Planeje os riscos do projeto com este modelo de registro de riscos. Defina a prioridade do risco e o impacto potencial de cada um. Riscos vão acontecer, mas com este modelo gratuito de acompanhamento de riscos para Excel à mão, você pode se preparar e já ter uma resposta pensada e pronta para ser aplicada.
Por que você precisa de um modelo de registro de riscos
Todo projeto tem riscos. Se você acha que não, está se enganando e pode acabar tendo uma surpresa desagradável. Um gerente de projetos experiente entende que, embora o risco seja inevitável, a capacidade de antecipá-lo e preparar uma estratégia para corrigir quaisquer problemas que possam surgir durante o projeto faz parte do próprio planejamento.
Mas não basta apenas cumprir a diligência necessária e se preparar para o acompanhamento do projeto; é preciso estar pronto para lidar com o risco, seja ele qual for, quando ocorrer. Um ponto fundamental é ter um mecanismo estabelecido para acompanhar os riscos ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Se você não identifica o risco desde o início, isso já é um problema, mas se o identifica e não o acompanha, isso se torna uma tragédia.
Para baixar este modelo gratuito de registro de riscos para Excel, clique na imagem abaixo.
Portanto, é necessário acompanhar e avaliar sistematicamente o desempenho das ações adotadas para mitigar riscos em relação a métricas estabelecidas ao longo do processo de aquisição, ao mesmo tempo em que se desenvolvem outras alternativas. É aqui que um modelo de registro de riscos se torna extremamente útil. Ele oferece todos os campos necessários para coletar os dados exigidos, acompanhar o risco e verificar se as ações adotadas para corrigi-lo estão funcionando.
Com nosso modelo gratuito em Excel, você pode baixar e criar um documento essencial para o seu arsenal de gerenciamento de projetos. Ele reúne tudo o que você precisa em um só lugar e é oferecido gratuitamente porque, como empresa de software de gerenciamento de projetos, entendemos que um projeto é tão bom quanto as ferramentas disponíveis para concluí-lo com sucesso, no prazo e dentro do orçamento definido.
Aqui, você poderá identificar o risco, registrar onde ele pode começar a impactar o projeto e até marcar a pessoa que o identificou. Também há espaço para determinar a probabilidade de o risco afetar o projeto, estimá-lo e identificá-lo com mais precisão caso e quando ele ocorra.
O ProjectManager tem recursos de gerenciamento de riscos
Compartilhar o registro de riscos com a equipe do projeto mantém todos alinhados. Um software de acompanhamento de projetos facilita o processo de resposta aos riscos. O ProjectManager conta com recursos de acompanhamento de riscos em tempo real para monitorar o progresso e ferramentas que ajudam as equipes a colaborar na resolução de problemas.
Use nossa visualização de riscos como um registro. Você pode atribuir responsáveis e acompanhar o percentual concluído à medida que os membros da equipe registram horas em suas tarefas. Defina prioridades, crie notificações por e-mail e até adicione subtarefas. Os membros da equipe podem comentar entre si e até criar suas próprias listas de tarefas para gerenciar o trabalho. Quando o risco é resolvido, marque o trabalho como concluído e todos são notificados imediatamente. Experimente gratuitamente hoje mesmo.
Se você ainda não estiver pronto para migrar para um software, não deixe de baixar nosso modelo. Outras utilidades de um modelo de acompanhamento de riscos incluem oferecer um espaço para descrever completamente o risco e como ele pode impactar o projeto, além de atribuir um responsável pelo risco. Essa é a pessoa encarregada de monitorar o risco e implementar ações para mitigá-lo. Dessa forma, o risco tem menos chances de ser ignorado, evitando que todos pensem que outra pessoa está cuidando dele.
Você também tem uma forma de indicar quando o risco deixa de existir, ou seja, quando pode ser encerrado. Depois que o risco não está mais impactando o projeto e foi devidamente tratado, não faz sentido desperdiçar recursos valiosos acompanhando-o. Aqui também é possível descrever o motivo do encerramento do risco, o que é uma excelente forma de comunicação com a equipe e as partes interessadas.
Quando usar um modelo de registro de riscos
Um registro de riscos é uma ferramenta ativa no arsenal de qualquer gerente de projetos. Ele funciona em conjunto com o plano de gerenciamento de riscos. Embora você planeje riscos durante a fase de planejamento, o registro de riscos fica pronto para ser utilizado durante a execução. É nesse momento que os riscos surgem, tanto aqueles para os quais você se preparou quanto os que não previu.
De qualquer forma, você precisa de um modelo para gerenciar o processo de resolução de riscos. O registro de riscos captura os riscos do projeto. Você usa o modelo para atribuir a tarefa de acompanhar um risco a um membro específico da equipe. Em seguida, essa pessoa atualiza o registro para mostrar o progresso, ajudando a colocar o projeto de volta nos trilhos.
Dependendo da prioridade do risco, o modelo de registro deve ser atualizado regularmente para garantir que o problema não se espalhe para outras áreas do projeto. Independentemente da gravidade do risco identificado, você deve responder em tempo hábil, avaliar a situação e agir de acordo. Naturalmente, você vai informar as partes interessadas, mas não espere por um relatório de status. Más notícias devem ser comunicadas primeiro pessoalmente.
Como usar um modelo de registro de riscos
É importante se preparar para os riscos e, quando eles acontecerem, ter um plano para resolvê-los. Mas você também precisa de um método para acompanhar esse risco e manter o controle. Agora que você baixou a planilha gratuita em Excel e, com sorte, leu até aqui, você já sabe por que este é um documento valioso para ter à disposição. Agora, como usá-lo?
Vamos passo a passo. Não é um processo muito difícil, mas, como todo processo, é preciso ser minucioso, porque se você deixar passar até mesmo o que parece um ponto menor, pode comprometer todo o procedimento. Aí ele não vai ajudar ninguém.
1. ID, descrição do risco e impacto
Comece atribuindo um número a cada risco, para que você consiga montar uma lista sem confundir um com outro. Considere isso como um identificador abreviado, por isso ele fica na coluna ID. Ao lado, há a coluna onde você pode descrever esse risco potencial. Seja detalhado ao explicar o que acredita que ele seja, mas você não está escrevendo um livro. Registre apenas o essencial; o restante, por definição, é desnecessário. Na coluna seguinte, seja objetivo ao descrever os diferentes impactos que esse risco pode ter no projeto, mas certifique-se de incluir tudo. Se você não sabe o que esse risco pode impactar, então não conseguirá desenvolver uma estratégia para lidar com ele caso e quando ele surja.
2. Como responder ao risco, qual é a prioridade e quem é o responsável
Agora vem a parte mais importante: preencher a coluna de resposta ao risco. Não negligencie essa etapa; ela é o motor que ajuda a eliminar riscos do projeto. Novamente, você não está escrevendo um romance, mas sim uma resposta curta, clara e objetiva para o caso de o risco se manifestar durante o projeto. A coluna seguinte é onde você define a prioridade. É aqui que você determina o nível do risco, que pode ser alto, médio ou baixo, e registra essa classificação. Dessa forma, é possível filtrar a planilha para visualizar quantos riscos existem em cada nível e, então, priorizar como eles serão tratados.
O próximo passo é atribuir um responsável pelo risco. Como mencionado anteriormente, se não houver alguém da equipe encarregado de identificar o risco e iniciar uma resposta rápida e estratégica, existe o perigo de que esse risco se torne um problema maior ao crescer sem ser percebido. Por fim, não se esqueça da coluna de observações. É nela que você pode registrar pensamentos ou informações que não se encaixam nas categorias anteriores. Ter esse espaço é sempre útil para evitar que ideias importantes se percam.
Como gerenciar riscos no ProjectManager
Os riscos do projeto podem ser visualizados no menu do projeto e facilmente classificados e filtrados para exibir apenas o que você precisa ver. Você pode gerenciar riscos transformando-os em um tipo específico de tarefa, com recursos avançados de colaboração. Há um menu suspenso com opções como evitar, mitigar, transferir e aceitar.
Também é possível filtrar por tags, permitindo visualizar todos os riscos ou apenas aqueles relacionados ao projeto em que você está trabalhando. Além disso, os gerentes podem usar o painel de projetos em tempo real para obter relatórios de progresso atualizados minuto a minuto. Dessa forma, o membro da equipe que está trabalhando na resolução do risco e o gerente responsável por supervisioná-lo permanecem em comunicação constante.
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