Los contratistas generales se esfuerzan por mantener el margen de ganancia de cada obra, por lo que es lógico que el proyecto de construcción se monitoree de cerca para asegurarse de que avanza según lo planificado. El informe WIP (Work in Progress o trabajo en progreso) es una de las herramientas que se utilizan para controlar el presupuesto.
Para entender qué es un informe WIP, primero analizaremos qué significa trabajo en progreso en la construcción, definiremos el informe WIP y explicaremos cómo elaborarlo, y luego enumeraremos sus componentes principales. Para mostrar por qué el informe WIP es tan importante, destacaremos sus principales beneficios. Además, incluiremos una plantilla gratuita de informe WIP para comenzar de inmediato.
Plantilla de Informe WIP
Para aprovechar los beneficios de un informe WIP, descargue esta plantilla gratuita de informe WIP para Excel. Proporcionará un control contable de los proyectos de construcción, haciendo seguimiento de costos e ingresos durante todo el proyecto. Haz clic aquí o en la imagen a continuación para descargar una plantilla WIP gratuita.
La plantilla gratuita está diseñada para capturar toda la información vital necesaria para hacer seguimiento de los costos en comparación con el contrato y el presupuesto del proyecto, abarcando múltiples proyectos. Además, es totalmente personalizable, lo que permite a los usuarios descargarla y editarla según sus necesidades contables.
¿Qué Es el Trabajo en Progreso en Construcción?
El trabajo en progreso es una técnica contable que analiza el valor del trabajo que ha sido completado pero que aún no ha sido facturado. El WIP es importante porque ayuda al contratista general a entender la rentabilidad del proyecto en un momento determinado de su ciclo de vida. Esto es especialmente relevante en proyectos que están por detrás o incluso por delante del cronograma o de los costos de mano de obra.
Esta es una parte esencial de la gestión de un proyecto de construcción, ya que ayuda al contratista general a calcular el avance de todos los trabajos en curso, permitiéndole ver qué está terminado y qué está pendiente. Esto informa cómo se gestiona el presupuesto y se utilizará para generar informes que permitan hacer un seguimiento del porcentaje de avance del proyecto de construcción.
Por ejemplo, si el informe WIP muestra que un proyecto está terminado a la mitad pero se ha gastado el 75% del presupuesto, queda claro que el proyecto completo se ejecutará con sobrecosto. Esto afectará el margen de ganancia del contratista general. Contar con esta información mientras el proyecto aún está en ejecución permite tomar acciones para encauzarlo nuevamente, ya sea ajustando el cronograma o el alcance del proyecto.
¿Qué Es un Informe WIP?
Un informe WIP, abreviatura de informe de trabajo en progreso, es la herramienta que los contratistas generales utilizan para monitorear los costos. Les permite ver qué porcentaje del proyecto ha sido completado y cuánto del presupuesto ha sido gastado. Esto proporciona información valiosa sobre si el proyecto se mantiene dentro de su presupuesto.
Este documento financiero también puede ayudar a las empresas constructoras a entender mejor su desempeño en los contratos, identificar problemas e informar a prestamistas y entidades bancarias. El informe WIP permite a los contratistas generales verificar si el proyecto ha tenido sobrefacturación o subfacturación para hacer seguimiento del calendario de pagos. La sobrefacturación consiste en cobrar más de lo correspondiente por el trabajo completado. La subfacturación ocurre cuando los contratistas generales facturan menos de lo ganado por el trabajo realizado hasta la fecha. La primera impacta positivamente el flujo de caja, mientras que la segunda genera un flujo de caja negativo.
Cuándo Elaborar un Informe WIP
El informe WIP debe generarse a lo largo de todo el proyecto. Generalmente comienza al inicio del proyecto y este primer informe le da al contratista general una idea de cuánto requerirá el proyecto. Sin embargo, hacerlo una sola vez no es suficiente.
Los proyectos avanzan rápidamente y pueden desviarse fácilmente. El informe WIP debe actualizarse de forma regular a lo largo del ciclo de vida del proyecto, de modo que el contratista general tenga visibilidad sobre su cronograma y presupuesto para mantener el proyecto encaminado.
El software de gestión de proyectos tiene funcionalidades que ayudan a los contratistas generales a hacer seguimiento de los costos y mantenerse dentro del presupuesto. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios que cuenta con hojas de horas seguras para agilizar la nómina y obtener visibilidad sobre los costos de mano de obra. Los contratistas generales pueden generar informes de hojas de horas para hacer seguimiento del tiempo dedicado a las tareas en tiempo real y controlar los costos laborales. Los equipos de obra pueden registrar sus horas en el sitio de trabajo, lo que significa que los contratistas generales siempre disponen de los datos más actualizados. Luego pueden usar los gráficos de carga de trabajo con código de colores para visualizar la asignación del equipo y equilibrar la carga de trabajo, manteniendo a todos trabajando a plena capacidad sin afectar la moral ni la productividad. Comience hoy con ProjectManager de forma gratuita.
¿Qué Debe Incluir un Informe WIP en Construcción?
Para que un informe WIP sea eficaz, debe capturar varios componentes que le darán la base contable para la transparencia financiera, proporcionando información valiosa sobre el proyecto de construcción. A continuación se revisan los elementos clave para elaborar un informe WIP completo.
- Valor del contrato: El monto que se pagará al contratista, en función de la oferta presentada para obtener el contrato del proyecto de construcción.
- Costo estimado del proyecto: El monto total de todos los costos que el contratista asumirá durante la ejecución del proyecto de construcción.
- Ganancia estimada: La diferencia entre el valor del contrato y los costos estimados del proyecto, es decir, la ganancia que obtendrá el contratista.
- Costo a la fecha: Los costos pagados hasta la fecha por la ejecución de las tareas del proyecto.
- Porcentaje de avance: El informe WIP calcula el porcentaje de avance de un proyecto en función de los costos totales incurridos hasta la fecha y los compara con el costo estimado total del proyecto.
- Ganancia a la fecha: La ganancia que el contratista debería haber obtenido en un punto determinado del proyecto. Se calcula multiplicando el valor de la ganancia estimada por el porcentaje de avance del proyecto.
- Monto ganado: El monto total de dinero que debería haberse entregado al contratista según el porcentaje de avance del proyecto. Debe incluir la ganancia a la fecha y los costos del proyecto. Puede calcularse multiplicando el valor del contrato por el porcentaje de avance.
- Monto facturado: La suma de dinero que se ha facturado al cliente del proyecto hasta la fecha. Este valor ayuda a los contratistas a determinar si el proyecto tiene sobrefacturación o subfacturación.
- Costo para completar: Los costos restantes que deben pagarse para completar el proyecto. Es la diferencia entre el costo estimado del proyecto y el costo a la fecha.
- Sobrefacturación o subfacturación: El informe WIP permite a los contratistas determinar si han facturado incorrectamente al cliente del proyecto por las tareas completadas, o si por el contrario han facturado por trabajos que aún no han sido realizados.
Beneficios de Usar Informes WIP
Cualquier informe que ayude a los contratistas generales a garantizar que cumplen los requisitos del contrato del proyecto es importante. Sin embargo, el WIP es más que una herramienta para gestionar los contratos de construcción. Es una herramienta que contribuye a la gestión integral de la obra.
En primer lugar, garantiza la exactitud financiera. Proporciona un enfoque sistemático para el seguimiento de los ingresos y costos relacionados con el proyecto, lo que conduce a informes financieros más precisos. También ayuda a reconocer los ingresos de manera más efectiva. Al mostrar el porcentaje de avance y hacer seguimiento de los ingresos ganados según el progreso del proyecto, las empresas obtienen una imagen más precisa de su desempeño financiero.
Los informes WIP también ayudan en la gestión y control de costos. Proporcionan datos reveladores sobre los costos reales del proyecto al monitorear el gasto e identificar sobrecostos que pueden abordarse antes de que amenacen la rentabilidad del proyecto. Los proyectos de construcción son notoriamente impredecibles en cuanto a las fluctuaciones de costos, lo que hace que el informe WIP sea tan importante.
Esto conduce a una mayor precisión en la facturación y al cumplimiento contractual. El informe WIP contribuye a garantizar que la facturación a los clientes esté alineada con el trabajo realmente realizado. Esto reduce el riesgo de disputas de facturación y asegura que se cumplan las obligaciones contractuales. El informe WIP también puede identificar la sobrefacturación y la subfacturación, lo que ayuda a gestionar el flujo de caja de manera eficiente.
Otro beneficio de los informes WIP es que sirven como herramienta adicional para monitorear el proyecto, identificar problemas y apoyar la toma de decisiones. Ofrecen una instantánea del avance del proyecto, lo que puede ayudar al gerente general a tomar decisiones sobre la asignación de recursos, la priorización de proyectos y la planificación estratégica, a la vez que mantiene informados a los interesados.
El informe WIP también es importante para la gestión de riesgos, ya que las evaluaciones periódicas del desempeño financiero del proyecto pueden identificar riesgos como sobrecostos, retrasos en el cronograma o cambios en el alcance que pueden afectar los márgenes de ganancia del proyecto. También aportan transparencia y responsabilidad al proyecto al ofrecer desgloses claros de las finanzas del proyecto, lo cual beneficia a los interesados.
Plantillas Gratuitas Relacionadas para la Gestión de Proyectos de Construcción
La plantilla de informe WIP es solo una de más de 100 plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que los usuarios pueden descargar de nuestro sitio de inmediato para ayudar a gestionar cada fase del proyecto en industrias como la construcción, la manufactura, los servicios profesionales, TI y más. A continuación se presentan tres plantillas de gestión de la construcción.
Plantilla de Presupuesto de Proyecto
Antes de poder monitorear los costos, un proyecto debe contar con un presupuesto. Use esta plantilla gratuita de presupuesto de proyecto para Excel para crear un presupuesto preciso. La plantilla gratuita tiene columnas para estimar los costos de mano de obra, materiales y otros gastos, que luego pueden hacerse seguimiento mediante las columnas de presupuestado y real.
Plantilla de Alcance del Trabajo
El alcance del trabajo es un documento que establece qué cubre un proyecto y qué queda excluido. Use nuestra plantilla gratuita de alcance del trabajo para Word para recopilar toda esta información, desde los entregables del proyecto, cronogramas e hitos hasta las exclusiones del proyecto y más.
Plantilla de Informe de Avance del Proyecto
El informe WIP no es la única herramienta que tiene el contratista general para monitorear el avance. Use esta plantilla gratuita de informe de avance del proyecto para Word para comparar el avance real de un proyecto con su avance planificado.
Cómo Gestionar Proyectos de Construcción con ProjectManager
Los proyectos de construcción pueden apoyarse en plantillas, pero nadie recomendaría depender únicamente de ellas. Las plantillas cumplen una función, principalmente empujar a las personas a migrar a un software de gestión de proyectos. Esto se debe a que las plantillas solo pueden hacer tanto. Son documentos estáticos que alejan al usuario de su trabajo para actualizarlos manualmente. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios para construcción, con gestión de recursos y hojas de horas seguras para hacer seguimiento de los costos laborales y mantener a los equipos trabajando de manera productiva. También cuenta con funcionalidades para planificar y monitorear proyectos en tiempo real.
Cree Cronogramas de Construcción con Diagramas de Gantt en Línea
Para preparar un proyecto de construcción para el éxito, primero se debe crear un cronograma realista. Con nuestros robustos diagramas de Gantt, los contratistas generales pueden organizar tareas, recursos y costos, además de vincular los cuatro tipos de dependencias de tareas para evitar retrasos costosos. También pueden filtrar por la ruta crítica e identificar las tareas esenciales que deben completarse para entregar el proyecto con éxito.
Una vez establecido el cronograma, defina una línea base para capturar el plan de construcción y compárelo con el avance y los costos reales para asegurarse de que el proyecto se mantiene en cronograma y dentro del presupuesto. Los planes se comparten en múltiples vistas de proyecto y se actualizan en tiempo real para que los contratistas generales puedan monitorear el avance y los costos.
Monitoree el Avance del Proyecto en Tiempo Real
Si bien un informe WIP es una excelente herramienta para monitorear el avance y los costos del proyecto, está lejos de ser la única. Los contratistas generales solo necesitan cambiar al panel de control de proyecto o de portafolio en tiempo real para obtener una visión general del tiempo, los costos, la carga de trabajo y más. Estos datos en vivo se recopilan automáticamente y se muestran en gráficos y diagramas de fácil lectura para obtener un informe de estado instantáneo.
Para obtener información más detallada, use los informes personalizables, como informes de estado o de portafolio, de variación, de hojas de horas o de carga de trabajo, entre otros. Todos estos informes pueden filtrarse para mostrar los detalles que los contratistas generales necesitan ver o la información más general que se puede compartir con los interesados.
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