¿Qué es la gestión de tareas?
Los proyectos están compuestos por tareas, y saber cómo gestionar tus tareas y a los miembros del equipo es el secreto para completar los proyectos a tiempo. En su forma más simple, la gestión de tareas es tener una lista de pendientes, pero pronto descubrirás que las listas de tareas no son suficientes para gestionar la carga de trabajo de un proyecto.
La gestión de tareas es un proceso en el que el director del proyecto identifica, supervisa y da seguimiento al trabajo que debe realizarse durante el día. En términos de gestión de proyectos, la gestión de tareas es la forma en que se organiza eficientemente el flujo de trabajo. Es una actividad orientada a tareas, detallada y parte de la programación general del proyecto.
Las tareas vienen en todas las formas y tamaños, y lo mismo debe aplicarse al software de gestión de tareas. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que ayuda a los equipos a gestionar sus tareas en tiempo real. Asigna y prioriza tareas, configura tareas recurrentes y ofrece a los equipos una plataforma colaborativa para compartir archivos y comentarios. Más que una simple lista de tareas, nuestra herramienta también te ayuda a realizar un seguimiento en tiempo real para mantenerte al día. Comienza gratis hoy mismo.
Una tarea, al igual que un proyecto, tiene un ciclo de vida. Comienza cuando está lista, luego se asigna, se inicia, se finaliza y se verifica. También puede ser cancelada, expirada, pausada o fallida. Algunas tareas pueden depender de otras para empezar o terminar. El proceso de supervisarlas se conoce como seguimiento de tareas, y es un aspecto importante de la gestión de proyectos.
La gestión de tareas es una disciplina compleja que requiere gran atención al detalle, flexibilidad y las herramientas adecuadas de gestión de proyectos.
¿Por qué deberías usar herramientas de gestión de tareas?
No puedes ser eficiente si solo reaccionas a quien más grita en el trabajo. No puedes ser eficiente simplemente respondiendo al siguiente correo en tu bandeja de entrada. Debes gestionar tus tareas como un conjunto porque lo que llega después no siempre es lo más importante. Debes gestionar tu tiempo para dedicar la cantidad adecuada a las tareas prioritarias.
Para mantener todo organizado, necesitarás una herramienta de gestión de tareas que te ayude a priorizar tareas, hacer seguimiento del progreso y colaborar con tu equipo. Nuestra plantilla gratuita de seguimiento de tareas es un excelente punto de partida para supervisar las tareas de tu proyecto.
Las herramientas de gestión de tareas te permiten estar al tanto de todo tu trabajo y ayudar a tu equipo a cumplir con sus fechas límite. Los beneficios de la gestión de tareas son:
- Puedes ver todo lo que estás haciendo de un vistazo
- Sabes cuáles son tus prioridades
- Sabes cuánto tiempo tienes para completar esas tareas
- Puedes agrupar tareas similares para trabajarlas al mismo tiempo
Algunas herramientas de gestión de proyectos también ofrecen funciones de gestión de recursos, control del tiempo y colaboración en equipo para que puedas gestionar tus proyectos.
Sobre todo, puedes mantener una carga de trabajo equilibrada para ajustar o delegar tareas y fechas de entrega, lo que evita que termines sobrecargado.
Herramientas comunes de gestión de tareas
Existen muchas herramientas de gestión de proyectos para gestionar tus tareas. A continuación, explicamos algunas de las más comunes.
Listas de tareas
Lo más básico es tener una libreta y un bolígrafo donde anotar tu lista de pendientes. El inconveniente de este enfoque es que es difícil reorganizar las tareas para agruparlas y priorizarlas. Hoy en día, la mayoría de las aplicaciones de gestión de tareas incluyen funciones de listas de tareas que te ayudan a realizar un mejor seguimiento, priorizar y asignar tareas.
Listas de tareas en línea
La lista de tareas en línea es un paso adelante respecto a la lista de pendientes tradicional. Al estar en línea, se puede acceder desde cualquier lugar y es fácil de actualizar y editar.
ProjectManager ofrece una lista de tareas en línea que te permite tener un control total. Puedes añadir fechas de vencimiento, niveles de prioridad, archivos adjuntos, notas e incluso etiquetas para facilitar la organización. Además, puedes configurar tareas recurrentes para no tener que agregarlas manualmente cada vez. Si trabajas en equipo, puedes asignar tareas a otros miembros para distribuir la carga de trabajo.
Tableros Kanban en línea
Si las listas de tareas no son suficientes para ti, prueba usar tableros kanban para gestionar tus tareas. Los tableros kanban son una herramienta de gestión visual muy popular. Las tareas se crean como tarjetas kanban, que luego se ubican en columnas relevantes.
Las columnas suelen llamarse “por hacer, en proceso, hecho”, pero en ProjectManager puedes personalizar los nombres como desees. Al igual que en la lista de tareas, puedes añadir archivos, comentarios, niveles de prioridad y más. La interfaz intuitiva te permite seguir fácilmente el progreso de cada tarea y detectar cuellos de botella o tareas atrasadas.
¿Qué es un software de gestión de tareas?
El software de gestión de tareas agiliza el proceso de administrar tareas. Ofrece a los gestores de proyectos mayor control sobre las tareas y facilita la colaboración del equipo para completarlas.
Un software de gestión de tareas completo como ProjectManager te permite usar todas las herramientas más comunes desde una sola plataforma. La gestión de tareas va más allá de hacer una lista de pendientes y tachar elementos; implica controlar el trabajo, priorizar tareas, colaborar con el equipo y hacer seguimiento del progreso.
Beneficios del software de gestión de tareas
Un buen software de gestión de tareas puede aumentar la productividad de los equipos. Si además se integra con otras funciones de gestión de proyectos, es aún mejor para administrar tareas y proyectos de forma más eficiente.
Aquí algunos beneficios clave a tener en cuenta al elegir el mejor software de gestión de tareas:
- Registrar el tiempo dedicado a cada tarea
- Colaborar con el equipo
- Organizar, priorizar y asignar tareas
- Supervisar el progreso en tiempo real
- Actualizar el estado de las tareas en línea
- Adjuntar notas, archivos, enlaces y comentar tareas
- Compartir tareas con el equipo
- Crear listas personales dentro de cada tarea
Cómo gestionar tareas en ProjectManager
ProjectManager te ofrece todas las herramientas necesarias para recopilar, asignar y dar seguimiento a las tareas durante todas las fases de su ciclo de vida.
Aquí tienes una lista paso a paso sobre cómo gestionar tus tareas en ProjectManager. Regístrate para una prueba gratuita y sigue los pasos para tener control total sobre las tareas de tu proyecto.
1. Importa una lista de tareas o crea una nueva
Las tareas son las actividades pequeñas que llevan al entregable final. Dividir un proyecto grande en tareas más manejables se conoce como lista de tareas.
En ProjectManager, puedes importar fácilmente tu lista de tareas desde una hoja de cálculo o desde otro software de gestión de proyectos, siempre que se haya exportado previamente. También puedes crear un nuevo proyecto y empezar desde cero dentro del software.
ProjectManager permite visualizar tu lista de tareas en múltiples vistas como diagramas de Gantt, tableros kanban, calendarios de proyecto o la vista de lista de tareas.
2. Prioriza las tareas
Las tareas pueden resultar abrumadoras si no decides primero qué es urgente, qué es importante y qué puedes ignorar si no hay tiempo. A esto se le llama priorización.
ProjectManager tiene un menú desplegable que permite indicar la prioridad. Existen prioridades predefinidas con símbolos y códigos de colores. Luego puedes filtrar tu lista de tareas para enfocarte en lo que debes trabajar primero.
3. Añade descripciones a las tareas
Las tareas deben incluir instrucciones. No es necesario microgestionar al equipo, pero normalmente existe documentación que aclara lo que se espera. Esto libera tanto al gestor como al miembro del equipo.
Nuestro software tiene almacenamiento ilimitado de archivos, así que tanto los gestores como los miembros del equipo pueden adjuntar todos los documentos e imágenes que necesiten. Incluso pueden gestionar sus propias tareas añadiendo listas de pendientes o comentarios.
4. Asigna el trabajo
Ninguna tarea se completa si no hay alguien asignado a ella. La asignación activa la ejecución de la tarea. Por muy bien planificada que esté, sin responsabilidad no se avanza.
Las herramientas de gestión de tareas de ProjectManager hacen que asignar sea muy fácil. Una vez que has invitado al equipo al proyecto, todos aparecen en un menú desplegable dentro de la tarea. Solo tienes que seleccionar uno o varios miembros y se les notificará por correo electrónico.
5. Cambia a la vista Kanban
No todos los miembros del equipo trabajan de la misma forma. Los gestores y partes interesadas suelen preferir el diagrama de Gantt. En cambio, los miembros del equipo prefieren una vista que les ayude a controlar sus tareas y organizar su trabajo. Los tableros kanban son ideales para visualizar ciclos de producción y automatizar flujos de trabajo.
ProjectManager ofrece una vista kanban completamente personalizable. Los miembros del equipo pueden organizar sus tareas en columnas como por hacer, en proceso y hecho. Luego pueden arrastrar y soltar las tarjetas de tarea según su estado. Esto les permite centrarse en lo más prioritario y mantener la transparencia en el equipo.
6. Configura filtros
En proyectos grandes, las tareas necesitan más identificadores que solo los niveles de prioridad, de lo contrario, pueden pasar desapercibidas. Además, los gestores de proyecto necesitan que sus equipos actualicen los estados con notas y niveles de avance.
Con las funciones de seguimiento de tareas de ProjectManager, los miembros del equipo pueden indicar su estado en una barra de progreso y anotar cuánto han avanzado. Los gestores pueden filtrar por progreso para ver qué tareas han comenzado. También puedes establecer etiquetas personalizadas para una mejor categorización.
7. Mantén la productividad con funciones de colaboración y alertas por correo
La colaboración en equipo mejora la productividad de los proyectos. Hacer que los miembros trabajen mejor en conjunto genera más eficiencia y entregables de mayor calidad. Darles herramientas de colaboración es esencial para una buena gestión de tareas.
Las herramientas de ProjectManager facilitan la colaboración a nivel de tarea al proporcionar una plataforma para comunicarse. Cuando alguien comenta en una tarea, se envía una notificación por correo. Si esa persona no está asignada a la tarea, aún puedes incluirla en la conversación etiquetándola desde la lista de tareas, el tablero kanban, el diagrama de Gantt o el calendario del proyecto. A diferencia del correo, donde es difícil rastrear estas conversaciones, en ProjectManager todo está vinculado directamente a la tarea.
8. Haz seguimiento con el panel de control
Gestionar tareas también implica hacer seguimiento al progreso. Si las tareas no avanzan como deberían, el proyecto corre peligro. Un panel de control recopila métricas clave para ofrecer una vista general del proyecto.
ProjectManager tiene un panel de control en tiempo real, por lo que los datos no son del día anterior, sino actualizados con la última modificación. Luego, muestra esta información en gráficos y diagramas fáciles de entender que pueden compartirse con los interesados.
9. Obtén informes detallados
Los paneles de control ofrecen una visión general, pero a veces necesitas sumergirte en los detalles.
ProjectManager tiene funciones de informes fáciles de usar que se pueden filtrar para mostrar solo los datos relevantes. Obtén informes sobre tareas, fechas de entrega, resumen de hitos y más. También hay informes de gestión del proyecto sobre variación, carga de trabajo, disponibilidad y otros.
ProjectManager ofrece mucha más flexibilidad que las listas de tareas en papel o las apps básicas de gestión de tareas, y no se trata solo de que todos tengan acceso a la lista maestra de tareas. Puedes:
- Usar tableros kanban, diagramas de Gantt, listas de tareas y calendarios de proyecto.
- Convertir listas de tareas en proyectos.
- Exportar e importar listas desde archivos de Excel, CSV o MPP.
- Definir vistas personalizadas en tableros kanban.
- Filtrar listas por día, semana o mes.
- Acceder a los detalles de una tarea directamente desde la lista.
- Gestionar docenas (o incluso cientos) de tareas de múltiples proyectos con solo unos clics.
Si necesitas un software de gestión de tareas que te permita gestionar tareas de múltiples formas y convertir esas tareas en proyectos completos con gestión de recursos, seguimiento e informes, entonces regístrate gratis en ProjectManager.
Cómo gestionar las tareas de tu equipo
Uno de los grandes retos para los gestores de proyectos es asegurarse de que las tareas se completen cuando las realizan otros. Cuando es tu responsabilidad, sabes que la harás. Pero cuando necesitas delegar tareas, seamos sinceros: probablemente requiera algo de seguimiento, incluso si la acción quedó registrada en el acta de una reunión.
Cuando alguien asume una tarea durante una reunión, anótala y agrégala en tu app de gestión de tareas. Asígnasela a la persona correspondiente y aparecerá en su lista de tareas personales. ¡Así no se le olvidará!
Con un software de gestión de proyectos como ProjectManager, podrás monitorear el avance y ver cómo van los miembros del equipo. Filtra la lista de tareas por recurso para ver qué está haciendo cada persona: esto te da una vista rápida de la carga de trabajo. Así puedes recordarles ocasionalmente lo que se comprometieron a hacer y asegurarte de que se complete antes del plazo.
Lo mejor es que tu simple lista de tareas ahora está conectada a los informes de gestión de recursos. Puedes ver quién está sobrecargado y quién tiene disponibilidad para asumir más trabajo, usando los datos de tu lista de tareas, diagrama de Gantt o tablero kanban. Ahorra mucho tiempo y esfuerzo duplicado.
ProjectManager te permite ver la carga de trabajo de tu equipo de un vistazo con nuestras herramientas de gestión de recursos. Nuestro gráfico de recursos a color muestra si un miembro está sobreasignado o subasignado, y te permite reasignar tareas fácilmente con unos pocos clics para equilibrar la carga de trabajo.
Cómo usar un software de gestión de tareas
Lo principal que verás en tu herramienta de gestión de tareas son, ¡obviamente!, las tareas. Haz que la página de Tareas de tu software de gestión de proyectos sea lo primero que consultes cada día.
Ahí verás el trabajo que tienes asignado para ese día, su porcentaje completado y las próximas tareas, para comprobar que tus prioridades coinciden con lo que necesitas hacer. Si no es así, puedes ajustar tu lista de tareas fácilmente.
Haz clic en cualquier tarea para ver todos los detalles de ese trabajo. En ProjectManager puedes ir más allá: secuenciar tareas, compartir actualizaciones de estado, añadir enlaces, subir archivos e incluso mensajes de audio. Es una excelente manera de centralizar toda la información relacionada con una actividad.
Las tareas vencidas se resaltan automáticamente en la app de gestión de tareas. Esto te ayuda a ver rápidamente qué trabajo debías haber completado ya. Puedes hablar con tu equipo para ajustar la fecha límite o empezar de inmediato para terminar ese trabajo. Es un recordatorio visual muy útil de lo que queda por hacer.
Consejo profesional: No dejes que una lista de tareas larga te abrume. Mantén el enfoque y evita la multitarea.
Cómo usar las funciones de seguimiento de tareas
En tu herramienta de gestión de tareas verás una columna llamada “Progreso”. Esta indica qué tanto avance tiene una tarea. Cualquier valor superior al 0 % significa que la tarea ya empezó, y cuando llega al 100 %, se considera completada.
En ProjectManager, los miembros del equipo pueden actualizar manualmente el estado de sus tareas ampliando el panel de tarea y ajustando la línea de progreso. Los datos de seguimiento de tareas se reflejan automáticamente en las hojas de tiempo y actualizan el cronograma del proyecto para mostrar cómo avanza el equipo con su trabajo asignado.
Cómo ahorrar tiempo con herramientas de gestión de tareas
Gestionar tus tareas, y las de tu equipo, consume tiempo valioso del día. Tal vez te preguntes si realmente vale la pena. Cuando el tiempo es dinero, ¿realmente obtendrás un retorno al invertir tanto tiempo en organizar tu carga de trabajo?
La respuesta es simple: ¡sí! No gestionar las tareas es una receta para perder fechas límite y sentirse abrumado. Acabarás dedicando más tiempo cada semana a reorganizar tus prioridades y lidiando con las consecuencias de haber trabajado en tareas menos importantes mientras ignorabas una fecha de entrega inminente. A largo plazo, eso cuesta dinero, tiempo y estrés.
Aun así, puedes reducir el tiempo que tardas en gestionar tus tareas si usas las herramientas adecuadas de gestión de proyectos. Aquí tienes 5 consejos para ahorrar tiempo en tus actividades de gestión de tareas.
- Consejo #1: Usa tu calendario del proyecto
Lo que se agenda, se hace. Usa tu calendario del proyecto para añadir fechas límite a tus tareas. Así podrás anticipar cuándo estarás ocupado y cuándo tendrás más capacidad. - Consejo #2: Usa un solo método
Olvídate de las notas adhesivas, las listas en la tablet o los apuntes sueltos. Necesitas una sola lista de tareas. Usar un software o una app de gestión de tareas es lo mejor, ya que seguramente siempre llevas el móvil o el portátil contigo. Puedes abrir la app rápidamente y registrar la tarea. - Consejo #3: Prioriza tus tareas
Ya lo mencionamos antes, pero vale la pena repetirlo. Crear una lista centralizada de tareas para ti y tu equipo es muy útil, pero luego debes pensar en cómo abordar esa larga lista de trabajo. Prioriza tus tareas. Hay dos formas de hacerlo: por urgencia y por importancia. Por supuesto, una tarea puede ser urgente e importante a la vez, y las prioridades pueden cambiar de un día a otro. - Consejo #4: Registra tu tiempo
Usar hojas de tiempo para registrar tu jornada es una excelente forma de gestionar tareas. ¿Por qué? Porque te permite ver exactamente en qué estás invirtiendo tu tiempo y eso te ayuda a establecer prioridades con mayor efectividad. - Consejo #5: Delega
Por último, analiza qué puedes delegar. No tienes que hacerlo todo tú solo. Los proyectos son una gran oportunidad de aprendizaje y desarrollo para tu equipo, así que piensa en qué puedes asignar a otros. No solo estarás ayudando a desarrollar sus habilidades, también estarás reduciendo tu propia carga de trabajo.
ProjectManager es fácil de usar, rápido de configurar y te permite gestionar listas de tareas con tu equipo desde donde sea que te encuentres.