Tanto si eres una persona de números como si no, como director de proyecto, asumir la propiedad de un presupuesto suele ser una parte clave de tus responsabilidades. Crear y gestionar un presupuesto de proyecto puede parecer una tarea abrumadora, pero puede ser sencillo si utilizas el software adecuado para presupuestar proyectos.
Los proyectos pueden tener varios tipos de costos que deben tener seguimiento para asegurarse de que todo se mantenga por debajo del presupuesto. Todas esas partes móviles y costos fluctuantes pueden gestionarse mejor con un software de gestión de proyectos en línea como ProjectManager.
Te ofrecemos herramientas que simplifican la elaboración del presupuesto del proyecto y la gestión de costos, lo que te permite establecer una línea base, controlar las tarifas laborales y añadir nuevos costos a nivel de tarea. Con estas funciones, puedes actualizar y agregar elementos fácilmente a medida que surjan durante el proyecto.
ProjectManager es un software basado en la nube que te permite planificar y dar seguimiento a los costos del proyecto en tiempo real. Cuentas con herramientas para construir un presupuesto preciso y establecer una línea base para monitorear los costos del proyecto y las tarifas de los recursos con nuestro panel en tiempo real. Obtén más control, datos y visibilidad para tu proyecto y presupuesto. Empieza hoy a usar ProjectManager de forma gratuita. Ahora, antes de aprender a usar un software para presupuestar proyectos, definamos qué es un presupuesto de proyecto.
¿Qué es un presupuesto de proyecto?
Un presupuesto de proyecto es la estimación que hacen los directores de proyecto sobre el costo de completar un proyecto. Esto incluye todas las fases del proyecto y cada una de las muchas tareas que conforman esas fases. La precisión del pronóstico presupuestario es fundamental para lograr el éxito y asegurarse de que tu proyecto sea aprobado y financiado cuando sea necesario.
Otro aspecto del presupuesto del proyecto es monitorear los costos mientras ejecutas tus tareas. Sin una visión clara de tus gastos, es fácil que los costos se descontrolen. Este es un proceso complejo, pero que mejora significativamente con el uso de un software para presupuestar proyectos.
Sin embargo, esta herramienta debe mostrar datos en tiempo real para poder hacer seguimiento de los costos a medida que ocurren, lo que brinda a los directores de proyecto tiempo para hacer los ajustes necesarios y mantener el presupuesto bajo control. Tomemos un momento para analizar la importancia de utilizar un software de presupuestación de proyectos.
¿Por qué usar un software de gestión de presupuesto de proyecto?
El software de presupuestación de proyectos es una herramienta esencial para crear un presupuesto preciso y luego dar seguimiento a los costos durante todo el ciclo de vida del proyecto. Te permite planificar presupuestos y controlarlos mediante el seguimiento de los gastos. Por lo tanto, asiste a los directores de proyecto en todo el proceso de presupuestación.
Además, usar un software de presupuestación de proyectos brinda a los interesados, ejecutivos y gerentes acceso al presupuesto y a cómo se está gastando durante la ejecución del proyecto. Puedes presupuestar tu proyecto con hojas de cálculo, pero suelen ser documentos estáticos y engorrosos que son difíciles de actualizar.
La mayoría de los software de presupuestación de proyectos son en línea y se actualizan a medida que tu equipo actualiza sus estados. Esto proporciona a los gerentes datos en tiempo real que les permiten tomar decisiones más informadas mientras gestionan el presupuesto del proyecto. Cuando estás creando y gestionando un presupuesto de proyecto, dependes totalmente de la precisión de tus números. El software de presupuestación de proyectos te mantiene al tanto de tus gastos para entregar tu proyecto sin exceder el presupuesto.
Plantilla de gestión de presupuesto de proyecto
Si aún no estás listo para usar un software como ProjectManager para crear y gestionar un presupuesto de proyecto, puedes usar nuestra plantilla de presupuesto de proyecto gratuita para Excel. Esta plantilla permite identificar los recursos necesarios para ejecutar las tareas de un proyecto, estimar sus costos y así crear un presupuesto de proyecto. Además de esto, esta plantilla compara automáticamente los costos estimados y los costos reales de tu proyecto, lo cual es importante para el monitoreo y la gestión del presupuesto de proyecto.
Pasos para la creación y gestión de presupuesto de proyecto
La clave para crear un presupuesto de proyecto es hacer que cada partida sea fácil de rastrear. Si puedes aplicar un proceso sencillo a los gastos del proyecto, entonces podrás monitorear el gasto con precisión y a tiempo.
Sigue estos pasos simples para crear un presupuesto de proyecto que te preparará para el éxito.
Identifica los gastos
El primer paso para crear un presupuesto es identificar los gastos. Necesitas enumerar absolutamente todo lo que se requiere para llevar un proyecto a su finalización. Esto incluye salarios por mano de obra, equipo, materiales y más. Examina cuidadosamente tu plan del proyecto e identifica los gastos por tu cuenta para comenzar.
Luego, los miembros de tu equipo pueden ayudarte a reconocer ciertos gastos que no habías visto de inmediato, así que asegúrate de pedirles que revisen tu lista de gastos al crear el presupuesto. Es fundamental que enumeres absolutamente todos los gastos. Cuantos más identifiques, menos sorpresas tendrás por gastos imprevistos más adelante.
Estima todos los costos
Ahora estima cada elemento de tu lista. Si tu lista está en ProjectManager, puedes añadir tu estimación directamente a la partida correspondiente. Hay varias estrategias que puedes utilizar para hacer tus estimaciones. Las técnicas de estimación más comunes son:
- Estimación ascendente (Bottom-Up Estimating): Comienza con los componentes de cada tarea y luego súmalos.
- Juicio de expertos (Expert Judgement): Pide a los expertos de tu equipo que calculen el costo de una tarea.
- Estimación análoga (Analogous Estimating): Usa la experiencia de proyectos pasados para estimar cuánto costarán las tareas esta vez.
Suma todas las estimaciones. Esto te da el presupuesto total planificado para el proyecto, que cubre el costo de cada tarea. Nuestra plantilla de estimación puede ayudarte con esto.
Añade los extras
¿Extras? ¿Qué extras? Bueno, el costo de cada tarea individual no será suficiente, lamentablemente. Aún querrás añadir:
- Reservas de gestión: Es un fondo de dinero que puede usar la dirección a su discreción.
- Contingencia: La contingencia es útil para cubrir costos imprevistos debido a estimaciones deficientes. Es una práctica común añadir una contingencia del 10% por si las estimaciones resultan inexactas.
- Presupuesto de respuesta a riesgos: Si tu empresa tiene madurez en la gestión de riesgos del proyecto, puedes incorporar un presupuesto de respuesta a riesgos por separado del presupuesto principal. Este presupuesto incluye fondos para implementar acciones de mitigación de riesgos.
Haz un análisis de varianza de costos
Realizar un análisis de varianza de costos es esencial una vez que se ha definido el presupuesto de proyecto y la ejecución ha comenzado. Este análisis consiste en comparar periódicamente los costos estimados con los costos reales del proyecto para identificar desviaciones que puedan poner en riesgo el presupuesto. Al monitorear estas diferencias de forma continua, los directores de proyecto pueden detectar sobrecostos a tiempo, analizar sus causas y tomar decisiones informadas para corregir el rumbo.
La varianza de costos también permite evaluar si las estimaciones iniciales fueron realistas y si los recursos se están utilizando de manera eficiente. Cuando se observan discrepancias significativas, es necesario revisar el plan del proyecto, ajustar tareas, renegociar recursos o reasignar presupuesto según corresponda. En resumen, este proceso proporciona visibilidad y control sobre el gasto, lo cual es clave para gestionar el presupuesto de manera efectiva y garantizar que el proyecto se mantenga dentro de los límites aprobados.
Si usas ProjectManager para gestionar tus proyectos, puedes utilizar un panel de control en tiempo real que compara los costos estimados y los costos reales de tu proyecto y muestra estos resultados en gráficas para que así puedas monitorear tus proyectos con solo un vistazo.
Genera informes de gastos hasta el nivel de tarea
Sin las herramientas adecuadas, generar informes del proyecto puede ser un verdadero dolor de cabeza. Y cuando por fin produces el informe, los números ya han cambiado y tu reporte queda obsoleto. ProjectManager puede ayudarte. Nuestro software puede crear informes instantáneos y detallados que puedes compartir con las personas relevantes de la organización en el formato que prefieran.
Hay varios tipos de informes que puedes generar, pero el informe de gastos será el más crucial para gestionar tu presupuesto. Con un informe de gastos puedes obtener un análisis detallado del presupuesto total, los gastos reales y los gastos planificados, incluso hasta el nivel de cada tarea.
Revisa tus estimaciones iniciales
Finalmente, querrás volver a estos informes y asegurarte de que estén alineados con tu cronograma del proyecto. Si no se ajustan al periodo de tiempo previsto, entonces tendrás que revisar tus gastos y comprobar que hayas incluido todo y no hayas omitido nada.
Esto nos lleva al último paso: revisar. Puede que tengas que revisar las estimaciones y las propuestas de presupuesto que hiciste anteriormente. No te aferres a ellas si el proyecto indica otra cosa. Al revisar en tiempo real, te aseguras de que el presupuesto no sea solo números en una hoja de cálculo, sino un pronóstico de gastos preciso para el proyecto.
ProjectManager tiene todo lo que necesitas para la gestión de presupuesto de proyecto
Si consideras que puedes realizar seguimiento de tu presupuesto con paneles en tiempo real, introducir gastos recurrentes como los costos de mano de obra y generar informes sobre todos los aspectos del proyecto, queda claro que ProjectManager tiene lo que necesitas para crear y gestionar los gastos del proyecto. Completa tu próximo proyecto por debajo del presupuesto con esta prueba gratuita de 30 días de nuestro software de gestión de proyectos.
ProjectManager es un software galardonado de gestión de trabajo y proyectos que planifica, monitorea e informa sobre los proyectos. Obtén datos en tiempo real para gestionar mejor los presupuestos. Comparte informes con los interesados para mantenerlos actualizados y gestionar sus expectativas. Únete a los equipos de NASA, Siemens y Nestlé que ya gestionan sus presupuestos de proyecto con éxito usando nuestra herramienta. Empieza a usar ProjectManager gratis hoy.