SIPOC est un acronyme pour fournisseurs, intrants, processus, extrants et clients. Il s’agit d’un diagramme visuel utilisé pour documenter un processus métier du début à la fin. Il est élaboré avant la mise en œuvre et constitue une cartographie de processus de haut niveau destinée à aider les managers à prendre de meilleures décisions, à donner aux membres de l’équipe une compréhension claire du processus et à soutenir une démarche d’amélioration continue.
Téléchargez ce modèle SIPOC gratuit pour Excel afin de définir les spécifications des intrants du processus et de déterminer qui est chargé de les fournir. L’utilisation de ce modèle SIPOC gratuit permet d’aligner l’équipe projet et d’identifier les clients ainsi que leurs exigences spécifiques.
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Pourquoi utiliser un modèle SIPOC ?
Une organisation utilise un modèle SIPOC pour améliorer ses processus métier. Il s’agit d’un outil efficace pour représenter graphiquement tous les éléments d’un processus. Cela facilite l’intégration, en particulier des nouveaux employés, en leur permettant de comprendre les différentes étapes d’un processus.
Un modèle SIPOC offre une vue d’ensemble du processus, incluant les fournisseurs, les intrants, les extrants, les clients, etc. En visualisant la manière dont chaque acteur du processus reçoit des matériaux ou des données des autres, il devient plus facile d’identifier les axes d’amélioration afin de gagner en efficacité ou de mieux comprendre l’impact du processus sur les clients.
Contrairement à la création d’un SIPOC à partir de zéro, un modèle SIPOC est déjà structuré et prêt à être renseigné. Cela permet de gagner du temps tout en apportant de la cohérence au processus. Les anciens modèles SIPOC peuvent ensuite être archivés et consultés lorsque les chefs de projet recherchent des données historiques pour les aider à analyser les processus métier dans leurs projets actuels.
Quand utiliser ce modèle SIPOC
Un SIPOC est un outil particulièrement utile dans une démarche d’amélioration continue. Il fournit une cartographie de haut niveau du processus, ce qui permet aux managers et à leurs équipes d’identifier les zones problématiques, de réaliser des analyses de processus et d’expliquer les opérations métier à différents publics.
Un modèle SIPOC est également pertinent lorsque le processus manque de clarté. Son utilisation oblige l’équipe à identifier et centraliser les informations clés, telles que les contacts fournisseurs, les spécifications du projet et les clients cibles.
Un modèle SIPOC peut également éclairer la planification et la gestion d’un projet au sein d’un logiciel de gestion de projet. ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projets et de portefeuilles, doté de tableaux kanban permettant de visualiser les processus et même d’automatiser certaines tâches afin de gagner en efficacité. En configurant des déclencheurs qui automatisent des actions, les tâches simples sont retirées de la charge de l’équipe, lui permettant de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. De plus, des paramètres d’approbation des tâches garantissent que seules des actions de qualité progressent dans le processus. Commencez dès aujourd’hui avec ProjectManager gratuitement.
Qui devrait utiliser ce modèle SIPOC ?
Un modèle SIPOC est utilisé par les professionnels qui évoluent dans un environnement lean Six Sigma, une méthode qui fournit des outils visant à améliorer les capacités des processus métier en éliminant les gaspillages et en réduisant les variations grâce à un effort collaboratif. Comme le modèle SIPOC offre une vue d’ensemble du processus, il aide les équipes à identifier les domaines nécessitant des améliorations.
Bien que les experts lean Six Sigma utilisent couramment un modèle SIPOC, cet outil est utile à toute personne souhaitant mieux comprendre un processus métier et identifier des pistes d’amélioration pour accroître l’efficacité. Ainsi, les chefs de projet et leurs équipes l’utilisent à la fois pour analyser un processus et pour le communiquer, afin de s’assurer que tous les intervenants partagent la même compréhension.
Un autre groupe qui utilise un modèle SIPOC est constitué des parties prenantes du projet. Même si elles n’ont pas besoin d’autant de détails que le chef de projet et l’équipe projet, elles doivent rester informées. Un modèle SIPOC est une méthode idéale pour les aligner avec l’équipe projet, car il fournit une vue d’ensemble de haut niveau sans entrer dans un niveau de détail excessif.
Que contient ce modèle SIPOC pour Excel ?
Comme indiqué précédemment, le modèle SIPOC documente les fournisseurs, les intrants, le processus, les extrants et les clients d’une entreprise. Bien qu’il ne comporte pas un volume d’informations très important, il inclut des données clés qui fournissent aux décideurs les éléments nécessaires pour améliorer et gérer les processus métier dont une organisation a besoin pour fonctionner et servir ses clients. Voici une brève explication de chaque composant du modèle SIPOC.
- Fournisseurs (S) : Il s’agit des prestataires auprès desquels vous obtenez les intrants.
- Intrants (I) : Les intrants sont les ressources telles que les matières premières, les pièces, les équipements ou tout autre élément physique ou numérique nécessaire à l’exécution du processus.
- Processus (P) : Un ensemble de tâches réalisées pour atteindre un objectif précis. Les diagrammes SIPOC sont généralement utilisés pour cartographier les processus métier, c’est-à-dire les différents types d’activités que les entreprises doivent mener régulièrement pour fonctionner.
- Extrants (O) : Les résultats obtenus à partir des intrants, transformés par les étapes du processus en livrables.
- Clients (C) : Les destinataires des extrants générés par le processus.
Comment utiliser le modèle SIPOC pour Excel de ProjectManager
Maintenant que le modèle SIPOC et ses usages sont clairement définis, voyons comment l’utiliser. Cet outil visuel de gestion des processus permet d’identifier les fournisseurs des intrants et des matières premières nécessaires à la production des extrants, les exigences des clients, et bien plus encore. Une fois le modèle SIPOC téléchargé, suivez les six étapes ci-dessous.
1. Identifier les fournisseurs de ressources
Les ressources regroupent tout ce qui est nécessaire pour exécuter un projet ou un processus. Dans ce contexte, il s’agit des matières premières requises comme intrants, qui doivent être listées ici. Il peut exister différents fournisseurs pour chaque intrant.
2. Lister les intrants nécessaires à l’exécution du processus
Identifiez maintenant les intrants, matières premières et autres ressources nécessaires à l’exécution du processus métier. N’ajoutez que les éléments essentiels afin d’éviter un niveau de détail excessif.
3. Cartographier les étapes du processus
Décrivez le processus en ne listant que quelques étapes opérationnelles de haut niveau. Concentrez-vous uniquement sur les points de départ et d’arrivée du processus, comme dans un diagramme de flux simplifié.
4. Définir les extrants du processus
Lors de la description des extrants, qui peuvent être des matériaux, des produits, des services ou des informations, veillez à utiliser des noms.
5. Identifier les clients et les parties prenantes
6. Cartographier le flux de travail du processus
À partir de ces informations, analysez les exigences des clients et cartographiez la charge de travail du processus.
Avantages de l’utilisation d’un modèle SIPOC
L’utilisation d’un modèle SIPOC présente de nombreux avantages. En voici quelques exemples.
- Améliore la transparence au sein de l’organisation
- Fournit une vue d’ensemble de haut niveau du projet aux parties prenantes
- Facilite l’intégration des nouveaux collaborateurs sur un projet
- Soutient les initiatives de résolution de problèmes
- Crée un modèle réutilisable pour différents processus et projets
- Garantit que tous les membres de l’équipe partagent la même compréhension
Utiliser ProjectManager pour gérer projets, processus et flux de travail
Tous ces modèles gratuits contribuent à la création de processus métier, mais ils présentent certaines limites. Au mieux, ils constituent un bon point de départ, mais comme ils doivent être mis à jour manuellement, ils peuvent s’avérer chronophages. Ils ne sont pas non plus collaboratifs, ce qui est pourtant essentiel lors de l’exécution d’un processus. Les logiciels de gestion de projet permettent aux chefs de projet et à leurs équipes de passer au niveau supérieur. ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projets et de portefeuilles qui permet de créer des flux de travail personnalisés et automatisés afin de mieux gérer les processus.
Créer un planning visuel des processus avec des diagrammes de Gantt
Les diagrammes de Gantt permettent de visualiser le planning et ses processus de manière plus détaillée qu’un modèle SIPOC. Une fois les tâches organisées, les quatre types de dépendances peuvent être liés sur le diagramme de Gantt afin d’éviter des retards coûteux, le chemin critique peut être filtré pour identifier les tâches essentielles et une référence peut être définie pour suivre les écarts du projet en temps réel. Les chefs de projet peuvent facilement modifier le diagramme de Gantt et sa chronologie visuelle pour ajuster le planning en fonction des changements et partager instantanément les mises à jour avec l’équipe afin de s’assurer que tout le monde reste aligné.
Allouer les ressources et suivre les coûts avec plusieurs outils
La gestion des ressources est un élément essentiel pour exécuter un processus efficacement. Pour s’assurer que le processus respecte le budget et dispose des ressources nécessaires au bon moment, tout commence par l’intégration de l’équipe. Les chefs de projet peuvent définir la disponibilité des équipes, y compris les congés payés, les vacances et les jours fériés internationaux, ce qui facilite l’affectation des ressources. Ils peuvent ensuite consulter le graphique de charge de travail codé par couleur ou la page d’équipe afin de visualiser l’allocation de chacun et d’équilibrer la charge de travail pour maintenir les équipes à pleine capacité. Les chefs de projet peuvent suivre les coûts à un niveau global grâce aux tableaux de bord en temps réel ou analyser les coûts de main-d’œuvre à l’aide de feuilles de temps sécurisées, offrant une transparence sur l’avancement de chaque membre de l’équipe dans l’exécution de ses tâches.
ProjectManager est un logiciel en ligne de gestion de projets et de portefeuilles qui connecte les équipes, qu’elles travaillent au bureau, sur le terrain ou partout dans le monde. Elles peuvent partager des fichiers, commenter au niveau des tâches et rester informées grâce aux notifications par e-mail et dans l’application. Commencez dès aujourd’hui avec ProjectManager gratuitement.