Los proyectos están compuestos por una gran cantidad de tareas, y hacer un seguimiento de ellas es una función principal del director de proyecto. A veces, las tareas de un proyecto se desarrollan sin problemas e independientemente unas de otras, sin complicaciones. Sin embargo, en otras ocasiones, existe una gran cadena de tareas dependientes que vuelve todo más complejo.
¿Qué ocurre si una tarea debe completarse hoy, pero la persona responsable está esperando otra tarea que aún no se ha terminado? Se producen retrasos. Si deseas evitar demoras en tus proyectos, es momento de familiarizarte con el concepto de “float o slack” en inglés, conocido como “holgura” en la gestión de proyectos en español.
¿Qué es la holgura en un proyecto?
En gestión de proyectos, la “holgura”, es un número que indica la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin afectar las tareas posteriores o la finalización general del proyecto. Es importante monitorearlo cuando se mantiene el cronograma del proyecto.
Existen dos tipos de holgura en la gestión de proyectos: holgura libre (FF) y holgura total (TF).
- Holgura libre: es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin afectar la tarea siguiente.
- Holgura total: es la cantidad de tiempo que una tarea o un proyecto pueden retrasarse sin afectar el tiempo total de finalización del proyecto.
La holgura es un componente clave del método de la ruta crítica (CPM), un sistema utilizado por los directores de proyecto para programar eficientemente las actividades del proyecto.
¿Qué es la ruta crítica, y cómo se usa para calcular la holgura de un proyecto?
La ruta crítica es una secuencia de tareas dependientes que determina la duración de un proyecto. Las tareas en la ruta crítica deben realizarse para que el proyecto finalice y deben completarse en un orden específico. Estas tareas tienen una holgura de cero, lo que significa que no hay retrasos en la secuencia. No hay tiempo extra disponible, y si una de ellas se retrasa, el proyecto también se retrasa.
Cuando una tarea tiene un número de holgura positivo, se considera parte de la ruta no crítica, lo que significa que tiene cierta flexibilidad para moverse o retrasarse respecto a su fecha de inicio planificada sin afectar la finalización del proyecto.
¿Cómo calcular la holgura de las tareas de un proyecto?
Existen varias formas de calcular la holgura. Los cálculos técnicos que forman parte del método de la ruta crítica pueden resultar confusos si no estás familiarizado con el CPM y los diagramas de red, por lo que explicaremos cómo hacer estos cálculos en términos simples.
Es importante tener en cuenta que la mayoría de los directores de proyecto ni siquiera calculan la holgura manualmente, ya que sería extremadamente laborioso, sin mencionar que el plan del proyecto cambia constantemente.
Por lo tanto, la mejor manera de obtener valores de holgura y otras métricas valiosas en tiempo real es usar un software profesional de gestión de proyectos que realice automáticamente los cálculos. Los diagramas de Gantt, paneles y reportes de ProjectManager calcularán automáticamente y te proporcionarán los datos necesarios para hacer seguimiento de la holgura, los retrasos, las rutas críticas y más.
Sin embargo, si deseas realizar los cálculos manualmente, solo sigue los pasos a continuación.
Cálculo de la holgura total
La holgura total puede aplicarse al proyecto en su conjunto o a una tarea individual.
La holgura total de un proyecto es la diferencia entre la fecha de finalización de la última tarea en la ruta crítica y la fecha de finalización planificada del proyecto. Esto te indicará cuánto tiempo total pueden retrasarse las tareas críticas antes de que el proyecto no cumpla su fecha objetivo.
Para calcular la holgura total de una tarea, simplemente toma la diferencia entre la fecha de finalización de la última tarea en la ruta crítica y la fecha de finalización planificada de la tarea que estás calculando.
Cálculo de la holgura libre
Como recordarás, la holgura libre es un valor que indica cuánto tiempo puede retrasarse una tarea específica antes de afectar la siguiente tarea en secuencia. Por lo tanto, para calcular la holgura libre de una tarea, simplemente toma la diferencia entre la fecha de inicio planificada de la siguiente tarea y la fecha de finalización de la tarea actual.
Ejemplo de holgura en la gestión de proyectos
Hasta ahora, hemos definido qué es la holgura, pero será mucho más fácil entender su importancia al observar un ejemplo.
Supongamos que estás remodelando tu cocina y tienes 90 días para completar el proceso porque planeas una gran fiesta dentro de tres meses. Para completar el proyecto de renovación de la cocina, deben realizarse las siguientes actividades en orden:
- Instalación de paneles de yeso
- Instalación de gabinetes
- Plomería y electricidad
- Instalación del piso
Estas actividades conforman la ruta crítica y tienen una holgura de cero.
Luego hay tareas adicionales, como pintar y decorar, que deben realizarse, pero que tienen mucha más flexibilidad en cuanto a cuándo pueden completarse. Estas tareas forman parte de la ruta no crítica.
Pintar puede hacerse en cualquier momento después de instalar los paneles de yeso, por lo que tiene una holgura alta. Decorar puede hacerse en cualquier momento después de pintar, por lo que también tiene cierta holgura.
Tipos de holgura en la gestión de proyectos
Además de usar un escenario hipotético para ilustrar un ejemplo de holgura, exploremos cómo puede manifestarse en diferentes industrias.
- Holgura en proyectos de TI: Los proyectos de TI suelen ser complejos y tener numerosas dependencias. Si un equipo de TI está implementando un nuevo sistema de incorporación de empleados, configurar la base de datos y la infraestructura principal es una tarea crítica que no puede retrasarse. La creación de videos de capacitación para usuarios, en cambio, tiene más flexibilidad para completarse.
- Holgura en proyectos de manufactura: Si un fabricante está construyendo una línea de ensamblaje de autos de juguete, una tarea crítica sin holgura sería la entrega a tiempo de las ruedas. Si las ruedas se retrasan, toda la línea se detiene. Sin embargo, una tarea con holgura podría ser el pintado de las carrocerías; hay algunos días para hacerlo sin retrasar el ensamblaje final ni el envío del producto.
- Holgura en proyectos de construcción: Al construir una casa en un proyecto de construcción, un ejemplo de tarea sin holgura sería el vertido de los cimientos. Si el mal clima retrasa esta tarea, todas las demás se retrasarán. En cambio, una tarea como instalar los acabados interiores tiene holgura: si tarda unos días más, la inspección final y la entrega no se verán afectadas.
- Holgura en proyectos de servicios profesionales: Supongamos que una empresa de consultoría implementa un nuevo sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) para un cliente. Si los datos no se transfieren con precisión o a tiempo, el lanzamiento se retrasará. Una tarea como la creación de manuales de capacitación para usuarios tiene holgura, ya que los consultores disponen de unos días adicionales para completarlos sin afectar la fecha límite.
- Holgura en la planificación de eventos: Si una empresa de organización de eventos planifica un gran evento corporativo, una tarea crítica podría ser asegurar al orador principal. Si el orador cancela, todo el cronograma se verá afectado. En cuanto al diseño de los folletos del evento, probablemente haya unos días de holgura para permitir cambios inesperados.
¿Por qué es importante calcular la holgura de un proyecto?
Podría parecer que la holgura es solo un número técnico utilizado en los diagramas de red, pero en realidad es una herramienta muy poderosa que puede ayudar a los equipos a comprender mejor su trabajo y mejorar la productividad de los proyectos.
La holgura mantiene los proyectos en curso
Para comenzar, monitorear la holgura total (TF) de un proyecto es esencial para asegurar que se entregue a tiempo. Si notas que la TF del proyecto se acerca a cero, es momento de acelerar para garantizar que las tareas restantes se completen de manera eficiente.
Incluso puede ser necesario añadir recursos adicionales para ayudar al equipo a finalizar las tareas más rápido de lo planeado originalmente. Si el proyecto no va a completarse a tiempo, es momento de hablar con el cliente o las partes interesadas para informarles que deben esperar un retraso.
La holgura mejora la priorización
La holgura libre (FF) también es un valor útil para monitorear, ya que te permite decidir qué tareas deben priorizarse y cuáles pueden posponerse. Si una tarea tiene holgura cero o un valor bajo, debe colocarse al principio de la lista de prioridades para que el equipo pueda completarla cuanto antes.
Por el contrario, las tareas con valores altos de FF pueden dejarse para después, ya que no hay urgencia en finalizarlas.
Gestionar la holgura puede mejorar la moral del equipo
Finalmente, la holgura libre también puede ayudarte a mantener a los equipos de proyecto motivados y eficientes. Supongamos que la tarea A se acerca a un valor de holgura libre muy bajo, lo que significa que corre el riesgo de retrasar la tarea B. En este caso, puedes asignar al equipo que trabaja en la tarea A recursos adicionales para ayudarlos a finalizar su trabajo.
También podrías avisar al equipo encargado de la tarea B que se prepare para un posible retraso. Al monitorear la FF, puedes detectar los problemas con antelación y evitar frustraciones por retrasos inesperados. Si el equipo B sabe que puede haber demoras, podrá aprovechar ese tiempo trabajando en otras tareas.
Plantillas para ayudarte a gestionar la holgura del proyecto
En nuestro sitio web encontrarás varias plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word. A continuación, se presentan algunas que pueden ayudarte a mejorar la gestión de la holgura en tus proyectos.
Plantilla de ruta crítica
Usa esta plantilla gratuita de ruta crítica para Excel para calcular la ruta crítica de cualquier proyecto. Facilita visualizar qué tareas deben completarse a tiempo y cuáles tienen más holgura.
Plantilla de diagrama PERT
Descarga esta plantilla gratuita de diagrama PERT para Excel para crear un cronograma y hacer seguimiento de su progreso, asegurando que todas las actividades se completen dentro del plazo. Ayuda a programar, organizar y coordinar las tareas del proyecto.
Plantilla de diagrama de Gantt
Esta plantilla gratuita de diagrama de Gantt para Excel es la forma ideal de visualizar las tareas que componen el cronograma de un proyecto. Ayuda a los directores de proyecto a organizar qué tareas son esenciales para terminar a tiempo y cuáles tienen más holgura.
ProjectManager es ideal para identificar y gestionar la holgura de un proyecto
Calcular la holgura en tus tareas y proyectos puede ser muy valioso, pero hacer los cálculos manualmente está fuera de discusión para la mayoría de las personas. Si prefieres que una herramienta de gestión de proyectos realice todos los cálculos complejos por ti, entonces ProjectManager tiene un conjunto de herramientas de gestión perfectas para el trabajo.
Diagramas de Gantt para la ruta crítica
El diagrama de Gantt de ProjectManager es una de las herramientas más potentes del mercado para programar el trabajo. Aquí puedes agregar tareas, crear hitos del proyecto y calcular automáticamente la ruta crítica de tu proyecto. Ahorra horas de elaboración de diagramas de red y cálculos manuales, y deja que el software de diagrama de Gantt haga todo el trabajo por ti.
Paneles de control del proyecto en tiempo real
El panel de control en tiempo real de ProjectManager es una excelente forma de mantenerte al tanto de tus proyectos en todo momento. Una vez que asignas tareas a tu equipo, el panel comienza a recopilar datos automáticamente. Cuando los miembros del equipo actualizan su progreso en las tareas, los datos se reflejan en los gráficos del panel.
Todos los cálculos se realizan automáticamente, por lo que puedes ver el progreso en tiempo real. En el panel, verás el progreso planificado versus el real expresado en porcentaje; esta es nuestra manera de mostrarte la holgura total del proyecto.
También puedes ver de un vistazo cuántas tareas están completadas y cuántas aún necesitan ejecutarse. El panel es el centro de mando de cualquier proyecto, brindándote la información que necesitas para mantener todos tus proyectos en curso.
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