se desglosan en las distintas tareas que serán necesarias para preparar esa categoría en particular, incluyendo el costo de mano de obra y materiales. Hay un total de estos costos estimados, que es la partida del presupuesto, y luego una columna en la que puedes añadir los costos reales para hacer seguimiento de los costos de tu evento y ayudarte a mantenerte dentro del presupuesto.
Costos del lugar
Este probablemente será tu mayor gasto. El lugar también es una de las categorías más importantes de tu presupuesto de evento. Querrás encontrar un espacio que sea lo suficientemente grande para albergar a los asistentes esperados y que complemente el evento. Ten en cuenta que no querrás gastar demasiado en el lugar.
Costos de equipamiento
Casi con certeza habrá costos de equipamiento asociados con el evento. Si tienes ponentes, necesitarás un sistema de audio/visual y posiblemente un servicio de transmisión en línea si planeas compartir el evento por internet. Podrías asociarte con un servicio de venta de entradas. Hay muchos elementos pequeños y grandes que debes pensar detenidamente para evitar costos inesperados.
Costos de viaje y alojamiento
El transporte y el alojamiento pueden abarcar desde volar a los ponentes hasta reservar hoteles o disponer de estacionamiento para los asistentes. Si tienes estacionamiento, podrías considerar servicio de valet. Si no tienes estacionamiento, quizás quieras ofrecer transporte al evento o servicios de viaje compartido. Nuevamente, todos estos costos deben pensarse con anticipación para tener un presupuesto más preciso.
Costos de marketing
Igual de importante que el lugar es el marketing. Si no puedes llegar a tu audiencia objetivo y comunicarle la importancia del evento, nadie asistirá. Esto puede incluir señalización o campañas de correo electrónico, la creación de un sitio web, correo directo, etc. Antes de hacer todo eso, por supuesto, debes tener definida tu audiencia objetivo y luego crear el contenido de marketing, como el diseño de marca, el tono de voz y otros elementos estilísticos. Luego deben adaptarse al canal en el que se distribuirán. Hay mucho trabajo y costos relacionados con esta categoría del evento.
Costos de personal
Los eventos no se organizan solos. Necesitarás un equipo que probablemente requerirá reclutar y contratar trabajadores temporales. Más allá del costo de estos freelancers, está el trabajo de crear y publicar descripciones de puestos, revisar currículos enviados y entrevistar a candidatos potenciales. Esto requiere mucho tiempo y esfuerzo. Asegúrate de anotar los costos en esta plantilla de presupuesto de evento para Excel.
Alimentación y catering
Casi todos los eventos tendrán algún tipo de alimentos y bebidas, ya sea una comida completa o simplemente café. Esa sería la primera decisión: qué tipo de alimentos y la calidad de los mismos. Dependiendo del evento, podrías organizarlo tú mismo con pasteles y café, o podrías querer algo más elaborado, lo que requerirá los servicios de un caterer profesional y su equipo. Eso ni siquiera incluye mesas, sillas, servilletas, etc. El alcohol es otra consideración, y debes verificar si el lugar tiene licencia para esa venta. Cualquiera que sea tu elección, será una partida en tu presupuesto.
Ponentes / Entretenimiento
La mayoría de los eventos tienen un ponente principal, mesas redondas e incluso algún tipo de entretenimiento, como una recepción de networking que podría incluir una banda o un DJ. Esto abre la necesidad de un escenario o pista de baile, honorarios de presentación, producción de video, gráficos, viajes, etc. Algunos de estos costos estarán asignados en otras categorías, pero puede que quieras extraerlos para esta categoría específica.
Plantillas de gestión de eventos
La plantilla de presupuesto de evento para Excel no es la única plantilla gratuita que puedes descargar de la página de plantillas de nuestro sitio. Allí encontrarás docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que abordan cada fase de tu proyecto. Aquí hay un par de plantillas relacionadas con eventos que puedes descargar gratis ahora.
El presupuesto del evento es solo una parte de un plan de evento más amplio, que puedes delinear cuando descargues nuestra plantilla gratuita de plan de evento para Excel. Aquí puedes programar todas tus tareas, estimar su duración y hacer seguimiento de si han comenzado o terminado.
Plantilla de propuesta de evento
Antes de poder estimar tu presupuesto de evento, debes proponer la idea. Usar nuestra plantilla gratuita de propuesta de evento para Word te ayuda a vender el evento explicando su propósito, los objetivos y las metas, así como la audiencia objetivo, el cronograma y más.
Cómo ProjectManager te ayuda a hacer seguimiento de tu presupuesto de evento
Las plantillas son excelentes para proponer el evento y obtener su aprobación, luego planificarlo y presupuestarlo, pero después querrás usar software de gestión de proyectos. Las plantillas son documentos estáticos, pero ProjectManager ofrece datos en tiempo real para ayudarte a tomar decisiones más informadas. Nuestro software tiene diagramas de Gantt para planificar y luego cuatro vistas de proyecto adicionales —tableros kanban, listas de tareas, calendario y vistas de hoja— que permiten a tu equipo trabajar como prefiera. Luego puedes hacer seguimiento de su progreso en cualquier lugar e incluso gestionar recursos para garantizar el éxito de tu evento.
Haz seguimiento del progreso con paneles de control en tiempo real
Un productor de eventos puede estar en todas partes a la vez, siempre que use nuestro software. Con solo cambiar al panel de control en vivo, puede obtener una visión general de alto nivel del trabajo que se está realizando en ese momento. El panel de control captura automáticamente datos en tiempo real y los muestra en gráficos y tablas fáciles de leer que muestran el estado general del proyecto, tareas, tiempo, costo, carga de trabajo y progreso. A diferencia de las herramientas de planificación básicas, no te hacemos perder tiempo en un largo proceso de configuración. Está listo cuando tú lo estás.
Mantén la productividad con herramientas de gestión de recursos
Para garantizar que el evento se desarrolle sin contratiempos, necesitas hacer seguimiento del trabajo que se está realizando para organizarlo y gestionarlo durante el transcurso del evento. Nuestras herramientas de gestión de recursos te ayudan a registrar la disponibilidad de tu equipo, incluyendo festivos y días de vacaciones, sus habilidades, y luego monitorear su carga de trabajo. Nuestro gráfico de carga de trabajo está codificado por colores para que sea fácil ver si alguien tiene una carga excesiva. Luego puedes reasignar sus tareas directamente desde el gráfico para equilibrar la carga de trabajo y mantener a todos trabajando a plena capacidad.
Más contenido relacionado con la gestión de eventos
Si aún tienes curiosidad sobre presupuestos, planificación y gestión de eventos, tenemos más contenido para que leas. Nuestro sitio es un centro en línea para todo lo relacionado con la gestión de proyectos, en muchos sectores diferentes. Publicamos blogs semanales, guías detalladas, vídeos tutoriales, eBooks y, por supuesto, plantillas. Aquí hay algunos de nuestros recursos relacionados con eventos.
- Cómo crear un presupuesto de evento
- 10 plantillas gratuitas de gestión de eventos para Excel y Word
- Gestión de eventos: guía rápida
ProjectManager es el mejor software de planificación de eventos
Ahora que has leído sobre la gestión de eventos, debería quedar claro que ProjectManager es una herramienta que necesitas para hacer el trabajo correctamente. Nuestro software en la nube te conecta con equipos en el sitio y en la oficina, permitiéndote compartir archivos y comentar a nivel de tarea para fomentar una mejor colaboración. Tenemos herramientas de gestión de tareas y de riesgos para garantizar que tu proyecto sea productivo y no se retrase, además de informes para mantener a los interesados informados. Comienza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.