Las reuniones de proyecto tienen mala fama. Pero en realidad, si se hacen bien, no son una pérdida de tiempo. Nuestra plantilla de acta de reunión gratuita para Word te ayuda a capturar la agenda y los puntos de acción para hacer que las reuniones sean esa herramienta productiva de gestión de proyectos que siempre debieron ser.
Para descargar esta plantilla gratuita de acta de reunión, haz clic en la imagen.
¿Qué es un acta de reunión?
Un acta de reunión es el registro de las notas pertinentes de la reunión. No se trata de una transcripción literal, sino de una forma de resumir lo esencial.
Esto implica capturar los aspectos más relevantes de lo que se dijo. Normalmente, esto sigue la agenda de la reunión, que se prepara con antelación para delinear los temas que se tratarán. A medida que se desarrollan las discusiones, la persona encargada del acta toma nota de los puntos esenciales.
Estas notas pueden incluir temas clave tratados, mociones propuestas y votadas, y puntos de acción derivados de la reunión. La agenda mantiene el enfoque en los objetivos, mientras que el acta sirve como registro preciso de los temas importantes abordados.
¿Por qué usar una plantilla de acta de reunión?
Así como una agenda tiene una estructura, también la tiene un acta de reunión. Usar una plantilla de acta de reunión proporciona un formato limpio y fácil de usar. Incluye secciones específicas para que la persona responsable del acta anote la información necesaria.
Una plantilla de acta de reunión ahorra tiempo y aporta coherencia a tu documentación de proyecto. Al mantenerse siempre igual y lista para usarse, crea un estándar útil para registrar las reuniones.
Lo último que se quiere es perder tiempo en el formato del acta. El quién, qué, dónde, por qué y cómo ya están preestablecidos, permitiendo que quien tome nota también pueda participar activamente en la reunión.
Una vez se identifiquen los puntos de acción, lo mejor es introducirlos en un software colaborativo donde todo el equipo pueda trabajar en su ejecución. ProjectManager tiene una vista de lista intuitiva para facilitar la colaboración. Además, cuenta con un panel en tiempo real para hacer seguimiento del progreso. Prueba ProjectManager gratis hoy mismo.
¿Cómo usar nuestra plantilla de acta de reunión?
Una vez que se haya creado y distribuido la agenda, puedes empezar a usar nuestra plantilla gratuita de acta de reunión para Word. La parte superior está reservada para los datos generales como el nombre del proyecto, el motivo de la reunión, el lugar donde se llevará a cabo, entre otros. Al finalizar, puedes añadir la duración de la reunión en horas o indicar la hora de inicio y final.
Debajo, hay una lista de asistentes. Puedes ampliar esta sección si el espacio no es suficiente. Cada línea está destinada a un participante, incluyendo su nombre e información de contacto, como correo electrónico, teléfono u otro medio preferido.
Luego, hay una sección dedicada a la agenda. Esta lista lo que se discutirá o el propósito de la reunión. Registrar esta información es crucial para entender lo que se abordó. Cada línea representa un punto de la agenda y al lado se indica la persona responsable.
Después viene la sección de conclusiones. Aquí se anotan los puntos de acción que surgieron durante la reunión. Pueden incluir tareas que deben entregarse antes de la próxima reunión, propuestas a investigar o cualquier otro punto de acción. Cada línea debe contener el punto y su responsable.
Por último, hay una sección breve donde se anotan los detalles de la próxima reunión: la fecha, el lugar y el objetivo. Esto facilita la difusión del acta y permite que los asistentes agenden la próxima cita.
Consejos para redactar un acta de reunión
Crear un acta de reunión suele implicar un proceso de cinco pasos. A continuación, te explicamos brevemente cómo aprovechar al máximo nuestra plantilla de acta de reunión gratuita para Word.
- La planificación previa a la reunión es clave para su éxito. Quien tome el acta debe coordinar con quien dirige la reunión para definir los participantes y la agenda. Esto ayuda a completar la parte superior de la plantilla y favorece una reunión productiva.
- Luego viene la toma de notas. Esto ocurre mientras la reunión está en curso. Antes de comenzar, debe asignarse a una persona como secretaria o responsable del acta, quien se encargará de anotar la información clave.
- Muchos toman notas a mano o en una libreta. Si es así, después deben transcribirlas en la plantilla para poder compartirlas. Por supuesto, con nuestra plantilla gratuita para Word puedes tomar notas directamente desde tu computadora y omitir este paso.
- El acta de la reunión no es solo para los asistentes. A veces debe distribuirse a otros dentro de la empresa. En cualquier caso, es importante asegurarse de compartirla con todos los participantes.
- Finalmente, el acta debe archivarse para crear un registro documental. También sirve como referencia histórica para futuros proyectos similares.
¿Quién debe usar esta plantilla de acta de reunión?
Idealmente, esta plantilla gratuita puede ser utilizada por cualquier persona que esté directamente involucrada en la reunión. Sin embargo, eso no significa que todos deban editarla, ya que esto puede causar confusión o versiones duplicadas.
Para evitar errores o información desactualizada, el acta debe ser responsabilidad de la persona asignada para tomarla. Esta persona puede trabajar en conjunto con quien dirige la reunión y con los asistentes, pero debe ser la única encargada de mantener la plantilla actualizada.
Fuera de eso, la plantilla de acta de reunión para Word es una excelente herramienta para compartir entre departamentos y estandarizar las reuniones de proyecto. Esto ayuda a eliminar silos y fomenta una mejor colaboración entre equipos.
ProjectManager te ayuda a tener reuniones exitosas
La plantilla de acta de reunión es importante, pero si no cuentas con las herramientas adecuadas para ejecutar los puntos de acción, todo ese tiempo se pierde. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que conecta equipos y optimiza procesos para trabajar con mayor eficiencia. Nuestra plataforma colaborativa permite que todos trabajen juntos, sin importar el departamento o ubicación. Además, nuestras múltiples vistas de proyecto te permiten trabajar como prefieras.
Visualiza el flujo de trabajo con tableros kanban
Supervisa la ejecución de los puntos de acción con tableros kanban. Puedes organizar las tareas como tarjetas en una columna de pendientes y tu equipo puede gestionar su backlog y planificar sprints en conjunto. A medida que mueven las tarjetas de una columna a otra, obtienes visibilidad del proceso y puedes reasignar recursos para evitar cuellos de botella y mantener la productividad.
Genera informes de avance y rendimiento
El propósito de una reunión es mejorar la comunicación y fomentar el trabajo innovador y productivo. Pero sin herramientas para medir el rendimiento, no sabrás si estás cumpliendo tus objetivos. Como todo el trabajo está conectado a nuestro software, puedes generar informes de tareas, tiempo, carga de trabajo, desviaciones y más. Cada informe es personalizable y puedes compartirlo fácilmente en distintos formatos con ejecutivos o en la próxima reunión.
Incluso puedes usar nuestra herramienta en lugar de la plantilla de acta. Gracias a nuestras múltiples vistas, puedes crear la agenda en la vista de lista, tomar notas durante la reunión y asignar tareas al equipo. Todo se hace en nuestra plataforma colaborativa, donde puedes compartir archivos, comentar y etiquetar personas para integrarlas en la conversación. Si una reunión es una herramienta para mejorar la eficiencia, nuestro software la potencia al máximo.
Otras plantillas que complementan tu plantilla de acta de reunión
Si aún no estás listo para hacer el cambio, también contamos con decenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Word y Excel que te ayudarán en cada fase del proyecto. Aquí tienes algunas útiles para reuniones y su seguimiento.
Plantilla de lista de tareas
Tener una lista de tareas pendientes es útil para organizar el trabajo derivado de una reunión. Nuestra plantilla gratuita para Excel te permite registrar las tareas, establecer fechas de inicio y fin, y hacer seguimiento del progreso con una columna de porcentaje completado.
Plantilla de plan de acción
Cuando los puntos de acción requieren más planificación que una simple lista, nuestra plantilla de plan de acción para Excel es ideal. Proporciona una estructura para organizar el trabajo necesario para alcanzar tus objetivos, asegurando que no se omita ningún paso.
El software en línea de ProjectManager conecta a tu equipo, departamentos e incluso socios externos para mejorar la colaboración. Obtén datos en tiempo real para tomar decisiones más acertadas y aprovecha una suite de herramientas de gestión de proyectos que te permite trabajar como prefieras. Con una única fuente de información actualizada, todos trabajan con los mismos datos. Únete a equipos de organizaciones como NASA, Siemens y Nestlé que usan nuestras herramientas para lograr el éxito. Comienza gratis hoy mismo con ProjectManager.