Para llegar a tu audiencia con el mayor rendimiento por tu inversión y obtener el retorno que exige tu cliente, necesitas un presupuesto de marketing. Crear un presupuesto de marketing implica detallar todos los costos potenciales para asegurarte de mantenerte dentro del presupuesto aprobado por el cliente.
Todo eso requiere muchos cálculos, por lo que deberías usar una plantilla de presupuesto de marketing. La plantilla de presupuesto de marketing gratuita de ProjectManager para Excel está diseñada para ayudarte a lanzar tu campaña y mantenerla en el camino correcto.
Para descargar esta plantilla gratuita de presupuesto de marketing, haz clic en la imagen.
¿Qué es un presupuesto de marketing?
Un presupuesto de marketing sirve como un desglose de todo el dinero que una organización ha asignado a iniciativas de marketing, desglosado anualmente o trimestralmente. Estos costos incluyen publicidad pagada, contenido web patrocinado, personal de marketing, software y más.
Un presupuesto de marketing es como cualquier presupuesto: establece límites sobre lo que se puede y no se puede gastar en trabajo relacionado con marketing. Los negocios sobreviven manteniendo los costos bajos. Las agencias o departamentos de marketing deben operar bajo esas mismas restricciones, ya sean una empresa independiente o parte de una organización más grande.
Eso no significa que crear un presupuesto de marketing sea fácil. Requiere cierta previsión, ya que los gastos deben pronosticarse y esas estimaciones deben ser lo más precisas posible. Esto implica usar datos históricos (cuando estén disponibles) y otras técnicas y herramientas, como el software de gestión de proyectos de marketing.
¿Por qué necesitas una plantilla de presupuesto de marketing?
La plantilla de presupuesto de marketing de ProjectManager organiza tus iniciativas y garantiza que solo gastes lo que ha sido asignado para cada esfuerzo. Sin ella, es más probable que gastes de más. Peor aún, no lo sabrás hasta que sea demasiado tarde. La plantilla está diseñada para capturar todas tus iniciativas de marketing y asignar un valor a cada una.
Esta plantilla de presupuesto de marketing primero te ahorra tiempo al proporcionar una estructura para tu presupuesto y luego actúa como una herramienta estratégica para ayudarte a invertir de manera efectiva en todos tus canales de marketing.
Otra herramienta que te ayuda a hacer seguimiento de tu gasto de marketing es un panel de control. El panel de ProjectManager puede rastrear tus gastos en tiempo real. En el gráfico de Costos puedes comparar rápidamente los costos planificados, los costos reales y tu presupuesto total. Por supuesto, para gestionar verdaderamente tus costos también necesitas hacer seguimiento del tiempo y del trabajo de tu equipo; afortunadamente, nuestro panel también lo hace. Prueba ProjectManager gratis hoy.
¿Cuándo usar una plantilla de presupuesto de marketing?
El presupuesto de marketing debe considerarse mientras defines tu estrategia de marketing para el año. La estrategia no es más que una idea hasta que se le asigna una cifra monetaria.
Por lo tanto, esta plantilla debe ser uno de los primeros documentos que abras al planificar tu marketing para el próximo período. Sin embargo, una vez que inicies tu proyecto de marketing, el presupuesto debe revisarse y actualizarse constantemente mientras haces seguimiento de tus gastos para mantenerte dentro del presupuesto.
¿Quién usa una plantilla de presupuesto de marketing?
El presupuesto de marketing es responsabilidad de la persona a cargo del área de marketing o de quien desarrolle los objetivos estratégicos y las iniciativas relacionadas para el próximo trimestre o año.
El plan de marketing deberá ser aprobado por el CEO o la junta directiva, por supuesto. Si hay algún cambio, el responsable de marketing deberá aplicarlo a su plan de marketing y volver a presentarlo.
Una vez aprobado, el plan, incluido el presupuesto, se distribuirá al equipo mediante asignaciones. El director de marketing supervisará su trabajo y se asegurará de que cumpla con el presupuesto aprobado.
Cómo usar la plantilla de presupuesto de marketing de ProjectManager
Usar la plantilla de presupuesto de marketing gratuita de ProjectManager te permite comenzar de inmediato. En la gestión de marketing no hay tiempo que perder. Contar con un presupuesto de marketing desde el inicio te coloca un paso adelante y te prepara para definir tu estrategia de marketing para el próximo trimestre o año completo.
Información de la empresa
Primero, personaliza tu plantilla de presupuesto de marketing agregando el nombre o logo de tu empresa, el nombre del proyecto, el cliente y las fechas relevantes. De esta manera, puedes tener un único presupuesto de marketing para todo el año o varios, si la empresa planea lanzar diferentes iniciativas.
Categorías de marketing
Luego, hay una columna para las categorías, que se dividen en subconjuntos para las tareas más pequeñas bajo la iniciativa principal. Por ejemplo, existe la categoría de correo electrónico, bajo la cual se incluyen un boletín de correo electrónico y una encuesta. Puedes añadir tantas filas como necesites para gestionar las tareas de tu plan de marketing.
Presupuesto total
La siguiente columna captura el presupuesto total. Esta es la cantidad total de fondos que has asignado a esta iniciativa de marketing. Hay una celda para colocar el costo total de la categoría y luego celdas para los costos de cada subtarea. Los totales de estas subtareas se suman automáticamente, y ese cálculo se refleja en el total de la categoría.
Gasto acumulado del año
Después de eso, hay una columna para el gasto acumulado del año. Ese es el dinero que has gastado en el proyecto de marketing. Se calcula automáticamente sumando los totales de cada trimestre (llegaremos a esas columnas en un momento). Así es como puedes comenzar a rastrear tus costos y asegurarte de no estar gastando de más ni acercarte a sobrepasar el presupuesto acordado.
Presupuesto restante
La siguiente columna muestra el monto restante, que nuevamente se calcula automáticamente al restar el gasto acumulado del año del presupuesto total de cada categoría. Para mayor claridad, hemos añadido una columna que puedes usar como menú desplegable para indicar si estás por debajo del presupuesto, dentro del presupuesto o por encima del presupuesto. Esta lista tiene codificación por colores para facilitar la lectura.
Trimestres
Las siguientes cuatro columnas corresponden a los cuatro trimestres del año. En cada celda puedes agregar la cantidad que gastaste de tu presupuesto de marketing durante ese trimestre. Estas cifras, como ya mencionamos, se calculan automáticamente y se reflejan en la columna de gasto acumulado del año. Después de las cuatro columnas, hay una columna final donde puedes añadir cualquier nota adicional.
Cómo ProjectManager te ayuda a controlar tu presupuesto de marketing
La plantilla de presupuesto de marketing de ProjectManager es un excelente inicio para elaborar tu presupuesto, pero una vez que comienzas a ejecutar tus iniciativas, la plantilla solo puede llegar hasta cierto punto. Ahí es donde entra una solución de software de gestión de proyectos como ProjectManager.
Añade costos planificados y reales en diagramas de Gantt
Esta plantilla de presupuesto de marketing puede cargarse fácilmente en ProjectManager, y los datos de tu plantilla se abrirán como un nuevo proyecto. Con el diagrama de Gantt puedes crear columnas personalizadas y añadir costos de recursos para cada tarea en tu proyecto de marketing. Asigna equipos, añade horas planificadas, costos y cualquier otra información relevante. El diagrama de Gantt te muestra el proyecto en una línea de tiempo para que puedas verlo todo a la vez.
Como ProjectManager es un software basado en la nube, los datos en tiempo real se reflejan en las diferentes vistas del proyecto a medida que tu equipo avanza en su trabajo, independientemente de la vista que estés utilizando. Estos datos en tiempo real te ayudan a rastrear costos y tomar decisiones más acertadas mientras gestionas un plan de marketing.
Monitorea y rastrea costos en paneles
Para obtener una vista general de tu presupuesto en tiempo real, utiliza el panel en vivo, que calcula automáticamente los datos y los muestra en gráficos fáciles de leer. Muchas herramientas de gestión de proyectos no incluyen un panel o, si lo hacen, requieren configuración por parte del usuario. ProjectManager tiene uno integrado y listo para usar.
El panel tiene un widget de costos que te indica si estás gastando de más, para que puedas reasignar recursos rápidamente y ajustar tu cronograma para mantener los costos dentro del presupuesto aprobado. El panel también puede compartirse para mantener a los interesados informados sobre el progreso y el desempeño.
Genera reportes con un solo clic
Para profundizar en los datos, hay reportes de un solo clic sobre costos, estado del proyecto e incluso estado del portafolio si estás gestionando más de un proyecto de marketing. Estos reportes pueden filtrarse para mostrar solo la información que deseas ver y luego compartirse como archivo PDF (o imprimirse, si los interesados prefieren un documento físico).
Eso es solo la punta del iceberg en cuanto a lo que ProjectManager hace por los equipos de marketing. Es una herramienta completa de gestión de proyectos que puede ayudarte a planificar y programar tu plan de marketing, gestionar recursos, equilibrar la carga de trabajo de tu equipo y brindarles las herramientas que necesitan para colaborar y trabajar mejor juntos. Listo para comenzar? Prueba ProjectManager gratis.
Qué otras plantillas ayudan a gestionar presupuestos?
Los presupuestos son complicados y reunir toda la información necesaria para gestionarlos requiere software de gestión de proyectos. Pero si aún no estás listo para invertir en una herramienta en línea, tenemos muchas otras plantillas gratuitas que pueden ayudarte con tu presupuesto y con cada fase del proyecto. A continuación encontrarás algunas de las docenas de plantillas de gestión de proyectos gratuitas que ofrecemos. Úsalas para controlar los costos de tu próxima iniciativa de marketing.
Plantilla de estructura de desglose de trabajo (EDT)
Para crear un presupuesto preciso, necesitas conocer cada paso de tu plan de marketing. Eso significa trabajar hacia atrás desde el entregable final para entender cómo llegarás allí y qué costos de recursos se requieren. Una EDT es un diagrama en árbol que te permite mapear a fondo todas las tareas y entregables necesarios para lograr tus objetivos de marketing.
Plantilla de estimación de costos de proyecto
Un presupuesto de marketing es básicamente un pronóstico de cuánto dinero vas a gastar para lograr el objetivo de tu plan de marketing. Para que ese presupuesto sea efectivo, debe ser lo más preciso posible. Una manera de hacerlo es con nuestra plantilla de estimación gratuita. Esta plantilla te ayudará a calcular cuánta inversión de tiempo y dinero requiere tu plan de marketing. Cuanto más minucioso seas al planificar tu presupuesto, más probabilidades tendrás de entregar un proyecto exitoso.
Plantilla de diagrama de Gantt
Una vez que tengas las tareas y los costos de tu plan de marketing, necesitarás programarlo. La plantilla gratuita de diagrama de Gantt es una gran herramienta para mapear todo tu trabajo en una línea de tiempo y verlo todo en un mismo lugar. El diagrama de Gantt te permite enumerar todas tus tareas y su duración para ver cómo se relacionan entre sí. Esto te permite comenzar a trabajar en la asignación de recursos y llevar tu plan de marketing del concepto a la ejecución.
Usar ProjectManager conecta tu presupuesto, cronograma y plan con tus equipos, recursos y más. Obtén todo lo que necesitas para gestionar tu campaña en un solo lugar, con datos en tiempo real que impulsan decisiones más acertadas. Únete a las decenas de miles de equipos que ya gestionan proyectos exitosos. Prueba ProjectManager gratis hoy mismo.