Un panel de presupuesto es esencial para gestionar proyectos. Ofrece una representación visual del estado financiero del proyecto, lo que ayuda a realizar el seguimiento de los costos. Use esta plantilla gratuita de panel de presupuesto para Excel y obtenga información clave que conduzca a decisiones más informadas sobre las finanzas del proyecto.
Haz clic en la imagen para descargar la plantilla gratuita.
¿Qué es un panel de presupuesto?
Un panel de presupuesto es una herramienta visual que ayuda a realizar el seguimiento y monitorear los aspectos financieros de un proyecto. Muestra métricas clave relacionadas con el presupuesto, como los costos planificados frente a los reales, los gastos y las previsiones, lo que permite a los directores de proyectos evaluar rápidamente si el proyecto se mantiene dentro de sus límites financieros.
Esta herramienta garantiza que los recursos se estén asignando de manera eficiente, destaca cualquier posible sobrecoste o retraso y ayuda a tomar decisiones basadas en datos para mantener el proyecto encaminado financieramente.
Dicho esto, un panel de presupuesto en Excel es un sustituto deficiente de las funciones de panel disponibles en el software de gestión de proyectos, que puede proporcionar datos en tiempo real. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios con paneles de presupuesto en tiempo real para supervisar proyectos individuales, programas o incluso un portafolio completo de proyectos. Los miembros del equipo pueden actualizar sus estados en cualquier lugar y en cualquier momento (incluso desde nuestra aplicación móvil para Android e iOS). Esto actualiza automáticamente los paneles que rastrean costos, tiempo, carga de trabajo y más. Comience a usar ProjectManager hoy de forma gratuita.
Cuándo usar un panel de presupuesto
Existen muchas razones para usar un panel de presupuesto en Excel. Nos centraremos en dos: la gestión de proyectos y la gestión operativa.
Gestión de proyectos
El panel de presupuesto es útil en varias etapas clave de un proyecto. Durante las fases de planificación iniciales, ayuda a establecer una línea de base financiera clara para garantizar que el presupuesto se alinee con los objetivos y el alcance del proyecto. Una vez que el proyecto está en marcha, realiza el seguimiento de los costos reales frente al presupuesto planificado, identificando posibles sobrecostes.
Ante ajustes presupuestarios, un panel ofrece información rápida para respaldar la toma de decisiones informadas sobre la reasignación de recursos o el ajuste de los plazos. También sirve como una forma clara y accesible de informar sobre el estado financiero a las partes interesadas y a la alta dirección.
Gestión operativa
En este contexto, un panel de presupuesto ayuda a realizar el seguimiento del uso de recursos y garantiza que las actividades operativas se mantengan dentro del presupuesto, optimizando la eficiencia de costos. También puede monitorear los costos operativos continuos, identificar desviaciones e implementar acciones correctivas rápidamente si algún departamento supera sus límites financieros.
El panel de presupuesto también puede ayudar a prever gastos futuros y necesidades operativas, lo que conduce a la salud financiera y la sostenibilidad a largo plazo. El uso regular puede poner de relieve áreas de exceso o insuficiencia de gasto, lo que permite realizar mejoras continuas en la eficiencia operativa.
¿Por qué usar esta plantilla de panel de presupuesto para Excel?
Un panel de presupuesto ofrece varias ventajas clave, especialmente para los directores de proyectos y los equipos de operaciones, aunque estos se beneficiarían más del uso de un software de gestión de proyectos. Sin embargo, Excel permite una personalización total que se adapta a las necesidades de cada usuario.
Muchas personas ya están familiarizadas con Excel, lo que reduce la curva de aprendizaje y permite configurar y gestionar sus paneles rápidamente sin necesidad de software especializado ni capacitación. Esto resulta rentable, ya que es probable que forme parte del paquete de software de la empresa.
Excel permite importar y vincular fácilmente datos de diversas fuentes, como software de contabilidad o herramientas de gestión de proyectos, lo que permite actualizar el panel de forma fluida a medida que llegan nuevos datos. Por supuesto, esto debe hacerse manualmente, lo que lleva tiempo.
Hay flexibilidad con Excel según el nivel de dominio en la creación de fórmulas, y los archivos pueden compartirse, aunque no son ideales para la colaboración, ya que compartir puede generar numerosas versiones circulando. Sin embargo, un panel de presupuesto es necesario para monitorear los costos y mantener los proyectos dentro del presupuesto.
¿Qué incluye esta plantilla de panel de presupuesto para Excel?
Una vez que los usuarios descarguen el panel de presupuesto gratuito, dispondrán de un documento completamente personalizable. Pueden agregar o eliminar elementos para alinearlo mejor con sus necesidades. A continuación se muestra lo que incluye la descarga.
Costos de materiales
Estos son los gastos asociados con las materias primas o suministros necesarios para completar un proyecto o respaldar las operaciones. Son los costos de los bienes tangibles consumidos o utilizados durante la producción o la ejecución de un proyecto. El panel de presupuesto incluye lo siguiente.
- Descripción del artículo y unidad de medida
- Cantidad
- Costos unitarios
Costos de mano de obra
Esto se refiere a los gastos asociados con el trabajo realizado por empleados o contratistas para completar un proyecto o mantener las operaciones. Estos costos suelen incluir salarios y remuneraciones, pago de horas extra, honorarios de contratistas y autónomos, beneficios, impuestos sobre la nómina y costos de formación y desarrollo. Para esta sección, complete lo siguiente.
- Nombre del trabajador
- Rol del trabajador
- Horas trabajadas
- Tarifa por hora
Costos de equipos
Los costos de equipos son los gastos relacionados con la adquisición, el mantenimiento y la operación de maquinaria, herramientas u otros activos físicos necesarios para un proyecto u operación. Estos costos suelen incluir compra, alquiler, mantenimiento y reparación, depreciación y costos operativos. Los usuarios completarán la siguiente tabla.
- Descripción del equipo
- Cantidad
- Costo de compra o arrendamiento
- Costo de mantenimiento
Costos generales
Son los gastos indirectos necesarios para respaldar el proyecto u operación, pero que no están directamente vinculados a una tarea o actividad específica. Estos costos suelen ser fijos o semivariables y se distribuyen a lo largo de todo el proyecto o negocio, como pagos de alquiler o arrendamiento, servicios públicos, costos administrativos, seguros, suministros y equipos de oficina y honorarios profesionales. Complete lo siguiente.
- Tipo de costo general
- Base de asignación
- Tasa de asignación de costos generales
Gráfico de costos totales
Todos estos datos se integran en el gráfico de costos totales para ofrecer una instantánea de la situación financiera.
Gráfico de costos planificados vs. costos reales
Este gráfico circular está codificado por colores para mostrar cuánto se planificó, cuáles son los costos reales y el saldo.
Desglose de costos planificados vs. costos reales
Este gráfico se complementa con el gráfico circular, pero proporciona un desglose más detallado de dichos costos.
Cómo crear un panel de presupuesto con ProjectManager
Si todo esto parece excelente, lo es. Sin embargo, existen inconvenientes al usar un panel de presupuesto en Excel. Recuerde que las hojas de cálculo de Excel exigen mucho de los usuarios. Estos números no se recopilan automáticamente, como ocurre con el software de gestión de proyectos. El usuario debe ingresar los datos manualmente, lo que no solo lleva tiempo, sino que también resulta inexacto, ya que las cosas cambian rápidamente. Veamos cómo el panel de presupuesto de ProjectManager mejora Excel creando uno en el software, lo que simplemente significa iniciar una prueba gratuita de 30 días, sin necesidad de tarjeta de crédito.
1. Abra la vista del diagrama de Gantt
Una vez creado el proyecto, incluido el presupuesto, cambie a la vista del diagrama de Gantt, que es una de las múltiples vistas de proyecto disponibles en nuestro software. Las otras son la vista de hoja (como un diagrama de Gantt, pero sin la línea de tiempo), el tablero kanban, la lista de tareas y la vista de calendario.
2. Enumere las tareas
En este punto, los usuarios pueden agregar las tareas manualmente al diagrama de Gantt o importarlas. Nuestro software permite importar hojas de cálculo de Excel, CSV y archivos de Microsoft Project.
3. Asigne tareas a los miembros del equipo
El diagrama de Gantt permite asignar tareas a los miembros del equipo. Para cada uno, se puede establecer la tarifa de pago por hora. Una página de carga de trabajo ofrece una visión general codificada por colores de la asignación de recursos, lo que permite a los directores de proyectos ver quién está sobreasignado o infrautilizado. Así pueden equilibrar la carga de trabajo para que todos trabajen a plena capacidad y eviten el agotamiento. Las hojas de horas seguras permiten a los equipos registrar sus horas en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que también proporciona una visión de los costos de mano de obra.
4. Estime el costo de cada tarea
Al agregar los costos de mano de obra y cualquier otro costo de recursos no humanos, los directores de proyectos pueden prever cuánto costará cada tarea de la lista. Esto permite realizar una estimación más precisa del presupuesto del proyecto.
5. Ingrese el costo real de cada tarea a medida que se completan
Los costos planificados ya están en el software. A medida que los equipos cargan su estado, los costos reales se actualizarán en el diagrama de Gantt. Esto proporciona los datos con los que nuestro software puede comparar el costo planificado versus el real del proyecto.
6. Monitoree el presupuesto con el panel en tiempo real de ProjectManager
Una vez que se establece una línea de base en el diagrama de Gantt, el software se actualiza automáticamente. Los directores de proyectos pueden abrir el panel en tiempo real para obtener una visión general de los costos, el tiempo, la carga de trabajo del proyecto y más. También pueden usar informes personalizables para obtener más detalles e incluso compartirlos con las partes interesadas para mantenerlas informadas.
Más plantillas de presupuesto gratuitas
Un panel de presupuesto es solo una de las más de 100 plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que ayudan a gestionar cada aspecto de un proyecto en múltiples industrias. A continuación se presentan algunas relacionadas con presupuestos.
Plantilla de presupuesto de proyecto
Descargue esta plantilla gratuita de presupuesto de proyecto para Excel para crear un presupuesto más preciso para sus proyectos y realizar su seguimiento para mantenerse dentro del mismo. Nuestra plantilla gratuita enumera todas las tareas y subtareas del proyecto y agrega los costos de mano de obra, materiales y otros gastos. Además, hay una columna para los costos reales para ver si están alineados con los costos planificados.
Plantilla de presupuesto operativo
Un presupuesto operativo ayuda a prever los ingresos y gastos durante un período. Descargue esta plantilla gratuita de presupuesto operativo para Excel para obtener una visión detallada del próximo año o trimestre y predecir con precisión los ingresos y gastos que se espera que genere la organización durante ese período.
Plantilla de propuesta de presupuesto
Use esta plantilla gratuita de propuesta de presupuesto para Excel para prever todos los costos asociados con un próximo proyecto. Puede presentarse a posibles partes interesadas para obtener financiamiento. Si se aprueba, use esta plantilla gratuita para construir el presupuesto del proyecto.
Contenido relacionado sobre presupuestos
Un panel de presupuesto forma parte de la gestión presupuestaria en general. Para quienes deseen aprender más sobre presupuestos, exploren los enlaces a continuación.
- Presupuesto de un proyecto: fundamentos de la presupuestación
- Cómo crear y gestionar un presupuesto de proyecto
- Planeación de proyectos: guía completa
- Asignación de recursos en gestión de proyectos
- Plantilla de presupuesto de proyecto para Excel
- Plantillas de informes de proyecto
ProjectManager es un software en línea de gestión de proyectos y portafolios que conecta a los equipos tanto si están en la oficina como en el campo. Pueden compartir archivos, comentar a nivel de tarea y mantenerse actualizados con notificaciones por correo electrónico y en la aplicación. Únase a equipos de Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestro software para llevar a cabo proyectos exitosos. Comience a usar ProjectManager hoy de forma gratuita.