¿Qué es Smartsheet? Es un popular software de gestión de proyectos que toma la familiaridad de una hoja de cálculo e intenta ampliarla al máximo. Es un movimiento inteligente. La mayoría de las empresas usan hojas de cálculo, pero se quejan de su complejidad y limitaciones cuando se trata de gestionar el trabajo.
Pero al preguntarse “¿qué es Smartsheet?”, ¿los usuarios obtienen las respuestas que buscan si quieren un software de gestión de proyectos? Esa es la pregunta que planteamos y exploraremos en profundidad para encontrar la respuesta.
¿Qué es Smartsheet?
Smartsheet es un software de trabajo y gestión de proyectos basado en la nube, diseñado para equipos pequeños y grandes. Usa la familiaridad de su interfaz similar a una hoja de cálculo para organizar el trabajo. Pero, a diferencia de las hojas de cálculo de Excel o Google Sheets, Smartsheet tiene más herramientas que funcionan juntas para que los equipos puedan hacer seguimiento de los proyectos.
¿Qué es Smartsheet? Es una herramienta que ayuda a los proyectos a planificar de manera más efectiva, haciendo a los equipos más productivos, lo que entrega proyectos más rápido. Puede llevar un proyecto desde su inicio hasta su finalización, asignando tareas, organizando calendarios, colaborando con miembros del equipo en documentos y monitoreando el progreso. Eso sí, si los usuarios pueden superar la pronunciada curva de aprendizaje.
Para quienes buscan una herramienta de software de gestión de proyectos que tenga las funciones de Smartsheet y más, además de que no tome eternamente aprender a usar, existe ProjectManager. Nuestro software galardonado tiene herramientas más completas de gestión de proyectos y portafolios, a un mejor precio con funciones integradas de gestión de recursos y riesgos. Ofrece mucho más valor por el dinero. Comienza con ProjectManager hoy mismo de forma gratuita.
Planes y precios de Smartsheet
Cuando se trata del resultado final, la mayoría se centrará en el precio. ¿Cuál es el precio de Smartsheet? Tiene varios planes diferentes, con diferentes funciones. Las funciones más esenciales para la gestión de proyectos terminarán enviando a los usuarios a las suscripciones más costosas. Aquí hay una descripción general rápida de los planes y precios de Smartsheet.
- Plan Pro: $9 por usuario/mes, facturado anualmente
- Plan Business: $19 por usuario/mes, facturado anualmente
- Enterprise: Contactar con ventas
Si bien esos precios pueden parecer competitivos, recuerda que Smartsheet no está diseñado para la gestión de proyectos. Carece de las funciones de un robusto sistema de gestión de portafolios de proyectos y para la gestión de recursos y la planificación de la capacidad, los usuarios tendrán que comprar complementos por cientos de dólares adicionales al precio del plan básico. ¿Qué es Smartsheet? No es el software de gestión de proyectos ideal por el precio, pero existen alternativas a Smartsheet que entregan lo que los gerentes de proyectos y sus equipos desean.
ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios con todas las funciones que Smartsheet tiene, pero mejor. Por ejemplo, Smartsheet tiene paneles de control, pero los usuarios tienen que construirlos, lo que es laborioso y consume mucho tiempo. Nuestros paneles de control en tiempo real de proyectos y portafolios recopilan automáticamente datos en vivo y los muestran en gráficas y diagramas fáciles de leer que capturan indicadores clave de rendimiento (KPI) como tiempo, costo, carga de trabajo y más.
Hay paneles de control para monitorear un solo proyecto o, a diferencia de Smartsheet, un programa o portafolio de proyectos, que proporcionan un informe de estado instantáneo. Además, los informes personalizables se pueden filtrar y compartir para centrarse en lo que es importante con mayor detalle. Comienza con ProjectManager hoy mismo de forma gratuita.
Vistas de Smartsheet
Antes mostramos cómo ProjectManager supera a Smartsheet en su propio juego; solo es justo darle la oportunidad de defenderse. ¿Qué es Smartsheet en términos de vistas de proyecto? Al igual que ProjectManager, Smartsheet tiene múltiples vistas de proyecto, pero no son tan dinámicas. Aquí hay un resumen simple de esas vistas de proyecto.
- Vista de tabla: Muestra información en una cuadrícula familiar de estilo hoja de cálculo que permite a los usuarios ingresar, organizar y gestionar datos del proyecto. Es la base de Smartsheet donde se mantienen la mayoría de los detalles del proyecto, dependencias y actualizaciones para colaboración e informes.
- Vista de cronograma: Proporciona una visualización cronológica de tareas e hitos a lo largo del tiempo. Ayuda a los equipos a entender la secuenciación, los plazos y el flujo general del proyecto, dando una visión general de alto nivel similar a una hoja de ruta para hacer seguimiento del progreso y las dependencias.
- Vista de cuadrícula: Muestra filas y columnas de datos estructurados donde los usuarios pueden ingresar detalles de tareas, asignar responsables, establecer fechas y hacer seguimiento del estado. Es ideal para gestionar proyectos que dependen en gran medida de datos tabulares y listas de tareas.
- Vista de Gantt: Combina una cuadrícula a la izquierda con una línea de tiempo a la derecha, permitiendo a los usuarios ver la duración de las tareas, dependencias e hitos. Esta vista es perfecta para la programación de proyectos, el seguimiento del progreso y la visualización de la ruta crítica.
- Vista de tarjetas: Organiza las tareas en tarjetas visuales mostradas en columnas verticales, lo que la hace ideal para flujos de trabajo ágiles o de estilo kanban. Los equipos pueden arrastrar y soltar tarjetas entre columnas para reflejar cambios de estado y optimizar la gestión de procesos.
- Vista de calendario: Muestra tareas e hitos en un calendario organizado por semana o mes. Está diseñada para equipos que prefieren la programación visual y la planificación basada en fechas, facilitando el monitoreo de próximos plazos y entregables urgentes.
Funciones de proyecto de Smartsheet
¿Qué es Smartsheet en términos de funciones? Veamos las herramientas que tiene para ayudar a los gerentes de proyectos y sus equipos a trabajar de manera más eficiente. Las siguientes son las funciones clave que ofrece Smartsheet.
- Gestión de tareas y progreso: Realiza seguimiento del estado del proyecto con barras de progreso, etiquetas y fechas de vencimiento. Gestiona tareas recurrentes, establece hitos, crea dependencias y visualiza la ruta crítica para garantizar que los cronogramas se mantengan en marcha.
- Colaboración y comunicación: Añade comentarios, comparte archivos, menciona a compañeros de equipo y mantén discusiones directamente en las tareas. Los colaboradores externos pueden participar mediante acceso de invitado, mientras que las notificaciones de correo electrónico integradas mantienen a todos informados.
- Vistas, agrupación y filtrado: Filtra tareas por prioridad, responsable o fecha de vencimiento y agrúpalas para mayor visibilidad. Accede a “Mis tareas” para ver las asignaciones personales y alterna entre vistas de cuadrícula, Gantt, tarjetas y calendario para una visualización flexible.
- Integración y automatización: Conéctate sin problemas con aplicaciones de Microsoft 365, incluyendo Teams, Outlook, SharePoint y OneDrive. Sincroniza plazos con calendarios, automatiza flujos de trabajo e intégrala con herramientas externas para un flujo de datos fluido.
- Personalización y organización: Añade campos personalizados, archivos adjuntos, etiquetas con código de colores y plantillas para adaptar Smartsheet a diferentes tipos de proyectos. Exporta y copia planes fácilmente para reutilizarlos en equipos y departamentos.
- Informes y gestión de portafolios: Genera paneles de control e informes detallados para analizar el rendimiento en múltiples proyectos. Usa funciones de portafolio para visibilidad entre proyectos y gestión de recursos empresariales para equilibrar las cargas de trabajo de manera efectiva.
- Agilidad y seguimiento de objetivos: Gestiona flujos de trabajo ágiles usando backlogs y tableros de sprint, y alinea los entregables con los objetivos organizacionales. Revisa el historial de tareas para garantizar la rendición de cuentas y la transparencia a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
¿Para qué se usa Smartsheet?
Smartsheet es una plataforma de gestión del trabajo y colaboración basada en la nube, diseñada para ayudar a los equipos a planificar, ejecutar y hacer seguimiento de proyectos de cualquier tamaño. Combina la familiaridad de una hoja de cálculo con la flexibilidad de las herramientas modernas de gestión de proyectos, permitiendo a los usuarios gestionar tareas, cronogramas y recursos en un espacio de trabajo centralizado.
Las organizaciones usan Smartsheet para optimizar flujos de trabajo, automatizar procesos repetitivos y mantener visibilidad en tiempo real en múltiples proyectos. Sus hojas, plantillas y paneles de control personalizables soportan desde el seguimiento simple de tareas hasta la compleja gestión de portafolios.
Adoptado ampliamente por empresas en sectores como construcción, marketing, TI y operaciones, Smartsheet mejora la productividad, la responsabilidad y la colaboración interdepartamental, manteniendo los proyectos alineados con los objetivos organizacionales.
Ventajas y desventajas de usar Smartsheet
Seamos justos con Smartsheet. No es perfecto, pero hay ventajas y desventajas en usar el software. Aquí hay algunos pros y contras de usar Smartsheet para la gestión de proyectos.
Ventajas de Smartsheet
- La interfaz similar a una hoja de cálculo es familiar para la mayoría de los clientes
- Funciones colaborativas de gestión del trabajo para compartir información con compañeros
- Altamente personalizable para que los usuarios creen sus propias soluciones o usen plantillas
- Múltiples vistas de proyecto, incluyendo kanban, diagrama de Gantt y calendario
- Admite automatización, escalable para varios tamaños de equipo
- Eficientes herramientas de gestión de tareas para establecer plazos y hacer seguimiento del progreso
- Automatización para funciones como flujos de trabajo y fórmulas para optimizar procesos
Desventajas de Smartsheet
- Difícil de aprender con una interfaz complicada para quienes no están familiarizados con las hojas de cálculo; también se centra demasiado en ellas
- Sin archivos de copia de seguridad y el control de versiones no funciona si varias personas editan el mismo archivo a la vez
- Funciones limitadas, especialmente las avanzadas que los gerentes de proyectos y sus equipos necesitan, dependiendo en gran medida de fórmulas complejas
- Carece de seguimiento del tiempo en tiempo real
- Las vistas de proyecto, como el diagrama de Gantt, las hojas de cálculo y los tableros kanban, carecen de funciones personalizables
- Integración limitada con solo un pequeño número de aplicaciones de terceros
- Los complementos de gestión de recursos y planificación de capacidad son muy costosos
- Las herramientas de informes son limitadas, lo que dificulta el análisis perspicaz
- El panel de control es difícil de construir y no admite vistas filtradas por grupo
- Demasiado simple para quienes buscan una solución empresarial
- Las vistas de hoja con demasiadas filas y colaboradores son demasiado grandes y frustrantes de usar
ProjectManager es la mejor alternativa a Smartsheet
¿Qué es Smartsheet? Quizás no el software de gestión de proyectos que dice ser. Puede gestionar trabajo y colaboración, pero eso también lo puede hacer una gran cantidad de otros productos de software. ¿Qué lo diferencia del resto? Las hojas de cálculo. ¿No fue creado el software de gestión de proyectos como una herramienta que puede planificar, gestionar y hacer seguimiento de proyectos de manera más eficiente que las hojas de cálculo de Excel? Para quienes gestionan proyectos, grandes y pequeños, independientemente de si son tradicionales en cascada o se realizan en un entorno ágil, ProjectManager es la elección de los gerentes de proyectos y sus equipos en industrias tan diversas como la construcción, la manufactura, TI, los servicios profesionales y muchas otras. Nuestra aplicación móvil para Android e iOS facilita el registro de horas dondequiera que el equipo esté trabajando. Y hay más.
Planifica y gestiona proyectos con múltiples vistas
Smartsheet tiene múltiples vistas de proyecto, pero los usuarios las encontrarán insuficientes. Nuestro software tiene herramientas poderosas, como diagramas de Gantt que pueden vincular los cuatro tipos de dependencias de tareas, filtrar por la ruta crítica y luego establecer una línea base para hacer seguimiento del esfuerzo planificado frente al esfuerzo real en tiempo real. Esto evita costosos retrasos, identifica tareas esenciales y mantiene los proyectos en cronograma y presupuesto. Luego esos planes se pueden compartir con los equipos, quienes pueden usar robustas listas de tareas o tableros kanban para gestionar su trabajo. Los interesados pueden ver el calendario para obtener una descripción general del progreso que los mantenga informados y gestione sus expectativas.
Gestiona recursos, haz seguimiento del tiempo y los costos laborales
No pagues un ojo de la cara por los complementos de gestión de recursos de Smartsheet; esta función viene incluida en el plan. Primero, los gerentes pueden establecer la disponibilidad del equipo cuando se incorporan. Eso facilita ver quién tiene días libres, vacaciones o si hay un día festivo global al hacer asignaciones. Luego, visualiza la página del equipo o el gráfico de carga de trabajo con código de colores para ver la asignación de recursos. Desde esas páginas, equilibra la carga de trabajo del equipo y mantén a todos trabajando a plena capacidad, lo que los hace más productivos sin riesgo de agotamiento. A diferencia de Smartsheet, tenemos seguimiento del tiempo con hojas de tiempo seguras que muestran qué tan lejos ha llegado cada miembro del equipo en completar sus tareas. También ofrece visibilidad sobre los costos laborales para mantenerse dentro del presupuesto.
Preguntas frecuentes sobre Smartsheet
En esta sección final, veamos algunas preguntas frecuentes sobre Smartsheet.
¿Smartsheet es gratuito?
Sí y no. Hay dos tipos de usuarios de Smartsheet: un usuario con licencia y uno gratuito. El usuario con licencia paga una tarifa de suscripción y puede crear hojas, informes y paneles de control para compartir con equipos. El usuario gratuito puede ver y editar los elementos que se han compartido, pero no puede crear los suyos propios sin una licencia.
¿Smartsheet tiene prueba gratuita?
Sí, hay una prueba gratuita de 30 días donde los usuarios pueden ver si el software es una buena opción. La prueba gratuita de 30 días da a los usuarios acceso al conjunto de funciones del plan Business.
¿Smartsheet funciona en Mac?
Sí, Smartsheet funciona en Macs y PCs. Smartsheet es un software como servicio (SaaS) y es una aplicación en línea que funciona en cualquier navegador para Mac o PC.
¿Smartsheet tiene aplicación móvil?
Sí, Smartsheet tiene una aplicación móvil para Android e iOS, aunque tiene menos funcionalidad que la versión en línea.
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Para quienes todavía están indecisos, hemos publicado otros artículos sobre Smartsheet. Lo hemos comparado con ProjectManager, hemos examinado las alternativas a Smartsheet e incluso hemos analizado Microsoft Project para ver cómo se compara. Para leer sobre eso y más, sigue los enlaces a continuación.
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ProjectManager es un software de gestión de proyectos y portafolios en línea que conecta a los equipos en la oficina, en el campo o en el sitio de trabajo. Pueden compartir archivos, comentar a nivel de tarea y mantenerse actualizados con notificaciones por correo electrónico y dentro de la aplicación. Comienza con ProjectManager hoy mismo de forma gratuita.