Cuanto mejor conozcan los miembros del equipo sus roles y responsabilidades, mejor funcionará un proyecto. Lo último que deseas es confusión, así que comunicar desde el principio las diferencias de roles es fundamental.
Una matriz RACI permite a los gerentes de proyecto hacer precisamente eso. Es una forma eficaz de garantizar que todos estén alineados y comprendan qué deben hacer.
¿Qué significa RACI?
RACI es el acrónimo de responsable, aprobador, consultado e informado. Cada letra representa una categoría utilizada en la matriz RACI para definir los roles de los miembros del equipo en un proyecto.
¿Qué es el modelo RACI en la gestión de proyectos?
El modelo RACI es una herramienta de gestión de proyectos que se utiliza para definir los roles y responsabilidades de los miembros clave del equipo y su nivel de participación en las tareas del proyecto. Es útil al definir el alcance del proyecto, crear un plan de proyecto y gestionar flujos de trabajo. Ayuda a evitar decisiones equivocadas y reduce la confusión sobre quién hace qué.
Sin embargo, el modelo RACI no está libre de desventajas. Debe revisarse y actualizarse con regularidad o corre el riesgo de volverse obsoleto a medida que el plan del proyecto cambia. También puede ser difícil de interpretar cuando se aplica a equipos grandes.
¿Qué es una matriz RACI?
Una matriz RACI es una herramienta visual que muestra los roles y responsabilidades de los miembros del equipo para cada tarea y entregable del proyecto. Aporta claridad sobre quién hace qué en el proyecto y evita la confusión que podría ralentizar el trabajo e incrementar los costos.
El software de gestión de proyectos con funciones de gestión de equipos y generación de informes facilita la definición de roles y responsabilidades mientras mantiene informadas a las partes interesadas. ProjectManager, por ejemplo, cuenta con herramientas de colaboración en línea que te permiten asignar tareas, hacer seguimiento y colaborar con tu equipo en tiempo real. A diferencia de los productos básicos, no requiere configuración. Comienza gratis.
Veamos con más detalle qué significa RACI y la importancia de cada categoría en esta matriz de asignación de responsabilidades.
Responsable
Cada tarea debe tener al menos una persona responsable de ejecutarla. Sin embargo, puede haber más de un responsable asignado en la matriz RACI.
Aprobador
Este miembro del equipo se encarga de delegar el trabajo y aprobar los entregables antes de que se consideren completados. A veces, la persona responsable también es la aprobadora, pero cada tarea debe tener solo un aprobador designado, y no siempre es el gerente de proyecto.
Consultado
Este miembro del equipo revisa un entregable y proporciona retroalimentación que lo contextualiza dentro del proyecto en general o dentro de sus expectativas.
Informado
Son los miembros que deben mantenerse al tanto de la ejecución de tareas, pero sin el mismo nivel de responsabilidad que las demás categorías. Pueden recibir un informe de estado de proyecto sin entrar en los detalles del día a día.
Ejemplo de matriz RACI
Ahora que hemos aprendido sobre los roles de responsable, aprobador, consultado e informado, veamos un ejemplo de matriz RACI.
La plantilla RACI que aparece a continuación muestra las tareas del proyecto en la columna izquierda, mientras que los miembros del equipo se encuentran en la fila superior. Podemos ver que el modelo RACI permite asignar a cada persona un rol diferente para cada tarea.
Revisemos esta matriz RACI con más detalle para comprender mejor los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo.
- Responsable (R): El gerente de producto, diseñador UI, analista financiero y editor de diseño son responsables de ejecutar la mayoría de las tareas del proyecto.
- Aprobador (A): El vicepresidente de producto actúa como enlace entre el equipo de producto y ejecutivos como el CTO y el CEO, por lo tanto es quien aprueba los resultados de las tareas ejecutadas por los responsables.
- Consultado (C): Los vicepresidentes y ejecutivos son consultados en tareas clave que requieren su opinión, como el estudio de viabilidad, recomendaciones tecnológicas y decisiones de diseño.
- Informado (I): Los ejecutivos deben mantenerse informados del avance de todas las tareas del proyecto. Un plan de comunicación debe establecer los canales y frecuencia de los reportes.
Diferencias entre responsable y aprobador en el modelo RACI
Responsable y aprobador pueden generar confusión, ya que parecen definir el mismo rol. Sin embargo, hay una diferencia clara entre estos dos conceptos en una matriz RACI.
El rol de responsable se enfoca en ejecutar la tarea, mientras que el aprobador es quien la valida y asume su resultado. Es decir, el responsable lleva a cabo el trabajo, toma decisiones o alcanza objetivos. Puede haber varios responsables por tarea, pero al menos debe haber uno.
Una misma persona puede ser responsable y aprobadora, pero es preferible separar estos roles, especialmente en un equipo de proyecto grande. El aprobador es una parte interesada que valida el trabajo una vez completado. Puede ser el gerente del proyecto o el patrocinador.
¿Cómo crear una matriz RACI?
Todos los proyectos se benefician de las expectativas claras que ofrece una matriz RACI, especialmente al gestionar múltiples recursos o dependencias de tareas.
Para ilustrar cómo crear una matriz RACI, pensemos en un proyecto de ampliación de una vivienda. Estos tres pasos resumen cómo hacerlo:
1. Identificar roles y responsabilidades
En la fila superior de tu plantilla RACI, enumera a las personas involucradas en el proyecto, incluyendo al cliente o propietario de la vivienda. Luego está el arquitecto, responsable de elaborar los planos. El gerente de proyecto supervisa toda la ejecución del proyecto. El contratista, con su equipo, se encarga de la construcción. También puede haber subcontratistas como electricistas, techadores, etc., pero mantendremos el modelo simple.
2. Listar tareas, entregables e hitos
Luego, en la columna izquierda, haz una lista detallada de tareas e hitos, incluyendo los procesos de toma de decisiones. Esto puede incluir la revisión de planos, estimación del presupuesto, obtención de permisos, preparación del sitio, excavación, cimentación, losa, albañilería, pisos, techos, puertas y ventanas, instalaciones eléctricas y sanitarias, acabados, etc.
3. Asignar tareas, roles y responsabilidades
Debajo de cada persona del equipo, asigna R (Responsable), A (Aprobador), C (Consultado) o I (Informado), según su relación con las tareas. Por ejemplo, el arquitecto sería el responsable de entregar el plan del proyecto, mientras que el gerente sería el aprobador encargado de asegurar que cumpla con las normas. El cliente sería consultado para verificar que los planos cumplen con sus requisitos, pero durante la ejecución se le mantendría informado del progreso.
Plantilla de matriz RACI para Excel
Ahora que entiendes cómo funcionan las matrices RACI, puedes usar nuestra plantilla gratuita de matriz RACI para comenzar.
¿Cuándo usar una matriz RACI?
Las matrices RACI son un gráfico de planificación de proyectos eficaz que ayuda a gestionar las expectativas del equipo y las partes interesadas. Aunque son versátiles y fáciles de usar, no siempre son adecuadas para todos los proyectos. Estos son algunos de los mejores escenarios para utilizar una matriz RACI.
- Cuando las tareas requieren colaboración: Algunos proyectos implican más trabajo en equipo transversal. Las matrices RACI son útiles para tareas que requieren el aporte de varias personas.
- Cuando hay muchas dependencias entre tareas: Saber quién es responsable, aprobador, consultado o informado es muy útil para gestionar dependencias.
- Cuando los proyectos requieren muchas decisiones: Proyectos como los de desarrollo de productos implican retroalimentación constante del cliente y toma de decisiones frecuentes. Las matrices RACI permiten asignar responsabilidades a miembros del equipo y partes interesadas para que el proceso sea fluido e involucre solo a las personas adecuadas.
- Al iniciar proyectos: Definir roles y responsabilidades es necesario en todo equipo. Utilizar una matriz RACI desde la etapa de ideación y planificación es recomendable.
- Al integrar nuevos miembros al equipo: Las matrices RACI son fáciles de entender, lo que las convierte en una excelente herramienta de incorporación para que los nuevos integrantes comprendan rápidamente su rol dentro del equipo.
Beneficios de usar una matriz RACI
Cuanta más estructura, dirección y definición tenga tu equipo, más capacidad tendrá para cumplir plazos sin desperdiciar recursos. Estos son algunos de los principales beneficios de usar una matriz RACI para la gestión de proyectos.
- Una matriz RACI establece expectativas y responsabilidades claras, ya que todos conocen su rol y el del resto del equipo
- Las matrices RACI son fáciles de leer y usar tanto para el equipo como para las partes interesadas
- Son una buena forma de evitar asignar demasiados recursos a una sola tarea
- Ayudan a mejorar la colaboración al permitir que los miembros del equipo entiendan mejor sus funciones
- Evitan que haya “demasiadas manos” involucradas en tareas o decisiones clave
Como valor agregado, estas definiciones reducen conflictos de personalidad y la política de oficina que afectan la productividad. Al establecer un marco RACI, el equipo sabe cuál es su posición y la de los demás. Esto mejora la comunicación y genera mayor satisfacción. Los miembros pueden consultar la matriz RACI en cualquier momento del proyecto para saber quién es responsable de qué, sin interrumpir a todo el equipo.
Desventajas de usar una matriz RACI
El modelo RACI tiene ventajas y desventajas al momento de gestionar equipos. Estas son algunas de las más comunes:
- Las matrices RACI pueden quedar obsoletas si se modifican el cronograma del proyecto, el presupuesto o los roles
- Pueden volverse difíciles de leer en equipos grandes
- Los roles definidos en el modelo RACI pueden no reflejar exactamente lo que hacen los miembros del equipo o las partes interesadas
- El modelo puede ralentizar ciertas tareas, ya que requiere la participación de varias personas
ProjectManager es mejor que una matriz RACI
Con ProjectManager, puedes lograr mucho más que simplemente usar matrices RACI u otros documentos estáticos. Todos los miembros del equipo pueden hacer seguimiento de sus tareas y marcarlas como completadas. También se muestra el proyecto y la fecha límite. Solo hay que hacer clic en una tarea para ver más detalles. Los miembros del equipo pueden agregar su lista de pendientes a la tarea para organizar su trabajo y mantenerse enfocados.
Los gestores de proyectos pueden seguir el progreso del equipo con el dashboard en tiempo real, que muestra seis métricas actualizadas al instante cuando los miembros del equipo actualizan su trabajo. Para un análisis más profundo, ProjectManager ofrece reportes con un clic que entregan datos detallados sobre el avance de tareas, costos, carga de trabajo, entre otros.
Hay una página de carga de trabajo que permite a los gestores asegurarse de que ningún miembro esté sobrecargado ni subutilizado. ProjectManager va más allá de una matriz de asignación de responsabilidades y te ayuda a gestionar mejor tus equipos, tomar decisiones basadas en datos y optimizar los recursos del proyecto en tiempo real.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que convierte los roles y responsabilidades definidos en tu matriz RACI en una herramienta dinámica para gestionar equipos y cargas de trabajo. Los gestores de proyectos obtienen visibilidad del proyecto para supervisar el progreso y reasignar recursos cuando sea necesario, evitando bloqueos. Descubre cómo ProjectManager puede mantener a tu equipo productivo y responsable con esta prueba gratuita de 30 días.