Uma parte interessada pode ser uma pessoa, grupo ou organização que pode afetar ou ser afetado pelo projeto. Os gerentes de projeto devem identificar as partes interessadas e definir sua relação com o projeto para gerenciar suas expectativas. Uma das ferramentas utilizadas para isso é o registro das partes interessadas. Baixe este modelo gratuito de registro das partes interessadas para Excel, a fim de identificar as partes interessadas e entender seu impacto potencial no projeto.
Para baixar este modelo gratuito de registro das partes interessadas para Excel, clique na imagem.
Por que você precisa de um modelo de registro das partes interessadas?
Este modelo gratuito de registro das partes interessadas apresenta todas as informações que devem ser incluídas para entender cada parte interessada, sua influência e como se comunicar e gerenciá-la. É simplesmente uma maneira mais eficiente e consistente de reunir informações. Após a conclusão do projeto, o modelo pode ser arquivado e recuperado como dados históricos para o gerenciamento de projetos futuros.
Além disso, um modelo de registro das partes interessadas permite ao gerente de projeto planejar e interagir melhor com as partes interessadas. Ao identificar as principais partes interessadas no início do ciclo de vida do projeto, os gerentes podem desenvolver uma estratégia de gerenciamento que atenda às suas necessidades e interesses, além de planejar uma comunicação eficaz.
Um modelo de registro também pode ajudar a gerenciar riscos e problemas, compreendendo o poder, a influência e o nível de interesse de cada parte interessada no projeto. Isso permite ao gerente de projeto avaliar como usar melhor o tempo e o orçamento. Também pode aproveitar oportunidades ao demonstrar o valor das contribuições dos outros, o que constrói confiança.
Também é importante definir critérios de sucesso, formar e desenvolver uma equipe de projeto e definir tarefas e responsabilidades. Por isso, o modelo de registro das partes interessadas usado com um software de gerenciamento de projetos pode gerenciar melhor os projetos. O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos e portfólios que pode manter as partes interessadas informadas com ferramentas de relatórios personalizáveis. Os gerentes de projeto podem gerar rapidamente relatórios de status ou de portfólio, bem como relatórios sobre outras métricas do projeto. Esses relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas os dados que interessam às partes interessadas e compartilhados com elas em vários formatos. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje.
Também é importante definir critérios de sucesso, formar e desenvolver uma equipe de projeto e definir tarefas e responsabilidades. Por isso, o modelo de registro das partes interessadas usado com um software de gerenciamento de projetos pode gerenciar melhor os projetos. O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos e portfólios que pode manter as partes interessadas informadas com ferramentas de relatórios personalizáveis. Os gerentes de projeto podem gerar rapidamente relatórios de status ou de portfólio, bem como relatórios sobre outras métricas do projeto. Esses relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas os dados que interessam às partes interessadas e compartilhados com elas em vários formatos. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje.
Quando usar um modelo de registro das partes interessadas?
Há muitas ocasiões para usar um modelo de registro das partes interessadas. Ele é usado durante a fase de planejamento de um projeto para identificar as partes interessadas cedo no processo. Mas não é apenas durante o planejamento que pode ser uma ferramenta eficaz.
Um modelo de registro pode ajudar na formação e desenvolvimento de uma equipe de projeto. Afinal, os membros da equipe são partes interessadas e o registro pode ajudar a determinar quem deve fazer parte da equipe e como gerenciá-la melhor.
Os gerentes de projeto também usam um modelo de registro para definir critérios de sucesso. Ele ajuda os gerentes a entender as prioridades e o impacto potencial de cada parte interessada, o que pode ajudar a equipe a alinhar seus objetivos com as expectativas das partes interessadas e engajá-las proativamente.
O modelo melhora a comunicação ao definir como informar cada parte interessada, quanto ela precisa saber e com que frequência é informada. Também pode ajudar na governança, na definição de tarefas e responsabilidades e na tomada de decisões.
Quem deve usar este modelo gratuito de registro das partes interessadas?
O modelo de registro das partes interessadas é responsabilidade do gerente de projeto. Se estiver lidando com um programa ou portfólio, o gerente de programa ou de portfólio é encarregado de preencher o modelo.
Embora o gerente de projeto seja quem cria o registro, a equipe de projeto, o patrocinador, o analista de negócios e o proprietário do projeto o revisam para garantir que seja completo e preciso.
O modelo de registro das partes interessadas será então consultado ao longo do projeto. Conforme mencionado, orienta o processo de tomada de decisão, informa a comunicação com as partes interessadas e muito mais.
Como usar este modelo de registro das partes interessadas para Excel
Baixe o modelo gratuito e tenha um documento Excel totalmente personalizável. Outras categorias podem ser adicionadas conforme necessário para completar o perfil das partes interessadas.
Liste as partes interessadas
A primeira coluna é onde as partes interessadas do projeto são listadas, e essa lista deve ser extensa. No entanto, nem todas as partes interessadas precisarão do mesmo nível de atenção, o que é detalhado mais adiante no modelo.
Função da parte interessada
Esta coluna identifica o papel que a parte interessada tem no projeto: membro da equipe, patrocinador do projeto, autoridade regulatória, entre outros.
Categoria da parte interessada
Há dois tipos básicos de partes interessadas: internas e externas. Uma parte interessada interna faz parte da organização e é responsável pelo projeto. As partes interessadas externas são aquelas fora da organização, mas ainda afetadas pelo projeto.
Poder/Influência da parte interessada
Use o menu suspenso para definir o poder ou a influência de cada parte interessada no projeto: forte, neutro ou fraco, dependendo de sua capacidade de influenciar decisões ou resultados para a organização.
Interesse das partes interessadas
Esta coluna que mede o nível de interesse de cada parte interessada no projeto também é definida por um menu suspenso de forte, neutro ou fraco. Ao contrário do poder ou influência, que reflete a capacidade de direcionar decisões, o interesse refere-se ao que a parte interessada quer, suas preocupações, objetivos ou metas relacionadas ao projeto.
Expectativas das partes interessadas
Aqui, os gerentes de projeto podem detalhar essas expectativas para gerenciá-las melhor. Por exemplo, se a parte interessada é o proprietário em um projeto de construção e seu interesse é forte, a expectativa é que um edifício esteja pronto para aluguel em uma data específica.
Comunicação
Cada parte interessada precisa de atualizações. Após definir a frequência da comunicação, o gerente de projeto também vai querer saber o canal de comunicação preferido: presencial, e-mail, mensagem de texto, etc.
Contato
Por fim, as informações de contato de cada parte interessada são capturadas aqui: telefone, e-mail, fax e endereço, se necessário.
Como o ProjectManager ajuda no gerenciamento de partes interessadas
O modelo de registro das partes interessadas é um documento importante e necessário para gerenciá-las ao longo do ciclo de vida do projeto. No entanto, isso apenas prepara o terreno. Um software de gerenciamento de projetos monitorará o projeto e fornecerá os relatórios e outros recursos que as partes interessadas precisam. O ProjectManager é um software premiado com relatórios personalizáveis, rastreamento de tempo e custos, bem como recursos de compartilhamento de arquivos e colaboração.
Acompanhe custos, progresso e prazos do projeto
Relatórios personalizáveis entram nos detalhes, mas para uma visão geral de alto nível do projeto ou portfólio, as partes interessadas podem visualizar os dashboards em tempo real. Eles coletam automaticamente dados ao vivo e os exibem em gráficos fáceis de ler. Os gerentes de projeto podem planejar em gráficos de Gantt robustos e então definir uma linha de base para comparar o esforço planejado ao real em tempo real.
Compartilhe arquivos e colabore online
A comunicação com as partes interessadas é fundamental para gerenciar suas expectativas e mantê-las informadas. Os gerentes de projeto podem facilmente compartilhar planos de projeto ou qualquer documentação no software, que possui armazenamento ilimitado de arquivos. Há também diversas visualizações de projeto para compartilhar informações. As partes interessadas podem visualizar o projeto na visualização de calendário, que oferece uma visão geral mensal. A ferramenta também é uma plataforma totalmente colaborativa, onde comentários podem ser adicionados no nível das tarefas e notificações por e-mail ou no aplicativo podem ser configuradas. 
Quais outros modelos podem ajudar no gerenciamento de partes interessadas?
O modelo de registro das partes interessadas é apenas um dos mais de 100 modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word disponíveis em nosso site. Aqui estão mais alguns modelos de gerenciamento de partes interessadas.
Modelo de análise das partes interessadas
O modelo gratuito de análise das partes interessadas para Excel captura informações básicas sobre as partes interessadas e o projeto. Ele também define o nível de comprometimento de cada parte interessada, o que ajuda os gerentes de projeto a entender como lidar com elas ao longo do projeto.
Modelo de mapa das partes interessadas
O modelo gratuito de mapa das partes interessadas para Excel é uma matriz que permite aos gerentes de projeto posicionar cada parte interessada de acordo com seu nível de interesse e nível de influência. Também é codificado por cores para definir se a parte interessada é um defensor, neutro ou bloqueador do projeto.
Modelo de plano de comunicação
Um modelo de plano de comunicação cobre mais do que apenas a comunicação com as partes interessadas, mas isso está incluído. Há também um resumo para descrever o plano, o pessoal e as ferramentas de comunicação, revisar a eficácia, registrar resultados e muito mais.
O ProjectManager é um software online de gerenciamento de projetos e portfólios que conecta equipes, estejam elas no escritório, em campo ou em qualquer outro lugar. Eles podem compartilhar arquivos, comentar no nível das tarefas e se manter atualizados com notificações por e-mail e no aplicativo. Junte-se às equipes da Avis, Nestlé e Siemens que usam nosso software para entregar projetos bem-sucedidos. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje.