As partes interessadas são todas as pessoas que têm um interesse direto no projeto. Elas podem ser internas, como gerentes de projeto, equipes, proprietários ou investidores, ou externas, como clientes, consumidores ou fornecedores. Um projeto pode ter muitas partes interessadas, e gerenciá-las de forma eficaz exige modelos de gestão das partes interessadas.
O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que ajuda você a gerenciar projetos e partes interessadas. Se você ainda não está pronto para um teste gratuito do software, também oferecemos dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word que podem ajudar em cada fase do seu projeto. Aqui estão alguns modelos gratuitos de gestão das partes interessadas.
1. Modelo de relatório de status do projeto
As partes interessadas precisam se manter informadas durante todo o projeto. Dependendo da parte interessada, no entanto, o nível de informação e a frequência das atualizações podem variar. Seja para detalhar ou apenas oferecer uma visão geral, os gerentes de projeto ainda precisam reportar regularmente. O uso do nosso modelo gratuito de relatório de status do projeto para Excel é uma excelente ferramenta para registrar um período do projeto.
O problema com um modelo estático é que ele precisa ser atualizado manualmente e as informações não podem ser personalizadas para refletir as preocupações de cada parte interessada.
Gerencie as partes interessadas online com o ProjectManager
Ao contrário das ferramentas estáticas, o ProjectManager é um software online que fornece dados em tempo real. Os relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas as informações relevantes para cada parte interessada.
- Gere relatórios de status, variação e muito mais com um clique
- Compartilhe relatórios em uma variedade de formatos personalizáveis
- Licenças de convidado gratuitas para partes interessadas oferecem insights em tempo real por meio de dashboards e cronogramas. Experimente gratuitamente
2. Modelo de mapa das partes interessadas
Se você está procurando uma ferramenta visual para identificar e mapear suas partes interessadas, baixe nosso modelo gratuito de mapa das partes interessadas para Excel. Você pode usar o mapa das partes interessadas para embasar suas decisões ao lidar com elas. É essencial para estabelecer um plano de comunicação das partes interessadas viável.
O modelo de mapa das partes interessadas ajuda você a determinar quem quer saber o quê, quando precisa ser informado e como prefere receber suas atualizações.
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Este mapa de partes interessadas tem quatro categorias para gerenciar suas partes interessadas: gerenciar de perto, manter satisfeito, manter informado e monitorar. Posicione cada parte interessada identificada na caixa correta e use codificação por cores para mostrar se ela é favorável, neutra ou crítica ao projeto.
3. Modelo de registro das partes interessadas
Um registro das partes interessadas é uma forma simples e eficiente de organizar as informações para melhor compreender cada parte interessada, sua influência e a melhor forma de gerenciá-la. Baixe este modelo gratuito de registro das partes interessadas para Excel para identificar as partes interessadas e como elas podem impactar o projeto.
Idealmente, use este modelo durante a fase de planejamento do projeto para identificar as partes interessadas o mais cedo possível. No entanto, ele também pode ajudar a formar e desenvolver a equipe do projeto para garantir que as pessoas certas sejam selecionadas. Também é útil para definir critérios de sucesso, ajudando os gerentes de projeto a alinhar os objetivos com as expectativas das partes interessadas.
4. Modelo de caso de negócio
Como as partes interessadas têm um interesse direto no projeto, uma de suas maiores preocupações são os custos relacionados à sua execução. Elas querem saber se os custos de investimento valem a pena. Você pode demonstrar isso com nosso modelo gratuito de caso de negócio para Word, que resume os objetivos, custos e benefícios do projeto.
O caso de negócio é uma etapa importante de diligência devida para as partes interessadas, provando que seu investimento no projeto é benéfico. Elas podem ler um resumo executivo, a declaração de missão do projeto e o entregável final que será produzido. Há espaço para mostrar os objetivos do projeto e como eles serão alcançados, a avaliação financeira e a análise de mercado, entre outros pontos. Isso ajudará a obter o apoio das partes interessadas.
5. Modelo de análise de custo-benefício
Outro modelo gratuito que pode ajudar a provar às partes interessadas que o projeto vale o investimento é nosso modelo gratuito de análise de custo-benefício para Excel. Ele ajuda você a examinar os números e determinar se o dinheiro investido no projeto é compatível com os entregáveis.
Um modelo de análise de custo-benefício faz isso atribuindo um valor monetário aos custos e benefícios do projeto. Ao subtrair os benefícios dos custos, você pode ver qual é o lucro, se houver, gerado pelo projeto. Isso pode ser em ganhos financeiros, mas também pode determinar se os objetivos e metas de negócio valem os custos envolvidos. Essas informações podem ajudar a conquistar o apoio das partes interessadas ao projeto.
6. Matriz RACI
Claramente é importante identificar e definir as funções e responsabilidades da sua equipe de projeto, mas os gerentes de projeto frequentemente negligenciam esse exercício ao lidar com as partes interessadas. Afinal, sua equipe de projeto é apenas uma das muitas partes interessadas do projeto. O uso do nosso modelo gratuito de matriz RACI para Excel permite categorizar todos os envolvidos no projeto, incluindo as partes interessadas.
RACI significa Responsável, Aprovador, Consultado e Informado. Em nosso modelo gratuito, você lista todas as partes interessadas (ou toda a equipe do projeto) no lado esquerdo, enquanto o título de cada uma aparece no topo do gráfico. Na caixa correspondente, você indica se ela é responsável, aprovadora, consultada ou informada. Assim, você tem um documento para orientar todos na equipe, incluindo as partes interessadas, que têm diferentes níveis de envolvimento e impacto no projeto.
7. Modelo de levantamento de requisitos
As partes interessadas querem saber quais problemas o projeto está resolvendo, como ele planeja atingir seu objetivo, quais condições ou capacidades precisam ser atendidas e muito mais. Tudo isso é abordado no nosso modelo gratuito de levantamento de requisitos para Word. Este é um documento essencial para as partes interessadas e reúne informações vitais sobre o projeto em um único lugar.
O modelo gratuito abrange muitos aspectos. Ele lista os requisitos do projeto, desde requisitos de usuário, funcionais e de sistema até requisitos de software, interface, fluxo de trabalho, mudança e riscos. Trata-se de uma visão geral de alto nível, adequada para a maioria das partes interessadas, evitando entrar em detalhes excessivos. Há até uma seção para que todos assinem o documento, confirmando que estão cientes e de acordo com seu conteúdo.
O ProjectManager ajuda na gestão das partes interessadas
Depois de baixar e usar nossos modelos gratuitos de gestão das partes interessadas, você logo perceberá que eles têm suas limitações. Afinal, os modelos precisam ser atualizados manualmente, não são colaborativos e estão isolados das demais ferramentas de gerenciamento de projetos. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que ajuda você a planejar, gerenciar e acompanhar a gestão das partes interessadas em tempo real.
Compartilhe planos de projeto com as partes interessadas
Os projetos precisam de planos, mas os planos não funcionam sem suas partes interessadas. Criar um cronograma em nossos robustos gráficos de Gantt permite gerenciar as partes interessadas na equipe do projeto, organizar suas tarefas, vincular dependências para evitar atrasos custosos e atribuir trabalhos que você pode acompanhar em tempo real. O plano do projeto pode ser facilmente compartilhado com a equipe do projeto e as partes interessadas para manter todos na mesma página.
Monitore o progresso e o desempenho em tempo real
Depois de definir uma linha de base no Gantt, você pode acompanhar o esforço planejado em relação ao esforço real. Isso não só ajuda a manter o cronograma e o orçamento, mas as partes interessadas também querem ser atualizadas sobre esses dados valiosos. O dashboard em tempo real não requer configuração, diferentemente de ferramentas mais simples, e acompanha tudo, desde a carga de trabalho até custos e tempo, em gráficos e tabelas fáceis de ler. É uma ótima maneira de ter uma visão geral do projeto a qualquer momento.
Os gerentes de projeto podem usar os recursos de gerenciamento de recursos para manter suas equipes produtivas. A disponibilidade pode ser definida antecipadamente para simplificar o agendamento, e nosso gráfico de carga de trabalho com código de cores ajuda a visualizar a alocação da equipe. Você pode então equilibrar a carga de trabalho no gráfico para manter a equipe trabalhando na capacidade ideal, sem sobrecarga, deixando as partes interessadas satisfeitas com a produtividade.
Conteúdo relacionado
Se isso não for suficiente para a gestão das suas partes interessadas, nosso site está repleto de conteúdo gratuito. Há blogs semanais, guias, vídeos e, é claro, mais modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word. Aqui estão alguns recursos para saber mais sobre gestão das partes interessadas.
- Guia de gestão das partes interessadas
- Análise das partes interessadas 101
- O que é a teoria das partes interessadas
- Partes interessadas vs acionistas: qual é a diferença?
- Mapeamento das partes interessadas 101: um guia rápido sobre mapas de partes interessadas
O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos que capacita equipes a trabalhar melhor juntas. As ferramentas de gerenciamento de tarefas complementam os recursos de produtividade e gestão de riscos para ajudá-lo a identificar, acompanhar e mitigar riscos. Comece gratuitamente com o ProjectManager hoje.