A organização da equipe é fundamental para qualquer projeto de grande porte. Quando cada pessoa sabe exatamente qual é seu papel no projeto, as taxas de sucesso aumentam significativamente.

A matriz RACI (também chamada de diagrama RACI ou gráfico RACI) foi criada para garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas e trabalhando juntas de forma coordenada. Com nosso modelo gratuito de matriz RACI, você pode organizar sua equipe e melhorar a colaboração entre todos.

Para baixar este modelo gratuito de matriz RACI para Excel, clique na imagem abaixo.

O que é um modelo de matriz RACI?

Uma matriz RACI é um quadro que identifica e define os papéis e responsabilidades dos membros da equipe em relação às tarefas de um projeto. Um modelo de matriz RACI utiliza as letras R, A, C e I para categorizar as responsabilidades da equipe. RACI significa Responsável, Aprovador, Consultado e Informado.

Responsável (R)

É a pessoa responsável por executar o trabalho. Quando alguém é identificado como “responsável” em uma matriz RACI, isso indica que essa pessoa deve atuar diretamente na execução da tarefa.

Aprovador (A)

É a pessoa responsável por supervisionar a tarefa e garantir que o trabalho seja realizado corretamente. Ela não executa o trabalho diretamente, mas gerencia o processo e assegura sua conclusão.

Consultado (C)

Essa pessoa contribui fornecendo informações e suporte sobre uma tarefa ou entregável específico. Ela não é diretamente responsável pela execução, mas fornece os insumos necessários para que o responsável (R) consiga realizar o trabalho.

Informado (I)

Essa pessoa ou grupo deve ser mantido informado sobre o andamento de uma tarefa ou entregável. Normalmente inclui a alta administração ou o cliente, que precisam acompanhar o progresso do projeto, mas não participam diretamente da execução do trabalho.

Por que usar um modelo de matriz RACI?

Um modelo de matriz RACI pode ser a chave para o sucesso de um projeto. Quando utilizada corretamente, a matriz RACI é o documento de referência que todos os membros da equipe consultam à medida que o projeto avança. Ela mantém o projeto no caminho certo ao definir claramente quem é responsável por cada atividade. Quando todos sabem exatamente qual é sua responsabilidade, a equipe evita falhas de comunicação, perda de tempo e confusão.

Define claramente papéis e responsabilidades

Uma matriz RACI é um gráfico de gerenciamento de projetos que ajuda a evitar o problema de “muitas pessoas dando opinião”, no qual vários membros da equipe tentam interferir ao mesmo tempo, o que pode gerar atrasos e estresse desnecessário. A matriz RACI deixa claro quem executa a tarefa (R), quem deve ser consultado (C) e quem tem a decisão final (A).

Depois de definir os papéis e responsabilidades da equipe do projeto, você precisa de um software de gerenciamento de projetos para que todos trabalhem de forma eficiente. O ProjectManager conecta sua equipe por meio de recursos online que facilitam a colaboração e a geração de relatórios. Os membros da equipe que são responsáveis podem gerenciar suas atribuições e executar o trabalho em conjunto em quadros kanban. As partes interessadas que precisam se manter informadas recebem relatórios automatizados e personalizáveis. Os gerentes que são responsáveis pela prestação de contas podem monitorar o desempenho e o progresso em painéis em tempo real. O ProjectManager é uma única ferramenta para toda a equipe. Experimente gratuitamente hoje mesmo.

Quem deve usar um modelo de gráfico RACI?

Diversos papéis organizacionais podem se beneficiar do uso deste modelo de matriz RACI. Nos papéis de gerenciamento de projetos, os gerentes de projeto são os principais usuários, pois utilizam matrizes RACI para definir e comunicar papéis e responsabilidades aos membros da equipe e às partes interessadas. Gerentes de programa e coordenadores de projeto também podem usar essa matriz para gerenciar papéis em projetos relacionados, garantindo alinhamento ou acompanhando e documentando responsabilidades.

Gerentes de operações, especialistas em melhoria de processos e analistas de negócios também podem utilizar este modelo de matriz RACI. Ele ajuda a definir papéis nos processos operacionais para garantir que todos compreendam suas responsabilidades. Outros profissionais que podem usar este modelo incluem gestores de mudanças, consultores, gerentes de garantia da qualidade, líderes de equipe ou gestores de departamento. Em outras palavras, qualquer pessoa que precise esclarecer papéis, responsabilidades e autoridade de tomada de decisão pode utilizar este modelo.

Exemplos de quando usar um modelo de matriz RACI

Vamos explorar alguns exemplos mais específicos de quando utilizar este modelo.

• Matriz RACI para engenharia: Um engenheiro pode usar um modelo de matriz RACI para engenharia ao trabalhar em projetos com vários engenheiros, técnicos e partes interessadas, a fim de esclarecer quem é responsável por testes, design, implementação ou documentação.
• Matriz RACI para desenvolvimento de software: Um desenvolvedor, testador de QA, gerente de QA ou função semelhante pode usar um modelo de matriz RACI para testes para esclarecer papéis em um processo. Por exemplo, durante testes de desempenho, um gráfico RACI define quem é responsável por criar scripts de teste, executar os testes e analisar os resultados.
• Matriz RACI para gerenciamento de projetos: Um gerente de projetos pode usar um modelo de matriz RACI para gerenciamento de projetos quando um novo membro entra na equipe, pois esse documento ajuda a integrá-lo rapidamente. Ele também pode ser usado no início de um novo projeto para definir expectativas antes do início do projeto.
• Matriz RACI para Scrum: Um scrum master ou product owner pode usar um modelo de matriz RACI para desenvolvimento de software para comunicar melhor os papéis e responsabilidades à equipe de desenvolvimento e às partes interessadas. Isso ajuda a definir responsabilidades, gerenciar o backlog do produto e garantir a responsabilização.

Como usar o modelo de matriz RACI

Etapa 1: listar as tarefas do projeto

Na coluna 1, abaixo do cabeçalho “Tarefas do projeto”, você listará todas as tarefas que serão realizadas como parte deste projeto. Em nosso exemplo, categorizamos as tarefas em diferentes fases do projeto para manter tudo mais organizado.

Se preferir, você pode remover as fases do projeto e simplesmente criar uma lista única de tarefas, mas consideramos as fases do projeto bastante úteis.

Etapa 2: listar todos os membros da equipe

Em seguida, localize a barra azul-clara. Da esquerda para a direita, adicionaremos todos os membros da equipe nesta seção. Inclua todas as partes interessadas da organização, mesmo que não trabalhem diretamente no projeto.

Achamos útil usar o cargo ou função nesta seção, mas você também pode utilizar os nomes das partes interessadas. Costumamos usar cargos para que este documento seja útil para quem consulta a matriz e talvez não esteja familiarizado com o nome de todas as pessoas.

Etapa 3: atribuir R, A, C, I a cada tarefa

Localize a primeira tarefa do projeto (normalmente a que está listada no topo da coluna A). Depois de encontrar a primeira tarefa, avance pela matriz para a direita. Decida quem será o (R) Responsável pela execução do trabalho dessa tarefa específica. Lembre-se de que o R representa a pessoa que realmente executará o trabalho.

Continue avançando para a direita e, em seguida, escolha quem será o (A) Aprovador da tarefa. A pessoa identificada como (A) é responsável por garantir que a tarefa seja realizada corretamente e dentro do prazo.

Depois disso, você decidirá quem será o (C) Consultado nessa tarefa. Lembre-se de que o (C) indica a pessoa que será consultada para fornecer ajuda ou orientação e que trabalhará junto com o responsável para concluir a tarefa. Em alguns casos, uma tarefa pode não ter um C, e isso não é um problema.

Por fim, para cada tarefa, você definirá quem será informado sobre o andamento do trabalho. Essa parte interessada será identificada como (I) Informado. Se alguém estiver marcado como (I), receberá atualizações sobre o progresso da tarefa, mas não terá retorno direto para a pessoa responsável pela execução.

Uma pessoa informada participa de uma comunicação unidirecional, diferente de uma pessoa consultada, que participa de uma comunicação bidirecional sobre a tarefa. A maioria das tarefas terá alguém informado, embora em alguns casos não seja necessário definir um I.

Etapa 4: compartilhar o gráfico RACI

Depois que o gráfico RACI estiver completamente preenchido, é importante compartilhar o documento com todos os membros da equipe do projeto. Esse é um passo essencial, pois a matriz RACI é mais eficaz quando cada integrante entende exatamente qual é seu papel em cada etapa do projeto.

O ProjectManager pode ajudar você a gerenciar projetos melhor

A matriz RACI é uma ótima forma de organizar e visualizar um projeto, mas está longe de ser a única ferramenta disponível. O ProjectManager oferece um conjunto completo de ferramentas de gerenciamento de projetos que vale a pena conhecer. Algumas delas estão listadas abaixo.

Gráficos de Gantt

O ProjectManager conta com gráficos de Gantt online que transformam sua lista de tarefas em um cronograma de projeto. A partir do gráfico de Gantt, você pode atribuir membros da equipe às tarefas, acompanhar o progresso e manter as partes interessadas informadas.

Painéis de projetos

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado na nuvem. Isso significa que seu painel em tempo real mostra o progresso à medida que ele acontece. É uma excelente forma de acompanhar o desempenho a partir de uma visão de alto nível.

Relatórios de projetos

Para obter informações mais detalhadas, o ProjectManager oferece relatórios fáceis de usar que podem ser filtrados para exibir apenas os dados desejados. Isso pode ser extremamente útil para gerenciar as partes interessadas identificadas no seu diagrama RACI.

Experimente essas outras ferramentas para ver como você e sua equipe podem ser mais organizados e eficientes ao trabalhar em conjunto. Experimente o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo com esta avaliação de 30 dias.