Cuando estás creando un plan de proyecto, profundizas en los detalles. Pero cuando necesitas una vista de alto nivel, elaboras una hoja de ruta. Las hojas de ruta de proyecto te permiten tomar decisiones estratégicas mientras priorizas y comunicas el proyecto en líneas más generales. Descarga nuestra plantilla de hoja de ruta para Excel y obtén la estructura que necesitas tanto en formato de lista como en una línea de tiempo visual para capturar todas las fases y los hitos de tu proyecto.
Para descargar esta plantilla gratuita de hoja de ruta, haz clic en la imagen.
¿Qué es una plantilla de hoja de ruta?
Una hoja de ruta es una herramienta que muestra la estrategia de todas las fases principales del proyecto, incluyendo objetivos, hitos, entregables, recursos, riesgos, dependencias y la línea de tiempo planificada del proyecto. La hoja de ruta es una herramienta útil, independiente y distinta de un plan de proyecto, que es más específico.
La hoja de ruta de proyecto puede ayudar a tomar decisiones importantes sobre un proyecto en términos de su estrategia general, asignación de recursos y más. Es una herramienta valiosa para comunicar la estrategia y los objetivos del proyecto a los interesados.
Esta vista visual y de alto nivel del proyecto se presenta en una línea de tiempo similar al diagrama de Gantt tradicional utilizado para crear el plan y el cronograma del proyecto. Sin embargo, las plantillas de Excel son estáticas y los proyectos no lo son. Abre la hoja de ruta del proyecto en ProjectManager para crear una hoja de ruta dinámica, dar seguimiento a los detalles en tiempo real, gestionar recursos y mucho más. Empieza gratis con ProjectManager hoy mismo.
¿Por qué usar una plantilla de hoja de ruta?
Una plantilla de hoja de ruta ahorra tiempo y esfuerzo al proporcionarte la estructura y solo requerir que ingreses los objetivos y la estrategia de tu proyecto. Crear una hoja de ruta desde cero no es fácil, especialmente si intentas hacerlo en una hoja de cálculo como Excel.
En términos generales, una hoja de ruta de proyecto es una excelente manera de mantener al equipo y a los interesados al tanto de los objetivos del proyecto. Aunque estos se comparten al inicio, es fácil perder de vista el propósito del proyecto cuando estás inmerso en tareas específicas. La hoja de ruta mantiene los objetivos del proyecto visibles y como prioridad.
Una hoja de ruta es una herramienta esencial cuando se responde a cambios en el mercado o cuando un proyecto pivota, pues permite ver cómo estos cambios afectan la estrategia general. Esto es particularmente importante si gestionas múltiples proyectos y debes compartir recursos.
Las hojas de ruta son ideales para establecer expectativas, obtener aprobación y mantener informados a los interesados sobre el progreso del proyecto en el que han invertido. Los interesados no necesitan ver un plan de proyecto con cada tarea detallada; en su lugar, quieren una vista general, que es exactamente lo que ofrece la hoja de ruta.
¿Quién usa una plantilla de hoja de ruta?
El director del proyecto es quien utiliza la hoja de ruta con mayor frecuencia durante el proyecto. Es la persona responsable de determinar si el proyecto está cumpliendo sus objetivos estratégicos y de comunicar esa información al equipo y a los interesados.
El equipo del proyecto también usa la hoja de ruta, aunque de una forma distinta al director del proyecto. Los miembros del equipo no van a editar la hoja de ruta ni a decidir cómo se asignan los recursos, pero necesitan tener acceso a ella para asegurarse de seguir el rumbo definido.
Los interesados también utilizan una hoja de ruta, incluso sin involucrarse directamente con la herramienta. A diferencia del equipo, no consultan la hoja de ruta para obtener dirección. En su lugar, la usan para mantenerse informados sobre el estado del proyecto, lo cual ayuda al director del proyecto a gestionar sus expectativas y mantenerlos satisfechos.
¿Cómo usar una plantilla de hoja de ruta?
Nuestra plantilla de hoja de ruta para Excel está diseñada para que puedas ingresar datos fácilmente y ver la información relevante reflejada en una línea de tiempo del proyecto. En la parte superior de la hoja de cálculo se muestra el nombre del proyecto. Como ejemplo, creamos un proyecto ficticio de actualización del sistema de TI de la organización, pero puedes renombrarlo e insertar tu propio logotipo.
- Debajo de eso y hacia la izquierda, hay una hoja de cálculo común. Puedes personalizarla según tus necesidades, pero hemos creado una plantilla básica para ayudarte a comenzar. En la parte superior se incluyen encabezados de columna como nombre de la tarea, fecha de inicio, fecha de fin y duración del trabajo.
- Más abajo, aparece una lista del trabajo dividida en fases. Esto no incluye todas las tareas, sino únicamente los hitos principales que marcan el avance de cada fase. Una vez que ingreses el nombre y las fechas, la duración se calcula automáticamente. La línea de tiempo también se completa con el nombre y un gráfico de barras que refleja la duración de ese trabajo.
- Al ser una plantilla, deberás actualizarla manualmente a medida que el proyecto avance. Ten en cuenta que no estará vinculada a otras herramientas de gestión de proyectos, lo cual puede ser frustrante y generar más trabajo y tiempo dedicado a gestionar el proyecto.
Sin embargo, si abres la hoja de ruta del proyecto en ProjectManager, el progreso se actualiza automáticamente y los cambios se reflejan en tiempo real. También se conecta con otras funciones de gestión de proyectos, como gestión de tareas y recursos, múltiples vistas de proyecto, hojas de tiempo, tablero en tiempo real, funciones de informes y mucho más.
Otras plantillas que complementan tu plantilla de hoja de ruta en Excel
Si aún no estás listo para actualizar, nuestro sitio también es un centro completo de recursos de gestión de proyectos, con docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos que pueden ayudarte a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Aquí tienes algunas de las plantillas gratuitas que ofrecemos y que pueden complementar tu hoja de ruta del proyecto.
Plantilla de presupuesto del proyecto
La hoja de ruta del proyecto y el presupuesto del proyecto están vinculados y no puedes tener una sin la otra. Nuestra plantilla gratuita de presupuesto del proyecto para Excel te ayuda a estimar y gestionar todos los detalles financieros del proyecto. Registra los costos de tus recursos, controla tu presupuesto y mantén tu hoja de ruta precisa.
Plantilla de mapa de interesados de proyecto
Una de las razones de tener una hoja de ruta de proyecto es comunicarte con los interesados, pero debes comprenderlos antes de poder conectar con ellos. Nuestra plantilla gratuita de análisis de interesados para Excel te ayuda a identificar y gestionar sus expectativas y te permite comunicarte con ellos de manera más clara.
Plantilla de panel del proyecto
Al igual que una hoja de ruta, el panel ofrece una vista de alto nivel del proyecto. Rastrea varios indicadores para darte una visión general del progreso y desempeño del proyecto. Nuestra plantilla de panel del proyecto para Excel es un excelente complemento para tu hoja de ruta, ya que te permite informar a los interesados y detectar problemas para responder antes de que se conviertan en riesgos mayores.
¿Cómo la hoja de ruta de ProjectManager hace más que una plantilla?
ProjectManager es un software de gestión de proyectos que ofrece datos en tiempo real para ayudarte a tomar decisiones más informadas. Una plantilla estática no puede rastrear tu proyecto a medida que avanza y requiere que actualices la hoja de cálculo constantemente, lo que te quita tiempo de tareas más importantes. Nuestra herramienta proporciona actualizaciones en tiempo real, se sincroniza con todas nuestras funciones de gestión de proyectos y conecta equipos sin importar dónde o cuándo trabajen, manteniéndolos productivos con una única fuente de verdad.
Obtén una vista de alto nivel de tu proyecto
Haz seguimiento del progreso y desempeño del proyecto con nuestro panel en tiempo real. A diferencia de las herramientas básicas, no requiere configuración previa. Nuestro panel captura datos en vivo, los calcula y muestra los resultados en gráficos fáciles de leer con seis métricas del proyecto, ya sea para un solo proyecto o un portafolio. Si quieres profundizar en los datos, usa nuestros informes de un clic, que pueden filtrarse para mostrar solo la información que necesitas y compartirse fácilmente con los interesados para mantenerlos actualizados.
Gestiona recursos y equilibra cargas de trabajo
Las hojas de ruta son una excelente manera de equilibrar recursos a nivel de proyecto o portafolio. Nuestras funciones de gestión de recursos también te ayudan a gestionar costos a nivel de tarea. Cuando trabajas con recursos humanos, debes asegurarte de que trabajen a capacidad sin sobrecargarlos. Con nuestro gráfico de carga de trabajo puedes ver quién está haciendo qué de un vistazo y luego equilibrar las cargas directamente desde el gráfico para mantener la productividad sin agotar al equipo ni afectar la moral.
Nuestro software es colaborativo en esencia. Puedes comentar, compartir archivos y planes de proyecto en tiempo real. La herramienta es lo suficientemente flexible para trabajar con metodologías tradicionales, ágiles o híbridas. Las múltiples vistas del proyecto permiten que los equipos usen tableros kanban mientras los gerentes usan diagramas de Gantt. Otros departamentos pueden ver los mismos datos mediante listas de tareas, calendarios o la vista de hoja. ProjectManager es una sola herramienta para todos.
ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos que conecta equipos en cualquier lugar y momento. Planifica, monitorea e informa sobre los proyectos de manera más eficiente y garantiza el éxito. Únete a los miles de equipos que ya usan nuestro software. Empieza gratis con ProjectManager hoy mismo.