Los proyectos suelen requerir la adquisición de productos y servicios de organizaciones externas. Para optimizar este proceso, necesitas un flujo de órdenes de compra eficiente. Las órdenes de compra completas reducen la confusión y proporcionan un respaldo documental para fines legales en caso de que surjan problemas. Descarga nuestra plantilla de orden de compra para comenzar este proceso con buen pie; todo lo que tendrás que hacer es rellenar los campos.
Para descargar esta plantilla gratuita de orden de compra, haz clic en la imagen.
¿Qué es una plantilla de orden de compra?
Una orden de compra es simplemente un contrato entre un comprador y un vendedor. Es un documento legalmente vinculante que detalla el precio, la cantidad, el plazo de entrega y las condiciones de pago de un producto.
Establece un acuerdo entre el propietario y el proveedor y luego lo formaliza en un contrato. Las órdenes de compra se utilizan con frecuencia en casi cualquier tipo de proyecto, y es seguro que un proyecto de construcción requerirá la adquisición de numerosos materiales.
Esta plantilla de orden de compra recoge toda la información relevante en ese intercambio y la replica para ahorrar tiempo y esfuerzo, ya que estos documentos se generan varias veces a lo largo de un proyecto. Usar nuestra plantilla significa que no tendrás que empezar desde cero cada vez que compres materiales o bienes.
¿Por qué usar una plantilla de orden de compra?
Una razón para usar una plantilla de orden de compra es que ahorra tiempo, como se ha mencionado. Sin embargo, hay más motivos que la mera conveniencia.
La orden de compra actúa como un contrato legal vinculante y, como tal, es una herramienta de comunicación que permite al comprador y al vendedor llegar a un acuerdo sobre los detalles del intercambio financiero. Esto ayuda a evitar problemas más adelante en el proyecto cuando se entregan los bienes y servicios.
También es útil para gestionar el inventario y realizar un seguimiento de los pagos. Proporciona un registro de qué inventario se ha enviado y qué queda en stock, garantizando que siempre haya suficiente para satisfacer la demanda prevista. Además, muestra cuándo vencen los pagos de los pedidos, lo que permite controlar que se paguen y reciban a tiempo.
Los compradores pueden usar la plantilla para controlar sus gastos de forma más cercana y oportuna, en lugar de esperar a los informes trimestrales. También ayuda a evitar errores que puedan afectar al presupuesto, ya que todos los gastos se detallan en cada etapa, lo que permite detener el exceso de gasto antes de que afecte seriamente al presupuesto.
Integrar las órdenes de compra en un software de gestión de proyectos agiliza el proceso y ahorra tiempo mediante la automatización. ProjectManager te ayuda a hacer un seguimiento de las entregas en tiempo real y a garantizar que se cumplan los plazos y se envíen los pagos a tiempo. Añade órdenes de compra a tarjetas kanban para establecer fechas límite, etiquetas por departamento y duración estimada. Luego, puedes registrar horas para ver en qué etapa del flujo de trabajo se encuentra la compra. Personaliza las columnas del kanban según tu ciclo de producción y obtén transparencia del proceso a medida que las tarjetas avanzan por el tablero. También puedes usar la vista de lista o de hoja, con la misma funcionalidad, para una experiencia mejor que Excel.
¿Quién usa la plantilla de orden de compra?
La plantilla de orden de compra es utilizada tanto por el propietario (comprador) como por el proveedor (vendedor). Es un enlace entre ambas partes y les proporciona una vía estructurada para acordar los detalles de la venta. Las órdenes de compra son documentos muy importantes para los fabricantes, ya que les ayudan a planificar su calendario de producción y se utilizan a lo largo de todo el proceso de gestión de pedidos.
En el lado del comprador, normalmente es el gerente de compras quien recibe la solicitud de determinados materiales o servicios para el proyecto. Esta persona investiga proveedores o contacta con socios ya establecidos para cumplir con el pedido.
En el lado del vendedor, hay un representante de ventas cuya labor es conocer el mercado y ofrecer sus productos o servicios a quienes los necesiten. Tanto compradores como vendedores operan bajo ciertos parámetros de negociación. Dependiendo del tamaño de la empresa, estas reglas suelen provenir del área ejecutiva o de presupuesto de la organización.
Entendiendo el formato de nuestra plantilla de orden de compra
La plantilla gratuita de orden de compra de ProjectManager captura toda la información clave necesaria para que la venta y la entrega se realicen sin contratiempos.
Una vez descargues la plantilla, solo tendrás que rellenar los campos para comenzar a usarla. Nuestra plantilla de orden de compra para Excel es totalmente personalizable, por lo que puedes añadir el logotipo de tu empresa y modificar el formato según las particularidades de tu negocio.
Información de la empresa
En la parte superior de la plantilla gratuita de orden de compra se añade la información de tu empresa. A la derecha hay espacio para el nombre, dirección y teléfono/correo electrónico. A la izquierda, se incluye información específica como el número de orden de compra, la fecha y el ID del proveedor, si lo hay.
Información de entrega y remitente/destinatario
En la siguiente sección se encuentra la información de entrega. En la línea superior, se indica el nombre del proveedor, su dirección, teléfono/correo electrónico y una persona de contacto. En el lado opuesto, se coloca la información de envío si es diferente a la ubicación de la empresa, con dirección y persona que firmará la recepción.
También se detalla la fecha de entrega de los bienes o servicios, el método de envío y los términos de entrega si los hubiera. Debajo, se indica la fecha de vencimiento del pago y las condiciones acordadas para este.
Inventario
A continuación, en la sección de inventario, se presenta la lista de todos los artículos a comprar, con tantas líneas como sean necesarias. La lista incluye nombre, descripción, cantidad, precio unitario y, a la derecha, el total por línea. Al final, se añaden los impuestos y el total se calcula automáticamente para mostrar el monto total de la orden de compra.
Notas y firma
Si existe información específica sobre el pedido que no tiene un lugar asignado en la plantilla, se puede incluir en el cuadro de notas. Debajo de este cuadro hay una línea para la firma y la fecha. Una vez firmada, la orden de compra se convierte en un contrato vinculante.
Proceso de orden de compra
El ciclo de vida de una orden de compra tiene nueve pasos, que se detallan a continuación:
- Crear la orden de compra. Esto se hace después de seleccionar un proveedor y comenzar la negociación de sus bienes o servicios.
- Una vez finalizada la negociación y completada la orden, debe firmarla una persona autorizada para aprobar la decisión final.
- La orden de compra se envía al proveedor para su cumplimiento.
- El proveedor recibe la orden y procede a cumplirla.
- Los bienes o servicios se entregan, y el número de orden se adjunta a la entrega para que ambas partes puedan rastrearla.
- Cuando los bienes o servicios han sido recibidos y aprobados, el vendedor emite la factura, incluyendo nuevamente la orden de compra.
- El comprador verifica que la factura coincida con la orden de compra y que todos los bienes o servicios se hayan entregado correctamente.
- El comprador autoriza el pago a través del responsable financiero o el proceso interno establecido.
- La orden de compra se cierra.
Sigue este proceso y obtendrás los bienes y servicios que necesitas, cuando los necesites, con menos posibilidades de que haya malentendidos. Nuestra plantilla gratuita de orden de compra te ayudará a comenzar con buen pie.
ProjectManager puede ayudarte con tus órdenes de compra
ProjectManager es una herramienta galardonada que te brinda un mayor control sobre el proceso de órdenes de compra, integrándolo de manera fluida en tu plan de proyecto.
Las órdenes de compra pueden adjuntarse a tarjetas kanban, que funcionan como tareas en un tablero. La naturaleza visual del tablero kanban permite que cualquiera vea de un vistazo en qué etapa del proceso se encuentra la compra. Configura fechas de vencimiento para realizar un mejor seguimiento del trabajo y añade etiquetas personalizables para facilitar la búsqueda de las tarjetas.
Los tableros en tiempo real te ofrecen una vista general del proyecto para ayudarte a mantenerte en el camino y dentro del presupuesto. Los informes con un clic profundizan en los datos y pueden filtrarse para mostrar exactamente lo que quieres ver. Es una excelente forma de mantener informados a los interesados.
Otras plantillas que ayudan con las órdenes de compra
Si aún no estás listo para usar una solución de software, ofrecemos docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos. Hay plantillas para cada fase de tu proyecto. Aquí tienes algunas que pueden ayudar en el área de adquisiciones.
Plantilla de solicitud de información (RFI)
El proceso de licitación para materiales y servicios no siempre es tan simple como lo que se refleja en una orden de compra. A veces es necesario obtener más datos para asegurarse de que el proveedor cuenta con lo que necesitas y a un precio que puedas pagar. Nuestra plantilla gratuita de solicitud de información ayuda a aclarar esos puntos.
Plantilla de solicitud de cotización (RFQ)
El precio debe ajustarse a tu presupuesto. Parte del proceso de negociación antes de formalizar una orden de compra consiste en solicitar una cotización. Nuestra plantilla gratuita de solicitud de cotización incluye todo lo que necesitas para asegurarte de que los bienes o servicios que deseas comprar cumplan con tus requisitos.
ProjectManager es un software en línea que organiza tareas, recursos y proyectos para ayudarte a gestionar tu trabajo de forma más efectiva. Nuestra herramienta incluye funciones para planificar, supervisar e informar sobre tu proyecto, de modo que mantengas el control. Únete a las decenas de miles de equipos que ya utilizan nuestra herramienta y prueba gratis durante 30 días.