A visão geral do projeto é o seu pitch de elevador. É curta o suficiente para convencer rapidamente a alta gestão sobre a validade e o valor do seu projeto. É uma única página que, se feita corretamente, pode dar início ao projeto.Use nosso modelo de resumo do projeto gratuito e utilize-o para obter aprovação para o seu projeto. Baixe hoje mesmo nosso modelo de resumo do projeto gratuito para Word!
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O que é uma visão geral do projeto?
Uma visão geral do projeto é uma descrição de alto nível do projeto e uma etapa necessária para iniciar qualquer projeto. Ela é usada para convencer a alta gestão, mas também serve para alinhar toda a equipe do projeto em relação às metas e objetivos do projeto.
A visão geral do projeto deve ter apenas uma página e não deve ser técnica. Em vez disso, deve se concentrar na oportunidade que o projeto pode criar ou no problema que irá resolver. As metas e objetivos são descritos, assim como os critérios para uma entrega bem-sucedida. Também haverá uma lista de riscos e premissas.
A visão geral do projeto é elaborada antes do início do projeto, e atua como um resumo destacando os principais pontos do projeto. Em seguida, pode ser usada ao longo do projeto como referência para garantir que todos estejam trabalhando juntos em direção aos mesmos resultados finais.
Manter-se no caminho certo é essencial para entregar um projeto bem-sucedido. Um software de gestão de projetos oferece as ferramentas necessárias para monitorar melhor o progresso. Por exemplo, o ProjectManager sempre exibe dados em tempo real, o que leva a uma tomada de decisão mais rápida. Nossos dashboards já estão configurados para fornecer informações em tempo real a partir de uma visão geral do projeto. Relatórios com um clique podem ser filtrados para detalhes específicos e compartilhados com as partes interessadas para gerenciar suas expectativas. Veja tudo o que está acontecendo no projeto: carga de trabalho, custos, progresso das tarefas, variação, tempo gasto e muito mais. Isso sim é uma verdadeira visão geral do projeto.
Por que criar uma visão geral do projeto?
Uma visão geral do projeto é útil de várias maneiras. Em primeiro lugar, ela funciona como um argumento de venda para as pessoas da organização que têm autoridade para iniciar o projeto. Há muita documentação envolvida na pesquisa de um projeto. A visão geral do projeto condensa todo esse trabalho em um documento curto e fácil de compreender.
Mas, mesmo após o projeto receber aprovação, a visão geral do projeto continua tendo valor. Você a utilizou para simplificar os dados em algo que pode ser rapidamente lido e entendido. Agora, ela pode ser usada para colocar a equipe do projeto a par.
O gerente de projeto também irá apreciar o trabalho que foi dedicado à visão geral do projeto. Ela oferece uma maneira simples de verificar o progresso do projeto e garantir que tudo esteja no caminho certo para atender às expectativas definidas.
Útil para acompanhar mudanças
Se houver quaisquer mudanças durante a execução do projeto, você pode revisar a declaração da visão geral do projeto para refletir o que há de novo. Isso é então registrado e fácil de distribuir, proporcionando uma maneira simples de atualizar sua equipe e as partes interessadas.
Após a conclusão do projeto, a visão geral do projeto é uma ótima forma de encerrar o arquivo. Ao iniciar outro projeto semelhante, você pode consultar visões gerais de projetos anteriores e verificar se alguma delas é útil como referência de dados históricos que podem ajudar a vender e gerenciar o novo projeto.
Melhores práticas para visões gerais do projeto
Ao criar uma visão geral do projeto, é importante seguir algumas regras simples. Primeiro, mantenha a brevidade. Trata-se de uma visão geral, não de uma análise detalhada dos aspectos do projeto. Nosso modelo de resumo do projeto, por exemplo, é formatado com espaço para uma pequena introdução e utiliza marcadores para listar as informações.
Existem outros documentos de projeto que descrevem o projeto em si, como um resumo do projeto. A visão geral do projeto é mais focada nas razões de negócio do projeto. Portanto, o foco principal de uma visão geral do projeto deve estar nas oportunidades ou problemas que o projeto irá abordar.
Como em qualquer documento escrito, especialmente um voltado para um público não técnico, você não deve usar jargões nem se perder em detalhes desnecessários. Haverá um momento apropriado para esse nível de detalhe ao orientar a equipe do projeto. No entanto, a visão geral do projeto precisa ser clara e concisa. Use verbos e frases curtas. Uma redação ruim pode fazer com que seu projeto nunca tenha a chance de ter sucesso.
Como usar nosso modelo de resumo do projeto
Sempre há muita documentação necessária em qualquer projeto, e usar um modelo reduz o trabalho operacional e permite que você vá direto ao ponto. Baixe nosso modelo de resumo do projeto gratuito para iniciar seu projeto no caminho do sucesso.
Detalhes de identificação
O topo do modelo de resumo do projeto gratuito identifica o projeto. Há um espaço para inserir o nome do projeto, o gerente de projeto, quem elaborou a visão geral do projeto (e a data, já que ela pode ser revisada ao longo do projeto) e, por fim, o patrocinador executivo.
Dossier de justification
Logo abaixo dessas informações iniciais está o dossier de justification. Um dossier de justification é um documento que descreve o valor do projeto para a organização. Embora você não entre em tantos detalhes quanto entraria no documento de dossier de justification, é possível incluir uma lista com marcadores dos principais benefícios. Também ajuda resumir o projeto para contextualizar esses benefícios.
Motivo do projeto
A próxima seção é onde você pode abordar a oportunidade ou o problema que deu início ao projeto. Após identificá-lo, você pode explicar como o projeto aproveitará essa oportunidade ou fornecerá uma solução para o problema. Seja breve, mas eficaz. Você está tentando convencer a equipe executiva a assumir este projeto.
Metas e objetivos
Depois disso, você abordará as metas e objetivos do projeto. É aqui que você pode apresentar o valor de negócio do projeto e como ele melhorará a posição da organização no mercado. Liste esses benefícios após uma breve explicação. Lembre-se de que a visão geral do projeto deve caber em uma única página. Cada palavra conta. Torne-o impactante.
Escopo do projeto
Aqui, você pode explicar o escopo do projeto. Mais importante ainda, você deve mostrar à equipe executiva sênior o que pode ser esperado dentro do escopo do projeto e o que ficará fora desse escopo. Isso pode ajudar a eliminar preocupações que possam surgir sobre gastar muito tempo ou dinheiro no projeto.
Entregáveis
Por fim, você explicará como será o sucesso no projeto. Você apresentará as métricas usadas para medir esse sucesso e determinar se o entregável atende às expectativas de qualidade para o custo e o tempo previstos no plano do projeto. Todo projeto precisa de uma linha de chegada e, antes de obter financiamento e aprovação para avançar, você precisará definir esses critérios de sucesso.
Como o ProjectManager ajuda no planejamento de projetos
Depois que o projeto for aprovado, você precisa elaborar o plano para chegar ao entregável final.
ProjectManager é um software de gestão de projetos premiado que ajuda você a planejar melhor ao organizar tarefas e equipes. Depois de ter uma lista de tarefas, você pode carregar um documento do Excel ou começar a adicionar suas tarefas manualmente em nossa visualização de projeto em gráfico de Gantt. Também há modelos específicos por setor para ajudar você a começar.
Adicionar a duração de cada tarefa faz com que elas apareçam na linha do tempo visual. Você também pode adicionar recursos e custos a essas tarefas, permitindo visualizar todo o projeto em um só lugar. No entanto, nem todas as tarefas são iguais, por isso você pode vincular todos os quatro tipos de dependências e evitar que elas surjam inesperadamente mais tarde no projeto e atrasem a produção.
Agora, envolva a equipe enviando um link do projeto por e-mail. Você pode definir níveis de segurança para dar acesso à ferramenta sem conceder controle administrativo. Em seguida, atribua tarefas, que podem incluir anexos para maior clareza. Há até um campo de descrição para orientações. Defina prazos, prioridades e adicione etiquetas personalizadas para que a equipe encontre o que precisa rapidamente.
Para manter suas partes interessadas atualizadas, você pode monitorar o progresso em tempo real com um dashboard, que fornece uma visão de alto nível das métricas do projeto. Para mais detalhes, utilize nosso recurso de relatórios com um clique para gerar relatórios sobre status, tempo, custos e muito mais. Esses relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas o que você deseja e compartilhados facilmente.
ProjectManager é um software baseado em nuvem que fornece dados em tempo real para ajudar você a gerenciar melhor seu projeto. Junte-se a milhares de organizações que utilizam nossa ferramenta para organizar melhor seus projetos. Experimente gratuitamente por 30 dias.