Una orden de venta es un documento comercial que un proveedor prepara para un cliente. Confirma la venta de bienes e incluye detalles sobre la transacción, el pago, la entrega y más. Se utiliza en industrias como minoristas, distribuidores, mayoristas y fabricantes. Crea un contrato vinculante entre el proveedor y el cliente para garantizar que todas las transacciones se gestionen de manera adecuada y profesional con esta plantilla de orden de venta gratuita para Excel.

Para descargar esta plantilla gratuita de orden de venta, haz clic en la imagen.

¿Por qué usar una plantilla de orden de venta para Excel?

Usar una plantilla de orden de venta permite que proveedores y clientes trabajen con un documento uniforme para formalizar sus transacciones. Esta plantilla para Excel puede reutilizarse, lo que ahorra tiempo y aporta coherencia al proceso. Toda la información crítica para la venta está detallada y debe completarse nuevamente para cada transacción, lo que reduce el riesgo de errores humanos. Tanto proveedores como clientes pueden revisar la plantilla y compararla con la orden de compra y la cotización.

Una plantilla de orden de venta también ayuda a mantener las cuentas organizadas mediante el sistema de numeración de órdenes de venta, lo que facilita al área de cuentas por cobrar revisar y confirmar la exactitud de los costos, cantidades, etc. Además, estas plantillas mejoran el seguimiento del inventario. Contribuyen a una mejor gestión del inventario al permitir identificar qué órdenes deben cumplirse antes del envío. Esto ayuda a evitar pedidos pendientes y optimiza el proceso de compras.

ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios que cuenta con tableros kanban para gestionar cada etapa del proceso de orden de venta. Los tableros kanban pueden personalizarse para reflejar el proceso, mientras que las tarjetas kanban pueden contener información como producto, cantidad, especificaciones, precio, fecha de entrega, etc. La plantilla de orden de venta incluso puede adjuntarse a la tarjeta kanban, convirtiendo el software en un centro para toda la documentación del proyecto. Comienza hoy gratis con ProjectManager.

Quién debería usar esta plantilla de orden de venta?

Como se mencionó anteriormente, las plantillas de orden de venta se utilizan en muchos tipos de negocios para gestionar el proceso de cumplimiento de pedidos. Se encuentran en el comercio minorista y entre proveedores y mayoristas, así como en fabricantes que solicitan materiales para ensamblaje y otros fines.

En cuanto a las personas que la utilizan, hay dos tipos principales. El primero es el proveedor, una empresa o comerciante independiente que vende un producto a un cliente. El segundo es el comprador o cliente que adquiere el producto.

Cuándo deberías usar esta plantilla de orden de venta?

El proceso de orden de venta inicia cuando un cliente desea comprar un producto. Solicita información o envía una solicitud de cotización. Luego, el proveedor envía una cotización con el precio, la cantidad y el plazo de entrega. El cliente la revisa y, posteriormente, envía una orden de compra especificando los detalles relevantes.

Después, el proveedor revisa la orden de compra para asegurarse de que puede entregar el producto según lo solicitado. Si es así, emitirá una orden de venta que confirma los detalles de la orden de compra. Esto inicia el proceso de cumplimiento, como selección, empaque y envío del producto.

El proveedor enviará una factura al cliente como solicitud formal de pago, indicando los términos y el plazo de pago. Una vez recibido el pago, si así se acordó entre proveedor y cliente, la transacción se finaliza con la recepción del producto y el resumen de los cargos.

Qué incluye esta plantilla de orden de venta para Excel?

Una vez que los usuarios descarguen la plantilla de orden de venta gratuita para Excel, podrán personalizarla según sus necesidades para adaptarla a su proceso de gestión de pedidos. Pueden agregar un logotipo, quitar o agregar información o usarla tal cual. A continuación, encontrarás una breve descripción de cada sección.

• Información de contacto del cliente y proveedor: Datos del cliente y del proveedor, incluyendo nombre, dirección, persona de contacto, teléfono y correo electrónico.
• Número de orden de venta: Se crea al vender un producto a un cliente para realizar el seguimiento interno de la orden.
• Dirección de entrega: La dirección donde se entregará el pedido al cliente.
• Fecha de entrega: Fecha en la que se espera que el cliente reciba el producto.
• Términos de pago: Cómo se realizará el pago, como pago por adelantado, pago contra entrega, etc.
• Método de envío: Define cómo se entrega el producto, ya sea entrega en mano o mediante un servicio de mensajería.
• Términos de envío: Cargos aplicables al envío, como factura de flete, FOB, etc.
• Lista detallada de productos: La siguiente sección se refiere al producto que se está vendiendo.
• Número: Número para distinguir entre productos cuando se incluyen varios en una misma orden de venta.
• Código del producto: Número interno de identificación usado por el proveedor para inventario y almacén, que ayuda a localizar el producto rápidamente.
• Nombre del producto: Nombre del producto que se está vendiendo.
• Especificaciones: Notas sobre instalación o ensamblaje de las piezas del producto.
• Cantidad: La cantidad de producto que se está vendiendo.
• Precio unitario: Precio por unidad del artículo.
• Total: Costo total por línea de artículo.
• Subtotal: Total de todas las líneas de artículos de la orden de venta.
• Costo de envío: Agrega aquí el costo del envío.
• Información de impuestos: Impuestos aplicables añadidos en este punto.
• Precio total de la orden: Precio total de la venta.
• Línea de firmas: Representantes del proveedor y del cliente firman para hacerlo oficial.

Más plantillas gratuitas de gestión de compras

La plantilla de orden de venta es una de más de 100 plantillas de gestión de proyectos gratuitas para Excel y Word disponibles para descargar de inmediato. Algunas cubren todos los aspectos de la gestión de proyectos en múltiples industrias. Aquí tienes algunas relacionadas con la gestión de compras.

Plantilla de Inventario

Para saber si se necesita una orden de venta, es necesario monitorear los niveles de inventario. Usa esta plantilla gratuita de inventario para Excel para hacer seguimiento del inventario y recibir alertas si el nivel es lo suficientemente bajo como para activar una reposición y evitar retrasos en la producción.

Plantilla de solicitud de cotización

Una solicitud de cotización (RFQ) forma parte del proceso de adquisiciones. Se utiliza para reducir el número de proveedores y encontrar aquellos que puedan cumplir con el rango de precios y fechas de entrega necesarias para el proyecto. Esta plantilla gratuita de solicitud de cotización para Word recopila toda la información relevante para contactar al proveedor adecuado.

Plantilla de orden de compra

Antes de la orden de venta, existe la orden de compra. Esta plantilla gratuita de orden de compra para Excel proporciona toda la información necesaria para crear un contrato entre comprador y vendedor que detalle el precio, la cantidad, la fecha de entrega y los términos de pago del producto.

Cómo ayuda ProjectManager con la gestión de órdenes de venta

Usar plantillas puede ayudar a generar solicitudes de cotización, órdenes de compra y órdenes de venta, pero gestionar toda esa documentación puede complicarse sin un software de gestión de proyectos que permita hacer seguimiento del proceso comercial. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios con potentes funciones que gestionan el proceso de orden de venta con tableros kanban, ayudan a planificar, programar y realizar seguimiento del cumplimiento de pedidos, además de monitorear costos y uso de recursos.

Planifica, programa y haz seguimiento de las actividades de cumplimiento de pedidos

Asegurar que los productos se seleccionen, empaquen y entreguen a tiempo requiere una vista en tiempo real del proceso comercial. Los tableros kanban pueden personalizarse para reflejar los ciclos de producción y brindar transparencia, permitiendo que los clientes reciban cotizaciones precisas sobre cuándo esperar la entrega de sus productos. Las tarjetas kanban ayudan configurando tareas recurrentes para garantizar que el trabajo se complete a tiempo. También facilitan la programación de recursos para monitorear el progreso planificado versus el real e incluso hacer seguimiento de los costos para mantener los márgenes de ganancia.

Monitorea los costos y la utilización de recursos

Otra función que brinda transparencia a los gestores en sus procesos comerciales es el panel en tiempo real. Este recopila automáticamente datos actualizados y los muestra en gráficos fáciles de leer que reflejan métricas como tiempo, costo y más. No se requiere configuración para obtener esta vista de alto nivel, lo que ayuda a proveedores y clientes a realizar seguimiento de costos y recursos y garantizar que se mantengan dentro del presupuesto y que los empleados trabajen a capacidad.

ProjectManager es un software online de gestión de proyectos y portafolios que conecta equipos, ya sea en la oficina, en el lugar de trabajo o en cualquier parte del mundo. Pueden compartir archivos, comentar a nivel de tareas y mantenerse al día con notificaciones por correo electrónico y dentro de la aplicación. Comienza gratis con ProjectManager hoy.