¿Qué son las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos?
Las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos se pueden definir simplemente como los aspectos clave de la gestión de proyectos que deben ser supervisados por los directores de proyecto para que puedan planificar, programar, monitorear y entregar los proyectos con éxito, con la ayuda del equipo del proyecto y las partes interesadas.
Cada una de estas áreas de conocimiento debe ser gestionada a lo largo de las cinco fases del ciclo de vida del proyecto: iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre. Estas son las fases cronológicas por las que pasa todo proyecto, y también se conocen como grupos de procesos de dirección de proyectos según el PMBOK del PMI.
Las áreas de conocimiento del PMBOK se aplican durante cualquiera de estos grupos de procesos. Puedes pensar en los grupos de procesos como líneas horizontales, mientras que las áreas de conocimiento son verticales. Estas áreas son la base técnica central, esencial para una gestión efectiva de proyectos, programas y portafolios de proyectos.
Las 10 áreas de conocimiento de la dirección de proyectos
A continuación, se presenta una descripción general de las 10 áreas de conocimiento de la gestión de proyectos, incluyendo una breve explicación de los documentos clave necesarios para controlar cada una. Todos estos documentos forman parte del plan de dirección del proyecto, que incluye información sobre todas las áreas de conocimiento.
1. Gestión de la integración del proyecto
La gestión de la integración del proyecto se puede definir como el marco que permite a los directores de proyecto coordinar tareas, recursos, partes interesadas, cambios y variables del proyecto. Los directores de proyecto pueden usar distintas herramientas para garantizar buenas prácticas de gestión de la integración. Por ejemplo, el plan de dirección del proyecto es crucial para esta área, ya que sirve como hoja de ruta hacia un resultado exitoso. Una vez creado, dicho plan debe ser aprobado por los interesados o patrocinadores antes de que sea monitoreado y supervisado por la oficina de gestión de proyectos de la organización.
Un software de gestión como ProjectManager es ideal para la gestión de la integración, ya que es una plataforma en línea que permite crear planes, gestionar áreas de conocimiento y colaborar en tiempo real con el equipo. Puedes usar diagramas de Gantt, tableros kanban, calendarios y otras vistas para planificar, programar y monitorear el proyecto. ProjectManager también ofrece herramientas de informes que facilitan compartir información con las partes interesadas.
Esta área también incluye la dirección y gestión del trabajo del proyecto, es decir, la producción de los entregables. Este proceso debe ser monitoreado, analizado y documentado para identificar y controlar cualquier cambio o problema.
Además, se deben gestionar los procesos de control de cambios, lo cual puede implicar formularios de solicitud, aprobaciones por parte de interesados o patrocinadores, o de algún responsable administrativo. Esta área también abarca el cierre formal del proyecto al finalizarlo.
2. Gestión del alcance del proyecto
La gestión del alcance del proyecto es una de las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos más importantes. Consiste en gestionar el alcance del proyecto, es decir, el trabajo que debe ejecutarse. Para ello, debes elaborar un plan de gestión del alcance, un documento en el que se define qué se hará en el proyecto.
Para comenzar a elaborar tu plan de gestión del alcance, empieza redactando una declaración del alcance. Esta declaración puede ser desde una sola frase hasta una lista con viñetas, pero debe ser lo suficientemente completa para reducir riesgos importantes. Otra parte clave de esta área es la estructura de desglose del trabajo, que es una representación gráfica del trabajo del proyecto.
Durante el proyecto, valida el alcance, lo que significa asegurarte de que los entregables sean aprobados regularmente por el patrocinador o parte interesada. Esto ocurre durante los grupos de procesos de monitoreo y control, y se trata de aceptar los entregables, no las especificaciones definidas en la planificación.
Es probable que la declaración del alcance cambie a lo largo del proyecto para controlar el alcance, por ejemplo, si hay retrasos en el cronograma.
3. Gestión del tiempo del proyecto
La gestión del tiempo del proyecto consiste en estimar la duración del proyecto, crear un cronograma y monitorear el progreso del equipo para asegurar que el proyecto se complete a tiempo. Para lograrlo, el primer paso es definir el alcance del proyecto para identificar las tareas que deben incluirse en el cronograma.
Luego se ordenan las tareas del proyecto de manera lógica y se identifican las dependencias entre ellas. Estas dependencias pueden ser de tipo fin a inicio (FS), fin a fin (FF), inicio a inicio (SS) o inicio a fin (SF), sobre todo en proyectos grandes.
Una vez que las tareas están secuenciadas, se deben estimar y asignar los recursos necesarios para cada una. En este punto también se determina la duración de cada tarea. Todo esto permite elaborar un cronograma determinando primero la ruta crítica y el margen de cada tarea. Es recomendable utilizar herramientas como diagramas de Gantt, tableros kanban o calendarios para organizar las tareas en una línea de tiempo y luego realizar una nivelación de recursos para equilibrar la carga de trabajo. Una vez creado el cronograma, es necesario establecer planes de control del mismo. Se debe aplicar gestión del valor ganado de forma regular para asegurar que el proyecto se mantenga conforme al plan.
4. Gestión de los costos del proyecto
Esta área de conocimiento de la dirección de proyectos implica estimar los costos del proyecto para crear un presupuesto. Para ello, se deben usar herramientas y técnicas de estimación de costos para garantizar que los fondos cubran los gastos del proyecto y sean monitoreados regularmente para mantener informados a los patrocinadores o partes interesadas.
Como en otras áreas de conocimiento, el plan de gestión de costos es el documento donde se explica el método para establecer el presupuesto, incluyendo cómo se modificará (si es necesario) y qué procedimientos se usarán para controlarlo. Cada tarea del proyecto debe ser estimada en costos, lo cual incluye todos los recursos como mano de obra, materiales, equipos y cualquier otro elemento necesario para completar la tarea.
5. Gestión de la calidad del proyecto
Un proyecto puede completarse a tiempo y dentro del presupuesto, pero si la calidad no está a la altura de los estándares, se considerará un fracaso. Por eso, la gestión de la calidad es una de las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos más críticas. El plan de gestión del proyecto debe incluir una sección de gestión de calidad que especifique las directrices de control y aseguramiento de calidad para el proyecto.
Por lo tanto, para controlar la calidad, los entregables deben ser inspeccionados para garantizar que cumplen con los estándares definidos en el plan de calidad.
6. Gestión de los recursos humanos del proyecto
El equipo del proyecto es el recurso más importante, por lo que es fundamental reunir al mejor equipo y asegurarse de que esté satisfecho. También es necesario monitorear su rendimiento para asegurar que el proyecto avance según lo previsto. Un plan de gestión de recursos humanos identifica los roles y requisitos de cada puesto, así como cómo se integran en la estructura general del proyecto.
Después de definir los roles del proyecto, es momento de cubrir esos puestos y formar el equipo. Esto puede hacerse internamente con personal de otros departamentos, mediante nuevas contrataciones o con una combinación de ambos. El equipo necesitará desarrollo, posiblemente capacitación y otros elementos que lo hagan viable para el proyecto.
Gestionar al equipo del proyecto es una responsabilidad continua del director del proyecto. Se monitorea al equipo para garantizar que trabaja de forma productiva y que no haya conflictos internos, de modo que todos estén satisfechos.
7. Gestión de las comunicaciones del proyecto
Todas las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos son importantes, pero la gestión de las comunicaciones puede ser una de las más cruciales, ya que afecta todos los aspectos del proyecto. Las comunicaciones informan al equipo y a las partes interesadas, por lo tanto, planificar la gestión de las comunicaciones es un paso fundamental en cualquier proyecto.
En esta etapa se determina cómo se distribuirán las comunicaciones, con qué frecuencia y por qué medio. También se debe identificar quién necesita qué información y en qué momento. Además, hay que definir cómo se comunicarán los cambios o problemas que surjan en el proyecto.
Durante la ejecución del proyecto, se deben gestionar las comunicaciones para asegurar que el proyecto se desarrolla como está previsto. Esto también implica controlar las comunicaciones revisando regularmente su eficacia y ajustándolas según sea necesario.
La planificación de las comunicaciones es aún más crítica al gestionar múltiples proyectos dentro de un mismo programa, por eso es una de las prioridades principales de cualquier oficina de gestión de proyectos (PMO).
8. Gestión de los riesgos del proyecto
Los planes de gestión de riesgos identifican cómo se clasificarán, categorizarán y priorizarán los riesgos. Esto implica identificar los riesgos que podrían ocurrir durante la ejecución del proyecto mediante la elaboración de un registro de riesgos.
Después de identificar los riesgos más relevantes, se realiza un análisis cualitativo evaluando su probabilidad e impacto. Luego, se priorizan. A continuación, se hace un análisis cuantitativo para medir su efecto en el proyecto, como en el presupuesto o el cronograma.
Después es necesario planificar respuestas a los riesgos. Si esos riesgos se materializan, se debe contar con una respuesta escrita de antemano y con un responsable que se encargue de gestionar ese riesgo adecuadamente. El control de riesgos implica revisar regularmente el registro de riesgos y eliminar aquellos que ya no afectarán al proyecto.
9. Gestión de las adquisiciones del proyecto
Esta área de conocimiento de la dirección de proyectos se refiere a la adquisición externa, que forma parte de la mayoría de los proyectos, como la contratación de subcontratistas. Esto impactará tanto en el presupuesto como en el cronograma. La gestión de adquisiciones comienza identificando las necesidades externas del proyecto y cómo participarán los contratistas.
Luego se realiza el proceso de adquisiciones, que incluye contratar a los proveedores a través de documentos como el enunciado de trabajo, los términos de referencia, solicitudes de propuestas y selección del proveedor. Finalmente, se debe controlar el proceso de adquisiciones supervisando y gestionando los contratos hasta que el trabajo se complete satisfactoriamente y se cierren los contratos.
10. Gestión de los interesados del proyecto
Los interesados deben estar satisfechos, ya que el proyecto se ha creado para atender sus necesidades. Por lo tanto, deben gestionarse activamente como cualquier otra parte del proyecto. Para comenzar, identifica a los interesados mediante un análisis de interesados y descubre cuáles son sus preocupaciones. No siempre es fácil, pero es una parte crucial del inicio de cualquier proyecto.
Ahora planifica la gestión de los interesados, lo que implica listar a cada interesado, priorizar sus preocupaciones y cómo podrían afectar al proyecto. Esto permitirá gestionar las expectativas de los interesados para asegurarse de que se satisfacen sus necesidades y mantener la comunicación con ellos.
Durante todo el proyecto, deberás controlar la participación de los interesados para determinar si sus necesidades están siendo atendidas. Si no es así, identifica qué cambios deben realizarse para satisfacer esas necesidades o ajustar las expectativas.
Áreas de conocimiento de la dirección de proyectos vs. grupos de procesos de la dirección de proyectos
Ahora que entendemos mejor qué son las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos, exploremos las diferencias entre ellas y otros conceptos similares de la gestión de proyectos.
Hemos hablado de las áreas de conocimiento y su relación con los grupos de procesos de la dirección de proyectos, pero no son lo mismo. Las áreas de conocimiento son directrices para la parte técnica de la ejecución de un proyecto.
En cambio, los grupos de procesos de la dirección de proyectos trabajan junto con las áreas de conocimiento para ejecutar el proyecto. Los grupos de procesos son las cinco fases principales de un proyecto: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre.
Áreas de conocimiento vs. habilidades de la dirección de proyectos
Una vez más, las áreas de conocimiento representan el enfoque técnico para gestionar el proyecto. Ofrecen métodos para planificar, ejecutar, monitorear, etc. Las habilidades en dirección de proyectos, al igual que los grupos de procesos, trabajan en conjunto con las áreas de conocimiento. Por ejemplo, muchas de estas habilidades son técnicas o “hard skills”, e incluyen disciplinas clave desde la planificación hasta la gestión de riesgos.
Pero las habilidades del director de proyectos van más allá de lo técnico. Estas se conocen como habilidades blandas e incluyen ser un buen líder, tener una comunicación efectiva y fomentar la colaboración. Aunque estas habilidades son más difíciles de enseñar, son igual de importantes para el éxito del proyecto. Los directores de proyecto deben ser resolutivos, gestionar bien su tiempo, ser organizados y tener pensamiento crítico; de lo contrario, ni todas las habilidades técnicas lograrán entregar un proyecto exitoso.
ProjectManager te ayuda a aplicar las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos
Las áreas de conocimiento requieren herramientas eficaces para aplicarse a lo largo del ciclo de vida del proyecto. ProjectManager es un software premiado de gestión de proyectos que tiene todas las funcionalidades que necesitas para planificar, gestionar y dar seguimiento en tiempo real. Nuestras herramientas de gestión de tareas, riesgos y recursos le dan al equipo lo que necesita para entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
Usa diferentes vistas de gestión de proyectos
Cada proyecto reúne a un equipo diverso trabajando por los mismos objetivos, pero no siempre con las mismas herramientas. Para aplicar todas las áreas de conocimiento, se necesita flexibilidad. Por eso nuestro software permite a los directores de proyecto usar potentes diagramas de Gantt en línea para planificar y programar, mientras que los equipos pueden optar por listas de tareas o tableros kanban. Los interesados, que no necesitan entrar en detalles, pueden seguir el progreso mediante calendarios. Todas las vistas se actualizan en tiempo real para mantener a todos alineados.
Monitorea con seguimiento en tiempo real
Las áreas de conocimiento requieren monitoreo y control para ser efectivas. No puedes esperar que la ejecución coincida perfectamente con el plan sin revisar y ajustar. Por eso nuestro software incluye herramientas de seguimiento como un panel en tiempo real que muestra métricas clave como tiempo y costos mediante gráficos y diagramas fáciles de leer. Además, no requiere configuración complicada. También contamos con hojas de tiempo seguras para monitorear el avance del equipo y un gráfico de carga de trabajo codificado por colores para mantener al equipo equilibrado y productivo.
Crea informes de proyecto en minutos
Otra herramienta para controlar el progreso y el rendimiento son nuestros informes personalizables. Puedes generar más datos que en el panel con solo unos clics. Obtén informes del estado del proyecto o portafolio, carga de trabajo, hojas de tiempo, variaciones y más. Todos los informes se pueden filtrar para mostrar solo lo que necesitas y compartir fácilmente con los interesados.
Las áreas de conocimiento dan vida a un proyecto, pero esa vida puede ser caótica y compleja. Por eso los directores de proyecto necesitan herramientas para gestionar todas las piezas en movimiento. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea con paneles e informes en tiempo real que ayudan a monitorear el proyecto en todas sus fases. Descubre cómo puede ayudarte a gestionar tus proyectos con esta prueba gratuita de 30 días.