Les organisations cherchent constamment à s’améliorer, à atteindre leurs objectifs à long terme et à rester innovantes. L’un des outils permettant d’analyser stratégiquement où vous en êtes, où vous voulez aller et comment y parvenir s’appelle un modèle d’analyse des écarts.
Utilisez notre modèle gratuit d’analyse des écarts pour Excel afin de développer une vision globale de la façon dont votre organisation peut combler l’écart entre l’état actuel des choses et sa destination souhaitée. Téléchargez notre modèle gratuit d’analyse des écarts dès aujourd’hui.
Pour télécharger ce modèle gratuit d’analyse des écarts pour Excel, cliquez sur l’image.
Qu’est-ce qu’un modèle d’analyse des écarts ?
Un modèle d’analyse des écarts est un outil de gestion de projet qui vous aide à rassembler les informations nécessaires pour élaborer un plan d’action qui permettra à votre organisation de passer de son état actuel à l’état futur souhaité.
Ces informations comprennent les domaines d’amélioration prioritaires, un pourcentage d’écart, un calendrier, les besoins en ressources et plus encore. Ce modèle gratuit d’analyse des écarts pour Excel est un excellent point de départ pour votre analyse.
Quand utiliser un modèle d’analyse des écarts ?
Le modèle d’analyse des écarts doit être utilisé chaque fois qu’un objectif stratégique ou commercial doit être atteint. Il détermine les actions nécessaires pour atteindre cet objectif. L’analyse des écarts est une méthode très polyvalente qui peut être appliquée à la gestion de projet, à l’amélioration des processus métier et à la gestion de produit. Ce modèle peut également vous aider à comprendre pourquoi vous ne respectez pas les délais dans ces contextes.
L’analyse des écarts fonctionne mieux lorsque vous disposez d’une image précise de vos projets actuels. Un logiciel de gestion de projet peut vous fournir plus de détails. ProjectManager est en ligne, ce qui vous donne des données en temps réel sur vos projets pour de meilleures perspectives. Identifiez précisément les points à améliorer avec des rapports filtrés sur la charge de travail, les coûts et plus encore. Il est facile de comparer l’avancement des projets et de comprendre les écarts grâce à notre vue feuille de route de portefeuille. Elle présente les projets, jalons et livrables sur une chronologie visuelle, vous permettant de mieux comprendre les écarts à identifier pour atteindre le succès. Démarrez avec ProjectManager gratuitement dès aujourd’hui.
Comment utiliser le modèle d’analyse des écarts de ProjectManager
Téléchargez notre modèle gratuit d’analyse des écarts pour Excel et commencez à atteindre vos objectifs commerciaux et à améliorer vos processus. Nous avons formaté le modèle d’analyse des écarts pour une utilisation dans un projet, avec un espace pour nommer le projet, le chef de projet et la date, mais le modèle entièrement personnalisable peut être adapté à tout travail nécessitant une analyse des écarts.
1. Listez vos domaines d’amélioration
La première étape pour utiliser ce modèle Excel d’analyse des écarts consiste à lister vos domaines d’amélioration prioritaires. Il peut s’agir, par exemple, des processus métier que vous souhaitez améliorer dans votre organisation ou même d’un écart de compétences RH.
2. Déterminez l’état actuel et futur de vos domaines d’amélioration
La colonne suivante correspond à l’état actuel du domaine d’amélioration sur lequel vous travaillez. Vient ensuite l’état futur ou souhaité, ou l’endroit où vous voulez être à court terme. Dans notre exemple d’analyse des écarts, l’équipe de développement souhaite passer de 10 à 20 employés. Vous avez maintenant un domaine d’amélioration, son état actuel et l’état souhaité à atteindre.
3. Estimez le pourcentage d’écart
Ensuite, il y a l’écart à combler, généralement représenté par un pourcentage. Suivant notre exemple, si l’équipe de développement souhaite croître de 10 à 20 employés, c’est un écart de 50 % à combler. Ajoutez simplement le pourcentage dans la colonne « Écart ».
4. Listez les actions à mener pour combler l’écart
La section suivante traite de la façon dont vous allez combler cet écart. Pour commencer, vous aurez besoin de ressources. Il peut s’agir de personnes, d’équipements, de matériaux, etc. Dans notre exemple, il s’agit de faire appel à un responsable du recrutement pour recruter de nouveaux développeurs dans l’équipe existante.
5. Identifiez le responsable
Ensuite, identifiez la personne dans votre organisation qui sera responsable de mener l’initiative. Elle est chargée de gérer toute action visant à combler l’écart entre l’état actuel et l’état futur.
6. Ajoutez des notes
Enfin, une colonne dans le modèle Excel d’analyse des écarts permet de noter le statut de l’action : non commencé, en cours, en retard, bloqué ou terminé. Ces statuts peuvent être modifiés selon vos besoins. Une colonne permet également de capturer les notes pertinentes qui ne trouvent pas leur place dans les autres colonnes.
Qui devrait utiliser un modèle d’analyse des écarts ?
L’analyse des écarts est utilisée dans de nombreux contextes professionnels et ses utilisateurs varient selon le domaine. Par exemple, les chefs de projet dans les environnements informatiques génèrent souvent une analyse des écarts pour améliorer les processus d’équipe.
Pour une entreprise cherchant à passer à l’étape supérieure, c’est généralement le propriétaire qui mène toute initiative stratégique. Il impliquera les employés pertinents pouvant aider à dresser un tableau plus précis de l’état actuel de l’entreprise, qui participeront probablement aussi au plan d’action.
Les développeurs de logiciels utilisent également le modèle d’analyse des écarts pour identifier les services ou fonctions négligés, et ceux nécessitant un développement. Il est souvent utilisé en conformité pour comparer les exigences aux pratiques actuelles sur le terrain ou dans d’autres domaines.
Pourquoi utiliser un modèle d’analyse des écarts ?
L’analyse des écarts est un moyen d’examiner stratégiquement un état actuel et de le comparer à l’état souhaité. Les organisations peuvent utiliser ce modèle pour tout scénario où elles doivent passer du point A au point B et ont besoin de développer un plan d’action.
Avantages du modèle Excel d’analyse des écarts
Ce modèle Excel est une alternative accessible pour les novices en analyse des écarts. D’abord, il est facile à utiliser : listez simplement les domaines d’amélioration, les états actuels et futurs, les actions à mener, les niveaux de priorité et les échéances. C’est tout ce qu’il faut pour créer un plan d’action.
Un autre avantage est que la plupart des gens sont familiers avec Excel, même si ce n’est pas un logiciel de gestion de projet. Et enfin, il est gratuit à télécharger !
Inconvénients du modèle Excel d’analyse des écarts
Un modèle d’analyse des écarts pour Excel est simplement un document statique. Bien qu’il aide à planifier, ce n’est pas le bon outil pour suivre un plan d’action. Les modèles Excel sont chronophages car ils nécessitent des mises à jour manuelles. Un autre problème est que votre équipe pourrait finir par avoir plusieurs copies du modèle, ce qui peut entraîner de la confusion.
Utilisez plutôt un logiciel de gestion de projet comme ProjectManager, avec des diagrammes de Gantt et d’autres outils pour créer des plans d’action visuels et collaborer en temps réel.
ProjectManager et l’analyse des écarts
Une fois que vous avez une idée claire de votre point de départ et de votre destination, vous devez mettre ce plan en action. ProjectManager organise vos tâches pour vous aider à y parvenir plus rapidement et à moindre coût en rationalisant les efficiences.
Les diagrammes de Gantt en ligne tracent votre plan d’action du début à la fin. Il est facile d’ajouter des jalons, les efforts prévus et plus encore. Ainsi, lorsque vous commencez à exécuter votre plan, vous pouvez comparer l’effort réel à votre plan et savoir si vous prenez du retard ou dépassez votre budget.
Partagez des rapports avec les parties prenantes pour les tenir informées de l’avancement. Vous pouvez même partager l’intégralité du projet avec elles. Les managers définissent les règles d’administration, permettant aux parties prenantes d’accéder aux fichiers en lecture seule sans risque de modification accidentelle.
Quels autres modèles de gestion de projet peuvent aider à l’analyse des écarts ?
Ce modèle d’analyse des écarts n’est que l’un des dizaines de modèles gratuits de gestion de projet que nous proposons pour votre entreprise. Voici d’autres modèles qui pourraient vous être utiles :
Modèle de chronologie de projet
Une fois vos actions définies avec des délais, notre modèle gratuit de chronologie de projet vous permettra de planifier ces tâches sur une chronologie visuelle du début à la fin.
Modèle d’horaire de travail
Vous avez vos tâches et elles sont sur une chronologie, maintenant vous devez affecter l’équipe. Notre modèle gratuit d’horaire de travail vous aidera à organiser vos ressources et à planifier les heures de l’équipe.
Notre modèle d’analyse des écarts est un excellent outil pour faire avancer votre entreprise ou améliorer vos processus. Mais pour rester compétitif, vous avez besoin d’un logiciel capable de gérer tout, de la planification à la surveillance et à la création de rapports sur vos performances et progrès. ProjectManager est un outil primé utilisé par des dizaines de milliers d’équipes. Pourquoi ne pas l’essayer gratuitement dès aujourd’hui ?