Tout au long de l’exécution d’un projet, il arrive que certains achats nécessitent des éclaircissements. Pour obtenir des réponses et conserver une trace écrite des échanges avec le fournisseur, une demande d’information (RFI) est nécessaire.
Disposer d’une procédure qui apporte de la clarté au processus d’approvisionnement permet au projet de fonctionner sans heurts. L’utilisation de notre modèle gratuit de demande d’information vous fait gagner du temps et des efforts. Il comprend l’espace nécessaire pour toutes les informations à fournir et les questions auxquelles le fournisseur doit répondre.
Pour télécharger ce modèle gratuit de demande d’information, cliquez sur l’image.
Qu’est-ce qu’une RFI, ou demande d’information ?
Une RFI est une demande d’information, un document qui formalise la collecte d’informations sur des produits, biens ou services auprès de fournisseurs existants ou potentiels. La RFI provient d’un client et est envoyée au fournisseur.
Elle peut contenir des questions générales liées au bien ou service proposé par le fournisseur, mais peut également être utilisée pour poser une question sur un produit, bien ou service déjà acheté.
Dans la plupart des cas, la RFI vous aide à déterminer les caractéristiques du fournisseur avec lequel vous envisagez de travailler. Cela crée un pseudo-processus de présélection permettant de réduire un groupe important à une poignée d’entreprises potentielles.
L’utilisation d’une RFI est une pratique courante lorsqu’on décide des prochaines étapes. Elle fonctionne en tandem avec une demande de proposition (RFP), une demande d’appel d’offres (RFT) et une demande de devis (RFQ). Souvent, la RFI constitue la première étape de la gestion de la relation fournisseur.
Une fois qu’une relation commerciale est engagée avec un fournisseur, il est nécessaire de gérer le processus d’approvisionnement. La gestion de projet vous aide à suivre les fournitures tout au long du cycle de vie du projet. ProjectManager vous permet d’organiser vos fournisseurs dans une vue en liste qui regroupe toutes leurs informations pertinentes et peut être partagée facilement grâce aux paramètres de sécurité permettant d’afficher le calendrier en lecture seule. Pour gérer votre processus d’approvisionnement, configurez-le sur nos tableaux kanban personnalisables afin d’obtenir une transparence totale et de voir le pourcentage d’avancement en temps réel.
Pourquoi vous avez besoin d’un modèle de demande d’information
La RFI est utilisée pour solliciter des informations de manière formelle et structurée afin de garder toutes les parties informées. Elle sert plusieurs secteurs, principalement la construction, comme moyen d’identifier les exigences du client tout en obtenant des réponses précises du fournisseur.
L’utilisation d’une RFI aide les clients à mieux connaître le marché des fournitures ou services dont ils ont besoin. Elle regroupe ces informations de manière claire et facile à communiquer, ce qui facilite la prise de décision.
Cela dit, les informations recueillies par la RFI restent simples. Elle demande généralement la taille de l’entreprise, un aperçu de son historique et ses domaines de spécialisation. Il peut aussi y avoir des demandes d’études de cas clients, de références, de profils de dirigeants, etc.
Elle est également utile comme élément de la documentation plus large liée à la sollicitation, qui inclut la RFP et la RFQ. Ensemble, ces documents aident à sélectionner le bon produit, bien ou service pour le travail. Toutefois, une RFI n’est pas le processus de sélection d’un fournisseur ; elle répond uniquement à des questions sur ce que le fournisseur propose.
Bien que l’étude de marché convienne mieux à une RFP, la RFI permet de filtrer une longue liste de fournisseurs pour n’en retenir qu’un petit nombre adapté à vos besoins. Le travail consacré à la rédaction d’une RFI en vaut largement la peine.
Si vous ne prenez pas le temps de rédiger une RFI, vous ne disposerez pas de critères communs pour comparer différentes propositions. La RFI garantit que vos décisions reposent sur les mêmes spécifications. Sans RFI, il est probable que vous devrez la rédiger plus tard dans le processus d’approvisionnement, ce qui entraîne une perte de temps.
Une fois que vous aurez choisi un fournisseur, la RFI vous aidera à clarifier les points en suspens et à répondre à vos questions sur le produit, bien ou service. Sans RFI, vous vous exposez à des conflits plus tard dans le projet.
La RFI vous donne l’occasion d’en apprendre davantage sur vos fournisseurs et de mieux comprendre ce qu’ils offrent avant de devoir expliquer les détails du projet. Cela vous permet d’obtenir une réponse plus objective et de vérifier s’ils sont le bon fournisseur pour la mission.
Quand utiliser un modèle de demande d’information
Vous utilisez un modèle de RFI lors d’un approvisionnement de projet ; c’est la première étape du processus d’approvisionnement. La RFI sert à surmonter un problème, même si vous ne connaissez pas encore la solution. Elle permet simplement d’identifier vos options.
Un modèle de RFI peut être utilisé pour des projets d’approvisionnement ponctuels ou récurrents. Il est particulièrement utile dans ce dernier cas, car il vous aide à créer un projet fournisseur. Il constitue une liste restreinte de fournisseurs viables à laquelle vous pourrez vous référer lorsque vous aurez besoin de produits, biens ou services similaires.
Une fois les réponses à la RFI reçues et votre liste de fournisseurs réduite à un groupe plus gérable, vous utiliserez ces informations pour envoyer une RFP. Celle-ci demandera des renseignements plus détaillés à l’entreprise candidate.
Qui doit utiliser le modèle de demande d’information ?
Le modèle de RFI est utilisé par le chef de projet ou le responsable des achats, selon la structure de votre organisation, pour démarrer le processus de sollicitation d’offres pour des produits, biens et services. Le modèle est ensuite envoyé aux fournisseurs et prestataires.
Ces fournisseurs et prestataires rempliront les informations pertinentes et renverront la RFI à la personne responsable de l’approvisionnement.
La personne chargée de rédiger la RFI doit s’assurer qu’elle inclut les éléments suivants.
- La demande d’information doit être simple et facile à comparer
- Les réponses des fournisseurs et prestataires doivent être facilitées
- Ne soyez pas trop précis — gardez un niveau général
- Ne prenez pas trop de temps aux prestataires ou fournisseurs
Comment utiliser le modèle de demande d’information de ProjectManager
Le modèle gratuit de RFI au format Word proposé par ProjectManager est tout ce dont vous avez besoin pour lancer le processus d’approvisionnement de votre projet. C’est un outil essentiel lors de la création de contrats entre le projet et ses fournisseurs. Le modèle inclut l’espace nécessaire pour recueillir toutes les informations requises.
Demande d’information (haut du document)
La première section du modèle rassemble les informations de suivi importantes. Vous pouvez y numéroter votre RFI pour un usage interne. Un espace est prévu pour la date d’émission de la RFI, ainsi que pour la date à laquelle une réponse est attendue. Une zone permet également d’indiquer le nom du projet, le destinataire de la RFI et son expéditeur.
Description de la RFI
Un large espace est prévu pour rédiger les informations recherchées. C’est ici que vous pouvez poser vos questions. N’entrez pas dans trop de détails : restez concis et précis. Juste en dessous se trouve un espace pour indiquer les pièces jointes incluses et leur auteur.
Réponse à la RFI
Un autre espace important est réservé à la réponse du fournisseur. Sous celui-ci figure une zone permettant à la personne répondant de dater et signer.
Comment utiliser un modèle de RFI dans ProjectManager
ProjectManager est un outil primé qui organise les équipes et les projets afin d’améliorer leur efficacité. Durant votre processus d’approvisionnement, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet en ligne pour rendre l’ensemble plus productif.
Utilisez l’outil pour gérer le processus d’approvisionnement en listant tous les fournisseurs dans une liste de tâches, où vous pouvez regrouper des informations essentielles telles que leur nom, adresse et coordonnées. Ces listes sont en ligne et partageables, ou vous pouvez en restreindre l’accès selon votre politique.
Une fois qu’un fournisseur est sélectionné, vous pouvez gérer tout le processus d’approvisionnement sur un tableau kanban, l’une de nos nombreuses vues de projet. Le tableau est composé de colonnes représentant les étapes de votre cycle de production. Sous chaque colonne se trouvent des cartes qui représentent les fournitures provenant du fournisseur.
Le tableau kanban visualise le flux de travail lorsque les fournitures passent de l’entrepôt au chantier. Vous obtenez une vue complète et pouvez réallouer les ressources pour éviter les goulets d’étranglement. Le kanban est également un excellent outil pour les équipes, qui peuvent y regrouper leurs tâches en backlog et gérer leurs sprints.
Toutes les données sont partagées dans le logiciel. Si vous gérez le calendrier du projet sur un diagramme de Gantt, les tâches que vous assignez à votre équipe peuvent être gérées par celle-ci sur un tableau kanban, une liste de tâches ou une vue calendrier. Le Gantt vous permet de planifier vos achats, de définir des jalons et de lier des dépendances pour éviter les goulets d’étranglement.
Obtenez une vue d’ensemble du projet grâce à notre tableau de bord en temps réel. Il se met à jour avec des données actualisées, qu’il calcule automatiquement et affiche dans des graphiques faciles à lire. Vous obtenez des indicateurs du projet sur les délais, les coûts et plus encore. Pour des informations plus détaillées, vous pouvez générer un rapport en un clic, le filtrer selon vos besoins, puis le partager avec les parties prenantes.
Développer une relation de travail avec les fournisseurs est une partie importante de la gestion de votre projet, mais ce n’est qu’un élément de l’ensemble. Si vous recherchez un logiciel en ligne pour organiser votre projet, de la planification au reporting, essayez ProjectManager. Essayez notre essai gratuit de 30 jours.