Sabes cómo va esto: faltan unos meses para la fecha límite y tu equipo ni siquiera está cerca de terminar el proyecto. El presupuesto y el tiempo se están agotando rápidamente, y el estrés comienza a aumentar. ¿Deberías informarles a los interesados o esperar un poco más?
Al menos no estás solo, ya que esta situación ocurre en más del 45 por ciento de todos los proyectos de TI a gran escala. Para muchos, esto afecta tanto la línea de tiempo de un proyecto como el producto final, ya que el 56 por ciento de los proyectos entrega menos valor del esperado. ¡Qué desastre! ¿Cómo puedes evitar que esto ocurra? Un plan de gestión de costos puede ayudar.
¿Qué es un plan de gestión de costos?
Un plan de gestión de costos es un método para definir la estrategia de la planificación y ejecución del presupuesto de un proyecto. Por supuesto, esto se hace para completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Sin embargo, sin un plan de gestión de costos adecuado, ambos aspectos se verán afectados, lo que podría generar costos significativos para ti y tu organización.
Además, el éxito del proyecto depende de la gestión de costos, ya que el costo es el principal factor que determina el éxito o fracaso general de la iniciativa.
Debido a que un plan de gestión de costos es tan importante, necesitas usar software de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de los costos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo basado en la nube que permite monitorear los costos del proyecto en tiempo real. Crea tu plan con nuestro galardonado diagrama de Gantt y luego haz seguimiento con un panel en tiempo real que no requiere configuración. Siempre sabrás si estás cumpliendo con el plan de gestión de costos con ProjectManager. ¡Comienza gratis hoy mismo!
Cómo crear un plan de gestión de costos
La gestión de costos también se conoce, en algunos casos, por nombres más específicos relacionados con sus subprocesos, como gestión de gastos, transparencia de costos y contabilidad de costos. Generalmente se compone de cuatro pasos: planificación de recursos, estimación de costos, elaboración del presupuesto y control de costos. Se recomienda ampliamente utilizar software de planificación de proyectos para ayudar en el proceso de crear un plan de gestión de costos, ya que habrá muchas tareas, costos y recursos que monitorear.
1. Planificación de recursos
Comenzando con el plan de recursos, los gerentes de proyecto generalmente utilizan una estructura de desglose del trabajo para representar el proyecto y sus entregables en una jerarquía, desde los más importantes hasta los menos importantes. Este elemento ayuda a los gerentes de proyecto a comprender hacia dónde se concentrará la mayor parte de los costos y qué componentes del proyecto requerirán el menor gasto.
2. Estimación de costos
La segunda etapa, la estimación de costos, es un proceso iterativo, lo que significa que está diseñado para cambiar a medida que el proyecto cambia. Esta etapa utiliza diversas técnicas de estimación que se determinan a partir de objetivos conceptuales, conocimientos históricos, juicio de expertos, técnicas determinísticas o un enfoque componente por componente.
Históricamente, las técnicas determinísticas han demostrado ser las más precisas. Sin embargo, este proceso solo tiene sentido cuando se ha definido hasta el último detalle del proyecto, incluido el alcance y los entregables. En proyectos que aún carecen de detalles específicos, las técnicas de estimación de costos menos precisas seguirán siendo útiles durante esta etapa.
3. Elaboración del presupuesto
Ahora bien, la fase de estimación de costos puede haberte dado la impresión de que ya definiste tu presupuesto, pero en realidad solo creaste los planos para él. Tu presupuesto del proyecto será un poco más preciso en esta etapa y permitirá que el proyecto tenga mayores posibilidades de éxito.
Los presupuestos se crean y aprueban después de la fase de estimación y normalmente se liberan para el proyecto por etapas según su progreso. Esto ayudará a que el proyecto alcance sus hitos dentro de cada fase presupuestaria, en lugar de intentar ajustarse a un presupuesto general para todo el proyecto.
4. Control de costos
El control de costos es sencillo: medirás el desempeño financiero del proyecto frente al costo total y la línea de tiempo establecida. Esto ayudará a proporcionar un punto de referencia durante todo el proceso del proyecto.
Primero, los requisitos se establecen con mucha anticipación durante la fase de planificación del proyecto. Después, se utilizan como un método para cuestionar las razones detrás de los cambios en los costos. Esto ayudará a corregir el rumbo si los costos aumentan más allá del rango presupuestado y evitará que el proyecto crezca sin control.
En última instancia, tu plan de gestión de costos te ayudará tanto a planificar el costo del proyecto como a administrar los costos durante todo el ciclo de vida del proyecto. A medida que el proyecto avance, los gastos se documentarán detalladamente para ayudar a mantener el proyecto dentro del presupuesto.
Términos y fórmulas del plan de gestión de costos: definición
Al desarrollar tu plan de gestión de costos, tendrás que realizar muchos cálculos, utilizar distintas fórmulas y revisar los números varias veces al terminar. Dicho esto, estas acciones tienen nombres específicos. Veamos sus definiciones.
- Estructura de desglose del trabajo: Similar en estilo al método en cascada o a un simple diagrama de flujo jerárquico, es una representación orientada a los productos del trabajo, las tareas y las actividades que deben realizar los miembros del equipo.
- Línea base de costos: Se crea estimando los costos según el período general en el que se desarrollará el proyecto. Tu línea base de costos será la referencia que usarás para comparar el desempeño y generalmente se representa mediante una curva S.
- Umbral de control: Así como estableces una línea base, el umbral de costos representa el gasto máximo o mínimo permitido para el proyecto. Cualquier valor que esté por encima o por debajo de ese límite se considera inaceptable desde la perspectiva de la gestión de costos.
- Nivel de precisión: Esta unidad de medida muestra el grado en que las estimaciones de costos se redondearán hacia arriba o hacia abajo. El nivel de precisión también estará determinado por el alcance y el tamaño total del proyecto.
- Medición del valor ganado: La ecuación del valor ganado ayuda a los gerentes de proyecto a medir con mayor precisión la cantidad de trabajo que ya se ha completado en un proyecto.
- Estimación de tres puntos: Con esta fórmula obtendrás tres valores. El primero será tu mejor estimación (ME) sobre cuánto trabajo requeriría una actividad si se realizara 100 veces. El segundo será la estimación pesimista (P), que representa cuánto tiempo tomaría el proyecto y cuánto costaría si ocurrieran todos los riesgos negativos. El tercero será la estimación optimista (O), que refleja cuánto tiempo y costo tendría el proyecto si ocurrieran todos los riesgos positivos.
- Estimación ascendente: Esta fórmula consiste en utilizar las estimaciones más pequeñas del proyecto y luego agregarlas para calcular una estimación total del costo del proyecto.
- Estimación análoga: Esta estimación se calcula comparando las estimaciones de costos de proyectos anteriores y evaluándolas frente al tiempo y costo del proyecto actual. Generalmente se utiliza cuando hay pocos detalles disponibles sobre el proyecto.
- Estimación paramétrica: Esta estimación se calcula asignando un costo a cada tarea y relacionándolo con la línea de tiempo del proyecto. La cantidad total de tareas ayudará a determinar la estimación total de costos. Esto se puede hacer en ProjectManager utilizando nuestro diagrama de Gantt en línea. Allí puedes asignar un costo a cada tarea y, a medida que el proyecto avanza, el costo total se calcula automáticamente y se compara con el presupuesto.
Plantilla de estimación de costos del proyecto
Como se indicó anteriormente, realizar una estimación es uno de los pasos clave del proceso de gestión de costos del proyecto, por lo que hemos creado una plantilla de estimación de costos gratuita para Excel que te ayudará a completar esta importante tarea.
3 cosas que debes evitar al crear un plan de gestión de costos
Saber qué no hacer es tan importante como saber qué hacer al crear un plan de gestión de costos. Un plan de gestión de costos es complejo y pueden cometerse errores. Cuanto más consciente seas de esos errores, menos probabilidades tendrás de cometerlos. Estas son algunas situaciones que debes tener en cuenta.
- Mala comunicación con los interesados: Los informes son el principal medio mediante el cual los gerentes de proyecto comunican estadísticas de costos importantes a los interesados del proyecto. Los interesados tienen un interés directo en el éxito del proyecto y, por ello, están muy interesados en conocer cómo avanza.
- No utilizar una estructura de desglose del trabajo: No mapear cada paso necesario para alcanzar el entregable final del proyecto mediante una EDT afectará el presupuesto y, por lo tanto, tu plan de gestión de costos.
- Utilizar únicamente hojas de cálculo: Las hojas de cálculo son herramientas potentes y ofrecen muchas ventajas. Sin embargo, no son la mejor opción para administrar un plan de gestión de costos. Es fácil cometer errores al ingresar datos, pueden volverse demasiado complejas rápidamente y ofrecen capacidades limitadas de informes y visualización.
Plantillas gratuitas para ayudar con la planificación de la gestión de costos
Es más productivo administrar tu plan de gestión de costos con software de gestión de proyectos, pero si aún no estás listo para invertir en herramientas digitales, las plantillas pueden ser una alternativa útil. ProjectManager ofrece decenas de plantillas de gestión de proyectos gratuitas, muchas de las cuales son excelentes para la gestión de costos. A continuación, seleccionamos tres de las mejores plantillas gratuitas relacionadas con la planificación de la gestión de costos para que las descargues.
Plantilla de presupuesto de proyecto
Un plan de gestión de costos comienza con un presupuesto del proyecto que proyecta todos los costos asociados con el proyecto y ayuda a monitorearlos durante su ejecución. Nuestra plantilla gratuita de presupuesto de proyecto para Excel te guía a través del proceso presupuestario, desde registrar costos de mano de obra y materiales hasta otros elementos, como viajes, equipos y costos fijos. Incluso incluye un espacio para comparar los costos presupuestados con los costos reales.
Plantilla de panel de proyecto
Hacer seguimiento de tu plan de gestión de costos mientras lo implementas es la mejor forma de mantenerte alineado con él. Aunque el software en tiempo real es más preciso y requiere menos trabajo, puedes ingresar datos en nuestra plantilla gratuita de panel de proyecto para Excel y visualizar el desempeño de los costos mediante gráficos y diagramas fáciles de interpretar. De esa manera, podrás detectar cuándo los costos superan los costos planificados y hacer ajustes para mantenerte dentro del presupuesto.
Plantilla de plan de acción
Para ejecutar tu plan de gestión de costos, necesitarás un conjunto de tareas asignadas a los miembros del equipo. Nuestra plantilla gratuita de plan de acción para Excel describe esos pasos para convertir tu estrategia en una realidad. Encontrarás espacio para enumerar las tareas y la fase del proyecto en la que se ejecutarán, su prioridad, la persona responsable, la duración, las fechas de inicio y vencimiento, los recursos necesarios e incluso el estado del trabajo realizado.
Cómo ayuda ProjectManager con los planes de gestión de costos
Ya sea que tu próximo proyecto sea grande o pequeño, deberás asegurarte de que la estimación de costos sea lo más precisa posible y fácil de administrar a largo plazo.
Con ProjectManager, tendrás la capacidad de personalizar los informes del proyecto para obtener solo los datos que necesitas y también podrás visualizar el progreso real del proyecto, los miembros del equipo y sus tareas.
Ya sea que utilices técnicas determinísticas, datos históricos, estimación análoga o estimación de tres puntos para calcular las estimaciones de costos del proyecto, tendrás una herramienta que puede integrar los datos del proyecto y calcular las estimaciones automáticamente. Además, con nuestros paneles en tiempo real y las funciones de informes de proyectos, podrás obtener una representación visual de los indicadores estimados del proyecto para saber si estás adelantado o retrasado con solo hacer clic en un botón.
Estimar los costos y obtener una evaluación precisa antes del inicio del proyecto es uno de los componentes más importantes para garantizar el éxito del proyecto. Por eso, ProjectManager está comprometido a brindar a los equipos el software que necesitan para planificar estimaciones de costos, implementar un plan de gestión y colaborar de manera efectiva sin importar dónde se encuentren. Regístrate hoy para obtener una prueba gratuita de 30 días de ProjectManager.