Todas las cosas buenas llegan a su fin, y los proyectos no son la excepción. Es necesario definir los criterios de finalización para que, cuando el proyecto concluya, puedas cerrar correctamente y transferir la documentación adecuada a las personas indicadas. El cierre de un proyecto es una de sus fases, y esta plantilla de cierre de proyecto gratuita para Word te ayudará a completarlo correctamente.
Para descargar esta plantilla gratuita de cierre de proyecto, haz clic en la imagen.
¿Qué es una plantilla de cierre de proyecto?
Una plantilla de cierre de proyecto es un documento o conjunto de documentos estandarizados que se utilizan para cerrar formalmente un proyecto. Su objetivo es recopilar la información esencial del proyecto para futuras referencias, incluyendo datos como la información general, la aceptación de los entregables, el presupuesto planificado versus el real, los recursos utilizados, la satisfacción de los interesados y un informe final del proyecto.
Esta plantilla garantiza que todos los proyectos se cierren de forma uniforme y estructurada. Además, proporciona un registro claro de los resultados y responsabilidades del proyecto que puede consultarse en futuras iniciativas.
¿Suena como una lista de tareas pendientes? Lo es, y el software de gestión de proyectos puede ayudarte a administrar mejor todos los elementos de esa lista para que nada quede sin atender. Con la vista de lista de ProjectManager obtienes mayor control y conectividad para optimizar el proceso. Al ser una herramienta basada en la nube, los interesados, equipos y proveedores pueden acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento para aprobar el trabajo. Además, puedes usar nuestros informes detallados para recopilar todos los datos del proyecto antes del cierre y aplicarlos en futuros proyectos. Incluso puedes crear tus propias plantillas a partir de proyectos existentes, para no empezar desde cero. Comienza gratis hoy mismo.
Por qué necesitas una plantilla de cierre de proyecto
Los gerentes de proyecto trabajan arduamente para planificar y ejecutar sus proyectos, pero no deben descuidar la fase final. Es tan importante como cualquier otra etapa y requiere la misma atención. El cierre del proyecto, siendo la última fase, es cuando deben firmarse y completarse todos los documentos y entregarse los informes finales. Por ello, nuestra plantilla de cierre de proyecto es fundamental si deseas mantener una documentación completa y organizada.
Idealmente, deberías seguir una lista de verificación antes de pasar al siguiente proyecto. Esto incluye revisar las lecciones aprendidas durante la ejecución. ¿Qué harías diferente? ¿Qué métodos resultaron eficaces? Al recopilar esta información, puedes evitar repetir errores y reforzar las prácticas que demostraron funcionar.
Aprobaciones finales de los interesados durante el cierre
Finalmente, llega el momento de las aprobaciones. Debes obtenerlas de tus interesados. Ellos deben firmar literalmente el cierre del proyecto, así que asegúrate de conseguir esas firmas. También están los contratos con miembros del equipo, contratistas y proveedores: debes verificar que se hayan cumplido adecuadamente y luego cerrarlos. No puedes pasar de un proyecto a otro sin haber resuelto todos estos elementos.
Finalización de finanzas y recursos en el informe de cierre
El dinero es un aspecto importante en la fase final del proyecto. Debes elaborar una lista con los costos totales y finales para asegurarte de haber cumplido con el presupuesto. También es el momento de realizar los pagos a los miembros del equipo, contratistas y proveedores, así como a los servicios utilizados durante la finalización del proyecto. ¡Asegúrate de que todos reciban su pago!
El cierre de un proyecto suele coincidir con el inicio de otro, por lo que otra responsabilidad clave es obtener apoyo de transición para facilitar el cambio. Luego podrás liberar recursos, archivar la documentación y, por último pero no menos importante, celebrar el éxito del proyecto. Este último punto no debe tomarse a la ligera: el equipo trabajó arduamente, y reconocer su esfuerzo fomenta la lealtad y ayuda a retener a los mejores profesionales para futuros proyectos.
Quién debe usar un informe de cierre de proyecto
Distintos roles dentro de una organización pueden utilizar un informe de cierre de proyecto. Los gerentes de proyecto son quienes lo usan con mayor frecuencia, ya que son responsables de garantizar que el proyecto se cierre formalmente y que los entregables sean aceptados. Este documento les sirve como guía del proceso de cierre y como registro completo del proyecto.
Los patrocinadores del proyecto pueden usarlo para aceptar oficialmente los entregables y confirmar que todos los objetivos se cumplieron. Utilizan el documento para firmar los resultados finales. Los miembros del equipo también pueden utilizar una plantilla de cierre de proyecto para contribuir a la sección de “lecciones aprendidas”, compartiendo ideas valiosas sobre lo que funcionó bien y lo que se puede mejorar.
Cómo usar esta plantilla de cierre de proyecto para Word
Has descargado nuestra plantilla gratuita, pero si solo la guardas en tu computadora, no servirá de nada. Debes usar este documento como una herramienta en la fase final del proyecto. Es un excelente contenedor para recopilar toda la información necesaria y cerrar correctamente cada fase. A continuación te explicamos cómo empezar.
1. Finalización del proyecto
Esta sección identifica los criterios necesarios para completar el proyecto y cualquier elemento pendiente que aún deba realizarse, incluso si el proyecto ya está listo para su finalización.
1.1 Criterios de finalización
Enumera los criterios que deben cumplirse para confirmar que el proyecto está finalizado. Para cada criterio listado, evalúa si se ha alcanzado o no a satisfacción del cliente.
1.2 Elementos pendientes
Enumera los elementos que aún deben realizarse, aunque el proyecto haya cumplido con los criterios de finalización mencionados anteriormente. Para cada elemento, indica las acciones que deben ejecutarse y el responsable de llevarlas a cabo.
2. Cierre del proyecto
Esta sección describe los próximos pasos necesarios para llevar a cabo el cierre del proyecto. Esto incluye la entrega de los entregables y la documentación al cliente, la finalización de los contratos con proveedores, la liberación de los recursos del proyecto hacia la organización (o el mercado) y la comunicación a todas las partes interesadas de que el proyecto ha sido formalmente cerrado.
2.1 Entregables
Define un plan de entrega para la transferencia de todos los entregables del proyecto al cliente.
2.2 Documentación
Define un plan de entrega para la transferencia de toda la documentación del proyecto al cliente.
2.3 Proveedores
Define un plan de entrega para la finalización de los contratos con los proveedores del proyecto.
2.4 Recursos
Define un plan de entrega para la liberación de todos los recursos del proyecto, incluidos el personal y el equipo utilizado.
2.5 Comunicación
Define un plan para comunicar el cierre del proyecto a todas las partes interesadas y grupos involucrados.
3. Aprobación
Esta sección formaliza la aceptación del cierre del proyecto. Incluye las firmas del director del proyecto y del patrocinador o cliente, quienes confirman que todos los entregables, documentos y actividades de traspaso se han completado satisfactoriamente, autorizando así el cierre oficial y la liberación de recursos asociados al proyecto.
Al firmar este documento, se otorga la aprobación para cerrar formalmente el proyecto y completar las actividades de entrega descritas anteriormente.
4. Anexos
Adjunta cualquier documentación que se considere relevante para el informe de cierre del proyecto. Ejemplos incluyen la documentación generada durante el desarrollo (como el dossier de justificación, estudio de viabilidad, términos de referencia, plan del proyecto, de recursos, financiero, de calidad o de aceptación) y cualquier otra información o correspondencia pertinente.
Ejemplos de cuándo usar un informe de cierre de proyecto
Cualquier trabajo basado en proyectos puede beneficiarse de un proceso de cierre estructurado. A continuación se presentan algunos ejemplos de sectores clave y cómo podrían utilizar esta plantilla de cierre de proyecto.
- Informe de cierre en construcción: Un gerente de un proyecto de construcción puede usarlo para entregar formalmente los edificios terminados a los clientes. También puede documentar las inspecciones finales, las listas de pendientes y la información de garantía. Esto crea un registro útil para futuras labores de mantenimiento o remodelación.
- Informe de cierre en TI: Los profesionales de tecnología pueden usar esta plantilla para finalizar proyectos de desarrollo de software o actualizaciones de infraestructura. Es el lugar ideal para transferir la propiedad a los equipos de operaciones y dejar constancia para el mantenimiento futuro de los sistemas.
- Informe de cierre en manufactura: En proyectos de manufactura, este documento ayuda a cerrar iniciativas de desarrollo de productos, instalación de equipos o mejoras de procesos. Garantiza el cumplimiento de las normas regulatorias y ofrece al gerente un registro útil para futuras producciones.
- Informe de cierre en servicios profesionales: Los equipos de servicios profesionales pueden usar una plantilla de cierre de proyecto para preparar un informe final para el cliente que resuma los resultados, el alcance, los objetivos y los comentarios recibidos. También puede resaltar los aciertos y los desafíos encontrados durante el proyecto.
Consejos para usar la plantilla de cierre de proyecto
Cerrar un proyecto implica más que entregar el producto final a los interesados dentro del plazo y presupuesto. El cierre es la fase final de la gestión de proyectos porque asegura que todo se complete correctamente. Lo último que quieres es lidiar con aprobaciones o contratos pendientes cuando ya has avanzado a otro proyecto.
Por ello, al igual que en cualquier otra fase, existen buenas prácticas para cerrar un proyecto de forma adecuada. A continuación se incluyen algunas recomendaciones para finalizarlo correctamente.
Tener un plan
No esperes hasta el último momento para decidir cómo cerrar tu proyecto. Así como planificas su ejecución, necesitas un proceso definido para su finalización. Por lo tanto, incluye este procedimiento en el acta de constitución del proyecto desde el inicio y asegúrate de que los interesados lo aprueben.
Obtener aprobaciones
Conseguir las firmas de los interesados sobre los entregables finales parece un paso obvio, pero puede pasarse por alto en medio del ritmo acelerado del cierre. Ten preparado un documento que resuma los pasos hacia el entregable final, incluyendo los objetivos, los criterios de éxito, el mantenimiento posterior a la entrega y, finalmente, el acta de aprobación que confirme su aceptación.
Lecciones aprendidas
A veces llamada sesión post mortem, es un momento de reflexión con el equipo para analizar el proyecto recién finalizado y discutir qué funcionó y qué no. Hablen sobre el liderazgo, los logros, los retos y cómo optimizar tiempo, costos y calidad en el futuro. Documenta este proceso, ya que servirá como referencia histórica para evaluar la viabilidad de nuevos proyectos similares.
Archivar el proyecto
La etapa de lecciones aprendidas requiere documentación que pueda consultarse más adelante como referencia. Sin embargo, es fundamental archivar toda la documentación del proyecto una vez concluido. Esto facilitará la planificación de nuevos proyectos y también será útil en auditorías. Asegúrate de mantener todos los documentos organizados en un solo lugar para encontrarlos fácilmente cuando los necesites.
Cómo usar una plantilla de cierre de proyecto en ProjectManager
Tienes esta plantilla para reunir y dar seguimiento a todos tus documentos en un solo lugar, lo cual es excelente. Pero imagina que este documento no fuera un archivo estático e independiente, sino que viviera dentro de tu software de gestión de proyectos. Con ProjectManager no tienes que imaginarlo: puedes convertir lo que básicamente es una lista de verificación en una herramienta mucho más completa.
Gran parte del trabajo de cierre de un proyecto puede automatizarse. Configura notificaciones y comparte documentos a través de la plataforma en la nube de ProjectManager. Esto garantiza que todos puedan finalizar su documentación a su ritmo y en su propio horario, evitando tener que reunir a personas ocupadas en un mismo lugar o depender de documentos que se pierden en el proceso.
Además, ProjectManager se integra con muchas otras aplicaciones útiles para facilitar aún más el proceso de cierre de un proyecto. Por ejemplo, puedes realizar un seguimiento de todas las cuentas facturadas durante el ciclo de vida del proyecto, incluidas comisiones, tarifas y bonificaciones, integrando una herramienta de facturación en línea. Esto ayuda a pagar tanto a los recursos internos como a los proveedores y fomenta relaciones sólidas a largo plazo, creando una base aún mejor para tu próximo proyecto.
Otras plantillas que complementan tu plantilla de cierre de proyecto
El cierre de proyecto es una de las cinco fases de un proyecto y, al igual que las demás, no consiste simplemente en apagar las luces. Requiere planificación y orden, y para ayudarte con este proceso, ofrecemos otras plantillas de gestión de proyectos gratuitas que puedes utilizar para gestionar todo el proceso.
Plantilla de lecciones aprendidas
Ya mencionamos la importancia de documentar tanto los problemas como los aciertos surgidos durante el proyecto. Nuestra plantilla gratuita de lecciones aprendidas fue creada para ayudarte a registrar toda esta información en una hoja de trabajo. La plantilla incluye dos categorías —una para éxitos y otra para problemas— además de espacios para la fecha, el nombre del proyecto, el gerente, las observaciones y las ideas discutidas.
Plantilla de registro de cambios
Es probable que, al cerrar un proyecto y repasar las lecciones aprendidas, surjan varios cambios. Para que no se pierdan, usa nuestra plantilla gratuita de registro de cambios. En ella puedes registrar el nombre del proyecto, el gerente y numerar cada cambio para facilitar el seguimiento. También permite identificar el tipo de solicitud, describirla, anotar el estado, la prioridad y la fecha prevista de resolución, además de quién será responsable de ejecutarla.
Plantilla de presupuesto
Durante la revisión final del proyecto, es importante verificar que los gastos coincidan con el presupuesto estimado. Nuestra plantilla gratuita de presupuesto te ayuda a comparar los costos planificados y reales. En ella puedes registrar costos de mano de obra, materiales y otros rubros, asegurándote de que las cifras sean precisas.
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Saber cómo cerrar correctamente un proyecto es solo una de las muchas fases de planificación, seguimiento y elaboración de informes que aborda ProjectManager.
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