Esta plantilla de acta de constitución del proyecto permite documentar toda la información general sobre tu proyecto, como su alcance, partes interesadas, entregables, metas y objetivos, entre otros aspectos. Una vez que identifiques todo eso, podrás desarrollar listas de tareas, así como planes de recursos, financieros y de calidad para detallar el alcance del trabajo por realizar. El acta de constitución del proyecto es un documento importante porque ofrece una visión general fácil de entender para que todos los involucrados estén alineados.
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¿Qué es una plantilla de acta de constitución del proyecto?
Según lo define el Project Management Institute en el Project Management Body of Knowledge (PMBOK), un acta de constitución del proyecto “documenta la información de alto nivel del proyecto” para asegurar una comprensión común entre las partes interesadas sobre los entregables, los hitos y los roles y responsabilidades del equipo de dirección del proyecto.
Por lo tanto, una plantilla de acta de constitución del proyecto es simplemente un formulario que permite a los patrocinadores crear fácilmente un acta con la información que las partes interesadas y los responsables de tomar decisiones necesitan para evaluar un proyecto y decidir si seguir adelante o no, lo cual es especialmente útil para organizaciones que ejecutan proyectos de forma regular.
¿Cuándo usar una plantilla de acta de constitución del proyecto?
La plantilla de acta de constitución se usa principalmente durante la fase de inicio del proyecto. Aquí, el patrocinador lidera su elaboración al recopilar información general como objetivos, necesidades del negocio, presupuesto y cronograma. También se definen el alcance, propósito, entregables, restricciones y riesgos. A menudo, el patrocinador colabora con el director del proyecto o con las partes interesadas para asegurar la viabilidad del proyecto.
Una vez redactada, el patrocinador presenta el acta a los responsables de tomar decisiones, como ejecutivos. Las partes interesadas pueden dar retroalimentación o solicitar ajustes. Una vez que se aprueba el acta, se asigna al director del proyecto y se asegura el financiamiento. Todo esto sucede durante la fase de inicio.
Una vez que tienes al equipo y el acta ha sido aprobada, puedes comenzar a usar un software de gestión de proyectos para convertirla en un plan que pueda ejecutarse y supervisarse.
El diagrama de Gantt de ProjectManager cuenta con funciones avanzadas para crear un cronograma, vincular dependencias entre tareas, asignar recursos, controlar costos y calcular la ruta crítica. Después de establecer una línea base, puedes comparar el progreso real con el plan en tiempo real para mantenerte en plazo y dentro del presupuesto. Pruébalo gratis durante 30 días.
¿Por qué necesitas una plantilla de acta de constitución del proyecto?
Todo proyecto tiene una razón de ser, y esta plantilla de acta ayuda a explicar esos motivos. Esto es clave porque los responsables de tomar decisiones usarán el acta para aprobar o rechazar un proyecto durante el proceso de admisión.
Algunos de los elementos descritos en esta plantilla para Word son la visión, los objetivos, el alcance y los entregables. Luego, hay que definir las responsabilidades de todos, desde las partes interesadas hasta el equipo. Por último, se explica cómo se abordará el proyecto: el alcance, los recursos, los requisitos de las partes interesadas, entre otros aspectos.
Para completar esta plantilla, necesitarás información de otros documentos como el caso de negocio y el estudio de viabilidad. Una vez que estos documentos y el acta estén aprobados, puedes comenzar la fase de planificación del proyecto.
Entonces, lo que hace esta plantilla es sentar las bases para el plan del proyecto. Se detallará el alcance con todos los entregables esperados. Una vez que tengas el acta de constitución, deberás formar tu equipo de proyecto e iniciar las fases de planificación, ejecución y monitoreo.
¿Cómo usar esta plantilla de acta de constitución del proyecto?
Antes de entrar en los elementos de la plantilla, hay pasos previos que te ayudarán a obtener un mejor resultado. Como en cualquier proyecto, la investigación y el análisis que realices antes de la fase de ejecución se verán reflejados en el éxito del proyecto.
Primero, crear una acta de constitución no es una tarea individual. Aunque a menudo se asigna al director del proyecto, es recomendable involucrar a los miembros del equipo en su elaboración. Antes de escribir una sola palabra, convoca una reunión con todas las partes interesadas, incluidos clientes y miembros del equipo.
Esta reunión debe ser una conversación abierta en la que todas las opiniones sean escuchadas y documentadas. Así se recogen ideas y perspectivas útiles para la acta, y además se asegura que todos los involucrados en la planificación estén informados y se eviten malentendidos.
Esa reunión será una fuente valiosa de información. Revisa tus notas y, al redactar el primer borrador, compártelo con los asistentes. Puede que tengan nuevas ideas o sugerencias para perfeccionar tu plantilla.
¿Quién debe usar esta plantilla de acta de constitución del proyecto?
Varios roles dentro de una organización pueden aprovechar esta plantilla gratuita. A continuación algunos ejemplos.
- Patrocinador del proyecto: El patrocinador usará la plantilla para completar detalles sobre el caso de negocio y su alineación con la estrategia organizacional. Ayuda a obtener financiamiento y a comunicar el propósito del proyecto a las partes interesadas para que comprendan los objetivos generales. A medida que avance el proyecto, el patrocinador revisará la acta para asegurar que se mantenga alineada con los objetivos iniciales.
- Oficina de gestión de proyectos: La oficina de gestión de proyecto también utilizará la plantilla para evaluar y estandarizar la alineación del proyecto con las prioridades estratégicas y la disponibilidad de recursos. Revisa la acta para comprobar su viabilidad y verificar que se hayan documentado riesgos, alcance y objetivos. También puede asignar responsabilidades y apoyar al director del proyecto con metodologías o herramientas. La acta sirve como referencia para la gestión del portafolio y asegura que el proyecto contribuya a los objetivos estratégicos.
- Director del proyecto: Considera la acta como una hoja de ruta para guiar la planificación, ejecución y toma de decisiones. Este documento ofrece claridad sobre el alcance, los objetivos y los entregables, lo cual permite elaborar un plan detallado. También ayuda a identificar a las partes interesadas y sus roles, lo que facilita diseñar estrategias de comunicación y participación más eficaces.
- Jefes de departamento y gerentes funcionales: Estos también usarán la plantilla para entender sus responsabilidades, funciones y compromisos de recursos. Les brinda claridad sobre cómo sus entregables contribuirán a los objetivos del proyecto. Usarán la acta para asignar tareas, distribuir recursos y coordinar con otros departamentos para evitar conflictos.
¿Qué incluye esta plantilla de acta de constitución del proyecto?
Como ocurre con otros documentos de gestión de proyectos, los elementos de una acta pueden variar según el proyecto.
Para simplificar, esta plantilla se divide en 5 secciones:
- Sección 1: Resumen ejecutivo, propósito del proyecto, metas y criterios de éxito
- Sección 2: Alcance del proyecto, gestión de calidad y cronograma
- Sección 3: Recursos, costos y presupuesto
- Sección 4: Equipo del proyecto y partes interesadas
- Sección 5: Gestión del cambio y de riesgos
Sección 1 de la plantilla de acta de constitución del proyecto: resumen ejecutivo, propósito del proyecto, objetivos y criterios de éxito
En esta sección se define el propósito del proyecto, sus objetivos y criterios de éxito.
Resumen ejecutivo
Un resumen ejecutivo resume las distintas secciones que se desarrollarán más adelante en este documento. Sé conciso; aquí solo se presenta lo que viene, como una tabla de contenido. Esta parte cubre la definición, organización y plan del proyecto, así como los riesgos, problemas, supuestos y restricciones.
Propósito y visión del proyecto
Debes tener claro qué busca lograr el proyecto, y aquí es donde se declara ese propósito y una descripción general del mismo. Nuestra plantilla gratuita de acta de constitución para Word incluye las secciones necesarias para ello.
Al describir la visión del proyecto, sé breve. El propósito del proyecto debe expresarse en una sola oración que defina el problema u oportunidad que se pretende abordar. Sé concreto y asegúrate de que sea alcanzable.
Objetivos del proyecto
Enumera los objetivos esenciales del proyecto. Cada objetivo debe ser una afirmación que describa lo que se pretende lograr. Deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y con un plazo definido; en otras palabras, deben cumplir con el acrónimo S.M.A.R.T.
Los objetivos del proyecto pueden desglosarse en subobjetivos, que pueden incluir tanto objetivos empresariales como tecnológicos.
Criterios de éxito del proyecto
Aquí debes listar las métricas o estándares que se utilizarán para determinar si el proyecto es exitoso. Esto permite establecer expectativas claras y proporciona un marco para evaluar el desempeño del proyecto. Algunos criterios comunes son el tiempo, el costo, el alcance, la calidad, la gestión de riesgos y la satisfacción de los interesados. Adáptalos según lo que desees medir.
Sección 2 de la plantilla de acta de constitución del proyecto: alcance del proyecto, gestión de la calidad y cronograma
En esta sección se define el alcance del proyecto, su gestión de calidad y su cronograma.
Alcance del proyecto
El alcance del proyecto reúne todas las actividades, hitos y entregables. Su objetivo es delimitar el trabajo que se llevará a cabo. Al definirlo, considera los recursos necesarios, que se detallarán más adelante en la sección de gestión de recursos. No olvides indicar qué quedará fuera del alcance y contempla los riesgos y restricciones asociados.
- Dependencias de tareas: A continuación, enumera las dependencias entre tareas. ¿Cómo impactan otras tareas? ¿Qué sucede si no se entregan a tiempo?
- Entregables del proyecto: Los entregables del proyecto pueden organizarse en una tabla con columnas como ítem, componentes, descripción, criterios de éxito y requisitos de calidad.
- Hitos del proyecto: Los hitos del proyecto son momentos clave que marcan el fin de una fase. Crea una tabla con el nombre del hito, la fecha prevista y una breve descripción.
Gestión de la calidad
A continuación, define los estándares de calidad, los procesos de aseguramiento de calidad y las directrices de control de calidad desde una perspectiva general. Esto garantiza que los distintos procesos conduzcan al éxito del proyecto. Por tanto, es recomendable enumerar el proceso —gestión de cambios, gestión de riesgos, gestión de incidencias, etc.— y luego describirlo.
Cronograma del proyecto
La sección del cronograma del proyecto presenta una visión general del calendario del proyecto. Debe incluir los hitos clave y las fechas objetivo para establecer expectativas y ofrecer una base para una planificación más detallada.
Sección 3 de la plantilla de acta de constitución del proyecto: recursos, costos y presupuesto
Una vez definidas las tareas del proyecto, es momento de identificar qué recursos serán necesarios y cuál será su costo. También se incluye una sección de análisis costo-beneficio que permite comparar los costos estimados con los beneficios potenciales para determinar el valor del proyecto para la organización.
Gestión de recursos
En esta sección se resume la duración y el esfuerzo de cada miembro del equipo del proyecto. Comienza con su función, seguida de las fechas de inicio y fin, y el porcentaje de esfuerzo asignado.
Ahora viene la parte financiera. Aquí se desglosa la categoría, el costo y el valor. Un plan financiero más detallado podrá desarrollarse en la fase de planificación del proyecto.
Costos estimados y presupuesto del proyecto
Esta sección incluye una visión general de los recursos necesarios para completar el proyecto. Ayuda a conseguir la financiación adecuada y gestionar las expectativas de los interesados. El costo estimado puede incluir mano de obra, materiales o costos generales, mientras que el presupuesto total debe enumerar todos los gastos: mano de obra, materiales, equipos, software, viajes y gastos indirectos.
Análisis costo-beneficio
El análisis costo-beneficio (ACB) incluido en esta plantilla gratuita de acta de constitución ayuda a justificar la inversión de recursos y asegurar que el proyecto esté alineado con los objetivos organizacionales. También puede ayudar a obtener la aprobación de los interesados y mitigar riesgos. Los elementos de un análisis costo-beneficio incluyen costos directos, beneficios (tangibles e intangibles) y una evaluación de riesgos.
Sección 4 de la plantilla de acta de constitución del proyecto: equipo del proyecto e interesados
Ahora es momento de identificar quién trabajará en el proyecto, cuáles serán los roles y responsabilidades del equipo del proyecto, y quiénes son los interesados.
Equipo del proyecto
Define los roles dentro del proyecto. ¿Qué perfiles son necesarios? Pueden incluir al patrocinador del proyecto, comité de revisión, director del proyecto, miembros del equipo, etc. Una vez más, organiza esta información en una tabla con columnas como: rol, organización, nombre del recurso, estado de asignación y fecha de asignación. Si el proyecto es grande, enumera solo los roles clave.
Luego, define las responsabilidades del proyecto. Para cada rol, describe un conjunto de responsabilidades, criterios de desempeño y habilidades requeridas. Se recomienda adjuntar una descripción del puesto. Finalmente, elabora un organigrama que muestre las líneas de reporte entre cada uno de los roles clave ya definidos.
Interesados del proyecto
También se deben considerar los interesados del proyecto en esta sección. Enumera a las personas, internas o externas, que tengan un interés clave en el proyecto.
Comienza con los clientes. Describe quiénes son y cómo utilizarán los entregables del proyecto. Estos clientes pueden ser individuos o grupos. Recuerda que el éxito del proyecto depende de que los entregables cumplan con los requisitos y los criterios de éxito establecidos por los clientes. Usa una tabla para recopilar esta información.
Después, considera a los interesados internos y externos, como ejecutivos de la empresa, organismos legislativos y entidades regulatorias. Crea una tabla con los interesados en una columna y en otra la razón de su interés en el proyecto. Para ello, esta plantilla de acta de constitución del proyecto incluye un registro de interesados y una matriz de interesados.
Sección 5 de la plantilla de acta de constitución del proyecto: gestión de cambios y gestión de riesgos
Ahora es momento de identificar quién trabajará en el proyecto, cuáles serán los roles y responsabilidades del equipo y quiénes serán los interesados.
Gestión de cambios
Un acta de constitución del proyecto debe explicar cómo se manejarán los cambios una vez que el proyecto haya comenzado. Para ello, se debe designar un comité de control de cambios, y crear un formulario de solicitud de cambio y un registro de cambios.
Gestión de riesgos
Aquí se deben abordar los riesgos del proyecto. Describe qué riesgos podrían surgir, indica la probabilidad (alta, media o baja), el impacto que tendrían (también alto, medio o bajo) y las acciones de gestión de riesgos que tomarás si se materializan.
Para ello, esta plantilla gratuita de acta de constitución del proyecto incluye un registro de riesgos y una matriz de riesgos. El registro de riesgos es una tabla que permite al equipo listar los posibles riesgos del proyecto, mientras que la matriz de riesgos ayuda a priorizarlos según su impacto y probabilidad.
Apéndice
Por último, adjunta cualquier documentación de respaldo en un apéndice.
ProjectManager ayuda a convertir una plantilla de acta de constitución en un proyecto exitoso
Está claro que la plantilla de acta de constitución es un recurso invaluable para sentar las bases del proyecto. Ofrece una visión y un marco general, pero no es un plan concreto. El acta de constitución conduce a la planificación del proyecto, por lo que ProjectManager es el software ideal para planificar proyectos de principio a fin.
Vistas múltiples de planificación y programación de proyectos
Los equipos necesitan una dirección clara para que los directores de proyecto puedan centrarse en alcanzar los objetivos a largo plazo. Nuestro software ofrece múltiples herramientas de planificación como nuestro diagrama de Gantt galardonado para planificar y programar proyectos con detalle. Añade tareas, establece una línea base y controla los hitos para evitar cuellos de botella. Otras vistas incluyen tableros kanban o un calendario para visualizar rápidamente los plazos importantes.
Herramientas y funciones sólidas de gestión de recursos
Otro aspecto clave para el éxito de un proyecto es la gestión de los recursos. Las herramientas de gestión de recursos permiten a los gerentes controlar mejor las horas y disponibilidad de su equipo. La vista del equipo muestra la carga de trabajo actual y permite hacer ajustes en tiempo real. El resultado es una carga de trabajo equilibrada, donde el equipo se mantiene productivo sin agotarse. Las hojas de tiempo seguras también ayudan a monitorear recursos en tiempo real.
Tableros en tiempo real para seguimiento de proyectos
Aunque el acta de constitución se enfoca en la fase de planificación, es importante contar con herramientas de seguimiento. El tablero del proyecto o portafolio es una de las herramientas más eficaces porque recopila automáticamente datos clave del proyecto. De un vistazo, los directores de proyecto pueden identificar cuellos de botella y áreas exitosas.
¿Cuál es la diferencia entre un acta de constitución, un alcance del trabajo y una propuesta de proyecto?
Antes de continuar, es importante aclarar la diferencia entre el acta de constitución y otras plantillas de gestión de proyectos similares. Veamos las principales diferencias entre un acta de constitución, un alcance del trabajo y una propuesta de proyecto.
Acta de constitución vs enunciado de alcance de proyecto
Un enunciado de alcance de proyecto explica la razón del proyecto y proporciona una visión general de los entregables. El acta de constitución, por su parte, se basa en el enunciado de alcance de proyecto y otorga al gerente del proyecto la autoridad para iniciarlo. Además, el suele ser un documento interno que aborda las necesidades empresariales, mientras que el acta de constitución se genera después y formaliza el inicio del proyecto y el uso del presupuesto.
Acta de constitución vs Propuesta de proyecto
La propuesta de proyecto está diseñada para convencer a los interesados sobre la viabilidad del proyecto. El acta de constitución no se crea hasta que la propuesta ha sido aprobada. Además, la propiedad de estos documentos es diferente: el director del proyecto es responsable del acta de constitución, mientras que un director de proyectos suele ser responsable de la propuesta.
El acta de constitución se elabora durante la fase de planificación del proyecto, mientras que la propuesta se genera en la fase de inicio. El acta de constitución sirve como referencia e identifica los roles y responsabilidades del equipo, mientras que la propuesta identifica un problema y cómo resolverlo, o una oportunidad y cómo aprovecharla.
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