O agendamento de manutenção é um processo pelo qual os problemas potenciais são identificados e ações são elaboradas para resolvê-los. Um modelo de cronograma de manutenção é um plano que inclui quem realizará o trabalho, o que esse trabalho é e onde ele ocorre, entre outras informações. Isso é uma parte essencial de qualquer negócio que depende de equipamentos ou máquinas para entregar produtos ou serviços.
Nosso modelo gratuito de cronograma de manutenção de equipamentos cria um plano de ação para manter o controle dos seus recursos e garantir que estejam totalmente funcionais quando necessário. Baixe nosso modelo gratuito de cronograma de manutenção para Excel e melhore o desempenho e a vida útil dos seus equipamentos.
O segredo de um cronograma de manutenção bem-sucedido é a regularidade. Perder-se no trabalho e esquecer a manutenção gera problemas. Use um software de gerenciamento de projetos para evitar uma parada não planejada e gerenciar as tarefas de manutenção. O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos e portfólios com tarefas recorrentes para garantir que a manutenção programada nunca seja esquecida. Transforme qualquer tarefa em uma tarefa recorrente e defina a recorrência e se ela se repete diária, semanal, mensal ou anualmente. Em seguida, use diversas visualizações de projeto, como o quadro kanban, para acompanhar o progresso, enquanto notificações por e-mail e no aplicativo garantem que você nunca perca uma manutenção programada. Comece a usar o ProjectManager hoje mesmo, gratuitamente.
Por que você precisa de um modelo de cronograma de manutenção
Um modelo de cronograma de manutenção cria um processo consistente que garante que os equipamentos estejam sempre funcionando corretamente. Isso evita substituições inesperadas e quebras, que resultam em prazos perdidos, entregas atrasadas, clientes insatisfeitos e redução da lucratividade.
Além disso, usar um modelo de cronograma de manutenção permite que os técnicos detectem problemas precocemente. Isso evita longos períodos de inatividade não planejados e permite que os reparos sejam realizados em momentos ideais. Um cronograma de manutenção garante que o trabalho seja realizado no prazo e regularmente. Ele organiza as tarefas para melhorar a eficiência, acelerar o fluxo de trabalho, reduzir custos e prevenir problemas.
Quando usar este modelo de cronograma de manutenção
Um modelo de cronograma de manutenção preventiva deve ser usado regularmente, e a frequência da manutenção programada pode variar. Às vezes deve ser feita diariamente, enquanto outros cenários exigem manutenção semanal ou mensal. Há até casos em que a máquina só precisa ser verificada uma vez por ano.
As máquinas ou equipamentos utilizados terão instruções sobre seu uso, mas também sobre como mantê-los. Certifique-se de seguir essas instruções. Se diz a cada 90 dias, agende a manutenção a cada três meses. Negligenciar as instruções do fabricante é arriscar quebras ou pior, o que custará mais do que uma parada curta para manutenção programada a longo prazo.
Quem deve usar este modelo de cronograma de manutenção?
O modelo de cronograma de manutenção para Excel é uma ótima ferramenta para que a gestão planeje a manutenção regular das máquinas. O gerente seguirá as instruções do fabricante em termos de frequência de manutenção e depois alocará recursos para a conclusão dessas atividades.
A equipe responsável pela manutenção também usará este modelo de cronograma de manutenção preventiva para organizar seu trabalho e garantir que as máquinas e equipamentos estejam prontos quando necessário. A manutenção programada nem sempre é realizada internamente. Há equipes de manutenção internas e prestadores de serviços de manutenção que recebem o trabalho.
O fato é que os modelos de cronograma de manutenção passam por muitas mãos. Por exemplo, o gerente da fábrica precisa estar envolvido no agendamento do período ideal de manutenção, quando as máquinas podem ser desligadas sem afetar negativamente a produção.
O que está incluído neste modelo de cronograma de manutenção?
Depois de baixar o modelo gratuito de cronograma de manutenção para Excel, você verá uma lista de equipamentos parcialmente preenchida e mais informações. O modelo de cronograma de manutenção preventiva é totalmente personalizável. Qualquer pessoa pode adicionar ou remover colunas para adequá-lo ao seu cronograma. O cronograma de manutenção tem o básico, que é o seguinte:
- Descrição do Equipamento: Cada linha identifica uma peça de equipamento. Por exemplo, adicione a localização desse equipamento se a instalação for grande.
- Condição: Esta coluna identifica a condição do equipamento. O menu suspenso é codificado por cores para facilitar a leitura rápida. As quatro categorias são: boa, regular, ruim e péssima.
- Frequência de Manutenção (em Dias): O modelo de cronograma de manutenção registra então a frequência de manutenção para o equipamento específico. No modelo, isso é feito em dias, mas pode ser em meses, se necessário.
- Descrição da Atividade de Manutenção: Cada peça de equipamento requer uma manutenção um pouco diferente. Esta célula descreverá essa manutenção específica com detalhes suficientes para que fique claro para a pessoa responsável.
- Peças de Reposição, Componentes ou Outros Insumos: Peças podem precisar ser substituídas periodicamente ou as peças precisam de óleo ou algum outro tipo de manutenção. Nesta seção do modelo, liste esses insumos.
- Responsável: Alguém será responsável pela manutenção do equipamento. Liste essa pessoa aqui.
- Data da Última Manutenção: Quando a manutenção estiver concluída, registre essa data aqui.
- Data da Próxima Manutenção: A data para a próxima manutenção é registrada aqui.
- Observações: Anote qualquer coisa importante o suficiente para incluir, mas que não coube em nenhuma das seções anteriores.
Benefícios de usar este modelo de cronograma de manutenção
Um modelo de cronograma de manutenção preventiva é útil porque cria consistência no processo de planejamento de manutenção. Um cronograma de manutenção sempre formatado da mesma forma facilita a leitura e a compreensão. A consistência na documentação também é útil para arquivamento de registros.
Apenas ter um cronograma de manutenção já é benéfico. Por um lado, reduz o risco de quebras que podem interromper as operações, o que é caro. Outra razão relacionada a custo é que a manutenção prolonga a vida útil dos ativos.
Ao manter um cronograma de manutenção regular, os equipamentos funcionarão com mais eficiência. Quanto menos manutenção, menor o desempenho ideal. Isso retarda a produção e provavelmente causa problemas de qualidade. A manutenção também agrega eficiência ao gerenciamento da força de trabalho. Ela oferece às equipes de manutenção um cronograma mais claro e organizado para se concentrar nas tarefas futuras sem serem constantemente afastadas para responder a emergências.
Por fim, um modelo de cronograma de manutenção melhora o gerenciamento do orçamento. Ele proporciona um maior retorno sobre o investimento (ROI) dos ativos e evita penalidades por não conformidade. O planejamento da manutenção ajuda a prever orçamentos com mais precisão e ajuda as empresas a entender quanto precisam gastar em manutenção.
Como criar um cronograma de manutenção com o ProjectManager
Um software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a gerenciar seu cronograma de manutenção melhor do que um modelo estático. O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos e portfólios com recursos que podem ajudá-lo a planejar, gerenciar e acompanhar sua manutenção em tempo real. As tarefas recorrentes são apenas parte dos recursos de agendamento de manutenção mais amplos. Comece com um teste gratuito de 30 dias do ProjectManager e siga estas cinco etapas.
1. Liste as tarefas de manutenção, prazos e duração
Comece com o gráfico de Gantt. No lado esquerdo há uma planilha para listar todas as tarefas de manutenção, uma por linha. Em seguida, adicione a data de início e a data de término da manutenção, bem como sua duração. Isso preencherá automaticamente o lado direito do gráfico de Gantt, que é uma linha do tempo visual com uma visão geral de alto nível do cronograma de manutenção.
2. Atribua tarefas de manutenção à sua equipe
Há também uma coluna no Gantt para atribuir membros da equipe a tarefas individuais. Ao integrar a equipe, defina sua disponibilidade, incluindo folgas, férias e feriados locais, para facilitar a atribuição de tarefas.
3. Estime os custos
Outra coluna no gráfico de Gantt captura o custo estimado da manutenção. Use dados históricos e contribuições da sua equipe para obter estimativas precisas.
4. Defina tarefas recorrentes
Abra um cartão de tarefa no Gantt, quadro kanban, calendário, planilha ou visualização de lista para configurar quando você quer que a tarefa apareça novamente. Isso permite que a manutenção regular não seja esquecida. Como mencionado, notificações por e-mail e no aplicativo alertam os usuários quando as tarefas recorrentes estão vencendo.
5. Defina um nível de prioridade
No mesmo cartão de tarefa, defina o nível de prioridade para que a equipe de manutenção saiba quais tarefas fazer primeiro e quais podem ser feitas depois. No cartão de tarefa, você também pode anexar arquivos e imagens, adicionar uma descrição do trabalho, adicionar etiquetas e muito mais.
6. Acompanhe os custos de manutenção com painéis em tempo real
Para garantir que a manutenção seja feita no prazo e dentro do custo estimado, acesse o painel em tempo real. Ele coleta dados ao vivo e os exibe em gráficos e tabelas de fácil leitura que mostram tudo, do tempo ao custo e à carga de trabalho. Ao contrário de ferramentas menos robustas, não requer uma configuração longa e complicada.
Mais modelos gratuitos de planejamento de manutenção
Se você ainda não está pronto para fazer o upgrade, o ProjectManager tem mais de 100 modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word que você pode usar para planejar, programar e acompanhar o trabalho da sua equipe. Veja alguns modelos gratuitos relacionados ao planejamento de manutenção disponíveis para download.
Modelo de Ordem de Serviço
Use este modelo gratuito de ordem de serviço para Excel para criar e rastrear trabalhos de manutenção. Ele também funciona como uma fatura ao contratar trabalhadores externos de manutenção. O modelo gratuito descreve o trabalho, as horas e a taxa em uma única planilha.
Modelo de Inventário de Equipamentos
Manter os equipamentos requer um inventário completo. Use este modelo gratuito de inventário de equipamentos para reunir todos os seus equipamentos em uma planilha. Ele lista a localização, detalhes de aquisição, custos mensais e muito mais.
Modelo de Cronograma de Produção
Um plano de manutenção deve funcionar em conjunto com um cronograma de produção. Use este modelo gratuito de cronograma de produção para Excel para equilibrar oferta e demanda ao produzir uma mercadoria e programar tempo para a manutenção necessária.
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