Antes de comenzar cualquier proyecto, es fundamental contar con una declaración de trabajo. Detalla cada paso del proceso, desde las actividades y entregables hasta el cronograma. Captura toda esa información en nuestra plantilla gratuita de declaración de trabajo para Word.
¿Por qué usar una plantilla de declaración de trabajo?
Una declaración de trabajo es un acuerdo legalmente vinculante entre un cliente y un proveedor, prestador de servicios o cualquier parte que ejecute un proyecto. Básicamente, define el alcance del trabajo y las condiciones acordadas antes de iniciar el proyecto.
Piensa en la plantilla de declaración de trabajo como un contenedor donde recopilar todos los elementos relevantes de un proyecto. No solo destaca cada aspecto del alcance del proyecto, como las actividades, entregables e hitos, sino que también define el cronograma y los criterios de aceptación bajo los cuales se ejecutará y completará el proyecto.
Para descargar esta plantilla gratuita de declaración de trabajo, haz clic en la imagen.
La declaración de trabajo es el documento más importante entre los documentos del proyecto, ya que es el primero que se crea. Mostrará tu plan y cómo lo ejecutarás. Sí, tiene ese nivel de detalle. Cuantos más detalles completes en nuestra plantilla, mejor irá tu proyecto.
Crear una declaración de trabajo puede ser una tarea abrumadora, por eso es tan útil contar con una plantilla que sirva para organizar las fases y tareas. Funciona como una red para asegurarte de capturar todo lo que compone el alcance del proyecto. Puede variar según la industria y las características específicas del proyecto. Sin embargo, nuestra plantilla gratuita te ayudará a crear tu propio formato.
¿Quién debe usar una plantilla de declaración de trabajo?
Varios cargos en distintos departamentos e industrias pueden beneficiarse del uso de esta plantilla de declaración de trabajo, y también impacta a los equipos en su conjunto. En gestión de programas y operaciones, el principal usuario es el gerente de proyectos, ya que define el alcance, los entregables y los plazos. No obstante, un gerente de programa, gerente de operaciones, gerente de contratos o gerente de adquisiciones también pueden usarla para gestionar contratos o supervisar mejoras de procesos. A cambio, los equipos obtienen una mejor comprensión de los objetivos del proyecto.
Un gerente de proyectos de TI puede usar la plantilla para supervisar implementaciones de redes, programas de desarrollo de software y proyectos de ciberseguridad. En marketing, un gerente de marketing o de ventas puede usarla para coordinar campañas o acuerdos de ventas complejos.
La importancia de una declaración de trabajo en la gestión de proyectos
La razón más evidente por la que una declaración de trabajo es importante es que proporciona una visión detallada del proyecto que define lo acordado entre el cliente y el proveedor. Para ti, como gerente de proyectos, es como un mapa que muestra el terreno en el que pronto estarás trabajando. Uno de los principales beneficios de una declaración de trabajo detallada es que reduce el riesgo de desviación del alcance.
Esta plantilla en Microsoft Word es una excelente herramienta de comunicación que se puede compartir con todos los involucrados en el proyecto para mantenerlos informados. Esto incluye, por supuesto, a tu equipo, pero también a proveedores externos que puedan ser contratados para ayudar con el trabajo. Una declaración de trabajo no es lo mismo que un acta de constitución del proyecto, que está dirigido principalmente a los interesados.
La declaración de trabajo también es esencial para el líder del proyecto. Es la base sobre la cual puede guiar el proyecto hacia un final exitoso. Puede ayudar a resolver o incluso evitar conflictos entre cliente y proveedor, ya que sirve como documento de referencia al que todos pueden acudir para determinar el curso correcto de acción.
A medida que se desarrolla el proyecto, acompaña tu declaración de trabajo con un software de gestión de proyectos que todo el equipo pueda usar para gestionar su trabajo y mantenerse alineado. ProjectManager cuenta con un diagrama de Gantt interactivo con costos planificados, esfuerzo planificado y seguimiento en tiempo real una vez que comienza el proyecto. Para evitar conflictos y malentendidos, personaliza la configuración de seguridad para que los miembros del equipo trabajen en sus tareas sin modificar el plan general. Pruébalo gratis durante 30 días.
¿Cómo redactar una plantilla de declaración de trabajo?
Al preparar una declaración de trabajo, no te apresures. Pero tampoco lo dejes para último momento. Date tiempo suficiente para reunir toda la información y revisarla. Asegúrate de que, al momento de entregarla, hayas creado el mejor documento posible. Lo vas a necesitar. A continuación, algunos consejos útiles para completar tu plantilla.
Sé claro y usa una lista de verificación
Escribir es comunicar, y tu redacción debe ser simple y directa para quien lea la declaración de trabajo. Evita la jerga y la voz pasiva. Usa verbos y oraciones breves en tono declarativo. Ayudan a captar la atención del lector y facilitan la comprensión.
Debes incluir toda la información pertinente, así que conviene usar una lista de verificación. Hay muchos datos que una declaración de trabajo debe cubrir, y olvidar algo puede causar problemas más adelante. También puedes usar una estructura de desglose del trabajo junto con esta plantilla para asegurarte de no omitir nada.
Sé flexible y anticipa cambios
Usar una plantilla acelera el proceso, pero recuerda que no todos los documentos son iguales. Sin embargo, comparten muchas partes fundamentales. Puedes descargar varias versiones de la plantilla para adaptarlas a los distintos proyectos de tu organización y ahorrar tiempo.
También es útil anticipar los cambios que pueden surgir en cualquier proyecto. Por eso, puedes desarrollar un formulario de solicitud de cambio mientras elaboras tu declaración de trabajo. Indica qué tipo de cambios son aceptables para los interesados y qué estructura se usará para evaluar el costo y tiempo necesarios para implementarlos.
Identifica a los interesados y cómo contactarlos
Hablando de cambios, debes tener una lista de interesados y personas con autoridad para aprobarlos. Habrá cuestiones técnicas, legales, actualizaciones y decisiones por aprobar. Designar previamente a quienes pueden tomar esas decisiones hace que el proyecto sea más eficiente.
Por último, no olvides ser explícito con detalles como el alcance, el tiempo, los recursos, el esfuerzo, etc. Si puedes ilustrarlo con imágenes, hazlo. Aunque es mejor evitar tecnicismos, a veces son necesarios. En ese caso, asegúrate de explicar el vocabulario. Pide a otros que revisen tu borrador antes de enviarlo.
¿Qué debe incluir una plantilla de declaración de trabajo?
Como se mencionó, una declaración de trabajo es un documento muy detallado, y esos detalles varían según el tipo de proyecto. Sin embargo, la mayoría comparten ciertos elementos clave. Nuestra plantilla para Microsoft Word incluye lo siguiente:
- Introducción: Comienza explicando en términos generales de qué se trata el proyecto, quiénes están involucrados, quién lo lidera, etc.
- Antecedentes: Incluye un poco de contexto. Describe brevemente la organización y sus necesidades.
- Propósito: Explica el porqué del proyecto, comenzando con una declaración de propósito y respondiendo preguntas como: ¿cuáles son los entregables, objetivos, retorno de inversión, etc.?
- Alcance del trabajo: Qué trabajo debe realizarse, qué hardware y software se necesitarán y cuál será el proceso. Incluye resultados esperados, duración y pasos generales.
- Ubicación: Indica dónde se realizará el trabajo, ya sea en una sede central o de forma remota, y qué equipos y software se usarán en cada caso.
- Cronograma: Lista de entregables con sus fechas límite y la persona o proveedor responsable, incluyendo todas las etapas del proyecto, desde el inicio hasta el cierre.
- Entregables: Detalla los entregables y cuándo se deben completar.
- Hitos: Define el cronograma del inicio al fin del proyecto, incluyendo todas las fechas clave. Los hitos ayudan a dividir el proyecto en partes más manejables.
- Tareas: Toma el alcance del trabajo y desglósalo en tareas específicas. Sé detallado, pero también puedes agrupar tareas por hitos y fases.
- Plan de informes y comunicación: Define cómo se supervisará y reportará el avance del proyecto y cómo se comunicará eficazmente con los interesados y el equipo.
- Normas y pruebas: Si el proyecto debe cumplir con ciertas normas, enuméralas aquí. Lo mismo aplica para cualquier prueba requerida: quién la hará, el proceso y los equipos necesarios.
- Definir el éxito: Qué significa completar el proyecto con éxito. Esto lo define el patrocinador o los interesados.
- Requisitos: Aquí se recopilan todos los requisitos necesarios no mencionados previamente, como equipos, certificaciones, tiempo de viaje, etc.
- Pagos: Qué pagos están relacionados con el proyecto y cómo se realizarán.
- Otros: Todo lo que no se haya cubierto, como temas de seguridad, restricciones, soporte posterior al proyecto, etc.
- Cierre: Cómo se aceptarán los entregables, quién los entregará, revisará y aprobará, asegurando que todos los documentos estén aprobados.
Ejemplos de cuándo usar una plantilla de declaración de trabajo
Una declaración de trabajo es un documento versátil que profesionales de muchas industrias pueden utilizar. A continuación, algunos ejemplos comunes de cómo usar una plantilla en Word.
Declaración de trabajo para construcción
Los proyectos de construcción requieren la gestión de contratistas y subcontratistas. Una plantilla de declaración de trabajo en construcción puede ayudar a definir el alcance en proyectos de infraestructura, obras civiles y diseño de ingeniería. Describe el trabajo a realizar, los materiales a utilizar, especificaciones técnicas y más.
Declaración de trabajo para manufactura
Ya sea que el proyecto de manufactura se enfoque en producción personalizada, mejoras de procesos o instalación de equipos, puede beneficiarse de una declaración de trabajo, ya que estos proyectos suelen ser precisos y complejos. Esta plantilla ayuda a definir especificaciones y entregables para que el equipo sepa qué esperar.
Declaración de trabajo para servicios profesionales
Muchas empresas de servicios profesionales, como consultoría en marketing o gestión, pueden beneficiarse del uso de una declaración de trabajo. Proporciona al cliente un alcance claro y las condiciones acordadas para los entregables esperados, como un sitio web nuevo, informes de análisis de mercado o planes estratégicos.
Declaración de trabajo para TI
Los proyectos de TI dependen en gran medida de una plantilla de declaración de trabajo para definir los límites del proyecto, especificando qué se incluye y qué se excluye. Describe los resultados esperados como aplicaciones de software, instalaciones de hardware o documentación. Así, tanto el equipo de TI como el cliente comprenden mejor los objetivos y expectativas del proyecto.
Declaración de trabajo para planificación de eventos
En la planificación de eventos, una empresa puede usar una declaración de trabajo para detallar el alcance de los servicios que ofrecerá a sus clientes. Esto puede incluir el presupuesto, cronograma, hitos, planes de contingencia y gestión de proveedores.
¿Cómo usar una plantilla de declaración de trabajo en Word?
Empieza descargando la plantilla que aparece arriba. Luego completa las casillas correspondientes para reunir toda la información de tu proyecto. Si necesitas agregar más filas, presiona “enter” fuera de la caja. Para agregar más columnas, haz clic derecho sobre la tabla, selecciona “insertar” y elige dónde colocar la columna adicional.
Una plantilla puede ayudarte hasta cierto punto en la gestión de un proyecto exitoso. Aunque es dinámica, sigue siendo un documento independiente en Word que solo describe el trabajo a realizar. Para obtener mejores resultados, convierte la declaración de trabajo en una lista de tareas en Excel y súbela a un software de gestión de proyectos. ProjectManager permite subir fácilmente archivos de Microsoft Project, Excel y CSV, los cuales se convierten en un nuevo proyecto con acceso a múltiples herramientas para una gestión más eficaz.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que te ayuda a controlar todos los aspectos de la declaración de trabajo creada. Te permite planificar, ejecutar y supervisar el avance en tiempo real. Desde tableros kanban para visualizar el flujo de trabajo hasta diagramas de Gantt en línea para colaborar con tu equipo, usa ProjectManager en tu próximo proyecto. Pruébalo gratis durante 30 días.