Ya sea para una reunión o para la gestión de tareas del equipo, necesitas documentación para saber qué trabajo debe realizarse, quién es el responsable de ejecutarlo, cuándo vence y mucho más. Descarga nuestra plantilla gratuita de acciones pendientes para Excel y facilita la identificación y ejecución de tareas después de reuniones o cuando haya trabajo por hacer.
Para descargar esta plantilla gratuita de acciones pendientes para Excel, haz clic en la imagen.
¿Qué es una acción pendiente?
Una acción pendiente es una tarea que debe completarse. Como cualquier tarea, una acción pendiente tiene un alcance limitado y tarda, como máximo, un par de semanas en completarse. Las acciones pendientes suelen surgir de una reunión donde aparecen pequeñas tareas en el transcurso de la discusión.
Una acción pendiente en su forma más básica se desglosa en tres componentes: quién, qué y cuándo.
- Quién: la persona responsable de ejecutar la acción pendiente
- Qué: una breve descripción de lo que debe hacerse
- Cuándo: el plazo
La plantilla de acciones pendientes es similar a la lista de tareas o un calendario de actividades: la diferencia es que la lista de acciones pendientes puede entrar en mayor detalle y también hacer seguimiento del trabajo a medida que avanza por su ciclo de vida.
Si quieres colaborar en tus acciones pendientes y hacer seguimiento del progreso, los costos y los recursos, actualiza a un software de gestión de proyectos. ProjectManager es una herramienta en la nube que conecta tu lista de tareas con paneles de control en vivo, diagramas de Gantt y más. ¿Prefieres seguir con una lista de tareas? Nuestra vista de lista también te permite colaborar con todo el equipo en tiempo real para completar el trabajo más rápido. Además, monitorea el porcentaje completado de cada tarea, ve su prioridad, fechas de vencimiento y añade adjuntos sin salir de la lista.
Por qué necesitas una plantilla de acciones pendientes
Nuestra plantilla de acciones pendientes captura toda la información que necesitas para responder el quién, qué y cuándo de la tarea. La plantilla también puede entrar en más detalle sobre qué tan importante es la tarea, los posibles problemas y cómo resolverlos si surgen.
Nuevamente, si estás en una reunión y surge la tarea, nuestra plantilla de acciones pendientes está ahí para que puedas definir el objetivo final y los pasos necesarios para lograrlo. La plantilla de acciones pendientes también te permite priorizar las tareas si hay un gran número de elementos. Una vez que tienes lo básico, puedes usar la plantilla para identificar los recursos necesarios. Hay columnas para monitorear, evaluar y actualizar y asegurarte de que el trabajo se esté realizando de manera oportuna.
Cuándo usar una plantilla de acciones pendientes
Esta plantilla de acciones pendientes es una herramienta ideal para tener contigo en una reunión cuando surgen nuevas tareas a través de la discusión. Úsala para recopilar estas nuevas tareas como una lista de verificación para asegurarte de que no se pierdan y se completen.
Pero esta plantilla de acciones pendientes puede usarse para cualquier cosa que implique la ejecución de una tarea. Puede usarse como una lista personal del trabajo que tienes que hacer, o puede aplicarse como una lista de tareas en un proyecto. Si bien en este último caso el software de gestión de proyectos es más dinámico, si no tienes esa herramienta, una plantilla de acciones pendientes puede organizar el trabajo de tu proyecto.
¿Quién debería usar una plantilla de acciones pendientes?
Esta plantilla de acciones pendientes puede ser usada por cualquier persona, desde quien toma las actas hasta el gerente de proyecto. El uso de la plantilla de acciones pendientes cambia, sin embargo, a medida que las tareas en ella se ejecutan. En ese momento, el propietario de cada tarea individual es responsable de usar la plantilla de acciones pendientes y actualizar su progreso.
Pero no hay una regla estricta aquí. La plantilla de acciones pendientes también podría estar a cargo del gerente de proyecto o de alguien que trabaje bajo sus órdenes. A medida que se actualicen las tareas, pueden reportar a esa persona, quien luego actualiza la plantilla. Esto debería mantener a todos en el cronograma.
Cómo usar la plantilla de acciones pendientes de ProjectManager
Nuestra plantilla gratuita de acciones pendientes para Excel es fácil de usar y tiene todos los campos que necesitas completar para asegurarte de capturar y completar tus tareas. También es completamente personalizable, por lo que puedes añadir o eliminar lo que necesitas o no necesitas.
Proyecto
La parte superior de la plantilla identifica el proyecto, lo describe y anota quién es el gerente de proyecto. La información es importante para ayudar a hacer seguimiento del trabajo, especialmente si tu organización está trabajando en un programa o portafolio de proyectos.
Detalles de la acción pendiente
El núcleo de esta plantilla de acciones pendientes está debajo de la información del proyecto. Está dividido en una fila para cada una de las acciones pendientes y luego columnas para identificar aspectos específicos de las acciones pendientes. Hay un ID de acción pendiente, que facilita referirse a ella más adelante, así como la fecha en que se abrió la acción pendiente y una descripción del trabajo a realizar.
Asignado
A continuación, hay espacio para identificar a quién se asigna la acción pendiente. Esta es la persona encargada de completar el trabajo. Puedes añadir en qué departamento trabaja, lo que es especialmente útil si estás en una organización grande.
Prioridad
A continuación hay un menú desplegable de prioridad, para que sepas qué elementos deben completarse de inmediato. Esta columna está codificada por colores para destacar.
Instrucciones
Lo que sigue son las instrucciones para ejecutar la tarea. Debe ser una explicación breve. Puede ser paso a paso, pero no quieres perderte en detalles innecesarios. Recuerda, las acciones pendientes no son proyectos completos. Si es necesario, puedes desarrollar un plan de acción.
Problemas
Las siguientes columnas tratan con cualquier problema que pueda surgir durante la ejecución de la tarea. Siempre hay un riesgo y aquí es donde capturarlo. Una columna enumera el problema y la siguiente captura cómo resolverlo. Cuando el problema se resuelve, la columna final es donde poner esa fecha.
Estado
También hay un lugar para anotar la fecha en que se cierra la acción pendiente. Puedes añadir el porcentaje completado y hay un menú desplegable donde puedes anotar el estado. Puedes cambiar el estado entre más de una docena de opciones o crear el tuyo propio. Finalmente, hay un lugar para añadir notas que no sean apropiadas para ninguna de las otras columnas.
Cómo usar la plantilla de acciones pendientes con ProjectManager
Las acciones pendientes son tareas y las tareas se ejecutan como parte de un plan que asigna, hace seguimiento e informa sobre el progreso de completar ese trabajo. Una vez que hayas iniciado tu plantilla de acciones pendientes, puedes llevarla al siguiente nivel con ProjectManager, una herramienta galardonada que organiza tu trabajo para una mayor productividad.
Lista de acciones pendientes en diferentes vistas de proyecto
La plantilla gratuita de acciones pendientes es una gran herramienta pero estática. Con nuestro software, puedes crear y trabajar en tus tareas en un diagrama de Gantt, lista de tareas o tablero kanban. Desde todas estas vistas de proyecto, puedes incorporar a tu equipo y asignarles la acción pendiente. Además, es fácil importar tu lista de acciones pendientes existente a la herramienta para comenzar de inmediato.
Haz seguimiento del estado de las acciones pendientes en el panel de control
Una vez asignadas, puedes hacer seguimiento del progreso y el desempeño del responsable de la acción pendiente. Como nuestra herramienta está en la nube, una vez que alguien actualiza su estado, ese dato está disponible instantáneamente en todo el software. Usa el panel de control en tiempo real para hacer seguimiento del progreso a alto nivel, con métricas como tiempo, varianza y más.
Colabora con tu equipo con software en la nube
Las acciones pendientes no se hacen en aislamiento. Con nuestra plataforma colaborativa, todos pueden comunicarse y hacer el trabajo mejor juntos. Los usuarios pueden adjuntar archivos e imágenes, comentar en la acción pendiente e incluso etiquetar a personas que no están asignadas a la acción pendiente y llevarlas a la conversación.
Otras plantillas para ayudar con las acciones pendientes
Si aún no estás listo para actualizar a un software de gestión de proyectos, ofrecemos docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos que pueden ayudarte a gestionar tus acciones pendientes. Prueba las siguientes plantillas para completar tus acciones pendientes antes de sus fechas de vencimiento.
Plantilla de plan de proyecto
Ejecutar un plan de acción requiere un plan. Con la plantilla gratuita de plan de proyecto, puedes listar tus acciones pendientes y gestionar los recursos necesarios para completarlas. Programa tu trabajo para completarlo antes del plazo. Lista supuestos y restricciones, alcance, hitos y más.
Plantilla de plan de acción
Similar a la plantilla de acciones pendientes, la plantilla gratuita de plan de acción proporciona un marco para descubrir cómo completar esas acciones pendientes. La plantilla te permite ordenar tus acciones pendientes y evitar perder pasos críticos necesarios para completarlas.
Plantilla de lista de tareas
Si tus acciones pendientes no son tan complejas, puedes usar nuestra plantilla gratuita de lista de tareas para completarlas. Esta plantilla te ayuda a organizar tu trabajo y mantenerlo todo en un solo lugar. Te permite priorizar ese trabajo, añadir las fechas de vencimiento y nada es más satisfactorio que tachar una tarea una vez que está hecha.
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Obtén ayuda para planificar y ejecutar tus acciones pendientes visitando nuestra amplia biblioteca de recursos de gestión de proyectos. Tenemos cientos de entradas de blog, vídeos y guías para ayudarte con todas tus preguntas de gestión de proyectos. Aquí hay algunas selecciones.
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