Projektbesprechungen haben oft einen schlechten Ruf. In Wirklichkeit sind sie – solange sie richtig durchgeführt werden – keine Zeitverschwendung. Unsere kostenlose Sitzungsprotokoll-Vorlage für Word hilft dir, die Tagesordnung und die Aktionspunkte festzuhalten, um Meetings zu strukturieren und sie zu dem produktiven Projektwerkzeug zu machen, das sie immer sein sollten.
Um diese kostenlose Sitzungsprotokoll-Vorlage herunterzuladen, klicke auf das Bild unten.
Was sind Sitzungsprotokolle?
Sitzungsprotokolle sind eine Aufzeichnung der wichtigsten Notizen aus einer Besprechung. Sie sind jedoch keine wortwörtliche Mitschrift, sondern eine Zusammenfassung der wesentlichen Inhalte.
Das bedeutet, dass du die wichtigsten Punkte festhältst. Dies folgt normalerweise der Tagesordnung des Meetings, die im Voraus erstellt wurde, um die zu besprechenden Themen festzulegen. Wenn sich diese Diskussionen entwickeln, notiert ein Protokollführer die wichtigen Punkte, die während des Meetings angesprochen werden.
Diese wichtigen Notizen können zentrale Themen sein, über die gesprochen wurde, eingebrachte und abgestimmte Anträge sowie alle Aktionspunkte, die sich aus der Besprechung ergeben. Die Tagesordnung hält das Meeting auf Kurs und stellt sicher, dass alles Wesentliche besprochen wird, während das Sitzungsprotokoll eine genaue Dokumentation der wichtigsten Themen liefert, die während der Sitzung aufgekommen sind.
Sobald du die Aktionspunkte aus dem Meeting vorliegen hast, ist es eine gute Idee, sie in eine kollaborative Software zu übertragen, in der das gesamte Team gemeinsam an der Umsetzung der Aufgaben arbeiten kann. ProjectManager verfügt über eine intuitive Listenansicht, die die Zusammenarbeit erleichtert. Außerdem gibt es ein Echtzeit-Dashboard zur Fortschrittsverfolgung, damit alle über ihre Arbeit auf dem Laufenden bleiben. Probiere ProjectManager noch heute kostenlos aus.
Warum eine Sitzungsprotokoll-Vorlage verwenden?
So wie eine Tagesordnung einem bestimmten Format folgt, gilt das auch für Sitzungsprotokolle. Die Verwendung einer Sitzungsprotokoll-Vorlage stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen klar und übersichtlich strukturiert sind. Die Vorlage enthält Abschnitte, die speziell dafür vorgesehen sind, dass der Protokollführer die erforderlichen Informationen schnell und einfach festhalten kann.
Eine Sitzungsprotokoll-Vorlage spart Zeit und sorgt für Konsistenz in deiner Projektdokumentation. Da die Vorlage immer gleich aufgebaut und sofort einsatzbereit ist, entsteht eine Routine im Reporting, die die Informationen leichter verständlich macht.
Das Letzte, was du beim Erstellen eines Sitzungsprotokolls tun willst, ist Zeit mit Formatierung zu verschwenden. Das „Wer, Was, Wo, Warum und Wie“ ist bereits für dich vorgegeben, sodass der Protokollführer aktiv am Meeting teilnehmen kann. Wichtige Punkte lassen sich so ohne Aufwand und Ablenkung festhalten.
Wie du unsere Sitzungsprotokoll-Vorlage verwendest
Sobald die Tagesordnung erstellt und verteilt wurde, kannst du unsere kostenlose Sitzungsprotokoll-Vorlage für Word verwenden. Der obere Abschnitt der Vorlage ist für grundlegende Informationen reserviert, wie den Namen des Projekts, den Zweck des Meetings, den Ort der Besprechung und weitere hilfreiche Daten. Nach Abschluss des Meetings kannst du hier außerdem die Dauer eintragen – entweder in Stunden oder mit Start- und Endzeit.
Darunter befindet sich eine Liste der Teilnehmer. Du kannst die Sitzungsprotokoll-Vorlage erweitern, wenn der Platz nicht ausreicht. Jede Zeile ist für einen Teilnehmer vorgesehen und enthält dessen Namen sowie Kontaktinformationen wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder die bevorzugte Kontaktmethode.
Als Nächstes folgt ein Abschnitt für die Tagesordnungspunkte. Die Tagesordnung ist eine Übersicht darüber, was besprochen werden soll und bildet den Kern des Meetings. Das Festhalten dieser Informationen ist entscheidend, um nachvollziehen zu können, welche Themen behandelt wurden. Jede Zeile enthält einen Tagesordnungspunkt und daneben die Person, die für diesen Punkt verantwortlich ist.
Darauf folgt ein Abschnitt für die wichtigsten Ergebnisse (Takeaways). Hier hält der Protokollführer die Aktionspunkte fest, die während des Meetings entstanden sind. Diese können Aufgaben sein, die bis zum nächsten Meeting erledigt werden müssen, Vorschläge, die weiter recherchiert werden müssen, oder andere Aktionspunkte. Jede Zeile listet den Punkt und die verantwortliche Person auf.
Zum Schluss gibt es einen kurzen Abschnitt, in dem die Details für das nächste Meeting festgehalten werden. Dort können das Datum der nächsten Sitzung, der Ort und der Zweck des Meetings eingetragen werden. Dies erleichtert die Verteilung der Meeting-Notizen und hilft den Teilnehmern, das nächste Datum direkt in ihren Kalendern zu speichern.
Tipps für Sitzungsprotokolle
Das Erstellen eines Sitzungsprotokolls umfasst in der Regel einen Prozess aus fünf Schritten. Im Folgenden geben wir dir einen kurzen Überblick über diese fünf Schritte, damit du das Beste aus unserer kostenlosen Sitzungsprotokoll-Vorlage für Word herausholst.
- Die Planung vor dem Meeting ist entscheidend für dessen Erfolg. Der Protokollführer sollte mit der Person zusammenarbeiten, die die Sitzung leitet, um die Teilnehmenden und die Tagesordnung festzulegen. Dies hilft dabei, den oberen Teil deiner Vorlage auszufüllen und führt zu einem produktiveren Meeting.
- Als Nächstes folgt die Protokollierung. Diese findet während des laufenden Meetings statt. Vor der Sitzung muss ein Protokollführer oder Sekretär bestimmt werden. Diese Person ist dafür verantwortlich, die relevanten Informationen während der Besprechung festzuhalten.
- Protokollführer verwenden oft einen Notizblock oder schreiben frei mit. Falls ja, müssen sie ihre Notizen später in die Vorlage übertragen, um sie teilen zu können. Mit unserer kostenlosen Sitzungsprotokoll-Vorlage für Word kannst du diesen Schritt überspringen, indem du deine Notizen direkt am Computer machst.
- Sitzungsprotokolle sind nicht nur für die Personen gedacht, die an der Besprechung teilgenommen haben. Sie müssen möglicherweise im gesamten Unternehmen verteilt werden. Wahrscheinlicher ist jedoch, dass du sicherstellen musst, dass alle Teilnehmenden eine Kopie erhalten. In jedem Fall muss die Verteilung im Voraus bedacht werden.
- Abschließend sollten die fertigen Sitzungsprotokolle archiviert werden, um eine Dokumentationsspur zu erstellen. Sie dienen außerdem als historische Referenz, wenn in Zukunft an einem ähnlichen Projekt gearbeitet wird.
Wer sollte diese Sitzungsprotokoll-Vorlage verwenden?
Idealerweise kann die kostenlose Sitzungsprotokoll-Vorlage von allen genutzt werden, die direkt vom Meeting betroffen sind. Das bedeutet jedoch nicht, dass jeder die Vorlage bearbeiten sollte – das führt schnell zu Verwirrung und mehreren Versionen im Umlauf.
Um falsche oder veraltete Informationen zu vermeiden, sollte das Sitzungsprotokoll eindeutig der Verantwortung des Protokollführers oder Sekretärs unterliegen. Sie arbeiten natürlich mit der Person zusammen, die das Meeting leitet, und auch mit den Teilnehmenden, aber nur eine Person sollte für die Aktualisierung der Vorlage verantwortlich sein.
Abgesehen davon ist die kostenlose Sitzungsprotokoll-Vorlage für Word ein großartiges Werkzeug, das abteilungsübergreifend genutzt werden kann, um Projektmeetings effizienter zu machen und konsistente Dokumentation in der gesamten Organisation sicherzustellen. Dies hilft, Silos aufzubrechen und fördert eine bessere Zusammenarbeit über Geschäftsbereiche hinweg.
ProjectManager trägt zum Erfolg deiner Meetings bei
Die Sitzungsprotokoll-Vorlage ist wichtig, aber wenn du nicht die richtigen Werkzeuge hast, um die daraus entstehenden Aktionspunkte umzusetzen, ist das Meeting verschwendete Zeit. ProjectManager ist eine Projektmanagementsoftware, die Teams vernetzt und Prozesse optimiert, sodass du effizienter arbeiten kannst. Unsere kollaborative Plattform sorgt dafür, dass alle gemeinsam arbeiten – unabhängig davon, wo sie sich befinden oder in welcher Abteilung sie tätig sind. Mehrere Projektansichten ermöglichen es dir, so zu arbeiten, wie es für dich am besten passt.
Workflow mit Kanban-Boards visualisieren
Beobachte, wie Aktionspunkte auf Kanban-Boards umgesetzt werden. Du kannst Aufgaben als Karten in der „To-Do“-Spalte anlegen und dein Team kann seinen Backlog verwalten und Sprints gemeinsam planen. Wenn sie Karten von Spalte zu Spalte verschieben, erhältst du volle Transparenz über den Prozess und kannst Ressourcen neu zuweisen, um potenzielle Blockaden zu beseitigen und die Produktivität des Teams sicherzustellen.
Fortschritt und Leistung berichten
Ziel eines Meetings ist es, die Kommunikation zu verbessern und innovativer sowie produktiver zu arbeiten. Aber ohne eine Möglichkeit, die Leistung zu messen, weißt du nicht, ob du deine gesetzten Benchmarks erreichst. Da die Arbeit aller Teammitglieder mit unserer Software verbunden ist, kannst du Berichte über Aufgaben, Zeiten, Arbeitslast, Abweichungen und vieles mehr generieren. Jeder Bericht kann individuell angepasst werden, um genau die Daten anzuzeigen, die für dich relevant sind. Anschließend lassen sich die Berichte leicht in verschiedenen Formaten mit Führungskräften oder beim nächsten Meeting teilen.
Du kannst unser Tool sogar anstelle der Sitzungsprotokoll-Vorlage verwenden. Unsere verschiedenen Projektansichten ermöglichen es dir, in der Listenansicht eine Agenda zu erstellen, während des Meetings Protokollpunkte hinzuzufügen und diese Aufgaben direkt deinem Team zuzuweisen. All das funktioniert auf unserer kollaborativen Plattform, auf der du Dateien teilen, kommentieren und andere taggen kannst, um sie in die Diskussion einzubeziehen. Wenn Meetings in erster Linie ein Kommunikationsmittel zur Effizienzsteigerung sind, dann potenziert unser Tool diese Wirkung erheblich.
Starte kostenlos mit ProjectManager
Die Online-Software von ProjectManager verbindet dein Team, verschiedene Abteilungen und sogar externe Partner, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Erhalte Echtzeitdaten für fundiertere Entscheidungen und nutze eine Suite von Projektmanagement-Tools, die es dir ermöglicht, so zu arbeiten, wie du es brauchst. Es gibt eine einzige verlässliche Datenquelle, sodass alle immer mit den aktuellsten Informationen arbeiten. Starte noch heute kostenlos mit ProjectManager.