Un diccionario EDT es un complemento de tu EDT que proporciona información detallada sobre cada componente. Es uno de los tres pilares que soportan la gestión del alcance del proyecto: los otros dos son la estructura de desglose del trabajo (EDT) y la declaración del alcance del proyecto.
Estos tres componentes conforman la línea base del alcance de tu proyecto. Sin una línea base del alcance, no puedes medir el desempeño de manera efectiva, lo que pone en riesgo que tu proyecto se salga del cronograma y del presupuesto.
Exploremos qué es un diccionario EDT, cómo crear uno y las mejores prácticas para hacerlo correctamente.
¿Qué es un diccionario EDT?
Un diccionario EDT es donde se encuentran los detalles de las tareas, actividades y entregables de la estructura de desglose del trabajo. Su contenido incluye los hitos relacionados, el alcance del proyecto y, en algunos casos, fechas, recursos, costos y cantidades.
El diccionario EDT te permite definir cada uno de los pasos del EDT y cómo ejecutarlos para llegar al entregable final del proyecto. El documento incluye un paquete de trabajo, que define las tareas relacionadas, y las cuentas de control, que integran el alcance, el presupuesto, el costo real y el cronograma de esas tareas.
Las definiciones en el diccionario EDT no son extensas. Son un breve alcance o una declaración de trabajo. Esto lo convierte en uno de los tres puntos de apoyo de tu línea base del alcance. Los otros dos puntos son la declaración del alcance de todo el proyecto y la EDT que estás complementando con el diccionario EDT. Los tres son esenciales para medir y monitorear el alcance de un proyecto.
¿Cuál es el propósito de un diccionario EDT?
Una estructura de desglose del trabajo es una herramienta visual y, debido a su naturaleza gráfica, no tiene espacio para explicar los detalles de cada paso. Si se añadiera esta información directamente en la EDT, sería difícil de leer y utilizar. Por eso, el propósito del diccionario EDT es agregar contexto adicional a la EDT y aumentar su utilidad.
Por esta razón, las estructuras de desglose del trabajo tienen un título y, a menudo, un número que identifica cada paso individual. Estas etiquetas corresponden al diccionario EDT, donde se detalla la explicación del propósito y la ejecución de cada paso. Esto les da a los miembros del equipo que consultan el diccionario EDT una comprensión más profunda de lo que se necesita para completar el proyecto con éxito.
El diccionario EDT también puede ayudar a garantizar que el proyecto cumpla con los requisitos regulatorios o de cumplimiento que rijan el trabajo. También asegura que los entregables cumplan con las expectativas de calidad de los interesados del proyecto. Usar un diccionario EDT es una forma de garantizar que el trabajo del proyecto se haga bien desde la primera vez y evitar revisiones costosas y tardías.
El software de gestión de proyectos como ProjectManager puede ser de gran ayuda al crear un diccionario de la estructura de desglose de trabajo de un proyecto.
¿Quién crea el diccionario EDT?
El diccionario EDT es creado por el director del proyecto, pero no se elabora de manera aislada. El director del proyecto organiza las actividades necesarias para completarlo y se asegura de que el diccionario EDT esté bien hecho, pero también entrevista y solicita la ayuda de otras personas para garantizar que sus descripciones sean completas y precisas.
Mientras el director del proyecto coordina la recopilación del material que definirá y guiará los pasos de la EDT, obtiene información de diversas fuentes. Por ejemplo, entrevistará a expertos en la materia para asegurarse de que se respondan correctamente todas las preguntas relacionadas con cada tarea.
Otro recurso valioso son los mismos miembros del equipo. Estas personas han sido seleccionadas para trabajar en el proyecto por su nivel de habilidades, experiencia y conocimiento del trabajo. Son invaluables porque su experiencia práctica ofrece una perspectiva que podría faltar en otras fuentes de información.
Ejemplo de diccionario EDT
Para darte una mejor idea de qué es un diccionario EDT, veamos una plantilla gratuita de EDT que puedes descargar de ProjectManager. Las cinco fases del proyecto están delineadas en la plantilla, con la primera fase de iniciación desarrollada como ejemplo.
¿Cómo llenar la plantilla?
Usando esto, podemos ver que la primera tarea es configurar el hardware. Siguiendo el formato anterior, creamos una hoja de cálculo sencilla que enumera los 12 pasos de un diccionario EDT. Primero está el número del ítem, luego la descripción, que detalla dónde debe instalarse el hardware.
Si existen supuestos o limitaciones, se listarían. En nuestro ejemplo, los terminales deben colocarse mirando en dirección opuesta a las ventanas de la oficina para evitar reflejos. También se indica el responsable, la persona a cargo de la instalación.
Se incluye la fecha en la que debe completarse la instalación, seguida del cronograma de proyecto que muestra la duración desde el inicio hasta el fin. Los recursos incluyen las herramientas necesarias e instrucciones.
El costo corresponde a la tarifa horaria de la persona que hace la instalación. El criterio de calidad es que el hardware debe quedar operativo. El director del proyecto aprobará el trabajo. Las referencias técnicas incluyen el plano del piso y el plano eléctrico, que muestran la ubicación de los tomacorrientes. Finalmente, la instalación debe cumplir con las directrices del espacio de oficina.
¿Cómo crear un diccionario EDT?
Una vez que hayas hecho la investigación necesaria y estés listo para crear tu diccionario de la estructura de trabajo de un proyecto, recuerda mantener la información de cada elemento de la EDT breve y directa. La razón principal por la cual un diccionario EDT es tan útil es que debe ser fácil de entender por todo el equipo del proyecto.
Aunque no existe un formato único para un diccionario EDT, estos doce pasos son un patrón común que comparten la mayoría de los documentos:
1. Identificar el ítem
Cada paso de tu estructura de desglose de trabajo debe tener un código o identificador de cuenta. Esto te permite listar los pasos en tu diccionario EDT y hacerlos corresponder con el elemento correcto en la EDT.
2. Describirlo
Aquí es donde se detalla la tarea. Debe comunicarse de forma clara y concisa.
3. Anotar supuestos y restricciones
Registra cualquier supuesto y/o restricción sobre la tarea, como dependencias con otras tareas, equipo necesario, etc. Esto te permitirá planificar y evitar retrasos potenciales.
4. Asignar responsable
Cada tarea se asigna a un miembro del equipo, quien será el responsable de ejecutar y completar exitosamente dicha tarea. Aquí se identifica a esa persona.
5. Definir hito
Un hito es una fecha importante del proyecto, normalmente marcando el fin de una fase y el inicio de otra. Deben indicarse en el diccionario EDT.
6. Crear un cronograma
Ya sea que tu estructura de desglose de trabajo se descomponga en tareas o entregables, deberán programarse, incluyendo la definición de fechas de inicio y fin.
7. Listar recursos
Incluye las herramientas, materiales, equipos, etc. de tu plan de recursos que sean necesarios para ejecutar la tarea.
8. Calcular el costo
Cada tarea tendrá costos asociados, ya sea por materiales, suministros o tiempo. Esa estimación de costos debe incluirse aquí.
9. Definir la calidad
Anota las expectativas de calidad que tus interesados tienen para cada paso de la EDT.
10. Conocer los criterios de aceptación
Debe haber una persona con autoridad para determinar si cada tarea se ha completado correctamente. Pero para que esto funcione, deben existir criterios de aceptación previamente establecidos que permitan evaluarlo. Aquí puedes anotar a esa persona y los criterios utilizados.
11. Reunir referencias técnicas
Si existen guías, manuales, normas u otros documentos necesarios para orientar la ejecución de las tareas, deben recopilarse aquí.
12. Registrar acuerdos
Finalmente, enumera cualquier contrato, acuerdo corporativo u otros documentos que formen parte del proyecto.
Cómo ProjectManager te ayuda a crear un diccionario EDT
ProjectManager es una herramienta en la nube que organiza tus tareas y tu equipo para lograr mayor eficiencia. Una vez que tengas definida la gestión del alcance, incluyendo tu estructura de desglose de trabajo y tu diccionario EDT, debes llevar esas tareas a un plan.
Gestionar todas esas tareas puede sentirse abrumador, pero pueden organizarse fácilmente con nuestro diagrama de Gantt online. Solo ingresa tus tareas y aparecerán en la vista de proyecto en diagrama de Gantt. Asigna a cada tarea una fecha de inicio y fin, y se mostrarán automáticamente en una línea de tiempo. Así puedes ver todo tu proyecto en un solo lugar.
Algunas tareas no podrán comenzar o terminar hasta que otra haya comenzado o finalizado. Estas tareas dependientes pueden generar cuellos de botella más adelante si no se identifican en tu plan, lo cual es fácil de hacer en nuestro diagrama de Gantt. Solo arrastra la tarea dependiente hacia la tarea de la cual depende y quedarán vinculadas.
Los hitos que definiste en tu diccionario EDT también pueden agregarse al diagrama de Gantt. Se insertan fácilmente y se muestran como un ícono en forma de rombo. Esto divide tu proyecto en fases más pequeñas y fáciles de gestionar.
ProjectManager es un software online que te brinda todas las herramientas necesarias para ejecutar tu EDT de manera más eficiente. Puedes monitorear y dar seguimiento al progreso y desempeño, y luego generar informes filtrables con un solo clic para actualizar fácilmente a los interesados. Únete a los miles de equipos que ya usan nuestra herramienta participando hoy en esta prueba gratuita de 30 días.