Un evento es un proyecto. Debes planificarlo, ejecutarlo y cerrarlo dentro de un cronograma específico y con un presupuesto limitado. Para que un evento sea exitoso, necesitas un plan de evento que coordine todos los elementos y garantice que encajen correctamente.
Un buen punto de partida es una plantilla de plan de evento. Nuestra plantilla gratuita en Excel divide tu evento en fases y actúa como lista de verificación para asegurarte de que todo salga sin contratiempos.
Para descargar esta plantilla gratuita de planificación de eventos, haz clic en la imagen.
¿Qué es una plantilla de plan de evento?
Una plantilla de plan de evento es un documento que describe todos los pasos que debes seguir para alcanzar los objetivos del evento que organizas. En este sentido, funciona de manera muy similar a un plan de proyecto.
Esta plantilla gratuita en Excel reúne todas las tareas necesarias para organizar el evento de principio a fin. Hay recursos que identificar y gestionar, un lugar que elegir y alquilar, entre otros elementos. El plan de evento es el primer documento donde se registran todos estos aspectos.
La estructura de una plantilla de plan de evento puede variar. Puede tener formato de lista de tareas con más detalles o diseñarse como una línea de tiempo para mostrar las tareas en orden cronológico. Una lista permite añadir estimaciones de tiempo, responsables y otros datos, mientras que una línea de tiempo ofrece una visión global del proyecto.
Cuándo usar una plantilla de plan de evento
Si estás leyendo esto, probablemente te hayan encargado organizar un evento. En ese momento, esta plantilla de planificación es la herramienta que necesitas. Si debes presentar tu plan a los interesados y el evento involucra a varios departamentos, la plantilla es el primer paso.
Después, podrás definir los objetivos del evento. Lo ideal es iniciar este proceso de cuatro a seis meses antes de la fecha. Para eventos pequeños, un mes puede ser suficiente. Asegúrate de tener todos los contratos firmados al menos unas semanas antes.
Una plantilla cubre lo básico, pero el software de gestión de proyectos te brinda las herramientas para planificar y ejecutar. ProjectManager organiza todos los pasos previos y asegura que se integren sin problemas. Usa tableros kanban en línea para organizar tareas y dar seguimiento al progreso. Controla gastos y cargas de trabajo con datos en tiempo real para mantener el cronograma. ¡Pruébalo gratis hoy mismo!
¿Quién debería usar una plantilla de plan de evento en Excel?
Diversos roles dentro de una organización pueden beneficiarse al utilizar una plantilla de plan de evento.
- Planificador o coordinador de eventos: Los planificadores o coordinadores profesionales supervisan y ejecutan las fases de planificación, organización y ejecución del evento. Esto implica gestionar el proyecto, planificar el presupuesto, coordinar proveedores y más, todo lo cual pueden detallar en la plantilla.
- Equipo organizador del evento: Usarán la plantilla como centro de colaboración para centralizar información y dividir tareas. El equipo puede clasificar el trabajo en secciones como patrocinios, marketing, logística y entretenimiento. Es útil para asignar roles, monitorear el progreso y asegurar que las metas se cumplan.
- Equipos de marketing o relaciones públicas (RR. PP.): Estos profesionales utilizan la plantilla para estrategias de promoción, mensajes de marca y participación de la audiencia. Incluyen objetivos de marketing, cronogramas publicitarios, creación de contenido y actividades con los medios.
- Director de proyecto: Usará la plantilla para eventos estructurados, como eventos corporativos. La plantilla incluye campos para asignación de recursos, evaluación de riesgos, control de calidad y análisis de interesados, garantizando que todo esté alineado con los objetivos del proyecto.
Por qué necesitas una plantilla de plan de evento
Una plantilla de plan de evento actúa como un registro de todas las tareas necesarias para lograr un evento exitoso. Sin un documento compartido que defina lo que hay que hacer, no se puede programar. Sin colocar el evento en un marco temporal viable, aumentan las posibilidades de incumplir plazos.
La plantilla funciona como herramienta organizativa. Los eventos son complejos, desde una pequeña fiesta hasta una conferencia empresarial. Este recurso te mantiene organizado y ahorra tiempo, que junto con el dinero suele ser la mayor limitación.
Además, usar nuestra plantilla gratuita en Excel te permitirá atender los detalles que pueden definir el éxito o fracaso del evento. Si no promocionas, nadie asistirá. Si el menú no tiene variedad, los invitados pueden molestarse. Si olvidas incluir seguridad, guardarropa o aparcacoches, tendrás un problema serio. La plantilla asegura que cubras todos los aspectos.
Qué incluye esta plantilla de plan de evento en Excel
A continuación, un desglose de los componentes de esta plantilla. Puedes añadir o eliminar elementos según las necesidades de tu evento.
Resumen del evento
En esta sección se listan los datos básicos: nombre, fechas de inicio y fin, lugar, descripción y objetivos. Si hay contactos clave como el coordinador, miembros del equipo o proveedores, se registran aquí.
Resumen del presupuesto del evento
Aquí se desglosan los elementos del presupuesto. Incluye categorías como equipo, materiales, marketing, entretenimiento, permisos, seguros y fondo de contingencia. Añade el costo estimado de cada ítem y ajusta las filas según sea necesario.
Tareas del evento
En la sección de planificación, se detallan todas las tareas. Incluye descripción, responsable, horas estimadas, costos estimados y reales. También hay columnas para el estado de la tarea, si ha comenzado o finalizado. La sección de línea de tiempo permite registrar las fechas de inicio y finalización.
Cómo usar la plantilla de plan de evento en Excel de ProjectManager
La plantilla gratuita de ProjectManager está diseñada para que empieces a planificar rápidamente. Es personalizable para adaptarla al evento que debas organizar.
Está dividida en cuatro fases básicas de cualquier evento:
Fase de planificación
Todo evento comienza con un plan. Aquí se establecen los objetivos, la base de un evento exitoso. También se incluyen tareas como buscar patrocinadores, elaborar la lista de invitados, definir el lugar y contratar proveedores, ponentes y catering.
Fase de promoción
Todo evento exitoso requiere promoción. Puede ir desde diseñar invitaciones y volantes hasta trabajar con el equipo de marketing para la estrategia de relaciones públicas. En esta etapa, se comparte el plan con todos los involucrados para asegurar que estén alineados.
Fase de ejecución
¡Es hora del evento! Los días de la ejecución suelen ser los más estresantes, por lo que contar con un plan es esencial. Este actúa como un mapa que indica qué debe hacerse. Entre las tareas se incluyen coordinar los servicios contratados, como el catering. Antes de que empiece el evento, hay que montar el puesto de registro, preparar una sala para ponentes, gestionar la seguridad, el wifi y otros aspectos logísticos.
Fase de cierre
Cuando el evento termina —y esperamos que con éxito—, el trabajo aún no ha concluido. Hay que asegurarse de que los trabajadores reciban su pago y que todos los contratos estén firmados y cerrados, tal como sucede en la fase de cierre de proyecto. También suele ser necesario limpiar el lugar para garantizar la devolución del depósito de seguridad. En eventos empresariales, hacer un seguimiento con los asistentes es útil y servirá como base para un análisis posterior que determine qué funcionó y qué no, con el fin de mejorar en futuros eventos.
Cómo usar una plantilla de plan de evento con ProjectManager
Agregar tu plantilla de plan de evento a nuestro software te brinda herramientas para gestionar el evento y asegurar que todo ocurra según lo previsto. ProjectManager es una herramienta galardonada que organiza tareas, proyectos y equipos para ayudarte a trabajar de forma más eficiente.
Múltiples vistas
Al importar tu plan de evento en nuestra herramienta, podrás visualizarlo de distintas formas. Está la vista de calendario, el tablero kanban o la lista de tareas, que es como la plantilla pero más dinámica. Puedes personalizar etiquetas para cada tarea o usar nuestras predeterminadas, como la prioridad. También es posible adjuntar documentos e instrucciones directamente a las tareas.
Planifica en una línea de tiempo
En la vista de diagrama de Gantt podrás ver el plan de tu evento en una línea de tiempo. Esto facilita programar las tareas y vincular aquellas que dependan unas de otras, evitando cuellos de botella. Además, podrás dividir el proyecto en hitos que representen las fases del plan.
Haz seguimiento en paneles de control
Si debes informar a los interesados sobre el progreso, puedes mostrarles una vista general con nuestro panel de control en tiempo real, que se actualiza a medida que los equipos reportan su estado. Calcula y muestra automáticamente métricas como costos y tiempos para asegurar el cumplimiento de los plazos.
Estas son solo algunas de las funciones que te ayudarán a planificar y gestionar tu evento. Nuestro software en la nube ofrece datos en vivo para que siempre conozcas el avance y el rendimiento. Además, cuenta con almacenamiento ilimitado para guardar tu itinerario, contratos y datos de asistentes para un fácil seguimiento.
ProjectManager es una herramienta en la nube que ofrece datos en tiempo real para ayudarte a tomar mejores decisiones. Organiza todos los pasos necesarios para lanzar un gran evento. Nuestras funciones te permiten planificar, supervisar y generar informes de progreso para asegurar que todo salga como lo planeaste. Organiza tu próximo evento con ProjectManager solicitando esta prueba gratuita de 30 días.