El día para organizarse es ahora, no después. Sin contar con una organización del proyecto, corres el riesgo de que un proyecto extenso y que consume mucho tiempo termine en un fracaso absoluto.
Un proyecto bien organizado garantiza que todos sepan qué se espera de ellos, cuál es su autoridad y qué deben hacer. La organización del proyecto proporciona el carril por el que avanza un proyecto. Sin ella, un proyecto queda en desorden.
¿Qué es la organización del proyecto?
La organización del proyecto es la estructura del proyecto. Se crea de forma independiente, con especialistas y trabajadores de distintos departamentos. Este personal trabaja bajo el director del proyecto o la oficina de gestión de proyectos (PMO).
La organización del proyecto es un proceso. Proporciona el marco para tomar decisiones sobre cómo llevar a cabo un proyecto. Define el proceso del proyecto: cómo se planificarán e implementarán sus costos, plazos, personal y herramientas. Posteriormente, la organización del proyecto se presenta a las partes interesadas del proyecto.
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Áreas de responsabilidad
Existen tres áreas de competencia y responsabilidad en una estructura de organización del proyecto: la dirección del proyecto, el equipo del proyecto y el comité del proyecto. La dirección del proyecto es responsable de la gestión del proyecto y el equipo del proyecto se encarga de su ejecución. El comité del proyecto es el órgano de toma de decisiones que define el éxito del proyecto y determina si un proyecto debe cancelarse o no.
Tipos de estructuras de organización del proyecto
Existen diversos tipos de estructuras de organización del proyecto. Revisa algunas de las estructuras a continuación y elige la más adecuada para tu proyecto.
Estructura funcional de organización del proyecto
En esta configuración organizacional tradicional, el trabajo del proyecto se gestiona dentro de los departamentos funcionales existentes de la empresa. Cada departamento es responsable de completar su parte del proyecto y los empleados se agrupan por funciones como marketing, ingeniería, TI, finanzas, etc. Cada gerente funcional supervisa su departamento y utiliza los recursos existentes según sea necesario.
Estructura organizacional orientada a proyectos
En marcado contraste con la organización funcional del proyecto, esta estructura se da cuando toda la empresa se organiza en torno a proyectos. Es decir, el enfoque principal de la organización son los proyectos y los empleados se asignan a equipos de proyecto. Cada empleado muestra lealtad al proyecto en lugar de a un departamento funcional, y los directores de proyecto tienen una autoridad significativa sobre el proyecto y sus recursos.
Estructura organizacional matricial
La estructura organizacional matricial combina características funcionales y orientadas a proyectos. Los empleados reportan tanto a un gerente funcional como a un director de proyecto, creando una matriz de relaciones de reporte. Los recursos se comparten entre los departamentos funcionales y los proyectos para un uso más eficiente de los recursos. Al tratarse de equipos multifuncionales, se mejora la colaboración.
Estructura organizacional orgánica
Esta estructura es un modelo flexible y adaptable en el que la autoridad para la toma de decisiones se distribuye en toda la organización en lugar de concentrarse en la alta dirección. Al existir pocos niveles de gestión, se genera un amplio tramo de control y se da prioridad a los canales de comunicación horizontales e informales.
Estructura organizacional virtual
También conocida como estructura modular o en red, la estructura organizacional virtual es un modelo altamente adaptable que se apoya en la tecnología para conectar a personas y organizaciones distribuidas. Tecnologías como la videoconferencia, internet y las herramientas colaborativas facilitan la comunicación. Los miembros del equipo pueden ubicarse en cualquier parte del mundo.
Estructura organizacional multidivisional
Esta estructura organiza a una empresa en divisiones separadas y semiautónomas según factores como líneas de productos, tipos de clientes o regiones geográficas. Cada división opera como una unidad de negocio relativamente independiente, con sus propios recursos y funciones. Esto les permite adaptarse rápidamente a los cambios en sus mercados específicos.
Comprender qué tipo de estructura organizacional utilizar determina la gestión de un proyecto. La estructura proporciona la base del proyecto y, por lo tanto, el plan del proyecto debe alinearse con ella. Esto suele realizarse mediante un organigrama de organización del proyecto.
Estructuras organizativas del proyecto
Definir qué estructura utilizar para la organización del proyecto es solo el primer paso para organizar un proyecto. El verdadero trabajo consiste en implementar y aplicar dicha organización. Por eso, un organigrama de organización del proyecto es tan importante. Establece las relaciones formales entre el director del proyecto, el equipo del proyecto, la organización de desarrollo, el propio proyecto y las partes interesadas del proyecto.
Mejores prácticas
El director del proyecto crea la estructura del proyecto, la cual debe responder a las necesidades del proyecto a lo largo de sus fases. Sin embargo, la estructura organizativa del proyecto no puede ser ni demasiado rígida ni demasiado flexible, sino que debe lograr el equilibrio adecuado entre ambos extremos.
El objetivo de la organización del proyecto es ayudar al equipo a alcanzar la meta del proyecto y rendir al máximo. Por ello, el director del proyecto debe analizar desde el inicio las fortalezas de los miembros del equipo y, al asignarles funciones, confirmar que se sientan cómodos en sus roles.
Si bien el organigrama de organización del proyecto fomenta la colaboración de forma rentable, evitando duplicaciones y superposiciones de esfuerzo, su valor es limitado. Esto se debe a que solo ilustra una relación jerárquica entre los miembros del equipo, no la forma en que realizarán el trabajo. Aun así, sigue siendo una herramienta valiosa y forma parte de cualquier proyecto o portafolio bien planificado.
Plantilla y ejemplo de organigrama
Puedes utilizar la plantilla gratuita de organigrama de ProjectManager para comenzar a crear tu propio organigrama. Es un ejemplo de un organigrama en un archivo de Excel, en el que cada departamento se desglosa junto con sus equipos y especializaciones. Descárgala gratis hoy mismo.
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Cómo crear un organigrama de organización del proyecto
El organigrama de organización del proyecto identifica los roles y responsabilidades del equipo, pero también detalla a los miembros del equipo seleccionados para esos roles. Esto incluye identificar necesidades de capacitación, reconocer cómo asignar recursos y determinar las formas adecuadas de involucrar a las partes interesadas. Para lograrlo, se deben seguir seis pasos.
1. Identificar al personal
En primer lugar, ¿quiénes son las personas relacionadas con el alcance del proyecto? Se trata de quienes tienen un impacto en el proyecto. Son el personal clave. Estas personas pueden abarcar desde profesionales de marketing y ventas hasta jefes de departamento, personal de TI, consultores y personal de soporte, entre otros.
2. Crear el equipo de alta dirección
El siguiente paso es conformar un equipo responsable del proyecto. Se trata, por supuesto, de las personas que tienen un interés directo en el proyecto y están comprometidas con su éxito. Este equipo suele estar compuesto por patrocinadores del proyecto o por el cliente, aunque también puede incluir expertos que aportan orientación a lo largo del proyecto.
3. Asignar coordinadores del proyecto
Es necesario contar con una persona o un grupo, a nivel de gestión media o baja, que se encargue de ejecutar las responsabilidades propias de este nivel. Esta persona o grupo ayudará a sincronizar las tareas del equipo. El número de coordinadores dependerá del tamaño del proyecto, pero siempre debe centrarse en tres áreas del proyecto: planificación, técnica y comunicaciones.
4. Identificar a las partes interesadas
Además del equipo que ejecutará el proyecto, es fundamental identificar a las partes interesadas, ya que también se ven afectadas por el proyecto y participan en su desarrollo.
5. Identificar los requisitos de capacitación
En algunos casos, los equipos dominan sus tareas y las herramientas que se les han proporcionado para apoyarlos. En otros, no es así y necesitan un período de capacitación antes de que el proyecto pueda ejecutarse. En este punto se definen y se ofrecen al equipo las capacitaciones necesarias. El coordinador del proyecto suele gestionar la tarea de mejorar las habilidades de los miembros del equipo.
6. Crear el organigrama de organización del proyecto
Por último, es momento de desarrollar el organigrama de organización del proyecto. Primero, revisa los pasos anteriores y luego crea esta representación visual de cómo colaborarán las personas del proyecto, cuáles son sus funciones y cómo se relacionan entre sí. Puedes utilizar una herramienta gratuita de diagramas de red, como Google Draw, y una vez finalizado, difundirlo entre las partes necesarias.
El organigrama de organización del proyecto debe incluir a los principales responsables de la toma de decisiones. Cada persona involucrada en el proyecto debe tener una asignación, y el rol y las responsabilidades de cada uno deben estar claramente definidos. También deben identificarse los vínculos que conectan los distintos roles, así como todas las partes interesadas. Asegúrate de que los canales de reporte y comunicación también estén definidos y descritos.
Consejos para la organización del proyecto
Sin una organización del proyecto adecuada, existe el riesgo de que los proyectos se desvíen de su curso. A continuación, se presentan algunos consejos clave para mejorar la organización del proyecto.
- Desarrollar un plan claro: Todos deben comprender los objetivos, las metas y el alcance del proyecto. A partir de ahí, documenta el alcance del proyecto para evitar la ampliación del alcance.
- Garantizar una comunicación eficaz: Herramientas como un plan de comunicación, reuniones periódicas y una comunicación clara permiten definir mejor cuándo y cómo se compartirá la información del proyecto.
- Documentar y organizar la información: Contar con un repositorio centralizado para todos los documentos y la información ayuda a mejorar la organización y los resultados del proyecto.
- Solicitar retroalimentación periódica: La retroalimentación abierta y honesta ayuda a detectar posibles errores antes de que se agraven y fomenta un entorno de equipo más inclusivo.
- Aceptar el cambio: Aprende de errores anteriores y prepárate para adaptarte a cambios en el alcance del proyecto o en su entorno.
Cómo ProjectManager ayuda con la organización del proyecto
Una vez que cuentas con la estructura y el organigrama de organización del proyecto, es importante asegurarte de que dicha estructura se mantenga a lo largo del ciclo de vida del proyecto. ProjectManager ofrece las herramientas que los directores de proyecto o gestores de programas necesitan al trabajar en uno o varios proyectos, o en un portafolio de proyectos. Sus funcionalidades ayudan a mantener una organización del proyecto sólida mediante herramientas que permiten hacer seguimiento a los portafolios de proyectos.
ProjectManager te permite crear grupos de proyectos para portafolios de proyectos individuales. Esto te permite contar con un panel a nivel de portafolio, que puede generar gráficos y diagramas para informes o un diagrama de Gantt sobre grupos seleccionados de proyectos. Luego, puedes organizar los proyectos por equipo, región, cronograma o gestor del portafolio.
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