¿Qué es una hoja de tiempo?
Una hoja de tiempo es una herramienta de control de horas que ayuda a los empleadores a supervisar los costos de mano de obra de un proyecto. Las hojas de tiempo son utilizadas por los departamentos de gestión, recursos humanos y contabilidad para registrar el tiempo y pagar a los empleados según el cálculo de sus horas totales de trabajo. La asociación más común es con tarjetas de tiempo o relojes de fichar.
En la gestión de proyectos, el software de hojas de tiempo se ha vuelto invaluable para que las empresas puedan monitorear su tiempo y mantener los proyectos en marcha. Las hojas de tiempo también pueden usarse como herramienta de gestión para el seguimiento de gastos, la planificación de capacidad o la estimación de la disponibilidad del equipo.
ProjectManager combina la gestión de hojas de tiempo con un software de gestión de proyectos de vanguardia, ofreciendo una herramienta integral que cubre tus necesidades de control de proyectos y tiempo. Regístrate para una prueba gratuita hoy y descubre cuán eficiente puedes ser al combinar la gestión del tiempo con la gestión de proyectos.
Tipos de hojas de tiempo
Existen cuatro tipos principales de hojas de tiempo para empleados: diarias, semanales, quincenales y mensuales, que se utilizan según el tipo de trabajo que se realice y el periodo de pago preferido. La mayoría de las tarjetas de tiempo, relojes de fichar y calculadoras de hojas de tiempo incluyen estas cuatro alternativas.
¿Para qué se utilizan las hojas de tiempo?
Los empleadores necesitan software de hojas de tiempo para calcular cuántas horas de trabajo deben pagarse a sus empleados. Se utilizan para el procesamiento de nómina en empresas o equipos de proyecto de cualquier sector. A continuación, se presentan sus dos usos más comunes.
Hojas de tiempo, nómina y facturación a clientes
Las hojas de tiempo son esenciales para los procesos de nómina y facturación a clientes. Los empleadores las usan para registrar los datos relacionados con el tiempo trabajado por los empleados y poder pagarles con precisión. Para crear una hoja de tiempo, los gerentes deben considerar múltiples variables como las tarjetas de tiempo, el periodo de pago, la tarifa por hora, las horas regulares, las horas extra y el registro de kilometraje, entre otros. Las hojas de tiempo pueden enviarse semanal, quincenal, mensual o bimensualmente.
Las hojas de tiempo se utilizan principalmente para empleados no exentos, ya que permiten a los empleadores no solo pagar por las horas trabajadas, sino también realizar un seguimiento para cumplir con las regulaciones estatales y federales, como la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA). Esto se conoce como cumplimiento de hojas de tiempo, y las normas varían según la industria y las entidades reguladoras. En las empresas que facturan regularmente a sus clientes, las hojas de tiempo sirven como medio para registrar las horas facturables por cliente.
Plantilla gratuita de hoja de tiempo para Excel
Para familiarizarte con una hoja de tiempo típica, hemos creado una plantilla gratuita de hoja de tiempo para que los principiantes puedan probarla y explorarla por su cuenta. Es un ejemplo semanal estándar que incluye tarifa por hora, horas totales, horas regulares, horas extra y consideraciones de vacaciones.
Si decides usar ProjectManager más adelante, la plantilla de Excel anterior puede importarse directamente para continuar tu trabajo.
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¿Qué es un software de hojas de tiempo?
El software de hojas de tiempo también puede denominarse calculadora de tarjetas de tiempo, calculadora de reloj de fichar, calculadora de horas trabajadas o incluso calculadora de nómina. Todos estos términos suelen referirse a un software que permite crear hojas de tiempo, tarjetas de tiempo o relojes de control para registrar las horas facturables de los empleados.
El software de hojas de tiempo se utiliza para agilizar el proceso de nómina. Las soluciones modernas también incluyen funciones que permiten registrar el tiempo que toma completar cada tarea y ayudan a los gestores a mantener el proyecto dentro del cronograma.
De hecho, casi todos los aspectos relacionados con la gestión del tiempo en un proyecto pueden supervisarse y controlarse con un software de hojas de tiempo. Más allá de recopilar las horas trabajadas por el equipo, el software puede hacer seguimiento de la programación, los recursos y otras variables asociadas con la ejecución de tareas.
Microsoft Project es uno de los software de gestión de proyectos más utilizados, pero tiene grandes desventajas que hacen de ProjectManager una mejor opción para gestionar hojas de tiempo.
La gestión de hojas de tiempo es un componente clave para lograr que un proyecto concluya con éxito. Los gestores de proyectos deben supervisar con precisión el tiempo de sus proyectos para reducir costos y mantenerlos en curso. Cuanto mejor realice esta tarea tu software de hojas de tiempo, mejor será para tu proyecto. Este tipo de software ayuda a optimizar el proceso de nómina mucho más eficazmente que los métodos tradicionales, como las tarjetas de tiempo o los relojes de fichar.
Cómo hacer una hoja de tiempo de proyecto
Existen varias formas de crear y usar hojas de tiempo. La más simple es una hoja de tiempo física en papel. Usar una plantilla impresa para calcular las horas trabajadas reduce costos, pero puede causar problemas como la pérdida de hojas de tiempo o archivos difíciles de buscar.
Las hojas de tiempo electrónicas pueden elaborarse en Excel o Google Sheets, con un desglose de tareas, proyectos, programas, facturación a clientes y más. Usar una plantilla de hoja de tiempo en Excel ahorra tiempo y agiliza gran parte del proceso de gestión del tiempo y la nómina. Sin embargo, puede resultar poco rentable, ya que requiere más tiempo para ingresar datos y enviarlos a través de distintos departamentos.
La mejor manera de crear una hoja de tiempo para el procesamiento de nómina es utilizar una calculadora de hojas de tiempo como ProjectManager. A continuación, te mostramos algunos pasos simples que puedes seguir para crear una hoja de tiempo con nuestro software, de modo que puedas reemplazar las antiguas tarjetas y calculadoras de tiempo.
1. Crea un cronograma de trabajo
Antes de calcular las horas trabajadas de tus empleados, es importante crear un cronograma para ellos. Las hojas de tiempo son mucho más fáciles de gestionar cuando sabes con antelación en qué tareas trabajará cada empleado.
Recomendamos comenzar a construir tu cronograma de trabajo identificando las tareas que deben completarse en los próximos días, semanas o meses, según el tipo de hoja de tiempo que elijas.
Con ProjectManager, puedes usar diferentes herramientas de gestión de trabajo, como listas de tareas, calendarios de proyectos, tableros kanban o diagramas de Gantt, para planificar las tareas que deben realizarse.
2. Asigna tareas a tus empleados
Ahora que has planificado las tareas de tu proyecto utilizando alguna de las herramientas de gestión del trabajo, debes asignarlas a tus empleados. En el software, invita a los miembros del equipo al proyecto. Recibirán una notificación por correo electrónico indicando que han sido agregados.
A medida que asignes tareas a los miembros del equipo, la calculadora de hojas de tiempo calculará automáticamente sus horas de trabajo y llevará un seguimiento de los costos laborales.
3. Registra las horas de trabajo de los empleados
Cada miembro del equipo es responsable de registrar las horas que trabaja en una tarea. Esta información se recopila luego en la hoja de tiempo. Puedes registrar horas en tareas individuales o directamente en la hoja de tiempo. También puedes hacer clic en autocompletar para importar todas las tareas que te han sido asignadas.
Luego, asigna una tarifa por hora a tus empleados para que el software calcule automáticamente los costos laborales según las horas trabajadas de cada uno.
4. Designa a un aprobador de hojas de tiempo
Asigna a alguien del equipo que reciba las hojas de tiempo enviadas. Esta persona, generalmente un gerente, se asegurará de que las horas facturables coincidan con las tareas completadas.
En la pestaña “Gestionar usuarios”, selecciona un aprobador al que el miembro del equipo enviará su hoja de tiempo para revisión. Esta persona será responsable del proceso de aprobación y actuará como enlace entre los empleados y el departamento de nómina o recursos humanos.
5. Revisa y aprueba las hojas de tiempo
Un gerente puede recibir una notificación cuando las hojas de tiempo estén listas para su aprobación y bloquearlas una vez aprobadas, creando un proceso de nómina fluido que ahorra tiempo y dinero. Calculadoras de hojas de tiempo en línea como ProjectManager también permiten crear hojas de tiempo imprimibles.
Gran parte del proceso de hojas de tiempo en ProjectManager está automatizado para ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia. Sin embargo, aún es necesario que una persona revise las hojas de tiempo para asegurarse de que sean correctas antes de enviarlas a nómina.
Después de que haya transcurrido el tiempo establecido (normalmente semanal, quincenal, mensual o bimensual), llega el momento de revisar la hoja de tiempo antes de enviarla. Visualiza la hoja de tiempo haciendo clic en “Tiempo” en el menú principal de navegación y selecciona la semana que deseas revisar.
6. Comparte hojas de tiempo e informes de carga de trabajo con los interesados y clientes
Ahora que tu hoja de tiempo ha sido aprobada, puedes llevar el seguimiento del tiempo aún más lejos utilizando informes. Los informes son útiles para revisar los datos y detectar cuellos de botella, excesos y otras discrepancias. También son una herramienta esencial de gestión de hojas de tiempo para mantener informados a los interesados.
Puedes generar informes a partir de los datos de hojas de tiempo de usuarios o proyectos individuales dentro de un rango de fechas específico para obtener información más detallada sobre el progreso. Personaliza y comparte los informes como PDF o hoja de cálculo para presentaciones con los interesados.
ProjectManager es un software galardonado y de confianza que ha ayudado a los gestores de proyectos a completar más de dos millones de proyectos. Acceder a nuestro robusto software de hojas de tiempo puede ser justo lo que necesitas para alcanzar el siguiente nivel de productividad.
Si aún no estás listo para usar nuestra calculadora automática de tarjetas de tiempo, puedes usar nuestra plantilla gratuita de hoja de tiempo para Excel para calcular las horas trabajadas.
¿Por qué son importantes las hojas de tiempo?
La importancia de las hojas de tiempo es múltiple: desde reducir costos por facturación incorrecta hasta registrar el tiempo de los empleados y usar esos datos para ajustar funciones y mejorar el rendimiento. También actúan como protección ante posibles litigios, al proporcionar registros detallados de nómina.
Ya mencionamos este tema anteriormente, y ahora profundizaremos en la importancia de las hojas de tiempo como herramienta de seguimiento de proyectos.
La información de las hojas de tiempo te ayuda a construir una base de datos para futuros proyectos
Los datos obtenidos del seguimiento del tiempo se presentan en forma de hojas de tiempo que muestran cuánto tiempo dedicó una persona a una tarea específica. Esta información es valiosa porque muchas de esas tareas volverán a repetirse en el futuro. Tu repositorio de datos de tiempo te permitirá realizar estimaciones más precisas en el futuro, basándote en información real.
Por ejemplo, supongamos que estimas que preparar los wireframes de un nuevo sitio web tomará 5 días. Lo incluyes en el cronograma del proyecto y este se vincula automáticamente con las hojas de tiempo de los recursos asignados. Ellos completan las hojas registrando las horas reales trabajadas en los wireframes. El trabajo toma a dos personas 4 días, es decir, un total de 8 días de esfuerzo.
La próxima vez que debas estimar el tiempo para crear wireframes, podrás usar este dato real de 8 días y elaborar un cronograma de proyecto mucho más preciso.
Las hojas de tiempo optimizan el proceso de facturación
Como explicamos al principio, si tu modelo comercial se basa en cobrar a los clientes por tu tiempo, necesitas saber con precisión cuánto tiempo facturarles. Las hojas de tiempo también te proporcionan el detalle necesario para especificar exactamente qué hiciste en un proyecto.
Esto resulta útil si tus facturas son cuestionadas, especialmente cuando el trabajo toma más tiempo del previsto debido a cambios solicitados por el cliente. Las hojas de tiempo semanales son el estándar para mantener informados a los clientes; sin embargo, las hojas de tiempo diarias pueden ser más eficaces en proyectos de corta duración.
Las hojas de tiempo te ayudan a gestionar la carga de trabajo del equipo
Gerentes y empleados suelen sorprenderse cuando comienzan a registrar su tiempo, ya que pueden ver exactamente en qué están dedicando más esfuerzo, y no siempre es donde deberían hacerlo.
Las hojas de tiempo pueden ayudarte a identificar por qué no eres tan eficiente como crees, ya que señalan a qué actividades se destina más tiempo. Esto te permite gestionar tu carga de trabajo de manera más eficiente, tanto durante un solo día como a lo largo de periodos más extensos.
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