Qu’est-ce que Smartsheet ? C’est un logiciel de gestion de projet populaire qui reprend la familiarité d’une feuille de calcul et tente de l’amplifier au maximum. C’est une approche intelligente. La plupart des entreprises utilisent des feuilles de calcul, mais se plaignent de leur complexité et de leurs limites en matière de gestion du travail.
Mais en se demandant « qu’est-ce que Smartsheet ? », les utilisateurs obtiennent-ils les réponses souhaitées s’ils cherchent un logiciel de gestion de projet ? C’est la question que nous posons et que nous allons explorer en profondeur pour trouver la réponse.
Qu’est-ce que Smartsheet ?
Smartsheet est un logiciel de travail et de gestion de projet basé sur le cloud, conçu pour les petites et grandes équipes. Il utilise la familiarité de son interface de type feuille de calcul pour organiser le travail. Mais, contrairement aux feuilles de calcul Excel ou Google Sheets, Smartsheet dispose de plus d’outils qui fonctionnent ensemble pour que les équipes puissent suivre les projets.
Qu’est-ce que Smartsheet ? C’est un outil qui aide les équipes à planifier plus efficacement, rendant les équipes plus productives et livrant ainsi les projets plus rapidement. Il peut accompagner un projet de son lancement à sa conclusion, en assignant des tâches, en organisant des calendriers, en collaborant avec les membres de l’équipe sur des documents et en surveillant les progrès. À condition que les utilisateurs parviennent à surmonter la courbe d’apprentissage prononcée.
Pour ceux qui recherchent un logiciel de gestion de projet doté des fonctionnalités de Smartsheet et plus encore, sans prendre des années à maîtriser, il y a ProjectManager. Notre logiciel primé dispose d’outils plus complets de gestion de projets et de portefeuilles, à un meilleur prix, avec des fonctionnalités intégrées de gestion des ressources et des risques. C’est beaucoup plus de valeur pour l’argent. Commencez avec ProjectManager dès aujourd’hui gratuitement.
Plans et tarifs de Smartsheet
Quand il s’agit du bilan, la plupart se concentreront sur le prix. Quels sont les tarifs de Smartsheet ? Il existe plusieurs plans différents, avec des fonctionnalités différentes. Les fonctionnalités les plus essentielles pour la gestion de projet finiront par orienter les utilisateurs vers les abonnements les plus coûteux. Voici un aperçu rapide des plans et tarifs de Smartsheet.
- Plan Pro : 9 $ par utilisateur/mois, facturé annuellement
- Plan Business : 19 $ par utilisateur/mois, facturé annuellement
- Enterprise : Contacter les ventes
Bien que ces prix puissent sembler compétitifs, gardez à l’esprit que Smartsheet n’est pas conçu pour la gestion de projet. Il manque des fonctionnalités d’un système robuste de gestion de portefeuilles de projets et pour la gestion des ressources et la planification des capacités, les utilisateurs devront acheter des modules complémentaires pour des centaines de dollars supplémentaires par rapport au prix du plan de base. Qu’est-ce que Smartsheet ? Ce n’est pas le logiciel de gestion de projet idéal pour le prix, mais il existe des alternatives à Smartsheet qui offrent ce que les chefs de projet et leurs équipes souhaitent.
ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projets et de portefeuilles avec toutes les fonctionnalités de Smartsheet, en mieux. Par exemple, Smartsheet dispose de tableaux de bord, mais les utilisateurs doivent les construire eux-mêmes, ce qui est fastidieux et chronophage. Nos tableaux de bord de projets et de portefeuilles en temps réel collectent automatiquement des données en direct et les affichent dans des graphiques et des diagrammes faciles à lire, capturant les indicateurs clés de performance (KPI) tels que le temps, le coût, la charge de travail et plus encore.
Des tableaux de bord permettent de surveiller un seul projet ou, contrairement à Smartsheet, un programme ou un portefeuille de projets, fournissant un rapport de statut instantané. De plus, des rapports personnalisables peuvent être filtrés et partagés pour se concentrer sur ce qui est important avec plus de détails. Commencez avec ProjectManager dès aujourd’hui gratuitement.
Vues de Smartsheet
Nous venons de montrer comment ProjectManager surpasse Smartsheet dans son propre domaine ; il est juste de lui donner la chance de se défendre. Qu’est-ce que Smartsheet en termes de vues de projet ? Tout comme ProjectManager, Smartsheet dispose de plusieurs vues de projet, mais elles ne sont pas aussi dynamiques. Voici un aperçu simple de ces vues de projet.
- Vue tableau : Affiche les informations dans une grille familière de type feuille de calcul qui permet aux utilisateurs de saisir, organiser et gérer les données du projet. C’est la base de Smartsheet où la plupart des détails du projet, des dépendances et des mises à jour sont maintenus pour la collaboration et les rapports.
- Vue chronologique : Fournit une visualisation chronologique des tâches et des jalons dans le temps. Elle aide les équipes à comprendre le séquençage, les délais et le flux général du projet, offrant une vue d’ensemble de haut niveau similaire à une feuille de route pour suivre les progrès et les dépendances.
- Vue grille : Affiche des lignes et des colonnes de données structurées où les utilisateurs peuvent saisir des détails de tâches, assigner des responsables, définir des dates et suivre le statut. Elle est idéale pour gérer des projets qui reposent fortement sur des données tabulaires et des listes de tâches.
- Vue Gantt : Combine une grille à gauche avec une chronologie à droite, permettant aux utilisateurs de visualiser les durées des tâches, les dépendances et les jalons. Cette vue est parfaite pour la planification de projet, le suivi des progrès et la visualisation du chemin critique.
- Vue cartes : Organise les tâches en cartes visuelles affichées dans des colonnes verticales, ce qui la rend idéale pour les flux de travail agiles ou de style kanban. Les équipes peuvent faire glisser et déposer les cartes entre les colonnes pour refléter les changements de statut et rationaliser la gestion des processus.
- Vue calendrier : Affiche les tâches et les jalons sur un calendrier organisé par semaine ou par mois. Elle est conçue pour les équipes qui préfèrent la planification visuelle et la planification basée sur les dates, facilitant la surveillance des délais à venir et des livrables urgents.
Fonctionnalités de projet de Smartsheet
Qu’est-ce que Smartsheet en termes de fonctionnalités ? Examinons les outils qu’il propose pour aider les chefs de projet et leurs équipes à travailler plus efficacement. Voici les fonctionnalités clés qu’offre Smartsheet.
- Gestion des tâches et du progrès : Suivez le statut du projet avec des barres de progression, des étiquettes et des dates d’échéance. Gérez les tâches récurrentes, définissez des jalons, créez des dépendances et visualisez le chemin critique pour garantir que les plannings restent sur la bonne voie.
- Collaboration et communication : Ajoutez des commentaires, partagez des fichiers, mentionnez des coéquipiers et tenez des discussions directement sur les tâches. Les contributeurs externes peuvent participer via l’accès invité, tandis que les notifications par e-mail intégrées tiennent tout le monde informé.
- Vues, regroupement et filtrage : Filtrez les tâches par priorité, responsable ou date d’échéance et regroupez-les pour une meilleure visibilité. Accédez à « Mes tâches » pour voir les assignations personnelles et alternez entre les vues grille, Gantt, cartes et calendrier pour une visualisation flexible.
- Intégration et automatisation : Connectez-vous facilement avec les applications Microsoft 365, notamment Teams, Outlook, SharePoint et OneDrive. Synchronisez les délais avec les calendriers, automatisez les flux de travail et intégrez des outils externes pour un flux de données fluide.
- Personnalisation et organisation : Ajoutez des champs personnalisés, des pièces jointes, des étiquettes avec code couleur et des modèles pour adapter Smartsheet à différents types de projets. Exportez et copiez facilement les plans pour les réutiliser dans les équipes et les départements.
- Rapports et gestion de portefeuille : Générez des tableaux de bord et des rapports détaillés pour analyser les performances sur plusieurs projets. Utilisez les fonctionnalités de portefeuille pour une visibilité inter-projets et la gestion des ressources d’entreprise pour équilibrer efficacement les charges de travail.
- Agilité et suivi des objectifs : Gérez les flux de travail agiles à l’aide de backlogs et de tableaux de sprint, et alignez les livrables sur les objectifs organisationnels. Examinez l’historique des tâches pour garantir la responsabilité et la transparence tout au long du cycle de vie du projet.
À quoi sert Smartsheet ?
Smartsheet est une plateforme de gestion du travail et de collaboration basée sur le cloud, conçue pour aider les équipes à planifier, exécuter et suivre des projets de toute taille. Il combine la familiarité d’une feuille de calcul avec la flexibilité des outils modernes de gestion de projet, permettant aux utilisateurs de gérer des tâches, des calendriers et des ressources dans un espace de travail centralisé.
Les organisations utilisent Smartsheet pour rationaliser les flux de travail, automatiser les processus répétitifs et maintenir une visibilité en temps réel sur plusieurs projets. Ses feuilles, modèles et tableaux de bord personnalisables supportent tout, de la simple gestion des tâches à la complexe gestion de portefeuille.
Largement adopté par les entreprises dans des secteurs tels que la construction, le marketing, l’informatique et les opérations, Smartsheet améliore la productivité, la responsabilité et la collaboration interdépartementale tout en maintenant les projets alignés sur les objectifs organisationnels.
Avantages et inconvénients de l’utilisation de Smartsheet
Soyons justes avec Smartsheet. Il n’est pas parfait, mais il y a des avantages et des inconvénients à utiliser ce logiciel. Voici quelques pros et cons de l’utilisation de Smartsheet pour la gestion de projet.
Avantages de Smartsheet
- L’interface de type feuille de calcul est familière pour la plupart des clients
- Fonctionnalités collaboratives de gestion du travail pour partager des informations avec les collègues
- Hautement personnalisable pour que les utilisateurs créent leurs propres solutions ou utilisent des modèles
- Plusieurs vues de projet, notamment kanban, diagramme de Gantt et calendrier
- Prend en charge l’automatisation, évolutif pour différentes tailles d’équipe
- Outils efficaces de gestion des tâches pour définir des délais et suivre les progrès
- Automatisation pour des fonctionnalités telles que les flux de travail et les formules pour rationaliser les processus
Inconvénients de Smartsheet
- Difficile à apprendre avec une interface compliquée pour ceux qui ne sont pas familiarisés avec les feuilles de calcul ; se concentre également trop sur les feuilles de calcul
- Pas de fichiers de sauvegarde et le contrôle de version ne fonctionne pas si plusieurs personnes modifient le même fichier simultanément
- Fonctionnalités limitées, surtout les fonctionnalités avancées dont les chefs de projet et leurs équipes ont besoin, avec une forte dépendance aux formules complexes
- Absence de suivi du temps en temps réel
- Les vues de projet, telles que le diagramme de Gantt, les feuilles de calcul et les tableaux kanban, manquent de fonctionnalités personnalisables
- Intégration limitée avec seulement un petit nombre d’applications tierces
- Les modules complémentaires de gestion des ressources et de planification des capacités sont très coûteux
- Les outils de reporting sont limités, ce qui rend l’analyse perspicace difficile
- Le tableau de bord est difficile à construire et ne prend pas en charge les vues filtrées par groupe
- Trop simple pour ceux qui recherchent une solution d’entreprise
- Les vues de feuille avec trop de lignes et de collaborateurs sont trop volumineuses et frustrantes à utiliser
ProjectManager est la meilleure alternative à Smartsheet
Qu’est-ce que Smartsheet ? Peut-être pas le logiciel de gestion de projet qu’il prétend être. Il peut gérer le travail et la collaboration, mais de nombreux autres produits logiciels peuvent faire de même. Qu’est-ce qui le différencie des autres ? Les feuilles de calcul. Le logiciel de gestion de projet n’a-t-il pas été créé comme un outil capable de planifier, gérer et suivre les projets plus efficacement que les feuilles de calcul Excel ? Pour ceux qui gèrent des projets, grands et petits, qu’ils soient traditionnels en cascade ou réalisés dans un environnement agile, ProjectManager est le choix des chefs de projet et de leurs équipes dans des industries aussi diverses que la construction, la fabrication, l’informatique, les services professionnels et bien d’autres. Notre application mobile pour Android et iOS facilite l’enregistrement des heures où que l’équipe travaille. Et il y a plus encore.
Planifiez et gérez des projets avec plusieurs vues
Smartsheet dispose de plusieurs vues de projet, mais les utilisateurs les trouveront insuffisantes. Notre logiciel dispose d’outils puissants, tels que des diagrammes de Gantt qui peuvent lier les quatre types de dépendances de tâches, filtrer pour le chemin critique, puis définir une référence pour suivre l’effort planifié par rapport à l’effort réel en temps réel. Cela évite des retards coûteux, identifie les tâches essentielles et maintient les projets dans les délais et le budget. Ces plans peuvent ensuite être partagés avec les équipes, qui peuvent utiliser des listes de tâches robustes ou des tableaux kanban pour gérer leur travail. Les parties prenantes peuvent consulter le calendrier pour obtenir un aperçu des progrès afin de les tenir informées et gérer leurs attentes.
Gérez les ressources, suivez le temps et les coûts de main-d’œuvre
Ne payez pas une fortune pour les modules complémentaires de gestion des ressources de Smartsheet ; cette fonctionnalité est incluse dans le plan. Premièrement, les gestionnaires peuvent définir la disponibilité de l’équipe lors de son intégration. Cela facilite la vérification des congés, des vacances ou des jours fériés mondiaux lors des attributions. Ensuite, consultez la page de l’équipe ou le graphique de charge de travail codé par couleur pour visualiser l’allocation des ressources. Depuis ces pages, équilibrez la charge de travail de l’équipe et maintenez tout le monde à pleine capacité, ce qui les rend plus productifs sans risque d’épuisement. Contrairement à Smartsheet, nous disposons d’un suivi du temps avec des feuilles de temps sécurisées qui montrent où en est chaque membre de l’équipe dans l’accomplissement de ses tâches. Cela offre également une visibilité sur les coûts de main-d’œuvre pour rester dans le budget.
FAQ Smartsheet
Pour cette dernière section, examinons quelques questions fréquemment posées sur Smartsheet.
Smartsheet est-il gratuit ?
Oui et non. Il existe deux types d’utilisateurs Smartsheet : un utilisateur sous licence et un utilisateur gratuit. L’utilisateur sous licence paie des frais d’abonnement et peut créer des feuilles, des rapports et des tableaux de bord à partager avec les équipes. L’utilisateur gratuit peut consulter et modifier les éléments qui ont été partagés, mais ne peut pas créer les siens sans licence.
Smartsheet dispose-t-il d’un essai gratuit ?
Oui, il existe un essai gratuit de 30 jours permettant aux utilisateurs de voir si le logiciel est adapté. L’essai gratuit de 30 jours donne aux utilisateurs accès à l’ensemble des fonctionnalités du plan Business.
Smartsheet fonctionne-t-il sur Mac ?
Oui, Smartsheet fonctionne sur Mac et PC. Smartsheet est un logiciel en tant que service (SaaS) et est une application en ligne qui fonctionne sur n’importe quel navigateur pour Mac ou PC.
Smartsheet dispose-t-il d’une application mobile ?
Oui, Smartsheet dispose d’une application mobile pour Android et iOS, bien qu’elle ait moins de fonctionnalités que la version en ligne.
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Pour ceux qui hésitent encore, nous avons publié d’autres articles sur Smartsheet. Nous l’avons comparé à ProjectManager, examiné les alternatives à Smartsheet et même analysé Microsoft Project pour voir comment il se mesure. Pour lire à ce sujet et plus encore, suivez les liens ci-dessous.
- Smartsheet vs. ProjectManager : Quel est le meilleur logiciel de gestion de projet ?
- Meilleures alternatives à Smartsheet : options gratuites et payantes
- Qu’est-ce que Microsoft Project ? Utilisations, fonctionnalités et prix
ProjectManager est un logiciel de gestion de projets et de portefeuilles en ligne qui connecte les équipes au bureau, sur le terrain ou sur le chantier. Ils peuvent partager des fichiers, commenter au niveau des tâches et rester informés grâce aux notifications par e-mail et dans l’application. Commencez avec ProjectManager dès aujourd’hui gratuitement.