Ein Projekt hat einen Anfang und ein Ende, aber ohne ein Ziel ist es wie ein Schiff ohne Ruder. Um Ihr Projekt erfolgreich zu steuern und sicher in den Hafen zu bringen, müssen Sie Ihre Projektvorgaben definieren.
Was Sind Projektvorgaben?
Projektvorgaben definieren die entscheidenden Schritte, die erforderlich sind, um einen Projektplan erfolgreich umzusetzen. Projektvorgaben können greifbare Ergebnisse oder immaterielle Meilensteine sein, aber sie sollten immer SMART sein (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und termingebunden) und im Zusammenhang mit Ihren übergeordneten Projektzielen stehen.
Projektvorgaben ermöglichen es Ihnen, mit Ihrem Team zu kommunizieren und festzulegen, wer für welche Vorgaben verantwortlich ist, um die Qualitätsanforderungen der Stakeholder besser zu erfüllen. Ihre Vorgaben sollten KPI-Messgrößen enthalten, wie z. B. Budget, Qualität und die Projektdauer.
Um den Überblick über Ihre Projektvorgaben zu behalten, benötigen Sie ein leistungsfähiges Projektmanagement-Tool wie ProjectManager. ProjectManager ist eine Projektmanagement-Software, die professionelle Projektverfolgungstools wie Gantt-Diagramme, Aufgabenlisten, Kalender und Echtzeit-Dashboards bietet. Mit ProjectManager können Sie Projektvorgaben mühelos verfolgen, verwalten und steuern. Starten Sie kostenlos.
Bevor wir lernen, wie man Projektvorgaben formuliert, müssen wir Begriffe definieren. Viele verwechseln das Konzept der Projektvorgaben mit verwandten Konzepten des Projektmanagements wie Projektzielen, Ergebnissen und Meilensteinen.
Was Sind Projektziele?
Projektziele sind übergeordnete Aussagen, die etwas vage sein können. Sie bieten jedoch den Gesamtkontext dafür, was mit dem Projekt erreicht werden soll und wie es mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.
Es gibt verschiedene Arten von Projektzielen, wie Leistungsziele, Zeitziele (bezogen auf Start- und Endtermine) und Ressourcenziele. Diese drei Arten von Projektzielen konkurrieren miteinander, sodass eine Variable die anderen beeinflusst.
Während Projektmanager für die Durchführung der ihnen zugewiesenen Projekte verantwortlich sind, werden ihre Projektziele und Projektvorgaben in der Regel nicht von ihnen allein definiert. Stattdessen ist es eine Teamarbeit, die normalerweise das Projektmanagementbüro (PMO) der Organisation, ein Team von Projektmanagern, Programmmanagern und Projektportfoliomanagern einbezieht.
Projektvorgaben vs. Projektziele
Projektvorgaben sind wesentlich spezifischer und eindeutiger, da sie jede Entscheidung im Projekt beeinflussen. Projektvorgaben können auch als die Schritte definiert werden, die erforderlich sind, um die übergeordnete Sicht der Projektziele zu erreichen.
Projektvorgaben vs. Projektmeilensteine
Projektmeilensteine markieren einen wichtigen Punkt in Ihrem Projekt und kennzeichnen häufig den Beginn einer neuen Projektphase. Es kann so viele Meilensteine in Ihrem Projektplan geben, wie Sie für sinnvoll halten. Sie sind hilfreich, da sie Ihren Projektplan in überschaubare Teile gliedern.
Projektvorgaben vs. Projektergebnisse
Projektergebnisse sind die Ergebnisse Ihrer Projektaktivitäten. Es kann so viele Projektergebnisse geben, wie Sie für Ihr Projekt benötigen. Projektergebnisse können viele Formen annehmen, z. B. ein Produkt, eine Dienstleistung oder sogar ein fertiggestelltes Infrastrukturprojekt.
Arten von Projektvorgaben
Es gibt viele Arten von Vorgaben, wenn man ein Projekt, Programm oder Projektportfolio managt. Fünf der häufigsten Vorgaben sind finanziell, leistungsbezogen, qualitativ, geschäftlich und compliance-orientiert. Werfen wir einen genaueren Blick auf diese Projektvorgaben.
- Finanzielle Vorgaben: Diese messen die finanzielle Gesundheit oder Veränderung einer Organisation oder eines Projekts. Sie helfen einem Unternehmen, seinen finanziellen Fortschritt zu verfolgen und seinen Erfolg oder Misserfolg bei der Durchführung von Projekten und Programmen zu messen. Beispiele für finanzielle Vorgaben sind Umsatz, Kosten, Gewinn, Cashflow und Investitionen.
- Leistungsvorgaben: Dies sind Ziele mit spezifischen Ergebnissen, die Manager oder Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erreichen sollen. Leistungsvorgaben können langfristig oder kurzfristig sein und alles von Effizienz, Produktivität und Umsatz bis hin zur Kundenzufriedenheit bewerten.
- Qualitätsvorgaben: Dies sind langfristige, messbare Ziele, die Unternehmen festlegen, um sicherzustellen, dass Produkte und Dienstleistungen die Qualitätsstandards erfüllen. Dies kann dazu beitragen, den Wert eines Produkts oder einer Dienstleistung sowie Prozesse zu verbessern und Aktionspläne zu erstellen, um Qualitätsrichtlinien einzuhalten und Kunden zufriedenzustellen.
- Geschäftsvorgaben: Zu den häufigen Geschäftsvorgaben gehören die Verfolgung von Rentabilität, Mitarbeiterbindung, Marktanteil, Umsatz und Kundenbasis. Dies hilft einem Unternehmen, seine Stärken, Schwächen und Chancen zu erkennen.
- Compliance-Vorgaben: Diese Vorgaben helfen den Mitarbeitern und dem Management einer Organisation, relevante Gesetze und Vorschriften, Regeln und Standards einzuhalten. Compliance kann erreicht werden, indem Richtlinien, Prozesse und Verfahren entworfen, entwickelt und implementiert werden.
Warum Sind Projektziele und Projektvorgaben Wichtig?
Zweifellos sind effektive Projektziele und Projektvorgaben wichtig. Je klarer sie sind, desto wahrscheinlicher werden sie erreicht. Außerdem lassen sich Ihre Projekte, Programme und Projektportfolios dadurch wesentlich einfacher steuern.
Wie oben erwähnt, definieren Projektziele die Gesamtrichtung eines Projekts, während Projektvorgaben entscheidend sind, da sie eine Möglichkeit bieten, die Projektdurchführung zu strukturieren und den Erfolg zu validieren. Betrachten Sie diese Vorgaben als Richtlinien, denen Ihr Projekt folgen muss. Sie leiten Sie durch jeden Aspekt des Projekts und seiner Phasen. Sie bieten Projektmanagern messbare Zielgrößen und helfen den Teams zu verstehen, was von ihnen erwartet wird.
Wie Man SMARTe Projektvorgaben und Projektziele Formuliert
Jede Projektvorgabe muss den SMART-Kriterien entsprechen. Dieses Akronym hilft Ihnen, effektive Vorgaben zu erstellen.
Wie? Indem sichergestellt wird, dass jede Vorgabe spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und termingebunden ist. Das bedeutet, die Vorgabe zu definieren und sicherzustellen, dass es eine Kennzahl gibt, um ihren Fortschritt zu messen und zu erkennen, ob sie die Basiserwartungen erfüllt.
Ihre Projektvorgaben müssen erreichbar sein, sonst sind sie unmöglich zu erreichen, was zu verschwendeter Zeit und Ressourcen führt. Seien Sie realistisch mit Ihren Vorgaben und stellen Sie sicher, dass sie sowohl für das Projekt als auch für die Unternehmensstrategie relevant sind.
Schließlich muss Ihre Vorgabe eine Frist haben; sie darf nicht offen sein. Sie kann durch Monate, Wochen oder Tage termingebunden sein, je nach den Besonderheiten Ihres Projekts.
Beispiele für Projektziele und Projektvorgaben
Um Projektziele und Projektvorgaben besser zu verstehen, sehen wir uns einige Beispiele aus verschiedenen Branchen an.
1. Bauwesen
Projektziel: Erhöhung der Sicherheit auf der Baustelle.
Projektvorgaben: Festlegung von Sicherheitsstandards, Erstellung von Sicherheitsplänen und Kommunikation mit den Mitarbeitenden über Sicherheitsmaßnahmen.
2. Fertigung
Projektziel: Effizienzsteigerung zur Erhöhung der Produktivität.
Projektvorgaben: Dazu gehören die Reduzierung von Abfall, das Erkennen von Hindernissen und die Umsetzung von Prozessverbesserungen.
3. Professionelle Dienstleistungen
Projektziel: Erwerb neuer Fähigkeiten, um das Verständnis für die Arbeit zu vertiefen.
Projektvorgaben: Erstellung von Schulungsmaterialien und Programmen für Mitarbeitende sowie Erweiterung des Wissens über den Arbeitssektor.
4. Marketing
Projektziel: Generierung von mehr hochwertigen Leads.
Projektvorgaben: Anwendung von Suchmaschinenoptimierung, um eine Zielgruppe anzusprechen, die zum Produkt oder zur Dienstleistung passt, Anpassung von Inhalten, um diese Zielgruppe zu gewinnen, und Erstellung von Kampagnen zur Erfassung von E-Mails für den Vertrieb.
5. Kundenzufriedenheit
Projektziel: Erhöhung der allgemeinen Kundenzufriedenheit durch Einreichung von Support-Tickets über die Website.
Projektvorgabe: Einführung eines neuen Online-Ticketing-Systems bis zu einem bestimmten Datum, um Antwortzeiten von maximal einer Stunde zu erreichen.
Nun prüfen Sie es mit SMART: Ist es spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und termingebunden? Wenn es diese Kriterien erfüllt, handelt es sich um eine SMARTe Projektvorgabe.
Im Hinblick auf das Ziel: Wie spiegelt es sich in Leistung, Zeit und Ressourcen wider? Außerdem sollten Sie prüfen, ob dieses Ziel mit der Unternehmensstrategie übereinstimmt.
6. Neues Produkt
Projektziel: Entwicklung eines neuen Produkts, das zu Beginn des nächsten Quartals auf den Markt gebracht wird, zum Beispiel ein Paar Schuhe.
Projektvorgaben: In diesem Fall gibt es mehrere Projektvorgaben, die mit diesem Ziel verbunden sind. Hier einige Beispiele:
- Marktforschung über die Vorlieben der Zielgruppe durchführen
- Eine Produktvision entwickeln
- Einen Prototyp des Endprodukts erstellen
- Das Produkt mit Fokusgruppen von Sportlern testen
- Die endgültige Version des Produkts erstellen
7. Vertrieb
Projektziel: Steigerung des Umsatzes um 30 Prozent im nächsten Quartal.
Projektvorgaben: In diesem Fall gibt es mehrere Projektvorgaben, die mit dem Ziel verbunden sind. Hier einige Beispiele:
- Neue Strategien anwenden, um die Leads des Marketingteams um 10 Prozent zu erhöhen
- Zwei neue Vertriebsmitarbeitende einstellen
- Ein Treueprämienprogramm einführen
- Bis zum Beginn des nächsten Quartals einen neuen Vertriebskanal eröffnen
Die kostenlose Vorlage listet diese Ziele in einer Spalte auf und in der nächsten eine Reihe von Fragen, die dabei helfen, zu erklären, wie diese Ziele zur jeweiligen Vorgabe passen. Danach gibt es Platz für die Antworten.
Wie man Projektziele und Projektvorgaben verfolgt: Tipps und Best Practices
Das Festlegen von Zielen und Vorgaben ist nur der Anfang. Sie müssen auch verfolgt werden, um sicherzustellen, dass sie erreicht werden. Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Verfolgung von Projektzielen und -vorgaben.
Definieren Sie den Zweck des Projekts, bevor Sie Ziele und Vorgaben entwerfen
Der Projektzweck ist der grundlegende Grund für das Projekt. Er ist sogar größer als die Projektziele und Projektvorgaben. Er beantwortet die Frage, warum das Projekt durchgeführt wird, und fasst das gewünschte Ergebnis zusammen, das das Projekt erreichen soll.
Führen Sie eine Gap-Analyse durch, um die potenziellen Auswirkungen von Projektzielen und -vorgaben zu bewerten
Eine Gap-Analyse ist ein Prozess, der die Leistung eines Unternehmens oder einer Einheit bewertet, um festzustellen, ob die Vorgaben erfüllt werden. Daher ist sie ein entscheidendes Werkzeug, um sicherzustellen, dass Projektziele und Projektvorgaben wie geplant funktionieren.
Überprüfen Sie Projektziele und -vorgaben während des Kickoff-Meetings
Binden Sie die Projektbeteiligten sowie das Projektteam, die Kunden und externe Stakeholder ein. So stellen Sie sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Teammitglieder helfen den Projektmanagern außerdem dabei zu beurteilen, ob Ziele und Vorgaben realistisch sind, und die Zustimmung der Kunden sorgt für klare Erwartungen.
Richten Sie Projektkontrollen ein und nutzen Sie Projektverfolgungstools
Um sicherzustellen, dass Ziele und Vorgaben erreicht werden, muss die Arbeit engmaschig und idealerweise in Echtzeit überwacht werden. Verwenden Sie dazu Projektmanagement-Tools wie Dashboards für einen Überblick und Berichte für detaillierte Informationen und zur Weitergabe an Stakeholder.
Erstellen Sie regelmäßig Projektberichte
Projektberichte sind keine einmalige Angelegenheit. Projektmanager sollten regelmäßig Berichte über Fortschritt, Abweichungen und mehr erstellen, um das Projekt besser zu steuern, festzustellen, ob Ziele und Vorgaben erreicht werden, und Stakeholder zu informieren.
ProjectManager für bessere Projektvorgaben
Wenn Sie Projektvorgaben definieren und erreichen möchten, brauchen Sie ein dynamisches Projektmanagement-Tool. ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektmanagement-Software, die Ihre Vorgaben und Ziele mit Echtzeitmetriken auf dem Dashboard verfolgt. Mit unserer Software lassen sich SMART-Ziele einfach festlegen, verfolgen und erreichen.
Filtern Sie Berichte, um die gewünschten Daten anzuzeigen, und erstellen Sie mit einem Klick teilbare Berichte für Stakeholder. Nutzen Sie unsere Ressourcenmanagement-Tools, um die Arbeitslast auszugleichen und das Projekt auf Kurs zu halten. Unsere Online-Gantt-Diagramme planen über eine Zeitachse hinweg und können durch einfaches Ziehen und Ablegen von Start- und Fälligkeitsdaten leicht bearbeitet werden.
Mehr über Projektvorgaben
Worum geht es in Ihrem Projekt? Die Projektvorgabe beschreibt dies noch vor der Projektinitiierung. Sie wird während des Projekts immer wieder herangezogen, um auf Kurs zu bleiben. Das gilt sowohl für Wasserfall- als auch für agile Ansätze.
Die Projektvorgabe ist entscheidend, da sie dem Team, den Stakeholdern (insbesondere, wenn Änderungen gewünscht werden) und dem Projektmanager hilft. Wenn Sie möchten, dass Ihre Projektvorgabe so effektiv wie möglich ist, sehen Sie sich dieses kurze Video unserer Projektmanagement-Expertin Jennifer Bridges, PMP, an.
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