Savoir quels projets valent votre temps et vos efforts, ou même quelles tâches d’un projet sont importantes, est fondamental pour la gestion de projet et de portefeuille. Utilisez notre modèle gratuit de matrice de priorisation de projet pour Excel afin de séparer l’essentiel du superflu. Téléchargez-le dès maintenant et commencez à prioriser !
Pour télécharger gratuitement ce modèle de matrice de priorisation de projet, cliquez sur l’image ci-dessous.
Qu’est-ce qu’un modèle de matrice de priorisation de projet ?
Un modèle de matrice de priorisation de projet est un outil qui aide les chefs de projet et leurs équipes à comparer objectivement les choix de projets pour déterminer ce qui est critique et urgent, ce qui apporte de la valeur à l’organisation et ce qui a le plus de chances de réussir. Utilisé conjointement avec un logiciel de gestion de projet et de portefeuille, c’est un outil utile pour tout le monde, des membres d’équipe aux grandes entreprises, lorsqu’il s’agit de décider des prochaines étapes.
Il existe plusieurs types de priorisation, mais le plus courant est appelé matrice d’Eisenhower. C’est une méthode simple mais puissante pour prendre des décisions en divisant un carré en quatre quadrants. En haut figurent « à faire maintenant » et « à faire plus tard ». Verticalement à gauche, « crucial » et « non crucial ». Votre projet, tâche ou autre élément placé dans cette matrice guidera vos décisions.
Le modèle de matrice de priorisation de projet est un outil polyvalent qui peut être utilisé pour déterminer les opportunités et tâches les plus importantes pour la réussite d’un projet. Vous pouvez aussi l’analyser à travers la triple contrainte : temps, coût et portée.
Quel que soit le résultat, la matrice de priorisation de projet ne fonctionne que si vous réunissez l’équipe, les parties prenantes et toutes les personnes impliquées. Déterminez ce que vous allez prioriser, puis présentez les données objectives recueillies pour commencer à placer vos projets ou tâches dans la case appropriée.
Qui doit utiliser ce modèle de matrice de priorisation de projet ?
Toute personne ayant une décision de projet à prendre peut utiliser ce modèle de matrice de priorisation de projet pour Excel. Ce modèle peut être utilisé par un bureau de gestion de projet (PMO), un chef de projet, de programme ou de portefeuille pour prendre des décisions stratégiques.
Les équipes projet peuvent aussi l’utiliser lorsqu’elles décident de la manière d’aborder leurs tâches. Le modèle de matrice de priorisation de projet leur permet de voir quelles tâches sont urgentes et cruciales pour le succès, lesquelles peuvent être écartées tout en obtenant un bon résultat, et tout ce qui se situe entre les deux.
Un membre d’équipe seul peut également s’en servir pour gérer sa charge de travail. Cela l’aide à être plus productif en identifiant les tâches les plus importantes. Parfois, il est difficile de voir lesquelles sont cruciales sans prendre du recul et examiner la situation objectivement.
Quelle que soit la personne qui l’utilise, la matrice de priorisation de projet doit reposer sur des données. Celles-ci peuvent être historiques ou, dans le cas de la priorisation d’un portefeuille, issues des projets concernés. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne avec des rapports en un clic qui collectent des données en temps réel pour une prise de décision plus éclairée. Utilisez notre rapport de statut de portefeuille ou des rapports plus spécifiques (temps, tâches, etc.) pour visualiser vos données en direct. Personnalisez-les selon vos besoins et partagez-les facilement avec les parties prenantes. Commencez gratuitement dès aujourd’hui avec ProjectManager.
Quand utiliser ce modèle de matrice de priorisation de projet
Comme indiqué, chaque fois que vous devez prendre une décision, le modèle de matrice de priorisation de projet vous permet de le faire objectivement. En gestion de projet, il existe trois moments principaux pour utiliser cet outil.
Prioriser les projets
C’est un excellent outil pour prioriser les projets. Il existe de nombreux projets, mais tous ne sont pas bénéfiques pour une organisation. En fait, la plupart des organisations n’ont tout simplement pas les ressources pour en soutenir autant. Vous avez donc besoin d’un modèle de matrice de priorisation de projet pour éviter de gaspiller temps et argent sur des impasses.
Gérer le temps
Le modèle de matrice de priorisation de projet peut aussi vous aider à mieux gérer votre temps qu’une simple liste de tâches. Utilisez-le comme outil de gestion du temps pour déterminer quelles tâches sont critiques et doivent être faites immédiatement. Vous verrez aussi celles qui peuvent attendre sans compromettre le succès du projet.
Obtenir un consensus
Enfin, le modèle de matrice de priorisation de projet peut aider à favoriser le consensus. Chaque membre de l’équipe a des objectifs, certains alignés sur le projet et d’autres plus subjectifs. Utiliser cette matrice permet de montrer objectivement à tous ce qui doit passer en priorité pour le bien du projet.
Comment utiliser ce modèle de matrice de priorisation de projet
Le modèle gratuit téléchargeable pour Excel est un outil puissant d’aide à la décision. Nous l’avons conçu avec simplicité : un carré divisé en quatre quadrants.
Sur le côté gauche, une ligne est séparée en deux : « non crucial » en bas et « crucial » en haut. En haut du carré, une autre ligne indique « à faire maintenant » ou « à faire plus tard ». Chaque quadrant correspond à une combinaison de ces deux axes.
Après avoir recherché et réfléchi avec l’équipe projet, placez le projet ou la tâche dans le quadrant approprié. Le coin supérieur gauche est réservé aux éléments de la plus haute importance. Il ne devrait pas y en avoir plus d’un dans cette case, tant ils sont essentiels.
La case en haut à droite contient aussi des éléments importants mais moins urgents. Cela peut être un projet sans échéance immédiate mais critique pour le succès global. Souvent, à mesure que la date approche, certains éléments passent du côté droit au côté gauche.
En bas à gauche se trouvent les tâches urgentes mais peu importantes. Elles peuvent ne pas contribuer directement au résultat final, mais nécessitent tout de même une attention. Si possible, déléguez-les.
Enfin, en bas à droite, figurent les tâches ni urgentes ni importantes. Ce sont des pertes de temps ou des projets sans valeur ajoutée ni retour sur investissement.
ProjectManager et la priorisation de projet
Une fois le projet choisi, vous aurez besoin des bons outils pour l’exécuter. Un logiciel de gestion de projet vous aide à planifier, programmer et suivre vos projets. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui fournit des données en temps réel pour prendre des décisions plus éclairées.
Planifier avec des diagrammes de Gantt interactifs
Une fois le projet défini, vous devez organiser les tâches et créer un calendrier et un budget. Nos diagrammes de Gantt en ligne vous permettent de lier les tâches dépendantes, de créer des jalons et même d’identifier le chemin critique. Une fois le plan établi, fixez une ligne de base pour comparer le calendrier et le budget prévus avec les résultats réels. Cela aide à rester dans les délais. De plus, il est facile de partager et de mettre à jour le diagramme.
Suivre les progrès et la performance en temps réel
Une fois la ligne de base fixée, vous pouvez suivre les écarts du projet, ce qui est essentiel pour respecter le calendrier et le budget. Obtenez une vue d’ensemble de six indicateurs clés grâce à notre tableau de bord en temps réel. Aucune configuration n’est nécessaire. Pour une analyse plus détaillée, nos rapports personnalisables se génèrent en un clic. Vous pouvez obtenir des rapports sur l’état du portefeuille, les tâches, le temps, les coûts et plus encore. Filtrez les informations souhaitées et partagez-les avec les parties prenantes.
ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui vous aide à planifier, programmer et suivre vos projets après avoir décidé lesquels prioriser. Notre outil suit les données en temps réel pour une meilleure prise de décision et offre à l’équipe un espace collaboratif pour commenter, partager des fichiers et travailler efficacement. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.