Les projets ne se réalisent pas seuls. En plus de l’équipe projet, des matériaux et fournitures sont nécessaires pour produire les livrables. La contractualisation avec les fournisseurs nécessite des négociations et des formalités.
Une demande de devis fait partie de ce processus, aux côtés de la demande de propositions et de la demande d’informations. Utiliser ce modèle gratuit de demande de devis pour Word facilite cette étape.
Pour télécharger ce modèle gratuit de demande de devis, cliquez sur l’image.
Qu’est-ce qu’une demande de devis ?
Une demande de devis, parfois appelée demande de prix ou invitation à soumissionner, fait partie du processus d’approvisionnement pour un projet. La demande de devis permet de réduire la liste des fournisseurs à ceux capables de répondre à votre fourchette de prix de manière fiable. Elle est souvent envoyée avant la demande de propositions.
La demande de devis et la demande de propositions sont des documents similaires : ensemble ou séparément, ils initient la communication avec les fournisseurs. La demande de propositions détaille le projet et le service ou matériel attendu. La demande de devis, elle, demande plus spécifiquement combien coûteront ces biens ou services afin de fixer le prix du projet.
L’utilisation d’une demande de devis n’est pas exclusive à la gestion de projet et se retrouve dans de nombreux secteurs. En gestion de projet, elle est un outil d’approvisionnement qui aide les chefs de projet à respecter les objectifs budgétaires. Ils peuvent ainsi contracter avec des fournisseurs ou prestataires qui répondent à leurs contraintes financières.
Pourquoi utiliser un modèle de demande de devis ?
Le modèle de demande de devis est important car les chefs de projet envoient ces documents aux fournisseurs et prestataires tout en gérant le projet. Ce modèle est conçu de manière suffisamment flexible pour convenir à tout type de projet. Comme vous en enverrez probablement plusieurs, avoir un modèle fait gagner du temps.
C’est également un élément clé de la négociation. Lors de la création d’un contrat avec un prestataire, le prix est un point majeur à régler. La demande de devis est le document qui permet aux deux parties de s’accorder sur le coût du bien ou service. Elle aide le chef de projet à connaître les attentes financières du fournisseur, afin d’en discuter et de les ajuster si nécessaire.
Si vous cherchez un produit standardisé, la demande de devis est indispensable. Votre fournisseur comprend qu’en la recevant, il est en concurrence avec d’autres pour le prix. Il a donc intérêt à proposer une meilleure offre, ce qui est bénéfique pour vos parties prenantes soucieuses des coûts. La demande de devis permet aussi de clarifier les coûts des fournisseurs ou prestataires.
Le modèle gratuit de demande de devis est un outil qui vous aide à maintenir vos coûts bas en contrôlant le processus d’appel d’offres avec les fournisseurs et prestataires. Vous pouvez envoyer une demande de devis sous forme d’appel d’offres ouvert (tout le monde peut soumissionner et voir les offres des autres), d’appel d’offres scellé (les offres sont ouvertes simultanément après la date limite), d’offres invitées (envoyées à des parties sélectionnées) ou sous forme d’enchère inversée (pour obtenir le prix le plus bas).
Quel que soit le type de demande de devis utilisé, une fois le contrat signé, vous aurez besoin d’un moyen pour suivre les coûts tout au long du cycle de vie du projet. Un logiciel de gestion de projet fournit les outils pour surveiller vos ressources et vérifier qu’elles restent conformes aux termes du contrat. Le tableau kanban interactif de ProjectManager vous permet de le faire en temps réel, en comparant les données prévues et réelles pour éviter les dépassements. Les informations du kanban alimentent notre tableau de bord en direct, qui calcule ces données et les présente sous forme de graphiques clairs. Vous obtenez une vue d’ensemble des coûts et plus encore pour détecter les problèmes avant qu’ils ne surviennent.
Quand utiliser un modèle de demande de devis
Ce modèle de demande de devis peut être utilisé chaque fois que vous devez acheter des biens ou services, comme des matières premières auprès d’un fournisseur. Vous devriez envoyer plusieurs demandes de devis à autant de fournisseurs qualifiés que possible afin de pouvoir comparer ensuite les prix et la qualité de leurs produits. Une fois prêt à acquérir ces biens ou services, vous pouvez envoyer au fournisseur un bon de commande.
En gestion de projet, le modèle de demande de devis est généralement utilisé lors de la phase de planification du projet. Il intervient au moment où vous avez défini ce que vous souhaitez pour exécuter vos tâches et créer vos livrables. Vous avez également commencé ou même terminé votre budget, donc vous savez approximativement quel engagement financier vous pouvez prendre.
À ce stade, vous souhaitez identifier des fournisseurs ou prestataires capables de vous fournir les biens ou services nécessaires. La demande de devis est l’un des documents qui vous aidera à choisir la bonne partie avec laquelle collaborer. Les informations qu’ils fournissent en termes de prix permettent au chef de projet de savoir si le fournisseur ou prestataire peut répondre aux exigences du projet.
Utilisez la demande de devis comme document d’appui lorsque vous contactez des fournisseurs ou prestataires à propos de leurs produits ou services. Comme mentionné, elle fait partie d’un ensemble plus large qui inclut aussi la demande de propositions et la demande d’informations. Ces trois documents servent de mécanismes pour sélectionner la bonne entreprise capable de livrer ce dont vous avez besoin, dans les délais et le budget prévus.
Qui devrait utiliser le modèle de demande de devis ?
Cela dépend. La personne qui utilise la demande de devis varie en fonction de l’organisation pour laquelle vous travaillez et de la taille du projet. Pour un projet plus petit, le travail sera probablement réalisé par le chef de projet ou son adjoint, qui gère davantage les tâches administratives.
Dans des entreprises ou projets plus importants, on retrouve généralement un responsable des achats dont la mission est de développer des relations avec les fournisseurs et prestataires. C’est lui qui est chargé d’obtenir les biens ou services et de négocier les détails du contrat, conformément au plan de projet.
Quel que soit le responsable des achats, utiliser un modèle de demande de devis permet de gagner du temps et de standardiser le processus. Cela le rend plus efficace. Lorsque le dossier arrive sur le bureau de la personne habilitée à signer le contrat, toutes les informations sont déjà préparées et clairement présentées.
Comment utiliser le modèle de demande de devis de ProjectManager
Utiliser le modèle gratuit de demande de devis est rapide et facile. Toutes les informations nécessaires sont disposées sur la feuille. Il suffit de remplir les zones appropriées. Il y a un espace pour indiquer l’entreprise à laquelle vous envoyez la demande de devis et toutes ses coordonnées.
Informations sur la demande
Il y a également un espace pour indiquer ce à quoi correspond la demande et pour votre propre entreprise. Les données peuvent être saisies en haut à droite. Sous la date se trouvent le numéro de devis pour vos archives et un champ pour le numéro d’identification du client. Vous pouvez également préciser la date limite ou la période de validité du devis.
Notes
Enfin, il y a un espace pour indiquer qui a préparé le devis et pour ajouter des commentaires ou instructions spéciales. En dessous se trouve une ligne d’informations comprenant le contact du vendeur, le numéro de bon de commande pour la facturation, la date d’expédition, le mode d’expédition, le point FOB (free on board, indiquant à quel moment les marchandises sont en transit) et enfin les conditions.
Prix, descriptions et quantités
Sous ces informations figure le détail des biens, tels que la quantité, la description, le prix unitaire, les taxes applicables, puis le montant total, qui est calculé en bas du document. Il y a des champs pour le sous-total, le taux de taxe, la taxe de vente et d’autres frais.
Comment utiliser un modèle de demande de devis avec ProjectManager
Une fois que vous avez conclu un accord avec votre fournisseur et que vous vous êtes mis d’accord sur le prix du bien ou service, vous pouvez l’ajouter dans ProjectManager et suivre les coûts tout au long du cycle de vie du projet. Le modèle gratuit de demande de devis est un excellent outil, mais il est limité au processus d’approvisionnement.
En ajoutant les coûts des ressources dans le diagramme de Gantt en ligne, vous pouvez définir votre budget dans le logiciel, puis surveiller et suivre ces coûts pendant l’exécution du projet. Le Gantt relie ces coûts à des tâches spécifiques, puis vous pouvez suivre les coûts réels par rapport aux coûts prévus. Connaître la variance du projet est un des outils dont disposent les chefs de projet pour vérifier s’ils sont dans les clous.
Plus vous identifiez rapidement que le planning ou le budget du projet dévie, plus vite vous pouvez réagir. Cela vous fait gagner du temps et de l’argent. Toutes les données saisies dans le Gantt sont partagées dans tout l’outil. À mesure que les équipes mettent à jour leur statut, ces informations sont automatiquement prises en compte et calculées par notre tableau de bord en temps réel.
Le tableau de bord affiche plusieurs indicateurs du projet, tels que les coûts et les délais, pour vous donner une vue d’ensemble. Pour approfondir les données, il existe des rapports en un clic que vous pouvez générer sur la variance, les tâches et bien plus encore. Ces rapports peuvent être filtrés pour n’afficher que les informations souhaitées et être facilement partagés avec les parties prenantes pour les tenir informées.
ProjectManager est un outil en ligne qui vous fournit des données en temps réel pour une meilleure visibilité et une prise de décision plus éclairée. Il vous aide à gérer toutes les phases de votre projet, de la planification à l’exécution, en passant par le suivi et le contrôle, pour une productivité maximale. Essayez-le dès aujourd’hui avec cet essai gratuit de 30 jours.