Los cambios son parte de cualquier proyecto. Pero para mantener el cronograma y el presupuesto bajo control, esos cambios deben gestionarse correctamente. Una orden de cambio (también llamada enmienda) es el mecanismo que identifica, define y hace seguimiento de los cambios de una manera aceptable para todas las partes, incluyendo cualquier costo adicional o tiempo extra necesario para implementarlos.
Contar con una orden de cambio y un registro de órdenes de cambio es especialmente importante en la gestión de proyectos de construcción, donde los contratos entre el propietario del proyecto y los distintos contratistas son fundamentales para el avance de la obra. Sin embargo, las órdenes de cambio pueden aplicarse a muchos otros sectores.
¿Qué Es una Orden de Cambio?
Una orden de cambio es un documento de gestión de cambios que aborda cualquier modificación en el alcance del proyecto, detallando qué debe suceder, cuánto costará y cuándo se espera que esté completado.
La orden de cambio es el mecanismo para modificar los contratos de construcción existentes y, en consecuencia, ajustar el precio y el plazo del proyecto. Dado el impacto que una orden de cambio tiene en el presupuesto y el cronograma, no se ejecuta hasta que el propietario del proyecto y el contratista responsable del cambio acuerden los términos y condiciones.
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¿Cuándo Debes Usar una Orden de Cambio?
Como ya se mencionó, se usa una orden de cambio cuando el propietario del proyecto o el contratista que ejecuta la obra solicita una modificación. Hay varias razones por las que puede surgir una orden de cambio en proyectos de construcción:
- Cuando se materializan riesgos del proyecto: Algunos riesgos pueden retrasar el proyecto o afectar la capacidad del contratista para completar la obra según lo establecido en el contrato original.
- Cuando cambia el alcance del proyecto: En ocasiones, los propietarios solicitan más o menos trabajo para minimizar costos o mantenerse en el cronograma previsto.
- Cuando las condiciones del sitio no son las esperadas: Las condiciones climáticas adversas o circunstancias imprevistas, como obstrucciones, pueden alterar las condiciones de la obra y requerir adaptaciones.
- Cuando los planos son inexactos o ambiguos: Si los planos originales no reflejan con precisión el trabajo, se requieren cambios.
- Cuando no llegan los trabajadores o los materiales: Si cambian los recursos humanos disponibles o no se puede acceder a ciertos suministros, puede modificarse el desarrollo del proyecto.
Integrar órdenes de cambio en el cronograma del proyecto sin generar interrupciones es una tarea delicada. Un software de gestión de proyectos como ProjectManager ayuda a los equipos a adaptarse a los cambios y mantenerse en curso. Con potentes diagramas de Gantt con seguimiento de línea base, actualizaciones con arrastrar y soltar y gestión de dependencias, puedes estar seguro de que los cambios no afectarán negativamente tu cronograma. Además, puedes hacer seguimiento de recursos, costos y la ruta crítica a medida que avanza el proyecto. Empieza a usar ProjectManager hoy de forma gratuita.
Tipos de Órdenes de Cambio
Existen dos tipos principales de órdenes de cambio en construcción: las aditivas y las deductivas.
Aditiva
Un cambio aditivo puede ser tan simple como cambiar el color de la pintura o mover una estructura de un lugar a otro dentro del sitio de obra. No elimina nada del proyecto, simplemente modifica una parte de la ejecución.
Deductiva
Por otro lado, si se solicita la eliminación de una parte del trabajo, eso es una orden de cambio deductiva. A diferencia de la aditiva, una deductiva probablemente resultará en una reducción de costos e incluso podría acortar el cronograma del proyecto.
Las órdenes de cambio son una parte crítica del proceso de control de cambios. A menudo forman parte de un proceso que comienza con una solicitud de información (RFI), un documento que responde a las preguntas que pueden surgir durante la ejecución de un proyecto de construcción. Se usa para aclarar algo o solicitar información adicional, lo que puede derivar en un cambio de contrato y, en consecuencia, en una orden de cambio.
¿Qué Debe Incluir una Orden de Cambio?
Las órdenes de cambio varían de un proyecto a otro, pero la mayoría incluye los siguientes elementos básicos:
- Información del proyecto: número de contrato, nombre del contratista, nombre del propietario del proyecto y número de orden de cambio.
- Descripción de los cambios propuestos y cómo se comparan con el contrato original.
- Descripción detallada de los costos de cada actividad propuesta en la solicitud de cambio, incluidos los costos de los subcontratistas.
- Documentación de respaldo, como planos de construcción.
- Fecha de vigencia de la orden de cambio.
- Versión actualizada del contrato que refleje cómo la orden de cambio afecta su valor, cronograma y duración.
Plantilla de Orden de Cambio
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Nuestra plantilla de solicitud de cambio incluye espacio para capturar información interna sobre el propietario y el proyecto, así como las oportunidades que puede generar el cambio propuesto. También hay espacio para explicar en qué consiste el cambio y cómo impactará el proyecto.
Más adelante, se detallan los específicos: el alcance del cambio y cómo afectará los costos. Al final del formulario hay una línea de firma y fecha para cuando el cambio sea aprobado o rechazado. Además, es personalizable para adaptarse a las necesidades de cada proyecto.
Proceso de Orden de Cambio
Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos, exploremos el proceso de orden de cambio paso a paso.
1. Revisa el Contrato e Identifica el Motivo de la Orden de Cambio
Más arriba describimos algunas razones comunes para las órdenes de cambio. Asegúrate de identificar el motivo y revisa el contrato para realizar los ajustes necesarios.
2. Crea una Solicitud de Orden de Cambio
El siguiente paso es formalizarlo mediante una solicitud de orden de cambio. Aquí, el propietario o el contratista redactará un addendum o enmienda al contrato original y al alcance del trabajo.
3. Llega a un Acuerdo Sobre la Propuesta de Orden de Cambio
Lee y comprende con cuidado los nuevos términos del contrato, ya que puede requerir información y documentación específicas que aún no están aseguradas. Si hay redacción contradictoria, resuélvela y llega a un acuerdo con las demás partes involucradas.
4. Obtén la Aprobación de la Orden de Cambio y Ajusta el Contrato
Una vez aclarado el texto, deberás negociar los costos y obtener autorización por escrito para iniciar el trabajo. Asegúrate de comunicarte con todas las partes involucradas: el propietario, los subcontratistas, etc.
5. Usa un Registro de Órdenes de Cambio para Hacer Seguimiento
Si la orden de cambio es aprobada, debe registrarse en un registro de órdenes de cambio. Este registro captura todas las órdenes de cambio de un proyecto y garantiza que se estén ejecutando según lo programado.
Mejores Prácticas para las Órdenes de Cambio en Construcción
El objetivo de una orden de cambio es gestionar las modificaciones y entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, dando tanto al propietario como al contratista la oportunidad de acordar los términos y evitar disputas posteriores.
Para asegurarte de que tus órdenes de cambio cumplan estas funciones y para gestionar el proceso con los mejores resultados en el proyecto, es importante seguir las mejores prácticas. A continuación, algunas sugerencias que pueden ayudarte.
Conoce el Contrato Original
La orden de cambio modifica el contrato que ya has aceptado; por eso debes conocerlo muy bien. El alcance del trabajo acordado te permitirá analizar el cambio propuesto y determinar si estás en condiciones de asumirlo (y de asumir los costos adicionales).
Acuerda los Costos Antes de Iniciar el Trabajo
El presupuesto del proyecto se verá afectado por la orden de cambio, pero si esos costos no están identificados y acordados, pueden surgir problemas. Por ejemplo, los cambios pequeños pueden considerarse parte del proyecto original. Todos deben estar alineados antes de iniciar cualquier trabajo.
Documenta Todo por Escrito
Puede parecer obvio, pero el formulario de orden de cambio existe para evitar malentendidos. Un apretón de manos o un acuerdo verbal no es una orden de cambio. Puede ser el detonante que ponga en marcha el proceso, pero cualquier decisión debe quedar detallada en papel y acordada por las partes.
Establece un Proceso Claro
Sin un proceso para gestionar las órdenes de cambio, tendrás problemas con los contratistas, los presupuestos y los cronogramas. Un registro de órdenes de cambio es el primer paso para organizar tu proceso, pero crearlas y hacerles seguimiento puede simplificarse con un software de gestión de proyectos.
Cómo ProjectManager Ayuda a Procesar las Órdenes de Cambio
ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos que organiza proyectos y equipos, y mantiene los procesos funcionando con eficiencia. Nuestra herramienta tiene almacenamiento ilimitado de archivos, lo que la convierte en el centro ideal para centralizar todos los documentos del proyecto, incluidos los formularios de órdenes de cambio.
Para simplificar el proceso, crea tu formulario de orden de cambio directamente en nuestro software. Con el tablero kanban, que visualiza el flujo de trabajo con tarjetas como tareas y columnas como etapas de producción, puedes convertir tu orden de cambio en una tarjeta. Las tarjetas kanban admiten adjuntos, etiquetas de prioridad, descripciones detalladas y asignación de responsables.
Puedes hacer seguimiento de las horas registradas en el cambio y agilizar el proceso de pago usando nuestras hojas de tiempo. Se pueden completar automáticamente para tareas recurrentes y, una vez enviadas para pago, quedan bloqueadas por seguridad. Como nuestro software funciona en línea, tu equipo puede actualizar su estado desde la obra y el progreso se refleja en tiempo real. Gestionar las órdenes de cambio es sencillo cuando todo el seguimiento se realiza en una sola herramienta.
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