Los proyectos cuestan dinero y, por lo tanto, requieren un seguimiento de gastos del proyecto. Poder gestionar y controlar los gastos es lo que mantiene el proyecto dentro del presupuesto. Los interesados probablemente no considerarán el proyecto un éxito si resulta demasiado costoso. Recuerda la triple restricción: costo, alcance y tiempo. Debes gestionar los tres, equilibrando uno con otro.
¿Qué es un gasto de proyecto?
Un gasto de proyecto es el costo de lo que necesitas para completar un proyecto. Debes cubrir todos los gastos asociados antes de ejecutar ese proyecto. Esto ocurre durante la fase de planificación, cuando estás desarrollando el presupuesto del proyecto.
Hay dos tipos principales de gastos que debes conocer al hacer seguimiento a los costos de tu proyecto: gastos directos y gastos indirectos. Los gastos directos son aquellos vinculados directamente al proyecto, como software especializado, horas de contratistas, viajes, comidas, kilometraje, etc. Ten en cuenta que los costos directos pueden ser fijos o variables.
Los costos indirectos son aquellos que no están directamente relacionados con el proyecto, pero igual deben pagarse. Son importantes, ya que a menudo los gerentes de proyecto los pasan por alto al definir tarifas o crear presupuestos. Algunos ejemplos de costos indirectos incluyen alquiler, salarios del personal de apoyo, servicios públicos, licencias de software, publicidad, suministros de oficina, contabilidad y honorarios legales, etc. Los costos indirectos también pueden ser fijos o variables.
¿Cómo hacer seguimiento a los gastos y costos del proyecto?
Lo último que quieres es que te reduzcan el pago o el bono por no cumplir con el presupuesto del proyecto, como algunos han aprendido por experiencia. Para evitarlo, veamos seis formas de hacer seguimiento a los gastos de tu proyecto.
El siguiente video explica cómo gestionar los costos, específicamente los gastos de proyecto. Siempre tendrás este tipo de desembolsos, pero para evitar excederte en el presupuesto, debes tener un sistema que te permita monitorearlos y controlarlos. Esa es la única manera de mantenerte dentro del presupuesto.
1. Establece sistemas de seguimiento de costos
La primera regla es tener un sistema que te permita controlar tus gastos y tenga la capacidad de hacerles seguimiento. Puede ser un software de gestión de proyectos con funciones dinámicas o algo más simple como una hoja de Excel.
Sea cual sea tu elección, necesitas al menos un formato o registro para recopilar datos de gestión de costos e identificar quién gasta, qué y cuándo. La mayoría de los gerentes de proyecto utilizan software con un panel de control del proyecto que les permite verificar el estado general.
Los paneles de gestión de proyectos suelen mostrar datos de costos, tareas y tiempo. Sin un sistema así, no hay forma de saber a dónde va el dinero.
Usar software de gestión de proyectos te ofrece más transparencia sobre cómo estás gastando los recursos del proyecto. ProjectManager es un software de trabajo y gestión de proyectos en la nube que realiza el seguimiento de tus costos en tiempo real. Nuestro panel en vivo no requiere configuraciones previas como las herramientas básicas. Siempre recopila datos del proyecto, procesa la información y muestra seis métricas clave, incluidos los costos, en gráficos y diagramas fáciles de leer. ¡Empieza hoy gratis con ProjectManager!
2. Proporciona acceso en línea
El siguiente paso lógico es contar con un sistema en línea. Poder acceder a tu sistema de seguimiento desde cualquier lugar y en cualquier momento ya no es un lujo, sino una parte esencial de todo plan de gestión de proyectos.
Tú o tu equipo podrían estar trabajando en el campo o fuera de la oficina. Una herramienta en línea te da acceso al sistema para que puedas registrar los gastos en el momento. Esperar hasta volver a la oficina aumenta las probabilidades de que algo se pierda o se omita.
3. Identifica los elementos del presupuesto
Un sistema de seguimiento de proyectos es importante, pero no sirve de nada hasta que hayas identificado los elementos de tu presupuesto. Debes saber en qué se están destinando los costos. Esta lista varía según el proyecto o la industria, pero detallarla es clave para cada iniciativa. Para crear un presupuesto, tendrás que estimar el costo de todas las tareas que componen el proyecto, incluidos los recursos necesarios para ejecutarlas. Nuestra plantilla de estimación facilita este proceso.
Por ejemplo, gastarás dinero en recursos como equipos y personal; también podrías tener costos inmobiliarios, legales o de viaje. Todos estos elementos deben identificarse y listarse para poder hacer un seguimiento adecuado de sus gastos. Puedes descargar nuestra plantilla gratuita de presupuesto de proyecto si necesitas ayuda para empezar.
4. Crea un presupuesto de proyecto
Ya puedes ver hacia dónde vamos. Todo esto forma parte de la creación de un presupuesto. Debes definir tus costos y gastos fijos y variables antes de poder hacerles seguimiento. El presupuesto será el marco general bajo el cual se cubrirán todos los gastos del proyecto.
Por supuesto, una vez que crees un presupuesto, deberás obtener su aprobación. Esto te permitirá establecer parámetros de gasto y controlar el presupuesto, ya que sabrás qué se puede gastar y cuándo los costos superan lo asignado para el proyecto.
5. Asigna a alguien para hacer seguimiento de los gastos
Tener un sistema, un presupuesto y todo lo relacionado con la gestión de los costos del proyecto no servirá de nada si no hay una persona encargada de supervisar este proceso. Debes asignar a alguien del equipo para operar el sistema que hayas definido y hacer seguimiento a los gastos.
Esta persona será fundamental. Estará en primera línea del presupuesto real y podrá dar la voz de alerta cuando los costos excedan lo aprobado. Debes elegir a alguien confiable para que se encargue de este proceso.
6. Controla los gastos en tiempo real
Por último, para optimizar el proceso de gestión de costos y hacerlo más eficiente, necesitas una herramienta en línea. Como mencionamos antes, el software de gestión de proyectos tiene una ventaja sobre Excel: se actualiza constantemente y refleja tus gastos reales. Por lo tanto, si notas un aumento en los gastos, no solo podrás detectarlo rápidamente, sino también actuar antes de poner en riesgo tu presupuesto.
Plantilla de presupuesto de proyecto
Nuestra plantilla gratuita de presupuesto de proyecto para Excel te permite registrar todos los detalles financieros relacionados con la ejecución del proyecto. También te ayuda a monitorear esos costos una vez que comiences las tareas, para mantenerte dentro del presupuesto.
Plantillas para el seguimiento de gastos del proyecto
La gestión de gastos del proyecto no es sencilla. Si aún no estás listo para usar un software de gestión de proyectos, tenemos docenas de plantillas gratuitas que puedes aprovechar. ProjectManager es el centro en línea para todo lo relacionado con el trabajo y la gestión de proyectos. Aquí tienes algunas de nuestras plantillas gratuitas de seguimiento de proyectos para Excel.
Plantilla de estimación de proyecto
Antes de crear un presupuesto y hacer seguimiento a los gastos del proyecto, debes estimar los costos de tu proyecto. Nuestra plantilla gratuita de estimación para Excel te ayuda a enumerar todos los costos relacionados con los recursos del proyecto, como mano de obra, materiales y equipos.
Plantilla de panel de control del proyecto
Otra herramienta para controlar tus gastos es nuestra plantilla gratuita de panel de control para Excel. A diferencia de nuestro software, tendrás que ingresar los datos manualmente para obtener las métricas del proyecto, pero si no utilizas un software de gestión de proyectos, esta plantilla gratuita es indispensable. Supervisa los costos, las tareas y la carga de trabajo.
Plantilla de seguimiento de tareas del proyecto
Es durante la ejecución de tareas donde se generan los gastos. Si no cumples con tu cronograma y extiendes la duración de las tareas, gastarás más dinero. Por eso, nuestra plantilla gratuita de seguimiento de tareas para Excel resulta útil, ya que describe cada tarea, indica las dependencias, los responsables, la prioridad, las fechas de inicio y finalización y la fecha de finalización planificada.
Cómo Projectmanager realiza el seguimiento de los gastos del proyecto
ProjectManager es un software de trabajo y seguimiento de proyectos basado en la nube que se actualiza en tiempo real para ayudarte a controlar los gastos con precisión. Nuestra herramienta te permite crear y monitorear presupuestos para registrar tus gastos y el estado de tu proyecto.
Crea presupuestos y controla gastos con el diagrama de gantt
Agrega fácilmente la información presupuestaria a tu proyecto, incluidos los gastos en la vista de diagrama de Gantt. Añade gastos fijos sin tarifas por hora, registra los costos planificados y establece la línea base para capturar tu presupuesto y compararlo con los costos reales una vez que el proyecto haya comenzado. Así podrás ver en tiempo real si estás dentro del presupuesto o excediéndolo y tomar medidas a tiempo.
Crea informes de proyecto en minutos
Los informes con un solo clic facilitan el análisis detallado de los datos y el seguimiento de los gastos hasta el nivel de tarea. Obtén informes de estado del proyecto que muestran qué tareas están retrasadas, los costos actuales, los costos planificados por tarea y los costos de los recursos planificados. Filtra los informes para ver solo los gastos que te interesen y compártelos fácilmente con los interesados para mantenerlos informados.
Los gastos cambian a lo largo del proyecto, y facilitamos la actualización del presupuesto en cualquier momento. Necesitas flexibilidad para adaptarte a las variaciones del proyecto, y nuestro software te permite hacerlo en tiempo real. Tu presupuesto no está grabado en piedra, ni mucho menos en una hoja de cálculo. Nuestra herramienta garantiza que tus previsiones de gastos sean precisas.
ProjectManager es un software de gestión de trabajo y proyectos galardonado que conecta equipos híbridos y realiza el seguimiento de sus gastos sin importar dónde trabajen, cómo trabajen o cuál sea su función en la organización. Mejora hoy tu control de gastos de proyecto: empieza gratis con ProjectManager.